4.1. Hoàn thiện kiểm soát đối với nợ phải trả
Công ty nên có quy định cụ thể về thời gian luân chuyển của bộ chứng từ mua hàng cho kế toán công nợ. Sau ngày nhận hàng bao nhiêu ngày thì phải chuyển bộ chứng từ mua hàng cho kế toán công nợ để tiến hành ghi nhận khoản nợ phải trả nhà cung cấp.
Công ty nên xem xét việc sử dụng giá tạm tính để ghi sổ vào cuối tháng khi hàng đã nhận và nhập kho mà Hóa đơn mua hàng chưa về và phải điều chỉnh về giá thực tế khi nhận được Hóa đơn hoặc thông báo giá chính thức của nhà cung cấp. Giá tạm tính cần phải do phòng Kinh doanh lập căn cứ trên Bảng tổng hợp các sản phẩm, nguyên phụ liệu cần mua.
Kế toán công nợ nên hạch toán rõ ràng, rành mạch các khoản chiết khấu, giảm giá hàng bán của nhà cung cấp, tức là thay vì chỉ định khoản một bút toán ghi tăng hàng tồn kho với giá trị sau khi đã trừ chiết khấu, thì kế toán công nợ
nên tách biệt hai định khoản này trước khi nhập vào máy: một bút toán phản ánh giá trị hàng mua vào thực tế và một bút toán phản ánh khoản chiết khấu giảm giá được hưởng.
Để tránh tình trạng gian lận về khoản chiết khấu được hưởng, công ty nên yêu cầu một bảng phụ lục chiết khấu từ phía nhà cung cấp và bảng báo giá để đảm bảo số tiền ghi nhận là phù hợp và chính xác.
4.2. Hoàn thiện kiểm soát đối với việc chi tiền
Kế toán cần kiểm tra đối chiếu kỹ số liệu giữa bộ chứng từ của kế toán kho cung cấp gồm Hóa đơn GTGT, Tờ khai hàng hóa nhập khẩu, Hóa đơn thương mại (bản sao), Phiếu nhập kho (liên 2), Đơn đặt hàng,… với bộ chứng từ gốc có khớp với nhau không trước khi tiến hành duyệt chi. Vì bộ chứng từ thanh toán là các bản sao nên ngoài con dấu “sao y bản chính” cần yêu cầu sự ký duyệt của ban giám đốc công ty để tránh trường hợp con dấu bị làm giả.
Kế toán tiền gửi cần phải đối chiếu số tiền trên giấy báo Nợ và số tiền cần thanh toán trên giấy đề xuất với hóa đơn mua hàng có khớp đúng không.
Công ty nên giao trách nhiệm cho một người độc lập kiểm tra, đối chiếu các chứng từ, sổ sách giữa các phòng ban.
Công ty nên có chính sách, quy định xử phạt nghiêm khắc hơn đối với nhưng hành vi sai phạm như bồi thường gấp đôi hay gấp ba giá trị tài sản bị mất,… nhằm để hạn chế các hành vi sai phạm có thể xảy ra.
KẾT LUẬN
Hệ thống kiểm soát nội bộ ngày càng có vai trò quan trong trong các doanh nghiệp cũng như các công ty. Nó được coi là một yếu tố quan trọng của hệ thống quản lý doanh nghiệp. Một hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu giúp các mục tiêu của doanh nghiệp được thực hiện. Nhà quản lý giỏi không chỉ bản thân người đó giỏi, làm nhiều việc mà họ cần thiết lập một hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu để các nhân viên làm việc tích cực với hiệu suất cao.
Qua quá trình nghiên cứu chu trình “mua hàng, tồn trữ và trả tiền” của công ty TNHH TM-DV Tin học H.D.C, qua các tài liệu có liên quan đến kiểm soát nội bộ, nhóm đã đưa ra một sô nhận xét chung và các giải pháp có liên quan nhằm hoàn thiện chu trình kiểm soát nội bộ chu trình “mua hàng, tồn trữ và trả tiền”.
Với kiến thức và khả năng nghiên cứu còn có hạn, vì vậy đề tài cũng không thể tránh khỏi những sai sót và hạn chế nhất định. Em rất mong nhận được sự góp ý của cô để bài làm của nhóm được hoàn thiện hơn.