III. ĐÁNH GIÁ VÀ NHẬN XÉT VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH TIỀN
2.Đánh giá và nhận xét về kiểm soát nội bộ chu trình tiền lương của Công ty
a. Xác định mức lương:
Ưu điểm:
- Công ty xây dựng chính sách tiền lương dựa vào mức đóng góp của nhân viên, nên đảm bảo được công bằng trong quá trình làm việc, tránh tình trạng người làm ít hưởng nhiều… Một trong những vấn đề khó giải quyết nhất không phải là sợ lương ít mà là sợ không công bằng.
- Công ty có xây dựng hệ số lương theo chức vụ, cấp bậc, chức vụ cao hệ số lương cao, nên hướng mọi người trong công ty phấn đấu trong công việc để có được mức lương cao hơn.
- Công ty tạo điều kiện về môi trường làm việc và các chế độ phúc lợi cho công nhân viên, có sự quan tâm đến nhân viên tạo điều kiện tốt để nhan viên hoàn thành công việc tốt hơn, tác động đến tâm lý giúp nhân viên có thiện cảm với công ty hơn.
- Công ty có chính sách bảo mật mức lương của nhân viên.
- Công ty có căn cứ vào pháp luật hiện hành để quy định mức BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ.
• Có chính sách lương riêng biệt cho một bộ phận lao động tại công ty để đảm bảo tính công bằng về mặt đóng góp của từng cá nhân, khuyến khích tăng năng suất lao động.
Hạn chế:
- Công ty không xây dựng ngân sách lương trong ngân sách của đơn vị có thể xảy ra việc không trả lương kịp thời cho nhân viên theo quy định, hoặc nợ lương nhân viên.
- Không xây dựng hệ số lương theo số năm cống hiến sẽ không kích thích người lao động làm việc, không tăng hiệu quả cho doanh nghiệp,không thúc đẩy tinh thần hăng say làm việc,không sáng tạo trong quá trình lao động.
b. Lập bảng chấm công và thu thập thong tin để tính lương:
Ưu điểm:
- Công ty có lập đầy đủ bảng chấm công và chứng từ liên quang đến việc tính lương.
- Công ty có sự phân quyền trong quá trình lập bảng chấm công.
Hạn chế:
- Công ty có các chứng từ liên quan tới đến việc tính lương không có đánh số thứ tự liên tục trước khi sử dụng, nên tạo điều kiện cho nhân viên lập bảng chấm công gian lận trong việc chấm công vì vậy các chứng từ liên quan tới việc tính lương cần phải đánh số thứ tự liên tục trước khi sử dụng.
- Công ty không có phân công nhân viên phụ trách tiền lương kiểm tra sự đầy đủ của các chứng từ ban đầu về tiền lương nên có thể gây ra sai sót trong quá trình tính lương tác động đến tâm lý người lao động, ảnh hưởng đến năng suất lao động…. vì vậy phải phân công nhân viên kiểm tra về sự đầy đủ của các chứng từ liên quan
- Công ty không có sự kiêm nhiệm nhiều chức năng trong khâu chấm công vì thế dễ xảy ra gian lận như khai khống số nhân viên và giờ làm thêm hoặc vẫn tiếp tục tính lương cho nhân viên đã nghĩ việc nên cần phải có sự kiêm nhiệm nhiều chức năng trong khâu chấm công.
Đơn vị Công ty không có quy định trưởng bộ phận phải ký tắt hoặc đánh dấu bên cạnh số giờ làm thêm của nhân viên nên tạo điều kiện cho ban quản lý phân xương dễ gian lận vì thế cần quy định trưởng bộ phận phải ký tắt hoặc đánh dấu bên cạnh số giờ làm thêm của nhân viên.
c. Nộp thuế và các khoản khấu trừ cho nhà nước:
Ưu điểm:
- Công ty đã nộp các khoản khấu trừ theo lương và thuế TNCN đúng thời gian quy định, điều này sẽ làm cho quyền lợi người lao động không bị thiệt hại ( như không được hưởng trợ cấp BHXH, BHYT, BHTN, KPCD…),công ty không bị phạt hoặc đình chỉ hoạt động .
- Hạn chế:
- Công ty không có kiểm tra những nhân viên không có khoản khấu trừ hay thuế TNCN, điều này sẽ không ngăn ngừa được việc trả lương cho nhân viên ảo hoặc gây thiếu sót trong việc nộp các khoản khấu trừ và thuế TNCN.
d. Tính lương và các khoản khấu trừ:
Ưu điểm:
- Công ty có chính sách tiền lương rõ ràng
- Việc cập nhật thông tin về nhân sự và tiền lương kiệp thời
- Có phân công người có thẩm quyền trông phê duyệt thay đổi trong chính sách lương và phê duyệt bản lương
- Có hạn chế việc tiếp xúc của người không có thẩm quyền trong việc tiếp cận sổ sách tính lương (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Hạn chế:
- Định kỳ nhà quản lý không đối chiếu chi phí lương thực tế với quỹ lương kế hoạch( vì không lập quỹ lương kế hoạch). Không xác định được biến động giữa thực tế chi trả lương và quỹ lương kế hoạch. Do đó không phân tích và tìm ra rủi ro trong chu trình lương.
- Không có nhân viên độc lập kiểm tra lại quá trình tính lương.
- Dễ dẫn đến các sai sót trong quá trình tính toán (hệ số lương…) gây tác động đến người lao động, ảnh hưởng đến năng suất lao động. tính trung thực hợp lý của
báo cáo tài chính.
e. Chi trả lương:
Ưu điểm:
- Có kế hoạch trả lương cụ thể cho từng phòng ban.
- Khi nhận lương có chữ kí xác nhận của người nhận tiền.
- Nhân viên có thể kiểm tra thu nhập của mình và phản hồi cho người có trách nhiệm khi có bất thường.
- Công ty trả lương theo hình thức tạo tài khoản và chuyển lương vào tài khoản mỗi nhân viên vào cuối mỗi tháng.
Hạn chế:
- Các phòng ban khó có thể kiểm tra tiền lương của mình nếu muốn sử dụng ngay. - Người lao đông trong công ty còn có trình độ công nghệ chưa vững chắc vì chủ
yếu là lao động chân tay.
f. Ghi sổ kế toán:
Ưu điểm:
- Sử dụng hiệu quả các chứng từ, cập định kì phản ánh được tình hình lao động của công ty.
- Cuối tháng, phiếu nghỉ hưởng BHXH được kèm theo bảng chấm công, được gửi về phòng kế toán để tính BHXH, phiếu nghỉ hưởng được kèm với bảng thanh toán BHXH
Hạn chế:
- Việc tính lương dựa trên các chứng từ liên quan tới nhau, do đó, việc chấm công sai sẽ dẫn tới tính sai lương và các khoản khấu trừ. Nhân viên tính lương có thể nhầm lẫn giữa các chừng từ dẫn đến sai lương.
PHẦN 3: KẾT LUẬN
Trong một Công ty, chu trình tiền lương là một trong những chu trình phức tạp của hệ thống các chu trình nghiệp vụ của doanh nghiệp, bởi tính chất nhạy cảm, tầm ảnh hưởng và tác động trực tiếp của các khoản mục tiền lương và các khoản trích theo lương đến những chu trình khác tại doanh nghiệp.
Thông qua việc nghiên cứu và phân tích về kiểm soát nội bộ chu trình tiền lương của Công ty TNHH Đá Granite Đông Á, chúng ta thấy rằng công ty đã thiết lập được hệ thống kiểm soát nội bộ phù hợp với những đặc điểm hoạt động của công ty và tuân thủ các tiêu chuẩn trong khuôn mẫu kiểm soát nội bộ theo báo cáo của COSO (1992). Tuy nhiên, trong quá trình tìm hiểu và phân tích như trên thì Công ty TNHH Đá Granite Đông Á vẫn còn mắc một số khuyết điểm và các sai sót hạn chế trong quá trình kiểm soát nội bộ chu trình tiền lương.
Những hạn chế nhất định về mặt thời gian và kinh nghiệm, nên bài tiểu luận chỉ phân tích vấn đề ở mức độ tổng quát.