Thiết kế giao diện ngời máy
5.1.2Giới thiệu về các thành phần của Access
Trớc tiên ta nên định nghĩa cơ sở dữ liệu là gì ? Cơ sở dữ liệu là tập hợp những số liệu liên quan đến một chủ đề hay một mục đích quản lý khai thác nào đó, trong cơ sở dữ liệu ngoài các Table chứa những số liệu, còn có những thứ khác cụ thể nh những Query (bảng truy vấn), những Form (mẫu biểu), những Report (báo biểu), những Macro (lịnh ngầm), và những Module (đơn thể lập trình) giúp ta quản lý và khai thác số liệu. Do đó, ta có thể tạo một ứng dụng cơ sở dữ liệu Access hoàn chỉnh lu trữ trong chỉ một tập tin .mdb.
Một cách tổng quát, một cơ sở dữ liệu của Microsoft Access bao gồm các thành phần dới đây :
1.Table : Bảng dữ liệu
Là thành phần cơ bản quan trọng của Cơ Sở Dữ Liệu, nó dùng để ghi nhận các số liệu cơ sở, cần thiết của Cơ Sở Dữ Liệu. Có thể nói tất cả quá trình xử lý dữ liệu đều dựa trên cơ sở các dữ liệu thô đợc lu trữ trong các table.
Trong 1 table số liệu đợc tổ chức thành các cột (fields or columns) và dòng (records). Mỗi cột ứng với một mục dữ liệu cần lu trữ. Mỗi dòng chứa dữ liệu về một ngời hay vật cụ thể mà ta cần lu trữ. Khi thiết kế các cột cho table, ta có thể ràng buộc điều kiện để Access kiểm tra các record nhập vào không bị sai sót.
Chính nhờ những table này mà ta xây dựng nên đợc những mối quan hệ trong hệ thống (relationship).
2.Query : Bảng truy vấn
Query là công cụ dùng để tính tóan và xử lý dữ liệu từ các table và các query khác có sẵn trong Cơ Sở Dữ Liệu.
Dạng Query thờng đợc sử dụng nhiều nhất là Select Query. Bằng lọai Query này ta có thể lọc ra những thông tin cần quan tâm từ nhiều bảng dữ
liệu khác nhau của cơ sở dữ liệu, có thể phân tích và hiệu chỉnh dữ liệu ngay trên bản thân Query hay sửdụng làm cơ sở cho công việc khác.
Ngoài ra còn có các lọai Query khác nh Update Query để cập nhật, chỉnh sữa dữ liệu cho table, Crosstab Query tổng hợp số liệu, Make Table Query nhằm phục hồi dữ liệu nếu có sơ sót xảy ra cho table. Ráp nối dữ liệu vào table có Append Query, xóa dữ liệu Delete Query Query nh… là một nền tảng để tạo ra các báo biểu có đặc tính định dạng cao hơn Table.
3.Form : mẫu biểu
Không thể thiếu đợc trong Access, là phần hiển thị ra bên ngòai dành cho ngời sử dụng. Điểm nổi bật là có thể thiết kế Form thật đẹp và tiện dụng để ngời sử dụng điều khiển một cách dễ dàng và không bị nhàm chán vì giao diện quá xấu nh một số phần mềm khác.
Trong một Form có thể chứa một Form khác gọi là Sub Form cho phép cùng lúc nhập liệu vào nhiều Table khác nhau.
Form có thể dùng để nhập mới hay sữa đổi các dữ liệu trên Table, Query, có thể chứa các nút lệnh để thực hiện các chỉ thị nh chạy Query, xem hay in Report …
Trong Form Access hỗ trợ tất cả những công cụ cần thiết trong Toolbox nhằm trợ giúp ta tạo đợc một Form thân thiện nhất cho ngời sử dụng.
Vd : Command Button tạo các nút bấm cho Form Combo Box tạo ra danh sách cho ta chọn
Các List Box, Check Box …
Đặc biệt có Control Wizards hỗ trợ cho ta rất nhiều.
4.Report : Báo biểu
Là đầu ra của Access. Dùng để in ấn hay thể hiện các báo biểu có nguồn gốc từ các Table hay từ kết quả của Query dới nhiều hình thức trình bày phong phú, đẹp mắt.
5.Macro : Lệnh ngầm
Là một tập hợp các lệnh đợc chọn, sắp xếp hợp lý cho việc tự động hóa các thao tác. Macro của Access đợc xem nh một công cụ lập trình đơn giản giúp cho công việc quản lý số liệu trở thành linh hoạt.
6.Module : Đơn thể
Là phơng tiện lập trình trong Access với ngôn ngữ lập trình Access Basic. Nhờ mã Access VBA bạn có thể tạo các ứng dụng cơ sở dữ liệu hoàn chỉnh có các lệnh đơn, thanh công cụ tùy biến, và các tính năng khác. Mã Access VBA cho phép điều khiển theo lập trình nhiều tác vụ và tùy chọn cơ sở dữ liệu mà bạn không thể điều khiển bằng Macro.