b, Nhiệm vụ của tổ chức kế toán nguyên vật liệu
2.2.2.2Kế toán nguyên vật liệu tại Phòng Kế toán
Kế toán mở Sổ chi tiết NVL27 ghi chép sự biến động nhập, xuất, tồn của từng loại vật liệu về cả hiện vật và giá trị. Hàng ngày, sau khi nhận được chứng từ nhập, xuất kho do thủ tục nộp lên, kế toán kiểm tra ghi đơn giá, tính giá thành tiền và phân loại chứng từ vào sổ chi tiết vật liệu.
Cuối kỳ, kế toán tiến hành cộng sổ và tính ra số tồn kho cho từng loại vật liệu, đồng thời tiến hành đối chiếu số liệu trên sổ kế toán chi tiết vật liệu với thẻ kho tương ứng. Căn cứ vào các sổ kế toán chi tiết vật liệu, kế toán lấy số liệu để ghi vào Bảng tổng hợp nhập xuất tồn vật liệu28.
2.2.3 Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu tại công ty
Đồng thời với quá trình hạch toán chi tiết nguyên vật liệu, kế toán cũng phải ghi sổ tổng hợp nguyên vật liệu. Công ty áp dụng hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên, áp dụng hình thức Nhật ký chung và tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ.
a, Chứng từ sử dụng
- Phiếu nhập kho - Phiếu xuất kho - Hóa đơn GTGT
- Biên bản giao nhận NVL - Biên bản kiểm nghiệm NVL
- Phiếu chi tiền mua NVL, ủy nhiệm chi
b, Tài khoản sử dụng
- TK 152 – “Nguyên liệu, vật liệu” đây là TK chính được sử dụng khi hạch toán NVL. Tài khoản này không mở chi tiết thành tài khoản cấp 2, 3. Mọi nguyên vật liệu đều được phản ánh chung trong tài khoản tổng hợp 152 và được mã hoá để quản lý.
NVL trong doanh nghiệp chủ yếu là mua ngoài, công ty mua trong nước không qua nhập khẩu, hơn nữa NVL mua vào của công ty được cung cấp chủ yếu từ những công ty có quan hệ từ lâu nên độ tin cậy cao, chất lượng NVL đảm bảo vì thế mọi khoản ưu đãi giảm giá hàng bán, chiết khấu thương mại đều được trừ trực tiếp trên giá mua. Trong quá trình hạch toán kế toán không sử dụng tài khoản 151 (Hàng đi đường) do nhập NVL là theo nhu cầu nên không có trường hợp hóa đơn về mà hàng không về.
27 Phụ lục 2.11 Sổ chi tiết nguyên vật liệu
Ngoài ra, kế toán còn sử dụng các tài khoản liên quan
- TK 331: Phải trả người bán: được dùng để theo dõi chi tiết tình hình thanh toán với từng nhà cung cấp.
- TK 621: Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp - TK 627: Chi phí sản xuất chung
- TK 642: Chi phí quản lý doanh nghiệp
Công ty cũng tổ chức mã hoá cho từng nhà cung cấp bằng mã số riêng rồi vào sổ chi tiết đối tượng thanh toán. Số liệu các sổ liên quan đều dựa trên mã số, khi cần chỉ cần truy cập vào mã số đã có, tự động máy sẽ cho ta những thông tin cần thiết về đối tượng đó.
c, Phương pháp kế toán tổng hợp NVL
Kế toán tổng hợp tăng nguyên vật liệu:
Khi NVL về nhập kho, kế toán dựa vào các chứng từ của thủ kho đưa lên và hóa đơn GTGT của người bán để tiến hàng tính giá nhập kho và ghi chép vào các sổ liên quan (các chi phí phát sinh trong quá trình thu mua NVL cũng được kế toán đưa vào nguyên giá của NVL). Nếu trong trường hợp chi phí thu mua vận chuyển cho nhiều NVL khác nhau thì kế toán sẽ phải tiến hành phân bổ chi phí đó cho các NVL và tại công ty kế toán đã tiến hành phân bổ theo giá trị của các NVL đó.
Ví dụ : Theo HĐ GTGT000217529 và PNK0100230, kế toán ghi nhận bút toán
và sổ Nhật ký chung
Nợ TK152: 153.300.000
Nợ TK133: 15.330.000
Có TK331: 168.630.000
Do chưa thanh toán cho người bán (công ty Xây dựng Đức Tâm), kế toán đồng thời ghi vào Sổ chi tiết công nợ phải trả nhà cung cấp.
Sau đó, kế toán vào sổ cái TK15231, sổ cái TK133, sổ cái TK331.
Khi Công ty thanh toán tiền hàng cho nhà cung cấp, căn cứ vào chứng từ thanh toán (phiếu chi, giấy báo nợ…) kế toán ghi sổ NKC và sổ kế toán chi tiết công nợ phải trả người bán. Từ số liệu trên sổ NKC để vào sổ cái TK 152, sổ cái TK 331, sổ cái TK 111 theo định khoản:
Nợ TK 331 (chi tiết) Có TK 111, 112
- Trường hợp mua NVL thanh toán bằng tiền giao tạm ứng: kế toán căn cứ vào hoá đơn thanh toán, Phiếu nhập kho kế toán ghi sổ NKC, từ số liệu trên sổ NKC kế toán phản ánh vào sổ cái TK 152, sổ cái TK 133, sổ cái TK 141 theo định khoản:
Nợ TK 152 (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Nợ TK 133 (thuế được khấu trừ)
Có TK 141 (chi tiết cho từng đối tượng được tạm ứng).
Việc thanh toán tiền tạm ứng được theo dõi trên sổ chi tiết thanh toán tiền tạm ứng lập riêng cho từng đối tượng.
- Nhập kho trở lại đối với nguyên vật liệu xuất ra sử dụng không hết, Công ty không sử dụng Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ mà sử dụng biên bản bàn giao vật tư thiết bị cho phòng vật tư cơ giới, các phân xưởng trực tiếp đem nguyên vật liệu nhập trở lại kho. Căn cứ phiếu nhập kho, kế toán vào Sổ NKC, từ số liệu trên NKC kế toán phản ánh vào sổ cái 152, sổ cái TK 621 theo định khoản:
Nợ TK 152
Có TK 621 (chi tiết) – ghi giảm chi phí NVL.
Cuối tháng căn cứ vào số tổng cộng trên Sổ chi tiết NVL, lập bảng tổng hợp Nhập – Xuất –Tồn32.
- Công ty không sử dụng TK 151 để hạch toán trường hợp nguyên vật liệu mua về nhưng cuối tháng chưa về nhập kho, mặc dù đã nhận được chứng từ, kế toán đợi khi hàng về mới tiến hành nhập kho.
Kế toán tổng hợp giảm nguyên vật liệu:
- Căn cứ vào giá trị NVL tồn kho đầu tháng và giá trị NVL nhập kho trong tháng mà cuối tháng kế toán tính toán được trị giá NVL trong các lần xuất bằng phương pháp bình quân cả kỳ dự trữ. Và căn cứ vào các phiếu xuất kho kế toán định khoản giảm NVL.
Như ví dụ về nghiệp vụ ngày 20/03/2014, xuất NVL xây dựng Hạng mục công trình HM140028, kế toán căn cứ PXK0100333, hạch toán vào sổ Nhật ký chung như sau:
Nợ TK 621: 252.834.500
Có TK 152: 252.834.500
Đồng thời, kế toán ghi chép vào các sổ có liên quan như sổ chi tiết TK 152, Sổ chi tiết TK 621 … và sổ cái TK 152, sổ cái TK62134...
32 Phụ lục 2.12: Bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn NVL
33 Phụ lục 2.9: Phiếu xuất kho
- Trường hợp, xuất NVL dùng cho quản lý doanh nghiệp, thì kế toán ghi tăng chi phí quản lý doanh nghiệp TK642
Nợ TK 642: Chi phí quản lý DN Có TK 152
Khi đó kế toán phản ánh vào sổ NKC, đồng thời căn cứ số liệu trên sổ NKC phản ánh vào sổ chi tiết TK 642, sổ cái TK 152.
Cuối tháng, khi kế toán tiến hành kiểm kê NVL trong kho và lập biên bản kiểm kê NVL35, nếu kiểm kê có NVL thiếu thì sẽ tiến hành tìm nguyên nhân và xử lý. Nếu thiếu kế toán ghi trên TK 1381 và sau đó tùy theo nguyên nhân mà xử lý có thể là bắt bồi thường hoặc ghi tăng vào chi phí giá vốn nếu đó là thiếu do hao hụt trong định mức…
Cuối tháng, kế toán tiến hành in chứng từ sổ sách để lưu hồ sơ giúp các tổ chức, cơ quan kiểm soát hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty: như cơ quan thuế…
d, Sổ kế toán
- Sổ Nhật ký chung36: Đây là sổ kế toán tổng hợp được sử dụng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh theo trình tự thời gian, đồng thời thực hiện việc phản ánh theo quan hệ đối ứng tài khoản (định khoản kế toán) để phục vụ cho việc ghi Sổ cái.
- Cơ sở và phương pháp ghi sổ: Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ kế toán phản ánh các nghiệp vụ phát sinh (Phiếu chi, Phiếu thu, Phiếu nhập mua hàng, Phiếu Nhập kho, Phiếu xuất kho, Hoá đơn GTGT, Phiếu kế toán…) được kế toán cập nhật, số liệu được tự động vào sổ Nhật ký chung theo trình tự thời gian. Thời gian ghi sổ là thời gian xác định trên các chứng từ kế toán. Mỗi nghiệp vụ phát sinh ghi trên một dòng. Đầu trang sổ ghi số cộng trang trước chuyển sang, cuối trang sổ cộng số phát sinh luỹ kế để chuyển sang trang sau.
- Sổ cái tài khoản37 là sổ kế toán tổng hợp để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh theo tài khoản kế toán. Mỗi tài khoản kế toán được mở một Sổ Cái.
- Cơ sở và phương pháp ghi sổ: Hàng ngày, căn cứ vào số liệu được ghi vào sổ Nhật ký chung, xác định các tài khoản liên quan để vào Sổ Cái của tài khoản tương ứng. Đầu trang sổ ghi số cộng luỹ kế và số dư trang trước chuyển sang, cuối trang sổ ghi cộng số phát sinh luỹ kế, tính số dư để chuyển sang trang sau.
CHƯƠNG 3
CÁC KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT VỀ KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU XÂY DỰNG TẠI CÔNG TY TNHH XÂY DỰNG QUANG MINH
3.1 Các kết luận phát hiện qua nghiên cứu kế toán NVL xây dựng tại công ty TNHH Xây dựng Quang Minh
3.1.1 Những kết quả đã đạt được (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Tổ chức bộ máy kế toán của Công ty được xây dựng trên mô hình tập trung là phù hợp với đặc điểm quy mô sản xuất của Công ty. Các Phòng ban phối hợp chặt chẽ với phòng kế toán đảm bảo công tác hạch toán thống nhất về nguyên vật liệu diễn ra đều đặn, nhịp nhàng. Các bộ phận kế toán trong Công ty đảm nhiệm những phần hành kế toán riêng biệt nhưng có mối quan hệ mật thiết với nhau đảm bảo xử lý thông tin được nhanh nhất cung ứng kịp thời cho Ban lãnh đạo Công ty để đưa ra các quyết định và giám sát công việc đạt hiệu quả cao.
- Chế độ hạch toán tại Công ty phù hợp với quy định của BTC. Hệ thống chứng từ ban đầu được tổ chức hợp pháp, hợp lý, đầy đủ. Quy trình luân chuyển chứng từ đúng quy định đề ra.
- Hình thức kế toán mà Công ty áp dụng là Nhật ký chung. Đây là hình thức kế toán đang được áp dụng rộng rãi với ưu điểm là tổ chức hệ thống sổ sách khá đơn giản, dễ thực hiện và đặc biệt rất thích hợp khi vận dụng kế toán máy. Về phương thức kế toán: Quá trình sản xuất kinh doanh của Công ty diễn ra liên tục thường xuyên nên Công ty áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên trong hạch toán là hợp lý. Như vậy có điều kiện để quản lý tốt NVL và hạch toán chặt chẽ đúng quy định, tạo điều kiện thuận lợi cho công tác kiểm tra kế toán tại công ty.
- Về việc cung cấp và lập kế hoạch thu mua: Công ty xây dựng quy trình quản lý vật liệu tương đối khoa học từ khâu thu mua, bảo quản, sử dụng nguyên vật liệu cho hoạt động sản xuất kinh doanh. Việc phân công trong công tác quản lý khá rõ ràng, hợp lý: bộ phận kỹ thuật sản xuất lập định mức nguyên vật liệu theo các chỉ tiêu kỹ thuật, theo hợp đồng mua hàng, nhu cầu sản xuất; bộ phận cung ứng vật tư chịu trách nhiệm thu mua nguyên vật liệu theo yêu cầu, tìm hiểu, thăm dò các nguồn hàng mà Công ty đang cần đặc biệt là các nguồn hàng chất lượng tốt giá cả hợp lý, tiết kiểm chi phí, đảm bảo quá trình sản xuất. Sự phối hợp của hai bộ phận
nhiệm trong công việc kiểm soát nguyên vật liệu.
- Về phương pháp hạch toán chi tiết nguyên vật liệu: Công ty đã vận dụng phương pháp ghi thẻ song song phù hợp với điều kiện thực tế dễ đối chiếu kiểm tra, phát hiện sai sót.
- Về kế toán tổng hợp nguyên vật liệu:
+ Về sổ sách kế toán: kế toán sử dụng chứng từ phù hợp với quy định hiện hành: mẫu chứng từ, công tác ghi chép chứng từ đảm bản phản ánh kịp thời, chính xác các nghiệp vụ phát sinh, cung cấp các thông tin kinh tế cần thiết cho từng bộ phận có liên quan. Hệ thống sổ sách tương đối đầy đủ, hệ thống sổ kế toán theo biểu mẫu mà Bộ Tài chính quy định, có sự linh hoạt trong việc thiết kế kết cấu sổ cho phù hợp với điều kiện thực tế của Công ty mà vẫn cung cấp đầy đủ thông tin kế toán cần thiết cho công tác quản lý.
+ Tài khoản sử dụng: các tài khoản kế toán sử dụng để hạch toán nguyên vật liệu phù hợp với hệ thống tài khoản do BTC quy định. Đối với TK 152 tuy không được chi tiết thành các TK cấp 2,3 nhưng tất cả nguyên vật liệu đều đã được mã hoá thuận tiện cho việc theo dõi quản lý.
+ Trình tự kế toán: kế toán vật tư đã thực hiện kế toán nguyên vật liệu theo trình tự phù hợp với thực tế phát sinh của các nghiệp vụ.
Tuy nhiên, bên cạnh những ưu điểm có tác dụng tích cực đến việc tiết kiệm chi phí vật liệu và công cụ dụng cụ thì quá trình hạch toán kế toán NVL tại công ty cũng gặp những khó khăn nhất định.
3.1.2 Những mặt hạn chế, tồn tại và nguyên nhân
(1)
Về hệ thống kho bảo quản vật tư
Công ty chỉ có một kho bảo quản vật tư chung cho toàn công ty. Mà mỗi nhóm nguyên vật liệu có tính chất lý hoá khác nhau do đó đòi hỏi điều kiện kho tàng bảo quản cũng khác nhau. Vì vậy, công ty cần bố trí NVL thành các kho nguyên vật liệu nhỏ hơn dựa trên công dụng kinh tế của nguyên vật liệu: kho vật liệu chính, kho nguyên vật liệu phụ, kho nhiên liệu…Việc phân chia này sẽ tạo điều kiện để bảo quản nguyên vật liệu tốt hơn cũng như giúp công tác quản lý nguyên vật liệu trở nên dễ dàng hơn mỗi khi nhập, xuất, chất xếp các loại nguyên vật liệu vào kho.
(2)
Về công tác tập hợp, luân chuyển chứng từ
Do đặc điểm của ngành xây dựng là xây dựng các công trình ở các địa bàn khác nhau cho nên việc hoàn chứng từ từ các đội thi công lên công ty bị chậm trễ là
điều không thể tránh khỏi. Hơn nữa điều đó dẫn đến tình trạng khối lượng công việc thường dồn vào cuối tháng hoặc cuối quý, do đó việc hạch toán dễ dẫn đến sai sót, làm mất tính chính xác của thông tin. Việc tập hợp chứng từ chậm trễ dẫn đến khối lượng công việc bị chậm, không được chính xác làm ảnh hưởng đến công việc cung cấp thông tin cho Ban Giám đốc, ảnh hưởng tới kết quả hoạt động kinh doanh.
(3)
Về việc đánh giá nguyên vật liệu
Đối với NVL nhập kho, khi NVL mua về nhập tại kho của công ty thì toàn bộ chi phí thu mua được tính vào giá trị thực tế NVL nhập kho. Trong khi đó NVL cung cấp tại chân công trình thì chi phí thu mua chỉ tính với NVL chính. Còn NVL phụ, vật liệu khác, nhiên liệu… lại được hạch toán vào chi phí dịch vụ mua ngoài (TK6277). Việc hạch toán như vậy sẽ không phản ánh đúng giá trị thực tế vật liệu nhập kho và bản chất của tài khoản 6277. Vật liệu sử dụng cho công trình nào thì hạch toán cho công trình đó. Điều này có nhiều thuận lợi cho công tác kế toán. Tuy nhiên, có nhiều trường hợp sẽ làm sai lệch trong việc tính giá thành của từng công trình: Một đội nào đó đã nhập loại vật tư này về nhưng khi công trình hoàn thành không sử dụng hết và số vật tư này chuyển cho công trình khác. Vậy thì nếu chi phí thu mua có liên quan đến số vật tư này đã được tính vào chi phí sản xuất chung của công trình trước kia sẽ làm cho giá thành của công trình đó tăng lên một cách bất