1. Mô hình tổ chức của bộ phận kinh doanh lưu trú của khách sạn.<SGK> 2. Chức năng và nhiệm vụ của một số chức năng 2. Chức năng và nhiệm vụ của một số chức năng
a. Chức năng, nhiệm vụ của trương lễ tân khách sạn
Trưởng lễ tân khách sạn có nhiệm vụ quan trọng là phát triển các dịch vụ
trong khu vực lưu trú trên cơ sở nghiên cứu để làm thỏa mãn nhu cầu của thị trường mục tiêu của khách sạn. Bên cạnh đó, còn phải thực hiện các chức năng, nhiệmvụ
cụ thể sau:
- Kiểm tra báo cáo của kiểm toán đêm trước khi chuyển cho Tổng giám đốc
khách sạn vào buổi sáng hàng ngày
- Tính công suất sử dụng buồng trung bình của khách sạn cho từng ngày - Tính giá bán buồng trung bình thực hiện mỗi ngày của khách sạn - Kiểm tra tình trạng buồng của khách sạn vào các thời điểm khác nhau
- Xem xét tình hình biến động của thị trường khách lưu trú của khách sạn để
báo cáo cho Giám đốc khách sạn
- Xây dựng dự báo về buồng của khách sạn cho một tuần, hai tuần, một tháng
hoặc ba tháng….
- Nắm vững tình hình khách đi và đến trong ngày của ngày tiếp theo - Kiểm tra danh sách khách vip và chuẩn bịđiều kiện đón tiếp đặc biệt
- Chịu trách nhiệm lên kế hoạch phân công, bố trí, điều động nhân viên trong tổ hợp lý, phù hợp với tình hình thực tế cho từng tuần, từng tháng và cả năm. - Tổ chức phối hợp hoạt động hoạt động với các bộ phận khác có liên quan
một cách có hiệu quả.
b. Chức năng, nhiệm vụ của trưởng buồng
Nhiệm vụ và chức trách quan trọng của người tổ trưởng buồng là lãnh đạo, tổ chức, tạo động lực khuyến khích nhân viên làm việc tốt và đảm bảo duy trì chất lượng dịch vụ buồng ngủ của khách sạn luôn ở mức cao nhằm thực hiện mục tiêu
thỏa mãn nhu cầu đòi hỏi cao của khách về buồng ngủ và giữ uy tín và danh tiếng
cho khách sạn.. Trưởng buồng có những nhiệm vụ cơ bản sau:
- Phân công bố trí và điều động nhân viên sao cho đảm bảo tất cả các buồng sẽ có khách check-in trong ngày đều ở tình trạng vệ sinh sạch sẽ và sẵn sàng
khi khách đến khách sạn.
- Thiết kế các sơ đồ biểu mẫu về tình trạng buồng một cách đơn giản và dễ
hiểu để thông tin cho các bộ phận có liên quan.
- Tổ chức quy trình làm buồng của nhân viên một cách khoa học và nề nếp - Chịu trách nhiệm thường xuyên kiểm tra việc sắp xếp, kiểm tra và giao nhận
hàng hóa, vật tư trong kho thuộc bộ phận phục vụ buồng
- Giải quyết mọi vướng mắc với khách trong phạm vi bộ phận phục vụ buồng - Đào tạo, huấn luyện nâng cao tay nghề cho nhân viên trong bộ phận mình
phụ trách
- Phối hợp hoạt động với các bộ phận có liên quan một cách có hiệu quả.
c. Chức năng, nhiệm vụ của trưởng bộ phận bảo vệ
Đảm bảo an toàn tuyệt đối cho tài sản của khách sạn cũng như tài sản và tính mạng của khách là nhiệm vụ hàng đầu của bộ phận bảo vệ trong khách sạn.
- Đảm bảo tuyệt đối an ninh và an toàn bên trong và bên ngoài khách sạn:
đảm bảo an toàn cho cả khách sạn, khách của khách sạn và cán bộ nhân viên
của khách sạn.
- Thiết lập quy trình công tác bảo vệ khách sạn 24/24h
- Quản lý toàn bộ tài sản thuộc về khách sạn và tìm mọi biện pháp để giảm thiểu thất thoát vật tư, hàng hóa và tài sản của khách sạn.
- Kiểm tra luồng người ra, vào khách sạn - Quản lý hệ thống báo động của khách sạn
- Quản lý hệ thống chiếu sáng của khách sạn - Quản lý két an toàn của khách sạn
- Tổ chức điều động nhân viên vận chuyển hành lý cho khách khi tới và khi chuẩn bị rời khách sạn.
- Kết hợp với bộ phận lễ tân trong việc giải quyết các thủ tục check-in và
check-out cho khách một cách nhanh nhất
- Tạo điều kiện thuận lợi cho khách khi ra, vào cửa khách sạn
- Phối hợp với bộ phận lễ tân, bộ phận buồng để giải quyết các tình huống
nguy hiểm phát sinh
- Duy trì việc kiểm tra và báo cáo thường xuyên và hàng ngày với nhà quản lý - Kịp thời phát hiện những thay đổi vị trí của các trang thiết bị để ngăn ngừa
những tình huống xấu có thể xảy ra.