HTKSNB là yếu tố quan trọng trong việc hạn chế những sai phạm liên quan đến các khoản mục trên BCTC. Đánh giá HTKSNB chính xác là cơ sở để thiết kế được chương trình kiểm toán hiêu quả.
HTKSNB bao gồm bốn yếu tố: Môi trường kiểm soát, hệ thống kế toán, các thủ tục kiểm soát và kiểm toán nôi bộ. Khi tiến hành thu thập hiểu biết về HTKSNB, KTV sẽ mô tả chi tiết HTKSNB trên giấy tờ làm việc.
Để mô tả HTKSNB, KTV có thể sử dụng 1 trong 3 hoặc cả ba phương pháp: Vẽ lưu đồ, lập bảng câu hỏi, lập bảng tường thuật.
Trên thực tế, KTV của AISC chỉ sử dụng một phương pháp là bảng câu hỏi. Tuy nhiên, do được thiết kế chung nên bảng câu hỏi không phù hợp với mọi loại hình doanh nghiệp.
- Phương hướng hoàn thiện:
+ Thứ nhất: Bên cạnh việc sử dụng bảng câu hỏi các KTV cần thực hiện vẽ lưu đồ giúp nhận xét chính xác hơn về các thủ tục kiếm soát áp dụng đối với các hoạt động và dễ dàng chỉ ra các thủ tục kiểm soát cần bổ sung. Tuy nhiên việc vẽ lưu đồ tốn thời gian nên việc kết hợp các phương pháp này là một biện pháp tối ưu.
Khi thực hiện đánh giá về HTKSNB của Công ty khách hàng đối với TSCĐ, KTV có thể vẽ một số lưu đồ liên quan chẳng hạn: Lưu đồ thể hiện quy trình mua sắm TSCĐ, quy trình thanh lý TSCĐ.
Sơ đồ 3.1: Quy trình mua sắm TSCĐ tại Công ty ABC
Các bộ phận có nhu cầu sử dụng TSCĐ cần lập tờ trình đưa lên cho Giám đốc duyệt. Giám đốc xem xét nếu chấp nhận, giám đốc sẽ đưa ra quyết định gửi cho bộ phân đó một bản và gửi cho phòng tài chính một bản. Phòng tài chính chuyển đến bộ phận thu mua, phòng thu mua tiến hành tìm kiếm nhà cung cấp và mua TSCĐ theo quyết định đã được duyệt.
Khi theo dõi trên lưu đồ trên, KTV có thể dễ dàng thấy được các nghiệp vụ mua sắm TSCĐ có tuân theo đúng quy định không. Bên cạnh đó việc vẽ lưu đồ cũng thuận tiện cho việc kiểm tra soát xét của ban lãnh đạo.
Các bộ phận có nhu cầu mua TSCĐ
Phòng tài chính
Giám đốc Phòng thu mua
Nhà cung cấp
+ Thứ hai: Khi tìm hiểu các thủ tục kiểm soát TSCĐ ngay từ giai đoạn lập kế hoạch kiểm toán, KTV cần phải tiến hành chọn mẫu một số nghiệp vụ liên quan đến TSCĐ để đối chiếu phân tích xem các thủ tục của đơn vị có thực sự tồn tại và hoạt động hiệu quả không.