II. Tình hình công tác thanh toán tại NHCT Đống Đa 1.Tình hình thanh toán chung.
T và Phát riển CII BANK
vẫn rất phù hợp,không những giúp thực hiện tốt mục tiêu quản lí vốn tập trung mà còn nâng cao hiệu quả sử dụng vốn trong toàn hệ thống.
+Đối với sai sót ,nhầm lẫn trong TTĐT :
Từ ngày thực hiện quy trình lập giấy báo liên hàng hoàn toàn trên máy đến nay các trờng hợp sai sót nhầm lẫn đã giảm đáng kể.Các trờng hợp sai sót bây giờ chủ yếu là do nguyên nhân từ phía khách hàng nh viết sai tên hoặc TK giao dịch của đơn vị thụ hởng.Đối với những trờng hợp này,khi nhận đợc điện tra soát của NHB,thanh toán viên điện tử sẽ kiểm tra lại chứng từ lu.Nếu đúng không phải do ngân hàng thì ngân hàng thông báo cho khách hàng để xử lí.Sau khi nhận đợc giấy đề nghị của khách hàng,chi nhánh sẽ chuyển 1 bức điện điều chỉnh cho NHB qua mạng.
+Đối với việc quyết toán:
Chi nhánh thực hiện quyết toán theo quy định của NHCTVN. Trong ngày cán bộ TTĐT cập nhật các nghiệp vụ TTĐT vào sổ đối chiếu liên hàng.Cuối ngày làm việc,theo giờ quy định của TTTT chi nhánh lập báo cáo chuyển tiền đi và đến trong ngày gửi về TTTT.Sau khi nhận đợc kết quả đối chiếu từ TTTT,cán bộ TTĐT mới tiến hành lu trữ chứng từ.Quá trình đối chiếu đợc thực hiện hết sức nhanh chóng,an toàn và chính xác do đợc thực hiện hoàn toàn trên máy vi tính và tuân thủ đầy đủ các quyết định về kĩ thuật bảo mật.Thời gian đối chiếu nhiều nhất cũng không quá 1 tiếng.Hơn nữa việc đối chiếu đợc tiến hành tại TTTT đã giảm bớt công việc cho kế toán viên,việc quyết toán cuối này đợc thực hiện một cách nhanh chóng.
3.Thực trạng công tác TTĐT tại NHCT Đống Đa hiện nay
áp dụng TTĐT trong công tác thanh toán vốn giữa các ngân hàng là một bớc cải tiến mới trong công tác ứng dụng công nghệ thông tin tin học vào lĩnh vực ngân hàng.Kể từ khi thực hiện phơng thức này đến nay,NHCTVN nói chung và NHCT Đống Đa nói riêng đã đạt đợc những kết quả đáng phấn khởi.
Về số lợng:Bình quân 1 ngày ngân hàng tiếp nhận ,xử lí và thực hiện chuyển tiền đi và đến cho khách hàng khoảng 129 món với tổng số tiền trên 17 tỉ đồng.
Bảng 3: Kết quả công tác TTLH điện tử trong 3 năm (đơn vị: triệu đồng)
Chỉ tiêu Năm 1999 Năm 2000 Năm 2001
Số món Số tiền Số món Số tiền Số món Số tiền 1.Séc chuyển khoản
2.Séc bảo chi 3.Séc chyển tiền 4.Uỷ nhiệm thu 5.Uỷ nhiệm chi 6.Loại khác 5.078 259 6 3.359 21.181 5.878 127.023 31.571 716 35.652 3.519.196 213.866 4.555 135 6 3.136 24.897 6.055 134.373 30.776 389 31.223 4.918.125 259.945 4.286 124 4 3.218 32.685 6.849 154.281 23.502 245 14.539 5.687.821 328.256 Tổng 35.761 3.928.022 38.784 5.374.831 47.166 6.208.644
Qua bảng số liệu ta thấy doanh số liên hàng đều tăng dần cả về số món và số tiền Nếu nh năm 2000 tăng so với năm 1999 là 3023 món thì 8382 món tăng thêm của năm 2001 so với năm 2000 là một con số rất đáng mừng.Việc tăng trội về doanh số thanh toán góp phần làm tăng thêm lợi nhuận của ngân hàng đồng thời phản ánh sự thành công của ngân hàng trong công tác thu hút khách hàng đến tham gia vào hình thức chuyển tiền này.Có đợc thành tích này là do ngân hàng đã đa dạng hóa về hình thức thanh toán,thái độ phục vụ của nhân viên ngân hàng tận tình chu đáo...và quan trọng nhất là ngân hàng đã đa TTĐT vào công tác thanh toán.
Về chất lợng: Công tác TTĐT tại NHCT Đống Đa đã đi vào nề nếp khoa học.Các món thanh toán luôn đảm bảo tính kịp thời,chính xác,an toàn tài sản cho ngân hàng và khách hàng.
-Về tính nhanh chóng: Trớc đây khi nhận đợc chứng từ do bộ phận kế toán giao dịch chuyển tới,sau khi kiểm soát,thanh toán viên liên hàng đi tiến hành lập giấy báo liên hàng bằng tay rồi gửi cho NHB theo đờng bu điện.Việc lập giấy báo liên hàng tốn nhiều thời gian bởi ngoài số seri,giấy báo là in sẵn còn các yếu tố trên
giấy báo thanh toán thanh toán viên phải viết đầy đủ chẳng hạn nh tên,số hiệu NHA,NHB,ngày lập giấy báo.Việc luân chuyển chứng từ thì lâu do chủ yếu gửi bằng th.Khi nhận đợc giấy báo liên hàng của NHA chuyển tới,thanh toán viên liên hàng đến phải kiểm tra đối chiếu mẫu dấu chữ kí,kí hiệu mật,cộng so sánh số tiên trên giấy báo với số tiền trên chứng từ gốc.Đối với việc lập và gửi giấy báo liên hàng đi trung tâm kiểm soát thờng chậm,cách 1 ngày mới gửi đi. Đến khi nhận đợc sổ đối chiếu từ trung tâm kiểm soát thì đã khá muộn so với thời điểm chuyển tiền,nhanh chóng cũng phải mất từ 3 đến 4 ngày có khi hơn.Khi đối chiếu thì lại thờng xuyên có những món cha nhận đợc hoặc sai số tiền cần phải chờ để xử lí.Dẫn đến TTLH kéo dài tới gần 1 tuần thậm chí hàng tuần.
Hiện nay việc tổ chức thanh toán cũng nh luân chuyển thông tin đã hoàn toàn dựa trên cơ sở ứng dụng công nghệ thông tin(bằng máy tính và các phơng tiện thông tin) và do 1 bộ phận cán bộ của NHCT đảm nhiệm(gồm bộ phận kế toán thanh toán và điện toán viên). Giấy báo liên hàng không phải lập bằng tay nữa mà giờ đây đã có sẵn các mẫu chứng từ đợc cài đặt trong máy,thanh toán viên liên hàng chỉ cần điền đầy đủ các yếu tố cần thiết vào.Không phải đối chiếu mẫu dấu,chữ kí...Đây là 1 bớc tiến đáng kể,có tác dụng to lớn góp phần làm cho thời gian tổ chức thanh toán cũng nh luân chuyển thông tin thanh toán rút gọn đáng kể.Thời gian TTLH chỉ còn mất có nửa ngày thậm chí đối với những món chuyển tiền nhanh chỉ mất cha đầy 1 tiếng.
-Về tính chính xác: Việc đầu t vào kĩ thuật và mô phỏng theo quy trình nghiệp vụ,nên việc tổ chức thanh toán vốn không bị xáo trộn,không gây phiền hà hay tâm lí thiếu trách nhiệm của từng cán bộ tham gia thanh toán.Kĩ thuật máy tính đã giám sát,hạn chế rất nhiều sai sót trong quá trình lập và kiểm soát chứng từ:
Nếu trớc phần lớn các giấy báo liên hàng là bằng th và trung bình chỉ có khoảng 3 đến 5 giấy baó liên hàng bằng điện nên tỉ lệ giấy báo liên hàng mà ngân hàng nhận đợc nhầm lẫn sai sót khá nhiều:sai số tiền,nhầm địa chỉ.Chuyển sang chuyển
hoàn toàn bằng điện nên sai sót đã giảm nhanh chóng . Nếu có sai sót thì cũng nhanh chóng đợc đièu chỉnh kịp thời ngay trong ngày.
-Về tính an toàn: Hệ thống TTLH đã xây dựng quy trình nghiệp vụ và luân chuyển thanh toán đảm bảo tính thống nhất trong quy trình thực hiện,dựa trên cơ sở 1 hệ thống mật mã độc lập,tơng đối hoàn chỉnh.Do vậy không thể thất thoát 1 món thanh toán nào của khách hàng cũng nh đảm bảo an toàn về tài sản của ngân hàng .
Nh vậy qua những kết quả đã đạt đợc có thể thấy rằng NHCT Đống Đa đã áp dụng thành công phơng thức TTĐT.Điều này cũng chứng tỏ rằng việc chọn giải pháp kĩ thuật thanh toán hiện đại của ngành ngân hàng nói chung và của NHCT Đống Đa nói riêng là đúng hớng và phù hợp.
Bên cạnh những kết quả đã đạt đợc thì vẫn còn tồn tại 1 số hạn chế và cần có những giải pháp khắc phục để đạt đợc hiệu quả cao hơn.
-Việc quy định giờ giấc giao dịch với khách hàng còn cha thuận tiện cho khách hàng:Theo quy định hiện nay tất cả các chứng từ TTLH phát sinh sau 15h30 hàng ngày đều phải cho vào TK điều chuyển vốn chờ thanh toán để sang ngày hôm sau mới chuyển tiếp đi.Vì thế khách hàng có nhu cầu chuyển tiền nhng phát sinh sau 15h30 thì không thực hiện đợc.Đây là một hạn chế lớn cho ngân hàng bởi số lợng khách hàng này là nhiều.ngân hàng hoặc bị tồn đọng chứng từ chuyển sang ngày hôm sau hoặc khách hàng sẽ chuyển sang chuyển tiền qua bu điện vì thời gian kết thúc nhận chuyển tiền ở các bu điện có dịch vụ chuyển tiền trên địa bàn lại muộn hơn.Vì vậy đã làm hạn chế nhiều đến khối lợng khách hàng đến thanh toán qua ngân hàng.
-Hiện tợng ách tắc đờng truyền vẫn còn:Do các ngân hàng không trực tiếp gửi lệnh,truyền số liệu cho nhau mà phải qua TTTT xử lí số liệu bằng đờng truyền Modem.Vào giờ cao điểm,do các ngân hàng đều chuyển dữ liệu về TTTT nên rất dễ xảy ra hiện tợng ùn tắc nếu các ngân hàng sử dụng chung một đờng truyền.Hệ thống NHCT Việt Nam đã thuê đờng truyền thông X25 của Tổng công ty Bu chính viễn thông làm đờng truyền riêng nên các trờng hợp ách tắc đờng truyền đã giảm
hẳn.Nhng vì dung lợng đờng truyền nhỏ,chất lợng đờng truyển không ổn định nên vẫn có trờng hợp bị ách tắc chứng từ gây chậm trễ cho khách hàng. Đây là một hạn chế mà NHCT Việt Nam cũng cần phải sớm khắc phục.
-Quy trình nghiệp vụ chuyển tiền cho khách hàng cá nhân còn cha thuận tiện: Theo quy trình này khách hàng phải tự viết giấy nộp tiền,bảng kê các loại tiền nộp.Điều này làm khách hàng cảm thấy bất tiện vì mất nhiều thời gian và có nhiều khách hàng vì ít khi thanh toán qua ngân hàng nên tỏ ra lúng túng khi làm thủ tục thanh toán dễ dẫn đến nhầm lẫn.Trong khi đó ở bu điện khách hàng chỉ cần nói số tiền,địa chỉ cần chuyển tới và kí vào lệnh chuyển tiền vừa đợc in từ máy ra theo yêu cầu của khách là xong.Có sự khác biệt này là do chứng từ dùng trong chuyển tiền qua ngân hàng có đặc điểm phải do chính khách hàng lập,nó có giá trị nh là một sự uỷ quyền để ngân hàng thanh toán thay mặt khách hàng.ngân hàng chỉ có nhiệm vụ thiết kế và in ấn chứng từ để sử dụng ,và hớng dẫn khách hàng lập cho đúng...
-Bộ phận chuyển tiền cá nhân cha mạnh:Mặc dù mức phí của ngân hàng là thấp hơn nhng trên thực tế chuyển tiền cho khu vực dân c vẫn cha chiếm đợc u thế so với ngành bu điện...
Chơng 3 Một số ý kiến đóng góp về quá trình hoàn thiện và nâng cao chất lợng thanh toán điện tử tại
ngân hàng công thơng đống đa
1.Về đào tạo cán bộ:
Đào tạo cán bộ là một giải pháp không thể thiếu cho bất kì một quá trình cải tiến nào dù ở lĩnh vực gì.Bởi công việc nào cũng phải cần tới con ngời.Con ngời là yếu tố quyết định.Máy móc phơng tiện dù có tối tân hiện đại nếu thiếu những ngời có trình độ để sử dụng thì không thể nào phát huy đợc tác dụng.Vì thế đào tạo con ngời luôn đi trớc một bớc rồi mới đến đầu t trang thiết bị.
Trong giai đoạn phát triển của ngân hàng hiện nay,ngời cán bộ thanh toán viên không những chỉ giỏi nghiệp vụ mà còn phải sử dụng thành thạo máy vi tính và phải có khả năng giải quyết những vấn đề nảy sinh ngoài dự kiến.Có đội ngũ cán bộ nhân viên nh vậy thì mới tạo cho khách hàng sự tin tởng khi đặt quan hệ với khách hàng.Đây là vấn đề đã đợc NHCT Đống Đa chú ý nhng cần phải đợc quan tâm hơn nữa khi trong tơng lai ngân hàng đang có nhiều dự kiến hiện đại hoá trang thiết bị.
-ngân hàng nên thờng xuyên cung cấp cho thanh toán viên đầy đủ các quyết định,quy chế,quy định,các văn bản hớng dẫn của Thống đốc NHNN,của Tổng giám đốc NHCT...về hớng dẫn quy trình TTĐT.
-ngân hàng cần phải khuyến khích cán bộ tự học để nâng cao trình độ cả về nghiệp vụ và tin học.
-ngân hàng cũng cần có chế độ tiền lơng,thởng thích đáng cho cán bộ TTĐT...
2.Về quy chế thanh toán không dùng tiền mặt.
Trong nền kinh tế ngày một phát triển,thanh toán không dùng tiền mặt đã trở nên phổ biến.Có nhiều hình thức thanh toán khác nhau để đáp ứng nhu cầu thanh toán đa dạng của nền kinh tế và tiện lợi cho khách hàng.Hiện nay ở Việt Nam đang
sử dụng 5 hình thức thanh toán là thanh toán bằng séc(gồm séc bảo chi,séc chuyển khoản);uỷ nhiệm chi-chuyển tiền;uỷ nhiệm thu;thanh toán bằng th tín dụng;thẻ thanh toán.Tại NHCT Đống Đa cho tới nay cũng đã có thể thực hiện đợc tất cả các hình thức này song các hình thức hay đợc sử dụng nhất là uỷ nhiệm chi,séc chuyển khoản,séc bảo chi,uỷ nhiệm thu và séc chuyển tiền.
ở đây em muốn đề cập tới khía cạnh quy chế đối với việc sử dụng công cụ thanh toán không dùng tiền mặt cụ thể là công cụ séc chuyển khoản-là công cụ đợc sử dụng nhiều chỉ sau uỷ nhiệm chi.Nhợc điểm của séc chuyển khoản là dễ phát hành quá số d.Đây là điều cấm trong chế độ thanh toán nhng nhiều trờng hợp ngời phát hành không cố ý hoặc số tiền để thanh toán cha về kịp ngay hôm đó hay có khoản chi đột xuất...chỉ 1,2 ngày sau là số tiền của họ về đủ,dẫn tới ngời bán chậm thu đợc tiền hàng và ngời mua lại bị phạt và từ đó làm cho công cụ này ít đợc sử dụng trong thanh toán.Trong khi đó công cụ thanh toán này hết sức đơn giản và thuận tiện cho khách hàng,đặc biệt là đối với khách hàng là ngời mua.
Do đó NHCT Đống Đa nên chăng sớm đề nghị với NHNN cho phép sử dụng tài khoản thấu chi và thực hiện bảo lãnh d nợ tài khoản thấu chi bằng tín chấp.Việc ngân hàng cho phép d nợ tài khoản thấu chi và thực hiện bảo lãnh d nợ tài khoản thấu chi bằng tín chấp khi phát hành séc quá số d trong trờng hợp khách hàng tạm thời thiếu tiền thì sẽ khắc phục đợc tình trạng khó khăn trong thanh toán bằng séc chuyển khoảnvà đẩy mạnh tình hình thanh toán này phát triển.
Cụ thể: Khách hàng làm đơn gửi đến ngân hàng phục vụ mình trong đó ghi rõ “đề nghị ngân hàng cho phép đơn vị đợc sử dụng tài khoản thấu chi và thực hiện bảo lãnh d nợ tài khoản thấu chi bằng tín chấp trong trờng hợp đột xuất đơn vị phát hành séc chuyển khoản bị quá số d”.Khi ngân hàng nhận đợc đơn này thì kế toán viên phụ trách tài khoản của đơn vị đó cùng kết hợp với cán bộ tín dụng phải điều tra làm rõ xem xét đối tợng khách hàng để từ đó đi đến kết luận chính xác và xác định đơn vị nào có thể sử dụng séc chuyển khoản trong trờng hợp tờ séc phát hành quá số d mà vẫn đợc ngân hàng chấp nhận thanh toán.Chấp nhận thanh toán cho tờ
séc phát hành quá số d có nghĩa là ngân hàng cho đơn vị vay một khoản tiền để thanh toán cho ngời thụ hởng,thì giữa khách hàng phát hành séc và ngân hàng sẽ đi đến kí kết một hợp đồng sử dụng tài khoản thấu chi.Sau khi hợp đồng đợc kí kết ,ngân hàng sẽ mở cho khách hàng một tài khoản thấu chi mà không phải mở tài khoản thông thờng.Tài khoản thấu chi có thể d nợ hoặc d có.Khi có d có,khách hàng đợc hởng theo lãi suất tiền gửi.Ngợc lại khi d nợ,khách hàng phải trả phí lãi cho ngân hàng theo lãi suất d nợ thấu chi.Kèm theo việc mở tài khoản thấu chi thì ngân hàng phải ấn định một mức d nợ cho tài khoản của đơn vị đó và quy định thời hạn nhất định đợc phép d nợ đối với từng khoản phát sinh và việc phát hành séc chuyển khoản này chỉ đợc phép trong phạm vi mức độ d nợ và thơì hạn đã đợc kí kết trong hợp đồng thoả thuận giữa hai bên.
Việc nới rộng quy chế này sẽ giúp khách hàng thực hiện đợc việc thanh toán kịp thời,thuận tiện đảm bảo luôn đủ điều kiện chi trả trong trờng hợp tạm thiếu vốn vì vậy mà không bỏ lỡ các cơ hội kinh doanh,hạn chế tối đa khả năng ứ đọng vốn và xây dựng đợc lòng tin,mối quan hệ bạn hàng giữa các đơn vị(doanh nghiệp )ngày càng phát triển.Mặt khác các khách hàng mua phải chịu một lãi suất tơng đối cao nhng còn dễ chịu hơn nhiều so với mức vi phạm hợp đồng quy định trong cơ chế thanh toán mà ngân hàng áp dụng.
3.Về giờ giấc giao dịch: