I. PHƯƠNG PHÂP PHỏNG VấN (INTERVIEW)
I.1. Nguyín lý của phương phâp
Phỏng vấn lă tìm câch thu nhập thông tin qua câc cđu hỏi vă câc cđu trả lời. Người phđn tích (NPT) đặt cđu hỏi cho đối tượng cần được khảo sât, sau đó ghi văo phiếu hay bâo câo kết quả phỏng vấn khi kết thúc cuộc phỏng vấn.
Yíu cầu đối với NPT lă phải có nhiều kinh nghiệm, có kiến thức chuyín môn, ởđđy lă kiến thức về Tin học, vă có sự am hiểu sđu sắc lĩnh vực cần được khảo sât cũng như trình độđiíu luyện vă thănh thạo một câch nhuần nhụy nghệ thuật phỏng vấn.
Tính nghệ thuật trong phỏng vấn liín quan đến ba yếu tố lă : đặt cđu hỏi, lắng nghe vă điều tra sâng tạo.
Nghệ thuật đặt cđu hỏi
Trong thực tế, nếu NPT chỉ lắng nghe câc cđu trả lời của người được phỏng vấn một câch thụđộng thì sẽ không đạt được kết quả. NPT rất dễ sa văo những chi tiết lan man, thiếu trọng tđm, lạc đề hoặc rơi văo những sự kiện hay những ý tưởng vụn vặt không gắn gì với những vấn
đề cần nắm bắt của hệ thống.
Để khắc phục tình trạng trín, NPT phải thực hiện câc yíu cầu sau : Sắp xếp theo thứ tự rõ răng vă chính xâc câc khía cạnh đưa ra để hỏi.
Nội dung cđu hỏi phải cụ thể tường minh, chỉ có thể hiểu theo một nghĩa, trânh những cđu hỏi mập mờ hăm ý nhiều nghĩa bín trong.
Câc cđu hỏi phải đi thẳng văo vấn đề, trânh dẫn dắt người theo ý muốn chủ quan của mình, thiếu tính tế nhị.
Chỉ nín hỏi từng cđu hỏi vă phải chú ý đến những chi tiết chưa rõ hay người trả lời chưa trả lời đúng trọng tđm vì cố tình hay vô ý.
Nghệ thuật lắng nghe
Biết câch lắng nghe lă một việc rất khó khăn, cần được rỉn luyện vă phât triển theo thời gian. Lắng nghe một câch chủđộng, sâng tạo đòi hỏi phải có sự nhạy cảm cao trong tư duy, kết hợp giữa trực giâc vă cảm giâc một câch chính xâc.
NPT cần chú ý khi lắng nghe :
Chăm chú, chủđộng thể hiện sựđồng cảm với người nói, biểu thị khả năng có thể thấu hiểu được những ý nghĩ vă hănh động của người nói.
Biết thu nhận (cả nghĩa bóng lẫn nghĩa đen), biết phân đoân vă suy luận, biết chắt lọc vă hiểu được những điều được nghe, được cảm nhận.
Biết kiín nhẫn chờđợi, với một tình cảm chđn tình, vă có khả năng chia sẻ, gợi ý những
điều chưa rõ.
Nghệ thuật biến phỏng vấn thănh một cuộc điều tra sâng tạo
Phỏng vấn đòi hỏi phải tiến hănh như một quâ trình ứng xử sâng tạo “thiín biến vạn hóa”. Nhưđê biết, sẽ không bao giờ có hai đối tượng được phỏng vấn trả lời hoăn toăn đồng nhất với nhau. Vì vậy, kết quả một cuộc phỏng vấn hoăn toăn tuỳ thuộc văo khả năng của NPT.
I.2.Phđn tích hiện trạng
Phđn tích (hay tìm hiểu) hiện trạng sử dụng phương phâp phỏng vấn để nắm được từ tổng quât đến chi tiết về một số lĩnh vực thuộc ví nghiệp (XN) có dựđịnh Tin học hoâ. Đó lă quâ trình tiếp xúc giữa NPT với nhiều loại người khâc nhau tuỳ theo chức năng công tâc của họ
trong XN : lă lênh đạo, quản lý hay thừa hănh.
Người lênh đạo cho biết một câch tổng thể về tổ chức XN, nhiệm vụ cụ thể của từng bộ
phận, câc mục tiíu trung hạn vă dăi hạn của XN.
Người quản lý cho biết câc chức năng thuộc lĩnh vực họđang phụ trâch. Người thừa hănh cho biết thông tin về một công việc cụ thể.
Khi phđn tích hiện trạng, NPT sẽ lăm việc với hai nhóm đối tượng : nhóm lênh đạo vă nhóm câc vị trí lăm việc.
I.3.Phỏng vấn lênh đạo
a) Mục tiíu
• Phỏng vẫn lênh đạo nhằm hiểu được tính tổng thể của tổ chức, của từng lĩnh vực vă của từng bộ phận.
• Phỏng vấn được tiến hănh tuần tự theo cấu trúc phđn cấp của hệ thống tổ chức : đầu tiín lă ban giâm đốc, sau đó đến câc bộ phận (phòng, ban...) chức năng.
• Qua phỏng vấn, căng nắm được nhiều hồ sơ của nhiều lĩnh vực, nhiều bâo câo biểu mẫu thống kí hăng thâng, hăng quý, hăng năm, v.v... căng tốt.
b) Kết quả phỏng vấn
Kết quả phỏng vấn lă :
Phât biểu lại vấn đề (cần Tin học hoâ) một câch chính xâc.
Liệt kí câc mục tiíu XN cần đạt được, câc con số có tính toăn cục. Giới hạn những vị trí lăm việc chính liín quan đến lĩnh vực quan tđm. Xâc định phạm vi phđn tích khả thi.
Phạm vi phđn tích khả thi (những gì cần lăm, lăm như thế năo vă những gì thì không cần lăm ?) thường không rõ răng lúc tiến hănh phỏng vấn, tuy nhiín, cùng với quâ trình nhận thức hiện trạng, phạm vi năy căng lúc căng rõ ra.
Liệt kí những hạn chế, răng buộc về phương tiện, thời gian vă kinh phí.