II, CÁC KHOẢN GIẢM TRỪ DOANH THU: 1, Chiết khấu thương mại :
2. Hàng bán bị trả lại:
2.1, Tài khoản sử dụng:
Tài khoản 531 “ Hàng bán bị trả lại ”
Tài khoản này dùng để phản ánh trị số của số sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ đã tiêu thụ, bị khách hàng trả lại do các nguyên nhân: vi phạm cam kết, vi phạm hợp đồng kinh tế, hàng bị kém, mất phẩm chất, không đúng chủng loại, quy cách …
Trị giá của hàng bán bị trả lại phản ánh trên tài khoản này sẽ điều chỉnh doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ thực hiện trong kỳ kinh doanh để tính doanh thu thuần của khối lượng sản phẩm, hàng hoá đã bán ra trong kỳ kế toán.
Tài khoản 531 không có số dư cuối kỳ.
2.2, Hạch toán tài khoản này cần chú ý một số nguyên tắc như sau:
- Trị giá hàng bán bị trả lại chỉ phản ánh trị giá của số hàng bán bị trả lại ( tính theo đúng đơn giá ghi trên hoá đơn). Trường hợp bị trả lại một phần số hàng đã bán thì chỉ phản ánh vào tài khoản này số trị giá của số hàng bị trả lại đúng bằng số lượng hàng bị trả lại nhân đơn giá ghi trên hoá đơn khi bán. Các chi phí khác phát sinh liên quan đến hàng trả lại này mà doanh nghiệp phải chi được phản ánh vào TK 641 – “ Chi phí bán hàng ”.
- Về thủ tục , chứng từ, Cơ sở kinh doanh mua hàng hoá, người bán đã xuất hoá đơn, người mua đã nhận hàng nhưng sau đó người mua phát hiện hàng hoá không quy cách, chất lượng, phải trả toàn bộ hay một phần hàng hoá, khi xuất hàng trả lạicho người bán, cơ sở phải lập hoá đơn, trên hoá đơn ghi rõ hàng hoá trả lại người bán do không đúng quy cách, chất lượng, tiền thuế GTGT. Hoá đơn này là căn cứ để bên bán,bên mua điều chỉnh doanh số mua, bán, số thuế GTGT đã kê khai.
Trường hợp người mua là đối tượng không có hoá đơn, khi trả lại hàng bán, bên mua và bên bán phải lập biên bản, hoặc thoả thuận bằng văn bản ghi
rõ loại hàng hoá, số lương, giá trị hàng hoá trả lại theo giá không có thuế GTGT theo hoá đơn bán hàng ( số hiêu, ngày, tháng, năm của hoá đơn), lý do trả lại hàng kèm hoá đơn gửi cho bên bán. Biên bản này được lưu giữ cùng với hoá đơn bán hàng để làm căn cứ điều chỉn kê khai donh số bán, thuế GTGT của bên bán.
Trường hợp người bán đã xuất hàng và lập hoá đơn, người mua chưa nhận hàng nhưng phát hiện hàng hoá không đúng quy cách, chất lượng phải trả lại toàn bộ hàng hoá hoặc một phần hàng hoá, khi trả lại, bên mua và bên bán phải lập biên bản ghi theo hoá đơn bán hàng ( số, ký hiệu, ngày tháng của hoá đơn), đồng thời kèm theo hoá đơn để giữ trả bên bán để bên bán lập lại hoá đơn GTGT cho số lượng hàng hoá đã nhận và làm căn cứ bên bán điều chỉnh doanh số và thuế GTGT đầu ra.
2.3, Phương pháp hạch toán tài khoản 531:
- Khi doanh nghiệp nhận lại sản phẩm, hàng hoá bị trả lại, hạch toán trị giá vốn của hàng bán bị trả lại:
+ Trường hợp doanh nghiệphạch toán hàng tồn kho theo phương poháp kê khai thương xuyên, ghi:
Nợ TK 154 : Chi phí sán xuất kinh doanh dở dang Nợ TK 155 : Thành phẩm
Nợ TK156 : Hàng hoá
Có TK 632 : Giá vốn hàng bán
+ Trường hợp doanh nghiệp hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ:
Nợ TK 611 : mua hàng (đối với hàng hoá)
Nợ TK 631 : Giá thành sản xuất ( đối với sản phẩm) Có TK 632 : Giá vốn hàng bán
-Thanh toán với người mua hàng về số tiền của hàng bán bị trả lại theo giá bán gồm thuế GTGT:
+ Đối với sản phẩm, hàng hoá chịu thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ:
Nợ TK 531: Hàng bán bị trả lại
(chưa bao gồm thuế GTGT ) Nợ TK 33311 : Thuế GTGT phảI nộp
Có TK 111, 112, 131 ... : tổng giá thanh toán
+Đối với sản phẩm, hàng hoá chịu thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp:
Nợ TK 531 : Hàng bán bị trả lại
Có TK 111, 112, 131…: Tổng giá thanh toán
- Các chi phí phát sinh liên quan đến hàng bán bị trả lại ( nếu có), ghi: Nợ TK 641 : Chi phí bán hàng
Có TK 111, 112, 131 …
- Cuối kỳ hạch toán, kết chuyển toàn bộ trị giá của hàng bán bị trả lại vào TK 511 “ Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ” hoặc TK 512 “ Doanh thu nội bộ”, ghi:
Nợ TK 511 : Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ Nợ TK 512 : Doanh thu nội bộ
Có TK 531 : Hàng bán bị trả lại