Xin giấy phép nhập khẩu: Đợc thực hiện khi hàng hoá thuộc diện quản lý đặc biệt. Khi đó, Công ty phải xin giấy phép nhập khẩu của các cơ quan chủ quản nh: Ngân hàng, Bộ Văn hoá và Thông tin, Bộ Tài chính.
Mua ngoại tệ và làm thủ tục mở L/C: Đối với các hợp đông quy định thanh toán bằng L/C, cán bộ phòng kinh doanh nhập khẩu phải làm đơn xin mở L/C gửi đến Ngân hàng phục vụ mình (Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn Việt nam, Ngân hàng Ngoại thơng, Ngân hàng ANZ...)
Làm thủ tục Hải quan để nhận hàng: Khi nhận đợc thông báo hàng về cảng, phòng nhập khẩu phải tiến hành làm thủ tục Hải quan để nhận hàng. Việc khai báo đợc thực hiện thông qua tờ khai Hải quan, nội dung của tờ khai
bao gồm: Tên đơn vị nhập khẩu loại hàng, cảng đến, lệ phí Hải quan, thuế. Đi kèm với tờ khai Hải quan là bộ chứng từ gốc bao gồm: Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hoá, hoá đơn thơng mại, vận đơn, giấy giới thiệu của Công ty. Việc kê khai phải trung thực chính xác để tránh gặp khó khăn trong việc nhận hàng và có thể bị phạt. Ngoài ra, còn phải làm thủ tục xuất trình hàng hoá và nộp lệ phí lu kho bến bãi nếu có .
Kiểm tra hàng hoá: Để kiểm tra chất lợng hàng hoá Công ty đã phối hợp với Vinacontrol (là đơn vị giám định hàng hoá của nhà nớc) kiểm định tr- ớc khi nhận hàng. Biên bản này là cơ sở để giải quyết tranh chấp nếu có. Chất lợng hàng hoá phải đúng với hợp đồng đã đã ghi.
Thực hiện bàn giao hàng cho đơn vị đặt hàng nhập khẩu: Sau khi nhận hàng, Công ty tiến hành bàn giao hàng cho các đối tác hoặc lu kho chờ tiêu thụ. Biên bản bàn giao đợc lập với sự chứng kiến và chữ ký của các bên liên quan.
Thanh lý hợp đồng: Sau khi đã bàn giao hàng, cán bộ phụ trách phải làm nhiệm vụ thanh lý hợp đồng bằng cách gửi yêu cầu thanh toán đến khách hàng. Việc thanh toán đợc hoàn tất nếu hàng hoá thuộc diện không bảo hành, nếu thuộc diện bảo hành thì một phần giá trị hợp đồng sẽ đợc thanh toán nốt khi hết thời gian bảo hành.