5. Xếp hạng ưu tiên các yêu cầu
3.1. Khảo sát hiện trạng và đặc tả yêu cầu
Khảo sát và tìm hiểu yêu cầu
Thông thờng thì một hệ thống mới đợc xây dựng nhằm thay thế cho một hệ thống cũ đã bộc lộ nhiều bất cập. Chính vì vậy việc tìm hiểu nhu cầu đối với hệ thống thờng bắt nguồn từ việc khảo sát và đánh giá hệ thống cũ.
Để tìm hiểu kỹ hơn yêu cầu và để đa ra đợc giải pháp tối u là phần mềm hỗ trợ bầu cử, quản lý cổ đông, cổ tức của công ty cổ phần dợc phẩm Nam Hà, tác giả đã tiến hành khảo sát chi tiết hệ thống hiện nay Công ty cổ phần dợc phẩm Nam Hà thông qua một số phơng pháp điều tra nh nghiên cứu tài liệu viết, phỏng vấn (khảo sát bằng lời) và quan sát :
- Nghiên cứu tài liệu viết: Thông qua nghiên cứu các loại hoá đơn thanh toán lợi tức, sổ cổ đông, biên bản họp hội đồng quản trị, kết cấu của phiếu bầu cử ban kiểm soát và hội đồng quản trị, kế hoạch .…
- Phỏng vấn: Tiến hành toạ đàm trong khuôn khổ nhỏ để lắng nghe các nhu cầu mà thành viên trong hệ thống đang muốn đạt đợc cũng nh các tồn tại và nhợc điểm cần khắc phục của hệ thống
- Quan sát: ghi chép tiến trình các cán bộ quản lý cổ đông, cổ tức xử lý công việc, trình tự của công tác bầu cử.
Từ các phơng pháp điều tra đã tìm hiểu đợc:
- Tìm hiểu môi trờng kinh tế xã hội của hệ thống: Môi trờng kinh tế xã hội của hệ thống nh cơ cấu tổ chức, cơ quan chủ quản, chức trách nhiệm vụ liên quan đến hệ thống đã đợc trình bày chi tiết trong chơng một của luận văn.
- Xem xét các thuật ngữ chuyên môn đợc sử dụng trong thị trờng chứng khoán nh : Cổ đông, cổ tức, cổ phần, cổ phiếu và những thuật ngữ liên quan
- Tìm hiểu mô tả chi tiết công việc của các bộ phận liên quan. Thống kê các phơng tiện và tài nguyên đã và cố thể sử dụng nh : Phòng kế toán là nơi theo dõi cổ đông và tiến hành tính lợi tức cho các cổ đông theo yêu cầu của hội đồng quản trị. Phòng kế toán với u điểm là có hơn 20 cán bộ trẻ nên dễ dàng tiếp cận những thay đổi của hệ thống.
Đây là các bớc công việc nhằm giúp cán bộ thiết kế hiểu rõ hệ thống hiện tại bằng cách trả lời các câu hỏi: công nghệ nào đang đợc sử dụng? Dữ liệu xử lý là gì? Ai xử lý và điều hành? Mô tả quy trình quản lý trong hệ thống.
Sau khi phỏng vấn các phòng ban có liên quan và soát xét tài liệu làm việc, có thể tóm tắt về hoạt động bầu cử, quản lý cổ đông, cổ tức của công ty cổ phần dợc phẩm Nam Hà nh sau:
3.1.1.1. Nội dung quản lý cổ đông và hỗ trợ bầu cử
Nhiệm vụ của cổ đông: cung cấp các thông tin cho bộ phận quản lý nh: Họ tên, địa chỉ, số cổ phần sở hữu, .Khi có sự mua bán chuyển nh… ợng cổ phần phải tiến hành theo luật chứng khoán, thông báo cho công ty để nhận sổ cổ đông mới chứng nhận số cổ phần mà mình đang sở hữu.
Nhiệm vụ của phòng kế toán (phạm vi quản lý cổ đông):Theo dõi biến động cổ đông, cổ phần, tính toán và phân chia lợi tức. Lập các báo cáo mà hội đồng quản trị, lãnh đạo công ty yêu cầu.
tiến hành ra các quyết định nh: Chia lợi tức vào thời điểm nào đó, phát hành thêm, thởng cổ phiếu, đa cổ phiếu lên sàn.
Đại hội cổ đông: Sau hai năm hoạt động Công ty cổ phần dợc phẩm Nam Hà tiến hành đại hội cổ đông. Tại đại hội bầu ra ban kiểm soát, hội đồng quản trị theo thể thức dồn tích (đã nêu rõ trong chơng một của luận văn).
. Tìm hiểu Luật chứng khoán
Luật chứng khoán của Quốc hội nớc Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam số 70/2006 /QH11ra đời ngày 29 tháng 06 năm 2006.
Căn cứ vào hiến pháp nớc Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam năm 1992, luật này đã đợc sửa đổi, bổ sung theo nghị quyết số 51/2001/QH10 ngày 25 tháng 12 năm 2001 của Quốc hội khoá 10, kỳ họp thứ 10, quy định về chứng khoán và thị trờng chứng khoán.
Đặc tả và phân tích yêu cầu
Yêu cầu chung của Phần mềm hỗ trợ bầu cử, quản lý cổ đông và cổ tức baogồm các công việc sau:
- Khai báo cổ đông ban đầu: Cho phép nhập danh sách cổ đông với các thông tin liên quan.
- Cập nhật cổ đông: Theo dõi sự biến động tăng, giảm cổ đông - Theo dõi chuyển nhợng cổ phần, tăng giảm cổ phần
- Tìm kiếm, tra cứu cổ đông: Tìm kiếm theo mã cổ đông, họ tên cổ đông, theo số cổ phần cổ đông nắm giữ
- Tính lợi tức: Các loại lợi tức đợc tính là lợi tức kế hoạch và lợi tức thực tế. Lợi tức kế hoạch là lợi tức dự tính. Sau khi kết thúc năm, Kế toán tiến hành tính lại lợi tức thực tế để chia cho cổ đông.
- In phiếu bầu cử: Chức năng này đợc thực hiện khi tiến hành bầu cử, cho phép in phiếu bầu gồm có bầu ban kiểm soát và bầu hội đồng quản trị. Yêu cầu
danh sách ứng cử ban kiểm soát và hội đồng quản trị trên cùng một phiếu để cổ đông thuận tiện trong việc bầu cử. Trên phiếu có trích dẫn ngắn gọn về thể lệ bầu. Ví dụ : chọn năm ngời trở xuống.
- Nhập phiếu bầu: Cho phép nhập phiếu bầu và lu kết quả phiếu bầu
- Lập báo cáo: Cho phép lập đợc các báo cáo theo yêu cầu chẳng hạn nh báo cáo kết quả bầu cử, báo cáo tình hình sở hữu cổ phần của cổ đông, báo cáo chuyển nhợng, tăng giảm cổ phần
Ngoài ra, các yêu cầu phi chức năng của công tác tin học hoá của hệ thống quản lý đào tạo bao gồm:
• Các cửa sổ cập nhật thông tin cần dễ dùng và thuận tiện
• Các cung cấp công cụ tìm kiếm đơn giản và hiệu quả giúp nhập liệu nhanh chóng.
• Hệ thống đợc thiết kế mở sẵn sàng đáp ứng yêu cầu mở rộng trong tơng lai nh cho phép truy cập từ xa, truy vấn thống tin qua Webpages.
Từ các thông tin về yêu cầu phần mềm, chúng ta sẽ tiếp tục phân tích hệ thống hiện tại làm cơ sở thiết kế phần mềm sau này. Bản chất của giai đoạn này là làm rõ các yêu cầu phần mềm thông qua sơ đồ về chức năng. Nh đã phân tích trong chơng trớc, phơng pháp phân tích và thiết kế có cấu trúc là một phơng pháp hữu hiệu đợc ứng dụng trong các hệ thống quản lý. Một trong những ph- ơng pháp đó là phơng pháp phân tích có cấu trúc – SA (Structured Analysis) do De Macro và những ngời khác nh Yourdon, Constantine đ… a ra từ những năm 1970, nhng vẫn còn phát huy tác dụng cho đến ngày nay, đặc biệt là với các phần mềm quản lý. Nó vẫn là nền tảng của những phần mềm trợ giúp phân tích và thiết kế nổi tiếng nh Designer 2000 của Oracle. Đặc điểm của phơng pháp này là đơn giản, dễ áp dụng, không quá sơ lợc. Mục đích của SA là tiến hành phân tích chức năng của hệ thống để thành lập một mô hình logic về chức năng của hệ thống mới, dới dạng các biểu đồ luồng dữ liệu. Ba kỹ thuật đợc vận dụng bao gồm: kỹ năng phân mức (hay phân tích từ trên xuống); kỹ năng
Quản lý cổ đông, cổ tức
chuyển đổi sơ đồ luồng dữ liệu vật lý thành sơ đồ luồng dữ liệu logic; kỹ thuật chuyển đổi sơ đồ luồng dữ liệu hệ thống cũ thành sơ đồ luồng dữ liệu của hệ thống mới.
Vận dụng lý thuyết về sơ đồ HIPO, kỹ thuật phân mức hay còn gọi là phân tích top - down tiến hành phân tích chức năng của hệ thống bằng cách đi dần từ mô tả đại thể đến mô tả chi tiết thông qua nhiều mức, triển khai dần cây phân cấp từ gốc đến ngọn, lần lợt qua các tầng (mỗi tầng là một mức mô tả của hệ thống, bao gồm một tập hợp các chức năng). Để triển khai từ một tầng đến một tầng tiếp theo, ta xem xét từng chức năng và đặt câu hỏi: để hoàn thành các chức năng đó thì phải thực hiện các chức năng con nào. Nhờ đó ta phát hiện các chức năng thuộc tầng tiếp theo có mối quan hệ bao hàm (hay cha/ con) với các chức năng tầng trên.
Đặc tả chức năng
Cuối cùng chúng ta sẽ xây dựng tài liệu đặc tả chức năng của hệ thống. Đây là tài liệu chi tiết mô tả các đầu vào, đầu ra, các dữ liệu và các xử lý dữ liệu trong từng chức năng của chơng trình.
Phần mềm hỗ trợ bầu cử, quản lý cổ đông cổ tức gồm hai chức năng chính: - Hỗ trợ bầu cử
- Quản lý cổ đông, cổ tức
Các chức năng đó đợc thể hiện cụ thể tại sơ đồ chức năng (BFD)của phần mềm hỗ trợ bầu cử, quản lý cổ đông cổ tức (xem hình 3.1)
Chức năng1: Chức năng quản lý cổ đông, cổ tức
Chức năng này gồm bốn chức năng con là: Cập nhật cổ đông, Theo dõi chuyển nhợng cổ phần, lập các báo cáo trình hội đồng quản trị.
Chức năng quản lý cổ đông, cổ tức là chức năng cho phép quản lý các thông tin về cổ đông nh cổ đông đó nắm giữ bao nhiêu cổ phần, thuộc bộ phận nào quản lý, theo dõi sự tăng giảm, chuyển nhợng cổ phần của các cổ đông, tính lợi tức cho các cổ đông.
Quản lý cổ đông, cổ tức
Hình3.1: Sơ đồ chức năng phần mềm hỗ trợ bầu cử và quản lý cổ đông, cổ tức
Đầu vào: Các thông tin về cổ đông ban đầu, cập nhật cổ đông, tỷ lệ lợi tức.
Đầu ra: Các báo cáo về danh sách cổ đông, tình hình chuyển nhợng tăng giảm cổ phần, cổ tức cổ đông đợc hởng.
Báo cáo về tình hình tăng giảm cổ phần gồm có các thông tin nh tên cổ đông, cổ phần ban đầu, tăng, giảm cổ phần và thời gian tăng giảm cổ phần, cổ đông liên quan đến quá trình tăng giảm cổ phần đó.
Hỗ trợ bầu cử và quản lý cổ đông, cổ tức
Quản lý cổ đông, cổ tức
Cập nhật cổ đông Theo dõi chuyển như
ợng, tăng, giảm CP Tính cổ tức Lập các báo cáo trình HĐQT Hỗ TRợ Bầu cử Nhập phiếu bầu
Thông báo kết quả bầu cử
Báo cáo danh sách cổ đông nắm các loại cổ phần nh cổ phần phổ thông, cổ phần u đãi, cổ phần khác.
Báo cáo chi trả cổ tức: cổ tức kế hoạch, cổ tức thực tế gồm các thông tin nh họ tên cổ đông, số cổ phần nắm giữ, số cổ tức đợc lĩnh, ký nhận.
Xử lý: Nhập lãi suất, theo dõi sự biến động cổ đông, cổ phần, lên các báo cáo.
Các kho dữ liệu: Kho dữ liệu hồ sơ cổ đông. - Chức năng 2: Hỗ trợ bầu cử
Trong chức năng này đợc chia thành ba chức năng con: Nhập phiếu bầu, tổng hợp phiếu bầu, thông báo kết quả bầu cử.
Chức năng hỗ trợ bầu cử : Là chức năng hỗ trợ cho các đại hội cổ đông tiến hành công việc bầu cử nhanh chóng và chính xác hơn với các chức năng trợ giúp nh : in phiếu bầu, nhập phiếu đã đợc bầu, tổng hợp phiếu bầu và thông báo kết quả bầu cử.
Đầu vào:Danh sách các ứng cử viên bầu vào vị trí ban kiểm soát, hội đồng quản trị, các phiếu bầu.
Đầu ra: Các báo cáo nh kết quả bầu cử, thống kê phiếu đã nhập, kết quả kiểm phiếu chi tiết.
Kết quả bầu cử gồm: Kết quả kiểm phiếu (số phiếu phát ra, số phiếu thu về, số phiếu hợp lệ, số phiếu không hợp lệ, số cổ đông đi bầu trực tiếp, số cổ đông uỷ quyền đi bầu, kết quả kiểm phiếu theo % theo danh sách trong phiếu bầu, kết quả bầu cử theo phần trăm phiếu bầu đợc sắp xếp theo thứ tự cổ đông có phần trăm phiếu bầu giảm dần.)
Thống kê phiếu đã nhập: Kiểm soát tình hình nhập phiếu bầu, chẳng hạn có bao nhiêu phiếu bầu loại 100 cổ phần, đã nhập đợc bao nhiêu phiếu, còn bao nhiêu phiếu cha nhập.
từng ứng cử viên bao nhiêu phiếu, phiếu có hợp lệ hay không.