Lao động là một trong 3 yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất kinh doanh ở các doanh nghiệp. Việc hạch toán các khoản chi phí liên quan đến lao động bao gồm tiền lương và các khoản trích theo lương là cơ sở để hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm của công ty, đồng thời phục vụ cho việc quản lý nhân sự.
a) Đặc điểm lao động và sử dụng lao động tại công ty: *) Đặc điểm lao động tại công ty:
Tổng số lao động hiện tại của công ty là 140 người theo cơ cấu như sau: Quy mô và cơ cấu lao động được thể hiện qua bảng sau:
CHỈ TIÊU
Năm 2008 Năm 2009 (2008/2009)Chênh lệch SLượng (Người) Cơ cấu (%) SLượng (Người) Cơ cấu (%) SLượng (Người) Cơ cấu (%) I- Tổng số lao động 137 100 140 100 3 3,19 1, Lao động trực tiếp 109 79,6 111 79,3 1 1,83
2, Lao động gián tiếp 28 21,4 29 20,7 2 3,57
Với đặc thù của một doanh nghiệp cung cấp dich vụ xây dựng công trình, lao động trực tiếp chiếm một tỷ lệ lớn trong tổng số lao động của công ty, Công việc tuyển dụng được giao cho phòng Tổ chức - Hành chính tiến hành theo quy trình được xây dựng từ trước. Hợp đồng lao động được ký kết giữa người lao động với công ty quy định rõ mức lương cấp bậc (có xét đến trình độ chuyên môn), thời gian lao động, chế độ khen thưởng, tăng lương. BHXH, BHYT… Theo đó, thời gian làm việc của nhân viên hành chính được tính theo ngày, còn đối với công nhân sản xuất ( lái, thụ xe ) là khoán.
Phòng hành chính chịu trách nhiệm theo dõi sổ lượng nhân viên hiện có thông qua hồ sơ nhân sự, bao gồm hợp đồng lao động và bảng danh sách nhân sự của công ty, đồng thời theo dõi thời gian lao động của nhân viên hành chính ở trụ sở văn phòng công ty. Hiện nay, công ty áp dụng song song 2 phương pháp
tính lương: Tính lương theo thời gian đối với nhân viên quản lý và Với phương thức khoán, dối với người lao động thực hiện công trình Theo đó:
= x
- Lương công nhân trực tiếp người lao động thực hiện công :
. Phương thức khoán này đã là động lực tốt để tăng năng suất lao động, có trách nhiệm hơn với công việc.
Cuối mỗi tháng, quý, năm, công ty đều tiến hành đánh giá kết quả công việc thông qua phiếu đánh giá kết quả công việc được xây dựng phù hợp với từng chức vụ, công việc trong công ty
Hàng tháng, phòng tổ chức-hành chính trích BHXH, BHYT theo tỷ lệ quy định: BHXH, BHYT, KPCĐ để trích lập vào chi phí và khấu trừ lương công nhân viên.
b) Tổ chức hạch toán ban đầu
Chứng từ để hạch toán cơ cấu lao động là các quyết định tuyển dụng, bổ nhiệm, sa thải, khen thưởng.
Chứng từ nguồn để hạch toán thời gian lao động, kết quả lao động và các chứng từ khác có liên quan: Giấy nghỉ phép, Bảng chấm công, phiếu báo làm thêm giờ… do bộ phận sử dụng lao động lập.
Dựa trên các chứng từ này, phòng tổ chức-hành chính.kiểm tra lại và tính lương cho công nhân viên, lập Bảng thanh toán tiền lương, Bảng thanh toán tiền thưởng, Bảng trích lập các khoản phải trích theo lương. Các bảng này được chuyển lên Giám đốc ký duyệt sau đó chuyển sang kế toán tiền lương.
Kế toán tiền lương kiểm tra lại chứng từ, lập Bảng tổng hợp thanh toán tiền lương cho toàn công ty và tiến hành nhập số liệu vào sổ.
Sau đó kế toán lập Giấy đề nghị thanh toán, Thũ quỹ tiến hành thanh toán lương cho công nhân viên
c) Tổ chức hạch toán chi tiết
Kế toán sử dụng sổ chi tiết các tài khoản 334 và 338 để theo dõi chi tiết các khoản tạm ứng, thanh toán… cho công nhân viên trong kỳ.
Cuối kỳ, dựa trên Bảng thanh toán tiền lương, tiền thưởng va Bảng kê trích lập các khoản phải trích theo lương, kế toán lập Bảng thanh toán lương và các khoản khác cho toàn công ty bằng phần mềm Excell và nhập số liệu vào phần mềm kế toán. Từ đó, số liệu sẽ được tự động kết chuyển vào phần mềm kế toán có liên quan.
d) Tổ chức hạch toán tổng hợp
Hạch toán tổng hợp phần hành tiền lương và các khoản phải trích theo lương sử dụng các tài khoản:
TK 334: Phải trả công nhân viên
TK 338: Phải trả, phải nộp khác, trong đó có 4 Tài khoản chi tiết được sử dụng trong phần hành này là: TK 3382 : KPCĐ TK 3383: BHXH TK 3384: BHYT TK 3388: Phải trả, phải nộp khác 28
Quy trình ghi sổ kế toán phần hành này được khái quát như sau Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng 29 Chứng từ lao động-tiền lương Chứng từ ghi sổ Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Sổ cái TK 334, 338 Bảng cân đối số phát sinh B O B O C OÁ Á Á T I CH NHÀ Í Sổ chi tiết TK 334, 338 -Bảng tính lương - Bảng trích lập BHXH, BHYT
PHẦN 3: MỘT SỐ ĐÁNH GIÁ VỀ TÌNH HÌNH TỔ CHỨC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY TNHH MINH QUANG