Khi phân xưởng sản xuất có nhu cầu sử dụng NVL thì sẽ lập phiếu đề nghị cung ứng vật tư, sau khi được thủ trưởng đơn vị ký duyệt thì vật tư sẽ được xuất để quá trình sản xuất không bị gián đoạn, đáp ứng tiến độ sản xuất, đáp ứng được nhu cầu của khách hàng. Quy trình luân chuyển xuất kho NVL của công ty được thể hiện qua sơ đồ sau:
Sơ đồ 2.2.Quy trình luân chuyển xuất kho NVL
SỬ DỤNG CUNG TIÊU VẬT TƯ
Diễn giải:
Bước 1: Khi phân xưởng sản xuất có nhu cầu sử dụng vật tư thì người phụ trách lập phiếu đề nghị cung ứng vật tư.
Bước 2: Giám đốc xem xét, nếu xét thấy hợp lý thì ký duyệt
Bước 3: Căn cứ vào phiếu đề nghị cung ứng vật tư đã được ký duyệt phụ trách cung tiêu tiến hành lập phiếu xuất kho.
Bước 4: Thủ kho dựa vào phiễu xuất kho, xuất kho vật tư và ghi vào thẻ kho rồi chuyển chứng từ cho kế toán.
Bước 5: Kế toán vật tư ghi đơn giá, tính thành tiền và lưu trữ chứng từ.
Nếu xuất kho theo hạn mức sử dụng khi luân chuyển chứng từ, tại kho thủ kho ghi mỗi lần thực xuất, chưyển liên 2 cho người nhận vật tư, mỗi lần người nhận vật tư đến nhận hàng thì phải xuất trình liên 2, thủ kho căn cứ vào lượng xuất thực tế để ghi tiếp các lần xuất sau, khi hoàn thành thì thủ kho tiến hành ghi thẻ kho, chuyển phiếu xuất kho cho phòng kế toán.
Bảng 2.4: Giấy đề nghị cung ứng vật tư
Công ty cổ phần Vương Việt
GIẤY ĐỀ NGHỊ CUNG ỨNG VẬT TƯ
Ngày 2 tháng 2 năm 2014
Căn cứ vào tình hình sản xuât của của công ty Giấy đề nghi cung ứng VT Xem xét và ký duyệt Lập phiếu xuất kho Ghi số thực xuất, ký và xuất kho Phiếu xuất kho đã ký Ghi thẻ kho Ghi sổ và lưu trữ
Phân xưởng II đề nghi cung ứng vật tư sau: Tên nhãn hiệu, quy cách,
phẩm chất vật tư
Đơn vị tính
Số lượng
Yêu cầu Duyệt
1 Gỗ Thông Sấy M3 12
2 Keo 502 Hộp 2
Ngày 2 tháng 2 năm 2014
Giám đốc Phụ trách vật tư Người đề nghị
(ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên)
Căn cứ vào giấy đề nghị cung ứng vật tư đã được giám đốc ký duyệt, phụ trách cung tiêu tiến hành lập phiếu xuất kho.
Bảng 2.5: Phiếu xuất kho
Công ty cổ phần Vương Việt
PHIẾU XUẤT KHO Số: 03 Ngày 2 tháng 2 năm 2014 Họ tên người nhận hàng: Hoàng Anh Tuấn
Bộ phận: Sản xuất Bộ phận sử dụng: Phân xưởng II Lý do xuất: sản xuất sàn gỗ ĐVT: 1000 đồng STT Tên, nhãn hiệu, quy cách VT Mã số
ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền
Yêu cầu Thực xuất
1 Gỗ Thông M3 12 12 2.412,96 28.955,52
2 Keo 502 Hộp 2 2 194,21 388,42
Cộng: 14 14 29.343.94
Tổng số tiền bằng chữ: Hai mươi chín triệu ba trăm bốn mươi ba nghin chín trăm bốn mươi đồng chẵn.
Người lập phiếu Người nhận hàng Thủ kho Kế toán trưởng Giám đốc
(ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên)