III. Hệ thống kiểm soát nộibộ của công ty INTRACO:
2. Hệ thống kế toán:
Yếu tố thứ hai cấu thành nên hệ thống kiểm soát nội bộ của một công ty nói chung và của INTRACO nói riêng chính là hệ thống kế toán. Hệ thống kế toán bao gồm hệ thống chứng từ kế toán, hệ thống tài khoản kế toán và hệ thống bảng tổng hợp cân đối kế toán. Trong đó quá trình lập và luân chuyển chứng từ đóng vai trò quan trọng trong công tác kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp. Từ đó, chúng ta có thể nhận thấy hệ thống kế toán có một vị trí vô cùng trọng yếu trong toàn bộ hệ thống KSNB của doanh nghiệp.
Nhiều năm trớc đây, kế toán chỉ là một công cụ để ban lãnh đạo theo dõi tình hình kinh doanh của doanh nghiệp. Xã hội ngày càng phát triển đòi hỏi kiểm toán viên cần phảI nâng cao trình độ chuyên môn và mở rộng tầm hiểu biết của mình ra nhiều lĩnh vực khác nữa. Chính vì nắm đợc đặc điểm này, nên trong INTRACO, kế toán không chỉ là công cụ phục vụ các nhà quản lý, mà bản thân phòng kế toán tài chính cũng là một bộ phận tham gia hoạt động kiểm soát trong công ty.
Trong cơ cấu tổ chức của công ty, phòng tài chính kế toán do trực tiếp giám đốc kiểm tra và giám sát mà không thông qua phó giám đốc. Kế toán trởng không chỉ quản lý bó buộc trong phòng, mà kế toán trởng tham gia vào cấp quản lý của doanh nghiệp. Trong các cuộc họp, kế toán trởng đợc tham dự nh một thành viên trong ban lãnh đạo của doanh nghiệp. Phần nào, INTRACO đã đánh giá đợc tầm quan trọng và cần thiết của công tác kiểm soát nội bộ.
Quá trình lập và luân chuyển chứng từ là xơng sống trong hoạt động kế toán của một doanh nghiệp.
Hiện nay đã xuất hiện một số phần mềm phục vụ cho quá trình quản lý luân chuyển chứng từ nghiệp vụ, tuy nhiên phần mềm này thờng đợc sử dụng trong ngành ngân hàng, còn bản thân INTRACO, quá trình lập và luân chuyển chứng từ, bảo quản và quản lý quy trình luân chuyển chứng từ vẫn do những kế toán viên thực hiện.
Trong mỗi phòng ban đều có kế toán riêng, với số lợng ít, để thực hiện công tác ghi sổ và lập chứng từ . Khi có một nghiệp vụ kinh tế phát sinh, chứng từ đợc lập, sau đó qua sự xét duyệt của ngời quản lý phòng, cụ thể là trởng phòng, sau đó trình lên giám đốc, ký duyệt rồi chuyển lại cho phòng thực hiện nghiệp vụ đó.
Ví dụ : Mẫu phiếu chi nh sau :
Văn phòng – Công ty t vấn đầu t và thơng mại Số phiếu: 164 120 Hàng trống, Hoàn Kiếm, Hà Nội Tài khoản: 11111