2.2.2 .Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý
2.2.2.4. Trởng phòng tổ chức hành chính
Có chức năng tham mu cho giám đốc về việc sắp xếp, bố chí cán bộ đào tạo và phải bố trí đúng ngời, đúng ngành nghề, công việc, quyết toán chế độ ngời lao động theo chính sách , chế độ của nhà nớc và chế độ của công ty.
2.2.2.5. Trởng phòng tài chính kế toán
Chịu trách nhiệm về mọi hoạt động của phòng tài chính kế toán, đồng thời nắm bắt toàn bộ hoạt động kinh doanh trong công ty qua đó giám sát tình hình của công ty, cũng nh việc sử dụng có hiệu quả tiền vốn, lao động, vật t giám định việc chấp hành chế độ hạch toán,các chỉ tiêu kinh tế, tổ chức theo quy định của nhà nớc ,lập bảng chi tổng hợp, xây dựng kết quả tiêu thụ, kết quả tài chính và kết quả kinh doanh của công ty
2.2.2.6. Kho Tam Trinh
Là nơi cất trữ và bảo quản hàng hoá của công ty. Hàng hoá sau khi mua về sẽ đợc nhập vào kho. Thủ kho có trách nhiệm theo dõi, ghi chép về mặt lợng hàng hoá nhập – xuất - tồn kho để cung cấp số liệu cho phòng kế toán và phòng kinh doanh
2.3. Đặc điểm hoạt động kinh doanh của công ty thép Thăng Long
Công ty Thép Thăng Long hoạt động trong lĩnh vực thơng mại với mặt hàng kinh doanh chủ yếu là thép phục vụ cho xây dựng và dân dụng (với số vốn điều lệ 2.500.000.000 đồng). Đây là ngành hàng vật liệu có vai trò đặc biệt quan trọng trong quá trình xây dựng đô thị, nhà cửa, khu công nghiệp nhằm thúc đẩy quá trình công nghiệp hoá hiện đại hoá
Các ngành nghề kinh doanh của công ty bao gồm: +Môi giới thơng mại
+Đại lý mua, đại lý bán, ký gửi hàng hoá +Sản xuất thép công nghiệp và dân dụng
+Mua bán máy móc thiết bị công nghiệp, đồ kim khí, sắt thép, thép ống phục vụ xây dựng và dân dụng
+Sản xuất và mua bán thiết bị vòi hoa sen, các loại trang thiết bị nhà vệ sinh và nhà bếp
+Sản xuất và mua bán sứ vệ sinh
Ngay từ khi thành lập, công ty đã xác định thị trờng mục tiêu cho mình là những cửa hàng đại lý kinh doanh thép và các công ty xây dựng trong toàn quốc.Trong cơ chế thị trờng hiện nay đặc biệt là nhữngnăm gần đây, giá thép trên thị trờng biến động mạnh, thị trờng thép không ổn định cộng thêm sự cạnh tranh quyết liệt của các công ty, doanh nghiệp kinh doanh buôn bán thép khác làm cho công ty gặp không ít khó khăn. .Đội ngũ công nhân viên toàn công ty đã không ngừng học hỏi kinh nghiệm, áp dụng tích cực các chiến lợc kinh doanh có hiệu quả nên công ty đã vợt qua nhiều thử thách và ngày một khẳng định đợc vị thế của mình trên thơng trờng.
Sau đây là một số chỉ tiêu phản ánh kết quả hoạt động của công ty
Biểu số 01: Bảng kết quả hoạt động kinh doanh
Đơn vị: VNĐ
2.4. Chức năng và nhiệm vụ của công ty
2.4.1. Chức năng
Công ty thép Thăng Long đợc thành lập để thực hiện các hoạt động kinh doanh buôn bán TLSX,TLTD, môi giới thơng mại. Ngoài ra công ty còn là đại lý mua,bán, ký gửi hàng hoá phục vụ cho nhu cầu của nền kinh tế
2.4.2. Nhiệm vụ
Công ty thép Thăng Long có những nhiệm vụ cơ bản sau:
+ Thực hiện đúng các chế độ chính sách pháp luật của nhà nớc có liên quan đến hoat động của công ty
Chỉ tiêu Năm 2002 Năm 2003 Năm 2004
Doanh thu thuần từ HĐKD 8.235.356.123 8.455.484.157 26.464.779.797 Giá vốn hàng bán 7.709.993.948 7.967.246.453 25.788.304.570 Lợi tức gộp 525.362.175 488.237.705 676.475.409 CFBH và CFQLDN 365.254.810 384.441.038 452.586.585 Lợi nhuận thuần từ HĐKD 160.107.365 103.796.667 223.888.824 Thuế thu nhập DN phải nộp 44.830.062 29.063.066 62.688.870 Lơi nhuận sau thuế 115.277.303 77.733.601 161.191.954
+ Thực hiện nghiêm túc các hợp đồng kinh tế hợp đồng ngoại thơng đã kí kết
+ Xây dựng, tổ chức và thực hiện các kế hoạch sản xuất kinh doanh của công ty theo quyết định hiện hành
+ Khai thác, sử dụng có hiệu quả các nguồn vốn do nhà nớc cấp và tự tạo ra nguồn vốn đảm bảo tự trang trải và đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ nhà nớc giao, phục vụ phát triển kinh tế
+ Nghiên cứu kĩ năng sản xuất , nhu cầu thị trờng trong nớc và quốc tế nhằm nâng cao chất lợng hàng hoá đáp ứng nhu cầu tiêu dùng sản xuất trong n- ớc và xuất khẩu
+ Quản lý, chỉ đạo các đon vị trực thuộc theo quy định hiện hành
2.5. Đặc diểm tổ chức công tác kế toán ở công ty thép Thăng Long
2.5.1. Tổ chức bộ máy kế toán
2.5.1.1. Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán
Sơ đồ 09: Tổ chức bộ máy kế toán công ty thép Thăng Long
Bộ máy kế toán của công ty đợc tổ chức theo mô hình tập trung. Công ty chỉ mở một bộ sổ kế toán, tổ chức một bộ máy kế toán đẻ thực hiện tất cả các giai đoạn kế toán ở mọi phần hành kế toán. Phòng kế toán của công ty phải thực hiện toàn bộ công tác kế toán từ thu nhận, ghi sổ, xử lý thông tin , lập báo cáo tổ chức và báo cáo quản trị
2.5.1.2. Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán
Cơ cấu bộ máy kế toán của công ty thép Thăng Long nh sau: Kế toán trưởng
a. Kế toán trởng
Là ngời có trình độ chuyên môn về kế toán và do Giám đốc tuyển chọn. Kế toán trởng là ngời giúp việc cho Giám đốc trong phạm vi hội đồng tài chính kế toán của công ty, chịu trách nhiệm về toàn bộ hoạt động tài chính kế toán của công ty trớc hội đồng thành viên và trớc pháp luật.
Kế toán trởng là ngời trực tiếp chịu trách nhiệm giao dịch với cơ quan thuế, ngân hàng về các hoạt động tài chính chịu sự kiểm tra giám sát của hội đồng thành viên và giám đốc công ty.
b. Kế toán tổng hợp
Có nhiệm vụ tổng hợp tất cả các số liệu, bảng biểu của các kế toán viên, theo dõi tình hình bán hàng và tài khoản của công ty tại ngân hàng
Cuối kì quyết toán lập bảng cân đối các tài khoản, lập báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, thuyết minh báo cáo tài chính.
c. Thủ quỹ
Là ngời nắm giữ ngân sách của công ty, theo dõi tiền mặt tại quỹ, là ng- ời trực tiếp cất giữ, bảo quản và chi các khoản doanh thu bán hàng, trực tiếp… xuất tiền cho các khoản chi phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh khi có lệnh của cấp trên
d. Kế toán thanh toán công nợ
Theo dõi công nợ của khách hàng của công ty đồng thời phản ánh tình hình thanh toán tiền với ngân hàng một cách chính xác đảm bảo đúng chế độ kế toán hiện hành
2.5.2. Tổ chức công tác kế toán
2.5.2.1. Chế độ kế toán
Công ty đang áp dụng hệ thống kế toán mới từ ngày 1/1/1996 theo nghị quyết số 1141/TC/CĐKT của Bộ tài chính theo mô hình kế toán của doanh nghiệp vừa và nhỏ.
Đơn vị tiền tệ đợc sử dụng tại công ty là đồng Việt Nam, kỳ kế toán tính theo tháng, niên độ kế toán tại công ty đợc tính theo năm. Cuối mỗi niên độ kế toán, giám đốc và kế toán trởng tổ chức kiểm tra công tác kế toán, kiểm tra việc
ghi chép sổ kế toán, tổ chức chỉ đạo công tác kế toán trong doanh nghiệp và tiến hành đối chiếu số liệu giữa các chứng từ kế toán đồng thời tổ chức lập và phân tích báo cáo tài chính.
2.5.2.2. Hình thức sổ kế toán
Hình thức kế toán mà công ty Thép Thăng Long áp dụng là hình thức nhật kí chung.
Các loại sổ kế toán công ty sử dụng: + Nhật kí chung
+ Sổ cái
+ Sổ, thẻ kế toán
Sơ đồ 10: Trình tự ghi sổ ở công ty thép Thăng Long
Ghi chú:
Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng
Quan hệ đối chiếu Chứng từ gốc Sổ cái Bảng cân đối số phát sinh Sổ nhật ký chung Sổ(thẻ) kế toán chi tiết
Báo cáo tài chính (1) (1) (2) (3) (4)
Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ gốc (phiếu nhập, phiếu xuất, phiếu thu, phiếu chi, giấy báo nợ, giấy báo có ) kế toán hạch toán số liệu vào các sổ,… thẻ hạch toán chi tiết ( sổ theo dõi tiền mặt, thẻ kho, tiền gửi ngân hàng ) đồng… thời ghi vào sổ nhật ký chung.Từ nhật ký chung lấy số liệu để lên sổ cái (sổ cái TK 111, sổ cái TK 156, sổ cái TK 131 ). Tổng hợp số liệu từ các sổ cái, kế… toán lên bảng cân đối tài khoản. Cuối kì lập báo cáo kế toán.
2.5.3.Phơng pháp kế toán
Công ty Thép Thăng Long áp dụng phơng pháp hạch toán hàng tồn kho theo phơng pháp kê khai thờng xuyên, lấy số liệu thực tế tại phòng kế toán và nộp thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ
2.6. Thực trạng công tác kế toán bán hàng tại công ty thép Thăng Long
2.6.1. Hình thức bán hàng
Công ty chỉ áp dụng hai hình thức bán hàng là hình thức bán buôn và bán lẻ:
2.6.1.1. Bán buôn
Trong hình thức bán buôn, công ty bán buôn theo hai phơng thức: bán buôn qua kho theo hình thức bán hàng trực tiếp và bán buôn hàng hoá vận chuyển thẳng. Bán buôn là phơng thức bán hàng chủ yếu của công ty vì phơng thức này giúp cho công ty tiêu thụ hàng hoá với số lơng lớn, tránh hiện tợng thất thoát và thu hồi vốn nhanh, ít có hiện tợng ứ đọng vốn hay khách hàng nợ nần dây da chiếm dụng vốn của công ty. Bán buôn thờng dựa vào chứng từ là hợp đồng kinh tế đã kí hoặc đơn đặt hàng của khách hàng vì theo phơng thức này, hoat động kinh doanh của công ty có cơ sở vững chắc về pháp lý, mặt khác công ty có thể chủ động lập kế hoạch mua và bán hàng tạo điều kiện thuận lợi cho công tác kinh doanh của công ty
Hiện nay công ty không áp dụng chiết khấu bán hàng. Mức giá bán giới hạn trong khoảng nhất định do phòng kinh doanh đa ra. Khi khách hàng mua hàng với số lợng lớn thì có thể áp dụng phơng pháp giảm giá để khuyến khích khách hàng mua nhiều.
Về phơng thức thanh toán, công ty săn sàng chấp nhận mọi phơng thức thanh toán của khác hàng, thanh toán bằng tiền mặt, séc chuyển khoản, ngân phiếu và ngoại tệ.
2.6.1.2. Bán lẻ
Hiện nay công ty chỉ áp dụng hình thức bán lẻ thu tiền trực tiếp. Nhân viên bán hàng thu tiền và trực tiếp giao hàng cho khách hàng. Hàng ngày, thủ kho phải lập báo cáo bán hàng để đua lên phòng kế toán kèm theo báo cáo quỹ tiền mặt và lênh giao hàng
2.6.2. Quy trình xuất kho hàng hoá
+ Bớc 1: Thủ kho nhận lệnh giao hàng (lệnh giao hàng đợc lập theo mẫu số 01/SKT)
+ Bớc 2: Lập phiếu xuất kho
Thủ kho sau khi đã kiểm tra tính hợp lệ của lệnh giao hàng sẽ lập lệnh xuất kho. Trên phiếu xuất kho phải ghi rõ chính xác tên từng loại hàng và số l- ợng theo yêu cầu xuất trên lệnh giao hàng vào cột “ số lợng theo yêu cầu”.
Phiếu xuất kho đợc lập thành 4 liên: 1 liên lu tai quyển ( thủ kho giữ và vào sổ), 1 liên chuyển cho khách hàng, 1 liên chuyển cho kế toán, 1 liên chuyển về đơn vị báo cấp hàng.
+ Bớc 3: Phê duyệt xuất kho.
Phiếu xuất kho đợc chuyển lên cho những ngời có thẩm quyền phê duyệt. Nếu ban giám đốc không phê duyệt thì chuyển cho thủ kho kiểm tra lại. Nếu phê duyệt ban giám đốc kí vào giấy xuất kho
+ Bớc 4: thủ kho xuất hàng
Căn cứ vào phiếu xuất kho đã đợc phê duyệt, thủ kho tiến hành xuất hàng và ghi số lợng thực vào cột “ số lợng thực xuất” thủ kho phải đối chiếu và kiểm tra khớp đúng thông tin thực tế với thông tin đã đợc cung cấp trên lệnh giao hàng về ngời nhận hàng mới đợc xuất hàng. Ngời nhận hàng có thể là lái xe vận chuyển hoặc đại diện khách mua hàng.
.+Bớc 5: Đại diện nhận hàng ký xác nhận: đã nhận đủ số hàng vào phiếu xuất kho.
+Bớc 6: Bảo vệ kiểm tra hàng hoá khi xe ra cổng và kí nhận vào giấy xuất kho đồng thời phải vào sổ theo dõi hàng hoá ra vào cổng.
+Bớc 7: Chuyển chứng từ cho kế toán: hai liên phiếu xuất kho sẽ đợc chuyển về cho kế toán bao gồm 1 quyển cho kế toán đơn vị, 1 quyển liên chuyển cho kế toán của đơn vị báo cấp hàng để theo dõi công nợ.
+ Bớc 8: Quyết toán công việc.
Kế toán và thủ kho thờng xuyên đối chiếu để đảm bảo hàng hoá nhập xuất, tồn đầy đủ và chính xác. Đầu kỳ lập và gửi báo cáo lên ban giám đốc.
Sơ đồ 11: Quy trình xuất kho hàng hoá
.
Ví dụ: Căn cứ vào đơn đặt hàng vào ngày 28 tháng 12 năm 2004, của cửa hàng
Thuỷ Quang, nhân viên bán hàng lập lênh giao hàng nội dung nh sau: Lệnh giao hàng
Lập phiếu xuất kho
Chuyến chứng từ cho kế toán Thủ kho xuất Đại diện nhận hàng ký xác nhận BGĐốc phê duyệt Bảo vệ kiêm tra Quyết toán công việc
Sổ theo dõi hàng hoá ra vào cổng No
No
Yes
Biểu số 02: Lệnh giao hàng
Công ty thép Thăng Long BM: 01/BH-TL Số: 280
Lệnh giao hàng
Tên khách hàng: Chú Quang – Cửa hàng Thuỷ Quang Điện thoại: 038 871 933 Địa chỉ: Xóm 4 – Văn Sơn - Đo Lơng – Nghệ An . Xuất tại kho: Tam Trinh Tên lái xe: Anh Hải Số xe: 37H – 9924 Điện thoại:
STT Tên hàng/quy cách Đơn vị Số lợng Đơn giá Thành tiền 1 Ô Kẽm Φ 20/27(1,6)szmsco Cây 240 85.400 20.496.000
2 Ô kẽmΦ 20/27(1,9)VG Cây 113 94.300 10.655.900
3 Ô kẽmΦ 26/34(1,6) szmsco Cây 88 108.700 9.565.600
4 Ô kẽmΦ 26/34(1,9)VG Cây 80 119.500 9.560.000
Tổng cộng: 50.277.500
Số tiền bằng chữ: Năm mơi triệu hai trăm bảy mơi bảy nghìn năm trăm đồng Hình thức thanh toán: Thanh toán hết bằng tiền mặt tại kho Tam Trinh Phơng thức giao nhận: Trên xe bên mua tại kho Tam Trinh
Thời gian và địa điểm giao nhận: Chiều ngày 28/12/2004 tại kho Tam Trinh Các lu ý khác:……… Lệnh giao hàng đợc gửi đi lúc: ……..giờ………….phút…….ngày 28/12/2004
Nhân viên bán hàng đề nghị Nhân viên kế toán kiểm tra Phê duyệt bởi
Biểu số 03: Phiếu điều động phơng tiện
Công ty Thép Thăng Long
Phiếu điều động phơng tiện
Tên ngời đề nghị: Trần Văn Anh… …
Theo lênh giao hàng số 280 ngày 28/12/2004 Tên khách hàng:..Cửa hàng Thuỷ Quang..
Địa chỉ: xóm 4 -Văn Sơn- Đô Lơng- Nghệ An
Thời gian thực hiện: ngày 28/12/2004 tên phơng tiện: ô tô 37H-9924 Nội dung điều động: từ kho Tam Trinh-Nghệ An
Địa điểm thực hiện tại: kho Tam Trinh
Số lợng: 521 cây (ống kẽm) ĐG: TT: 700.000 Thành tiền bằng chữ: bẩy trăm ngàn đồng chẵn
Hà Nội ngày 28 tháng 12 năm 2004 Ngời đề nghị Kế toán kiểm tra Phê duyệt
(Ký , họ tên) (Ký , họ tên) (Ký , họ tên)
Thủ kho Tam Trinh kiểm tra tính hợp lệ của lệnh giao hàng sẽ lập phiếu xuất kho. Hàng sẽ đợc xuất sau khi phiếu xuất kho đợc Ban giám đốc phê duyệt. Lệnh giao hàng này cùng với 01 phiếu thu tiền mặt sẽ đợc chuyển về phòng kế toán
Biểu số 04: Phiếu xuất kho
Đơn vị:công tyTTL
Phiếu xuất kho
Ngày 28- 12-2004 Số: 280 Nợ: 632 Có: 156 Mẫu số:02-VT (QĐsố 1141-TC/CĐKT) ngày 1-11-1995 của BTC
Họ tên ngời nhận hàng: Anh Hải Địa chỉ: lái xe bên mua… … Lý do xuất kho:………bán cho cửa hàng Thuỷ Quang………. Xuất tại kho:…………Tam Trinh………. Số
TT
Tên nhãn hiệu, quy cách phẩm chất hàng hoá Mã số Đơn vị tính Số lợng Đơn giá Thành Tiền Yêu Cầu Thực Xuất B C D 1 2 3 4 1 Ô kẽmΦ20/27(1,6)szmsco Cây 240 85.000 20.400.000 2 Ô kẽmΦ 20/27(1,9)VG Cây 113 93.500 10.565.500 3 Ô kẽm Φ26/34(1,6)szmsco Cây 88 108.000 9.504.000 4 Ô kẽmΦ26/34(1,9)VG Cây 80 119.000 9.520.000 Cộng 49.989.500
Tổng số tiền( viết bằng chữ): Bốn mơi chín triệu chín trăm tám mơi chín ngàn năm trăm đồng.
Thủ trởng đơn vị Kế toán trởng ngời nhận Thủ kho
(Ký , họ tên) (Ký , họ tên) (Ký , họ tên) (Ký , họ tên)
2.6.3. Kế toán giá vốn hàng bán
Công ty tính giá vốn hàng bán theo phơng pháp nhập trớc- xuất trớc. Xét