II- Một số giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình nhập khẩu ở Công ty
1- Đối với doanh nghiệp
1.2- Về đàm phán
Trong quan hệ giao dịch, đàm phán là khâu nhất định phải có trớc khi đi đến ký hợp đồng. Bởi lẽ, có thể ký kết đợc hợp đồng, hai bên cần phải đạt đợc sự thỏa thuận thống nhất trên cơ sở mục tiêu đề ra.
- Một cuộc đàm phán muốn đi đến thắng lợi đảm bảo đáp ứng đợc hai yêu cầu sau:
* Yêu cầu trong quá trình đàm phán
- Ngời tiến hành đàm phán nên biết ngôn ngữ dùng để đàm phán vì nh vậy sẽ chủ động linh hoạt, nâng cao đợc tốc độ đàm phán.
- Khi cần ngời phiên dịch, ngời phiên dịch này cũng phải nắm đợc nội dung đàm phán để hiểu và dịch đợc trung thành ý tứ hai bên.
- Để tránh sơ hở trong đối đáp. Cần phải tránh việc bàn bạc trao đổi ý kiến với nhau ngay trớc mặt đối phơng việc này vừa mất lịch sự, vừa không có lợi.
- Mỗi buổi đám phàn đều đợc ghi trong sổ theo dõi đàm phán. Công việc này có lợi cho việc tìm hiểu khách hàng một cách chu đáo hơn và cho cả việc rút kinh nghiệm ngay cả sau quá trình đàm phán.
- Trớc mỗi quá trình đàm phán cần lập phơng án đàm phán trong đó nêu rõ mục đích của khách hàng, dự kiến những vấn đề mà khách hàng nêu ra và cách giải quyết vẫn đề đó.
- Việc ký kết hợp đồng đàm phán cần đợc tiến hành kịp thời. Khi điều kiện ký kết hợp đồng cha đợc thoả thuận xong cũng không nên nôn nóng ký kết dù thấy thời gian đàm phán đã sắp xếp, vì vậy sẽ bất lợi cho ta.
- Trong đàm phán, sách lợc chung là dấu kín bối cảnh của mình, thăm dò bối cảnh đối phơng, thời gian đàm phán cũng phải đợc cân nhắc tùy theo cuộc đàm phán.
* Yêu cầu đối với ngời đàm phán:
- Ngời đàm phán phải là ngời có trình độ:
+ Giỏi về ngoại ngữ đợc sử dụng trong đàm phán.
+ Hiểu biết về pháp luật, chính sách của nhà nớc cũng nh luật pháp, tập quán thơng mại quốc tế.
+ Hiểu biết biết kỹ thuật liên quan đến hàng hóa mua bán. + Nắm đợc về tình hình sản phẩm, về tài chính.
+ Có khả năng thuyết phục đối phơng.
- Trong quá trình đàm phán phải bình tĩnh, tự chủ, có thẩm quyền để quyết định những những điều bất ngờ xảy ra trong đàm phán Công ty không nên có những sức ép không cần thiết với những ngời tham gia đàm phán tr- ớc khi bớc vào các cuộc đàm phán. Phải nắm đợc ý đồ, sách lợc của đối ph- ơng. Quan sát đối phơng và sử dụng phơng pháp "điểm chết" để quyết định.
- Trong đàm phán sách lợc cơ bản nhất vẫn có ý nghĩa chỉ đạo, ngời đàm phán nên linh hoạt theo thời gian và môi trờng đàm phán cụ thể để có một sách lợc riêng của mình trong khi đàm phán, cụ thể:
+ Tạo ra sự cạnh tranh cần cho đối tợng hiểu họ không phải là khách hàng duy nhất.
+ Tấn công từng bớc, cần chia nhỏ mục tiêu, nắm lấy tâm lý đối ph- ơng, từng bớc một thực hiện mục tiêu đã đề ra cho đến khi đạt đợc toàn bộ mục tiêu.
+ Gây áp lực
+ Nêu ra yêu cầu cao hơn dự tính trong khi đàm phán để thỏa thuận + Không đợc bộc lộ tình cảm cho đối phơng nắm đợc
+ Tùy cơ ứng biến
+ Cần theo dõi lời nói, cách phát biểu và thái độ biểu hiện của đối ph- ơng để đoán đợc ý định và điều quan tâm thực sự của đối phơng.
+ Bớc vào đàm phán phải có ngay ý kiến rõ ràng về kết quả mà mình muốn đạt đợc và cũng cần chuẩn bị cách rút lui khi thấy cần hoà hoãn.
+ Không bao giờ có sự nhợng bộ nên không mất bình tĩnh khi đối ph- ơng dọa ngừng đàm phán. Thông thờng đó chỉ là những thủ thuật buộc ta phải đi đến nhợng bộ.
Nh vậy, trong quá trình đàm phán trớc khi ký kết hợp đồng là khó khăn, phức tạp và đòi hỏi phải chuẩn bị chu đáo cả về mặt thông tin, nhân sự, trình độ kiến thức và nghệ thuật đàm phán.