THỐNG ERP TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN FPT.
3.1. Giới thiệu về Công ty cổ phần FPT.
3.1.1. Giới thiệu chung.
Công ty cổ phần FPT được thành lập ngày 13/9/1988 - FPT Corporation, là một trong những công ty dịch vụ công nghệ thông tin lớn nhất tại Việt Nam với lĩnh vực kinh doanh chính là cung cấp các sản phẩm dịch vụ công nghệ thông tin và viễn thông. Chữ FPT là viết tắt của cụm từ tiếng Anh “Food Processing Technology”. Sự ra đời của tên thương hiệu này xuất phát từ lĩnh vực kinh doanh ban đầu của công ty. Tiền thân của FPT là công ty công nghệ thực phẩm thuộc Viện nghiên cứu công nghệ quốc gia, nơi ông Bình và các cộng sự từng làm việc. Nhưng sau đó, công ty quyết định chuyển sang lĩnh vực công nghệ thông tin và viễn thông như cách thức hoạt động hiện nay của FPF
Theo thống kê của Chương trình Phát triển Liên Hiệp Quốc, đây là doanh nghiệp lớn thứ 14 của Việt Nam vào năm 2007. Theo VNReport thì đây là doanh nghiệp tư nhân lớn thứ ba của Việt Nam trong năm 2012 Tiêu chí để Vietnam Report lựa chọn các doanh nghiệp tư nhân là những doanh nghiệp có vốn sở hữu tư nhân lớn hơn hoặc bằng 51%.
Năm 2019, doanh thu FPT đạt 27.717 tỷ đồng, tăng 19,4% so với năm 2018; lợi nhuận trước thuế đạt 4.665 tỷ đồng, tăng 20,9% so với năm 2018. Doanh thu và lợi nhuận từ thị trường nước ngoài tăng trưởng cao, đạt mức tăng 41% so với cùng kỳ.
Trong hơn ba thập kỷ phát triển, với vai trò là công ty công nghệ hàng đầu Việt Nam, FPT đã giúp các tổ chức, doanh nghiệp nâng tầm giá trị và góp phần quan trọng thúc đẩy chuyển đổi số quốc gia, khẳng định vị thế của Việt Nam trên bản đồ công nghệ thế giới.
3.1.2. Hoạt động của FPT.
FPT là công ty cung cấp dịch vụ công nghệ thông tin lớn của Việt Nam và đang hướng đến mục tiêu trở thành công ty cung cấp dịch vụ chuyển ổi số toàn diện hàng đầu thế giới. Hoạt động kinh doanh của FPT tập trung vào ba khối kinh doanh cốt lõi là Công nghệ, Viễn thông và Giáo dục
FPT sở hữu hạ tầng viễn thông phủ khắp 59/63 tỉnh thành tại Việt Nam và không ngừng mở rộng hoạt động trên thị trường toàn cầu. Hiện công ty có 48 văn phòng tại 26 quốc gia và vùng lãnh thổ bên ngoài Việt Nam (Báo cáo thường niên FPT 2020)
Hoạt động nổi bật của FPT 2020:
•Nâng tầm vị thế cạnh tranh toàn cầu:
Tại đấu trường quốc tế, FPT đã nâng tầm vị thế khi cạnh tranh sòng phẳng, vượt qua hàng trăm công ty IT tên tuổi để trở thành đối tác ưu tiên tại các dự án của nhiều khách hàng như: hãng ô tô lớn hàng đầu tại Mỹ với hợp đồng trị giá 150 triệu USD; giành hợp đồng 100 triệu USD trong vai trò tư vấn và triển khai chuyển đổi số cho Tập đoàn Dầu khí quốc gia Malaysia hay trở thành đối tác công nghệ chiến lược của hãng đồ uống lớn nhất thế giới tại Nhật
• Khẳng định vị thế đối tác chiến lược của Top 500 Doanh nghiệp hàng đầu Việt Nam:
Tại thị trường Việt Nam, FPT khẳng định vị thế dẫn dắt chuyển đổi số quốc gia và là đối tác tư vấn chiến lược, triển khai chuyển đổi số ở đa dạng các lĩnh vực: tài chính ngân hàng, sản xuất, bất động sản, viễn thông,... cho các công ty: Điện lực TP HCM, Homecredit, Thiên Long, Thủy sản Minh Phú, Vinfast, MobiFone, AA Corporation
FPT đã hợp tác với Bộ Y tế Việt Nam để xây dựng Trợ lý ảo nCov giúp tự động cung cấp thông tin, giải đáp hơn 1 triệu câu hỏi về dịch bệnh Covid-19 cho người dân. Trong thời gian cách ly xã hội, FPT giúp học sinh của 15.000 trường trên toàn quốc học tập trực tuyến miễn phí qua VioEdu, đóng góp 20 tỷ đồng để trang bị thiết bị y tế cùng các gói chăm sóc sức khỏe đến các y bác sĩ tuyến đầu, cũng như ủng hộ khu cách ly 2.000 chỗ tại ký túc xá Hòa Lạc. Song song đó, FPT đã nâng băng thông cho người dùng internet, lắp internet miễn phí tại nhiều khu cách ly và bệnh viện dã chiến.
•Ký kết, hợp tác với Viện nghiên cứu trí tuệ nhân tạo hàng đầu Mila:
Với định hướng chiến lược trở thành nhà cung cấp dịch vụ chuyển đổi số hàng đầu, FPT đã tập trung đẩy mạnh nghiên cứu phát triển công nghệ lõi mới như: AI, dữ liệu lớn, điện toán đám mây), robot phần mềm tự động hóa...Tháng 6/2020, FPT chính thức ký kết hợp tác chiến lược với Viện Nghiên cứu Trí tuệ nhân tạo (AI) hàng đầu thế giới Mila và trở thành tập đoàn công nghệ đầu tiên tại khu vực Đông Nam Á đạt được thỏa thuận này. Trong giai đoạn 2020 - 2023, FPT nâng cao năng lực công nghệ cho nguồn nhân lực và từng bước xây dựng Trung tâm Nghiên cứu AI đầu tiên của Việt Nam đạt chuẩn quốc tế.
3.1.3. Mục tiêu hoạt động.
Trong suốt quá trình hoạt động, FPT luôn nỗ lực với mục tiêu cao nhất là mang lại sự hài lòng cho khách hàng thông qua những dịch vụ, sản phẩm và giải pháp công nghệ tối ưu nhất. Đồng thời, FPT không ngừng nghiên cứu và tiên phong trong các xu hướng công nghệ mới góp phần khẳng định vị thế của Việt Nam trong cuộc cách mạng công nghiệp lần thứ 4 - Cuộc cách mạng số. FPT sẽ tiên phong cung cấp dịch vụ chuyển đổi số toàn diện cho các tổ chức, doanh nghiệp trên quy mô toàn cầu.
3.2. Ứng dụng ERP của Công ty cổ phần FPT.
3.2.1. Microsoft Dynamics SL (Solomon)
a. Thực trạng
Năm 2000, sau khi đạt chứng chỉ ISO, FPT chính thức đặt mục tiêu xây dựng hệ thống quản trị Doanh nghiệp (ERP – Enterprise Resource Planning). Hệ thống ERP được FPT chọn ban đầu là giải pháp Solomon.
SOLOMON là chương trình Quản lý tài chính do FPT mua từ hãng WaterHouse Cooper (Mỹ) để thay thế cho chương trình thuộc dự án “Nâng cao năng lực quản lý tài
chính - Hiện đại hóa quản lý tài chính của Công ty” do anh Bùi Quang Ngọc – phó Tổng giám đốc FPT làm chủ đề tài. Trong quá trình phát triển, hệ thống quản lý tài chính của Công ty ngày càng phát triển và việc quản lý bằng chương trình Balance của FPT kh ng đáp ứng hết những yêu cầu phát sinh. Sau hàng loạt những nghiên cứu, phân tích, đánh giá các đối tác, cuối cùng FPT đã chọn phần mềm SOLOMON để thay thế với sự hỗ trợ đầy đủ sau bán hàng của đối tác. SOLOMON là hệ thống đồ sộ với dữ liệu tập trung nhưng xử lý phân tán, phù hợp với những công ty lớn, gồm nhiều bộ phận ở khắp nơi như FPT. Ở Việt Nam cũng đã có một vài cơ quan mua SOLOMON như Bệnh viện Quốc tế, Tổng công ty Xăng dầu, ... nhưng FPT là khách hàng lớn nhất, mua nhiều chức năng của SOLOMON nhất. Với SOLOMON, các cán bộ quản lý tài chính sẽ có thể quản lý cụ thể từng hợp đồng và nắm được lãi lỗ của nó ngay lập tức. Đối tượng sử dụng SOLOMON là những cán bộ quản lý tài chính; cán bộ bán hàng, mua hàng; cán bộ công nợ, quản lý khách hàng của toàn Công ty.
Giải thích vì sao FPT không tự viết giải pháp mà lại lựa chọn phần mềm nước ngoài, ông Bùi Quang Ngọc đã khẳng định đây là điều hoàn toàn hợp lý vì “ERP hiểu chính xác không chỉ là một hệ thống công nghệ mà chủ yếu là hệ thống tác nghiệp và quản trị Doanh nghiệp. Do vậy, các công ty phần mềm Việt Nam (kể cả FPT) chưa thực sự đủ kinh nghiệm và tri thức để đưa vào hệ thống phần mềm các giá trị của tác nghiệp và quản trị. Ngoài ra, công nghệ hiện nay phát triển rất nhanh, các chức năng mới được thêm vào hết sức đa dạng nên phần mềm Việt Nam không đủ sức để đáp ứng sự thay đổi cũng như nâng cấp”.
Công tác đào tạo đã được hoàn thành. Đội dự án SOLOMON và cán bộ phòng Tài vụ đã được đối tác trực tiếp đào tạo trong tháng 4 và tháng 5/2000. Cán bộ các bộ phận bán hàng và mua hàng được đội Dự án đào tạo trong các ngày từ 15 đến 20/12. Sau 5 năm sử dụng (2000-2005), hệ thống Solomon không còn đủ khả năng đáp ứng nhu cầu phát triển của công ty, chính vì thế FPT đã quyết định sử dụng hệ thống ERP mới. Thời điểm đó, ông Ngọc cho biết, trong thời gian tới FPT sẽ lựa chọn một giải pháp ERP ở mức cao hơn và cũng là một giải pháp của nước ngoài. Việc lựa chọn giải pháp ERP với đầy đủ các quá trình không hẳn là điều phù hợp với tất cả các Doanh nghiêp. Với những Doanh nghiệp nhỏ, mới áp dụng tin học vào quản trị có thể lựa chọn giải pháp ERP xoay quanh hoạt động kế toán, sau đó có thể tìm đến bài toán tổng thể hơn. Ông Ngọc cũng lưu ý cần tránh xu hướng yêu cầu Phần mềm phải phù hợp với hoạt động đang có của nhiều Doanh nghiệp, vì đặc thù của Doanh nghiệp Việt Nam hiện nay là hoạt động xoay quanh quy trình thủ công, nếu bắt tin học phục vụ theo quy trình đó là hạ sách, hạn chế sức
mạnh của Công nghệ thông tin và không lâu dài. Cách làm thượng sách là tuân theo các quy trình của hệ ERP chuẩn thế giới đã được lồng theo phương thức quản lý tiên tiến và tác nghiệp tốt nhất cho Doanh nghiệp. Vấn đề quan trọng đối với Doanh nghiệp trước khi bắt tay vào áp dụng ERP chính là nhận thức. Chỉ khi Doanh nghiệp thấy sự cấp bách phải có một hệ thống thông tin tác nghiệp với đầy đủ chức năng, sẵn sàng cung cấp kịp thời chính xác các báo cáo, phân tích, cũng như nhận thức rõ các yếu tố này chỉ có thể thỏa mãn bởi một hệ thống thông tin quản trị hiện đại thì đó là thời điểm Doanh nghiệp thực sự muốn bắt đầu với ERP. Vấn đề còn lại là quyết định của lãnh đạo và sự lựa chọn giải pháp cũng như nhà triển khai.
b. Kinh nghiệm triển khai
ERP được FPT triển khai trước tiên tới bộ phận kinh doanh. Những năm tiếp theo được áp dụng cho hệ thống sản xuất và lắp ráp máy tính FPT-Elead, các bộ phận Quản lý như: Quản trị nhân sự và tiền lương, Quản lý cổ đông, Quản lý hệ thống chất lượng, Quản lý sản xuất dự án Phần mềm, Quản lý bảo hành, Quản lý đơn đặt hàng và giao nhận hàng xuất nhập khẩu. Cuối cùng FPT tự xây dựng một hệ thống báo cáo với hơn 400 báo cáo mẫu phục vụ công tác Quản lý và hỗ trợ ra quyết định, triển khai cho cả tập đoàn gồm tổng công ty và các đơn vị thành viên.
Áp dụng ERP rất giống áp dụng ISO trước đó, nhưng tầm ảnh hưởng của ERP lớn hơn nhiều. Hệ thống tác nghiệp hoàn toàn phụ thuộc vào máy tính, vào hệ thống thông tin và không thể làm tắt, làm sai. Ngoài ra, hệ thống ERP tự ghi nhận, tự đưa ra báo cáo, tự kiểm soát… để hỗ trợ việc Quản lý mà không cần phải có một bộ phận chuyên trách theo dõi và Quản lý như đối với ISO. Tuy nhiên, theo ông Ngọc, thành công của ERP hầu như không can hệ gì đến việc Doanh nghiệp đó mạnh hay không mạnh về ứng dụng Công nghệ thông tin. “Một Doanh nghiệp ứng dụng Công nghệ thông tin ở trình độ thấp vẫn có thể áp dụng thành công ERP”, ông Ngọc khẳng định. Vấn đề cốt lõi là Doanh nghiệp đó có mạnh về phương thức Quản lý và cam kết của lãnh đạo hay không. Còn khi triển khai, tự yếu tố Công nghệ thông tin sẽ đi kèm theo giải pháp. Khi đó, Doanh nghiệp có thể lựa chọn một đội ngũ phù hợp, hay thậm chí thuê mướn bên ngoài, để vận hành hay hỗ trợ hệ thống Công nghệ thông tin.
c. Hiệu quả
Tại FPT, ERP đã giúp cải thiện rất nhiều quá trình kiểm soát tài chính về hàng tồn (linh kiện lắp ráp), công nợ qua các chỉ tiêu, đồng thời cung cấp nhanh chóng và chính xác các đơn hàng và số liệu hạch toán. Quan trọng nhất là ERP hỗ trợ rất nhiều cho việc
lập kế hoạch kinh doanh và ra quyết định. Một ví dụ cụ thể: sau khi áp dụng phân hệ Quản lý sản xuất cho hệ thống sản xuất lắp ráp máy tính, tỷ lệ giao hàng đúng hạn trong 6 tháng đầu năm 2004 là 94,9% (tăng 18,5% so với năm 2003); số ngày trung bình tồn linh kiện lắp ráp là 43% (giảm 25% so với năm 2003). Việc áp dụng ERP trên thực tế đã có tác động sâu rộng tới bộ máy điều hành và từng đơn vị tác nghiệp của FPT. ERP đã làm thay đổi cách thức tác nghiệp, Quản lý, tạo nên thói quen dùng số liệu để điều hành và ra quyết định ở tất cả các cấp trong công ty.
Điểm cuối cùng liên quan đến thành công của ERP, theo ông Ngọc chính là vấn đề chọn đối tác. Doanh nghiệp luôn trong trạng thái phát triển và để ERP có thể đồng hành mãi với Doanh nghiệp thì giải pháp đã lựa chọn cần nhận được cam kết hỗ trợ lâu dài và luôn luôn cập nhật mới theo chuẩn thế giới của nhà cung cấp.
3.2.2. ERP Oracle Business Suite.
Giải pháp ERP của Oracle (Oracle E-Business Suite) là bộ các ứng dụng nghiệp vụ hỗ trợ doanh nghiệp quản lý hiệu quả quan hệ khách hàng, quá trình cung cấp dịch vụ, lao động sản xuất, giao hàng – bán hàng, quản lý thu chi, v.v… toàn bộ được triển khai trên một hệ thống duy nhất được xây dựng trên một kiến trúc thông tin thống nhất.
Oracle E-Business Suite kết hợp các chức năng hoàn thiện, có tính mở và hiệu quả nhất thế giới cho việc quản lý nguồn lực doanh nghiệp với một công nghệ nền mở và linh hoạt. Cho phép doanh nghiệp tăng năng suất, tăng khả năng hoạt động và khả năng thích ứng cần thiết để tăng tốc các chiến lược kinh doanh.
a Bước đầu triển khai.
Dự án triển khai Oracle BS tại Tập đoàn FPT được đánh giá là một trong những dự án triển khai thành công nhất trên thị trường ERP Việt Nam. Tuy nhiên, con đường đến với thành công ấy không phải lúc nào cũng bằng phẳng.
Giai đoạn 1: Nâng cấp hệ thống ERP lõi - Dự án kết thúc chậm hơn dự kiến hơn
một năm và trong suốt quá trình đó dự án gặp nhiều sự cố phát sinh.
21/12/2006 đội dự án đã phối hợp với cán bộ nghiệp vụ tại ba miền thực hiện chạy thử nghiệm. Sau 3 giờ chạy thử kết quả thu được khả quan về cơ bản hệ thống đã đáp ứng các yêu cầu đề ra ngày 12/1/2007 toàn tập đoàn bắt đầu vận hành trên hệ thống mới, sau khi toàn bộ hoạt động về kế toán của FPT tạm nghỉ 2 tuần để thực hiện chuyển đổi hệ thống. 3 tháng sau, hệ thống hoạt động không ổn định, xảy ra nhiều lỗi khiến cho các công tác nghiệp vụ liên quan bị ảnh hưởng.
22/11/2007 FPT thuê hai nhóm chuyên gia một Việt Nam và một Oracle để rà soát toàn bộ hệ thống. Đầu năm 2008, hệ thống dần hoạt động ổn định. Trải qua 3 quý đầu tiên của năm 2008, đến giờ thời điểm hiện nay có thể khẳng định hệ thống ERP của FPT đã được triển khai thành công.
Giai đoạn 2: Tích hợp và mở rộng hệ thống
Với hệ thống ERP mới người FDC thực sự không biết chính xác doanh số, cộng nợ, hạn mức tín dụng… cũng như trăm thứ kết quả khác. Việc chuyển đổi có vẻ trông khá suôn sẻ, FPT đã sống trong không khí thành tích mang tính cách mạng, cuộc cách mạng về công nghệ thông tin. Thực tế, hệ thống ERP mới các giao dịch trở nên cực kỳ phức tạp. Lại nữa, tốc độ xử lý quá chậm, các hoạt động nghiệp vụ kế toán diễn ra rất lờ đờ. Bộ phận kế toán đã tăng người nhưng vẫn không kịp. Nguyên nhân chính là do lỗi hệ thống, trong khi đội triển khai lại thiếu cán bộ tư vấn triển khai có kinh nghiệm và nắm vững