Sau khi đã hoàn thiện thủ tục giao nhận hàng, nhân viên của Quanterm Logistics tiến hành kiểm tra và sắp xếp lại các chứng từ thành 1 bộ hoàn chỉnh, trao trả chứng từ như tờ khai hải quan bản lưu, các loại hóa đơn có đứng tên công ty DP. Đồng thời bên Quanterm Logistics cũng lưu lại một bộ chứng từ để lưu tại công ty nhằm thuận tiện cho việc kiểm tra mã số hàng hóa, thuế suất, cách lên tờ khai đối với những lô hàng sau.
Kèm theo bộ chứng từ là Debit Note - Giấy báo nợ (cần phải chuẩn bị 2 bản trong đó 1 bản dành cho khách hàng và 1 bản dành cho công ty). Trên Debit Note đó bao gồm các thông tin như: các khoản phí mà công ty đã nộp cho khách hàng (phí khai báo hải quan, lệ phí hải quan, phí D/O, phí THC…), phí dịnh vụ vận chuyển hàng hóa (nếu công ty DP thuê Quanterm Logistics đảm nhận việc vận chuyển nội địa), các chi phí phát sinh khác (nếu có). Sau đó chuyển cho Giám đốc ký tên và đóng dấu vào giấy báo nợ này. Sau khi Giám đốc duyệt, nhân viên của Quanterm Logistics sẽ gửi Debit Note cho công ty DP qua thư điện tử (mail).
Cuối cùng, nhân viên của Quanterm Logistics mang toàn bộ chứng từ cùng với Debit Note quyết toán với khách hàng là Công ty DP và báo cáo cho công ty để hoàn thành thủ tục lưu hồ sơ.
KẾT LUẬN
Hoạt động xuất khẩu hàng hóa đóng vai trò quan trọng đối với nền kinh tế, đặc biệt đối với nước ta là một nước đang phát triển. Do đó, đẩy mạnh xuất khẩu là điều kiện để thúc đẩy tăng trưởng và phát triển kinh tế, hoàn thành công cuộc công nghiệp hóa - hiện đại hóa đất nước. Mục tiêu hoàn thiện quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu cũng chính là góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh của các doanh nghiệp, giúp cho doanh nghiệp ngày càng vững vàng hơn trong cuộc cạnh tranh gay gắt của nền kinh tế thị trường.
Trong những năm gần đây, chính sách mở cửa của Đảng và Nhà nước đã tạo điều kiện thuận lợi cho hoạt động giao nhận vận tải của nước ta ngày càng mở rộng và phát triển. Những vấn đề liên quan đến xuất nhập khẩu nói chung và lĩnh vực giao nhận vận tải nói riêng luôn có những thay đổi đòi hỏi các công ty vận tải -giao nhận,
chứng từ có vai trò quan trọng trong quy trình xuất nhập khẩu hàng hoá giữa các quốc gia với nhau. Thông qua các bộ chứng từ, nhà xuất khẩu và nhập khẩu dễ dàng, thuận tiện hơn trong hoạt động vận chuyển hàng hoá khiến quá trình này trở nên nhanh chóng và hiệu quả hơn rất nhiều. Đồng thời vai trò của người giao nhận cũng vô cùng quan trọng, đóng một vai trò cốt yếu trong quá trình giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bởi hoạt động này ngày càng trở nên phổ biến và có tầm quan trọng đối với kinh tế của đất nước.