4.2. Cỏc quy trỡnh thực hiện hợp đồng:
4.2.1. Chuẩn bị nguồn hàng xuất khẩu:
Cụng ty tiến hành ký kết hợp đồng kinh tế trong nước với cụng ty TNHH Gia Hõn để tập trung đủ nguồn nguyờn liệu đảm bảo cho xuất khẩu.
4.2.2. Giục mở L/C:
Khi bờn mua mở L/C thỡ bờn bỏn cần kiểm tra cỏc điều kiện trong L/C với những nội dung sau:
- Đối chiếu những quy định trong hợp đồng với cỏc quy định trong L/C xem cú phự hợp khụng, nếu khụng phự hợp thỡ yờu cầu bờn mua sửa lại cho đỳng.
- Loại L/C mà bờn mua mở cú đỳng là loại L/C thanh toỏn ngay cú thể chuyển nhượng khụng huỷ ngang hay khụng.
- Ngõn hàng mở L/C, ngõn hàng trả tiền hay ngõn hàng xỏc nhận cú phải là ngõn hàng cú uy tớn hay khụng.
- Số tiền của L/C cú đủ 130.000 USD để thanh toỏn lụ hàng hay khụng, nếu khụng thỡ yờu cầu bờn mua sửa lại cho đủ.
- Thời hạn giao hàng và thời hạn hiệu lực của L/C cú phự hợp với nhau khụng, thời hạn của L/C cú đủ để bờn bỏn luõn chuyển chứng từ hay khụng, nếu khụng thỡ yờu cầu bờn mua gia hạn thờm cho L/C.
- Những yờu cầu về chứng từ thanh toỏn cú rừ ràng và dễ thực hiện hay khụng, nếu thấy cú khú khăn thỡ yờu cầu bờn mua sửa lại ngay.
4.2.3. Xin giấy phộp xuất khẩu:
Lập hồ sơ xin giấy phộp xuất khẩu bao gồm: - Hợp đồng ngoại thương.
- Đơn xin cấp giấy phộp xuất khẩu.
Nộp bộ hồ sơ đến phũng cấp giấy phộp của bộ thương mại.
4.2.4. Đúng gúi bao bỡ và kẻ ký mó hiệu cho hàng hoỏ:
- Đúng gúi bao bỡ hàng xuất khẩu:
Sau khi mua đủ nguyờn liệu về cơ sở chế biến, cụng ty tiến hành chế biến cỏ tra đụng lạnh theo đỳng quy trỡnh đảm bảo hàng được giao theo yờu cầu. Cỏ được gúi trong 2 lớp bao bỡ cú khả năng giữ nhiệt độ lạnh và giữ ẩm tốt.
- Kẻ ký mó hiệu bao gồm tờn hàng, trọng lượng tịnh và trọng lượng cả bỡ, tờn nước sản xuất, nơi đến...Những dầu hiệu gồm: trỏnh mưa, mở chỗ này... để thuận tiện cho việc bốc xếp và bảo quản. Cụng việc in bao bỡ đúng gúi hàng húa, in mó hiệu là của cụng ty sản xuất bao bỡ Tiến Huy
4.2.5. Kiểm nghiệm và kiểm dịch hàng hoỏ:
Trước khi giao hàng, cụng ty tiến hành kiểm tra hàng về phẩm chất, số lượng, trọng lượng, bao bỡ ... nhằm đảm bảo tớnh chớnh xỏc theo yờu cầu của bờn mua.
4.2.6. Làm thủ tục Hải Quan:
- Khai bỏo Hải Quan:
Mua bộ tờ khai với nội dung: tờn hàng: gạo trắng, khối lượng: 50 tấn, giỏ trị hợp đồng: 130.000 USD, tờn phương tiện vận chuyển: tàu Mỹ Hưng, xuất khẩu đi Austraylia... Một bộ tờ khai bao gồm:
+ Tờ khai Hải Quan hàng xuất khẩu. + Giấy phộp xuất khẩu.
+ Hợp đồng thương mại. + Húa đơn thương mại. + Phiếu đúng gúi.
+ Giấy chứng nhận xuất xứ. - Xuất trỡnh hàng hoỏ:
Sau khi nộp bộ tờ khai cho Hải Quan, cụng ty xuất trỡnh hàng hoỏ để cỏn bộ Hải Quan kiểm tra. Mọi chi phớ để thực hiện cho việc kiểm tra cụng ty phải chịu. Sau khi tiến hành kiểm tra theo yờu cầu của cỏn bộ Hải Quan xong, cụng ty phải nộp thủ tục phớ Hải Quan.
4.2.7.Giao nhận hàng với tàu:
- Lập bảng đăng ký hàng chuyờn chở với chủ tàu để đổi lấy sơ đồ xếp hàng. - Làm việc với cảng Sài Gũn ở cổng cảng số 4 để biết ngày giờ làm hàng. - Bố trớ xe để đem hàng vào cảng xếp lờn tàu.
- Lấy biờn lai thuyền phú và đổi lấy vận đơn đường biển, là vận đơn sạch và chuyển nhượng được.
Kiểm tra lại cỏc chứng từ cho phự hợp với L/C, đũi tiền thụng qua ngõn hàng( bờn mua mở L/C) và thanh lý phớ cho ngõn hàng khi kết thỳc.
Nếu khụng cú vướng mắc gỡ thỡ hai bờn tiến hành thanh lý hợp đồng, nếu cú thỡ tiến hành giải quyết khiếu nại.
4.2.9. Khiếu nại và giải quyết khiếu nại:
Mọi khiếu nại của hai bờn đều phải được giải quyết thoả đỏng trờn tinh thần hữu nghị, nếu khụng giải quyết được thỡ sẽ giải quyết theo như đó thoả thuận trong hợp đồng.
Kết luận
Thụng qua việc lập phương ỏn kinh doanh cho sản phẩm của mỡnh cụng ty đó đỏnh giỏ được hiệu quả kinh tế của lụ hàng xuất khẩu của cụng ty . Cỏc khoản chi phớ được hạch toỏn một cỏch rừ ràng, đầy đủ đú chớnh là cơ sở cho cụng ty cú thể
thấy được việc sử dụng nguồn vốn của mỡnh cú hiệu quả hay khụng từ đú cú những điều chỉnh thớch hợp. Qua việc lập phương ỏn, cỏc cụng việc trong việc tớến hành xuất khẩu cũng được cụng ty xắp xếp một cỏch khoa học theo một trật tự nhất định, điều đú làm cho cỏc cụng việc được tiến hành một cỏch nhanh chúng thuận tiện, nhanh chúng
Như vậy ta cú thể khẳng định rằng việc lập phương ỏn là vụ cựng cần thiết và quan trọng.