Phần mềm Timesheet, quản lý chấm công nhân viên được sử dụng cho 3 nhóm đối tượng chính bao gồm:
- Bộ phận quản lý nhân sự - Bộ phận quản lý dự án - Nhân viên
Để vào được hệ thống, tất cả các bộ phận cần đăng nhập với tài khoản dành cho bộ phận đó do quản trị cung cấp
Hình 1: Màn hình đăng nhập
Sau khi đăng nhập thành công, màn hình của người dùng sẽ hiển thị các menu tương ứng với các chức năng của người dùng đó
4.2.1. Đối với bộ phận quản lý nhân sự
- Để thiết lập thông tin khách hàng, dự án, quản lý nhân sự sẽ vào menu “Client” để thêm thông tin khách hàng
- Để thiết lập thông tin dự án, quản lý nhân sự sẽ vào menu “Project” để thêm mới dự án, thêm PM cho dự án.Sau khi PM được thêm vào dựa án, PM sẽ có quyền thêm thành viên và thêm công việc cho dự án.
Hình 2: Danh sách khách hàng
- Bên cạnh đó, quản lý nhân sự có nhiệm vụ thiết lập ngày nghỉ, lịch làm việc cho toàn bộ nhân viên. Ngày nghỉ sẽ được hiển thị Off và nhân viên sẽ không được log timesheet vào những ngày đó (trừ trường hợp được OT)
Hình 3: Thiết lập ngày nghỉ
-Ngoài ra, để mở khóa timesheet cho nhân viên và thống kê báo cáo tổng công làm việc, quản lý nhân sự sẽ vào menu “Report”. Sẽ có 2 menu con là báo cáo số giờ làm thông thường và báo cáo số giờ làm ngoài giờ. Hai menu tương ứng 2 màn hình. Một màn hỉnh thống kê số giờ làm thông thường của nhân viên, 1 màn hình là thống kê số giờ làmOT Trong màn hình thống kê số giờ làm thông thường sẽ bao gồm cả chức năng mở khóa Timesheet
Hình 4: Thống kê số giờ làm thông thường
Hình 5: Thống kê số giờ làm OT
- Quản lý nhân sự sẽ chọn icon mở khóa để unlock timesheet. Sau khi mở khóa, nhân viên sẽ được log timesheet và quản lý dự án sẽ phê duyệt ( từ chối) bình thường lại.
-Hàng tháng, quảnlý nhân sự sẽ xuất ra báo cáo thống kê số giờ làm việc thông thường và số giờ làm việc ngoài giờ để gửi cho ban giám đốc.
- Để thực hiện giao việc, thêm nhân viên vào dự án, quản lý dự án sẽ chọn dự án và chọn thành viên cho dự án cùng với các nhiệm vụ tương ứng.Sau khi thêm nhân viên và thêm task thành công, nhân viên sẽ được quyền log timesheet theo dự án đó
Hình 6: Danh sách dự án
- Để duyệt timesheet của nhân viên, quản lý dụ án sẽ vào menu … Tại màn hình này, tất cả các timesheet của nhân viên trực thuộc dự án đang ở trạng thái pendding sẽ được hiển thị. Để xem chi tiết timesheet, quản lý dự án chỉ cần chọn vào từng timsheet. Đối với timesheet hợp lý, quản lý dự án sẽ approve timesheet. Ngược lại, sẽ reject timesheet. Trạng thái timesheet sẽ đc trả về cho nhân viên
- Bên cạnh đó, quản lý dự án cũng có thể tìm kiếm các timesheet theo nhiều điều kiện tìm kiếm khác nhau (tên dự án, trạng thái, ngày tháng)
Hình 7: Quản lý timesheets của nhân viên
- Để duyệt yêu cầu xin nghỉ của nhân viên, quản lý dự án sẽ vào menu “”. Tại màn hình này sẽ hiển thị tất cả các yêu cầu xin nghỉ tại dự án trực thuộc cùng với trạng thái pendding . Để xem chi tiết yêu cầu, quản lý dự án chỉ cần chọn vào từng yêu cầu. Đối với yêu cầu hợp lý, quản lý dự án sẽ approve. Ngược lại, sẽ reject. Trạng thái yêu cầu sẽ đc trả về cho nhân viên.
-Để xem chi tiết số lượng nhân viên nghỉ theo ngày. Quản lý dự án chọn menu “User Leave By Project”. Màn hình này sẽ hiển thị bảng lịch tương ứng trên đó là số lượng nhân viên off theo ngày
Hình 9: Theo dõi số lượng nhân viên nghỉ trong dự án
4.2.3. Đối với nhân viên
- Sau khi đăng nhập thành công, sẽ chuyển đến màn hình MyTimesheet. Tại màn hình này, nhân viên sẽ được phép log timesheet (chấmcông ) theo ngày hoặc theo tuần ( tùy nhân viên lựa chọn ).
- Sau khi nhập đầy đủ thông tin timesheet, nhân viên sẽ nhấn “Save”. Timesheet sẽ được lưu lại. Để gửi timesheet cho quản lý dự án duyệt, nhân viên sẽ nhấn “submit”
- Timesheet của nhân viên sẽ chuyển sang trạng thái “Pendding”. Đây là trạng thái chờ duyệt. Trong trạng thái này, nhân viên vẫn được phép sửa timesheet nếu như có sai sót.
chuyển sang trạng thái approved. Ngược lại, nếu timesheet của nhân viên bị quản lý dự án từ chối, timesheet sẽ chuyển sang trạng thái rejected. Timesheet của nhân viên sau khi bị từ chối sẽ không được tính công.
Hình 11: My timesheet
- Bên cạnh đó,ngoài chức năng Mytimesheet, còn có chức năng xin nghỉ. Nhân viên chọn menu “My Leave Day / Onsites”. Màn hình My Leave Day /Onsites sẽ hiển thị. Tại màn hình này, nhân viên được phép gửi yêu cầu xin nghỉ
- Nhân viên cần sử dụng bảng lịch để chọn ngày muốn nghỉ. Sau khi chọn được ngày nghỉ,nhân viên cần phải chọn ca nghỉ ( nghỉ buổi sáng, buổi chiều hay , nghỉ cả ngày hay nghỉ theo giờ). Chọn loại nghỉ xong, nhân viên sẽ tiến hành nhập lí do xin nghỉ và chọn kiểu nghỉ. Với loại nghỉ theo giờ, nhân viên bắt buộc phải nhập số giờ nghỉ.
- Sau khi nhập đầy đủ thông tin, nhân viên chọn gửi yêu cầu. Yêu cầu xin nghỉ sẽ được chuyển sang trạng thái “Pendding “chờ duyệt.
Hình 12: Xin nghỉ
Nếu yêu cầu xin nghỉ của nhân viên được quản lý dụ án chấp nhận, yêu cầu sẽ chuyển sang trạng thái approved. Ngược lại, nếu yêu cầu của nhân viên bị quản lý dự án từ chối do không hợp lý, yêu cầu sẽ chuyển sang trạng thái rejected. Yêu cầu xin nghỉ của nhân viên sau khi bị từ chối sẽ không được tính . Nhân viên nghỉ sẽ bị phạt.
KẾT LUẬN 1.Kết quả đạt được
STT Tên chức năng Đối tượng sử dụng
nghỉ
Tạo vai trò (role), quyền cho từng vai trò (phân vân)
Gán vai trò cho người dùng
Chỉnh sửa cấu hình Email tự động, thời gian làm việc.
- Quản lý nhân sự Thiết lập thông tin dự án
- Quản lý dự án Tạo ra các công việc (task) để gán cho từng dự án
2 Giao việc - Quản lý dự án Gán đội phát triển (team), công việc cho từng thành viên dự án 3 My Timesheets:
chấm công
- Nhân viên Chấm công (Thêm/sửa/xóa timesheet) 4 Manage Timesheet:
quản lý công nhân viên
- Quản lý dự án Xem/xét duyệt/từ chối timesheet của nhân viên 5 Timesheet
Monitoring: Tất cả timesheet của toàn bộ nhân viên
- Bộ phận nhân sự - Quản lý dự án
Xem số giờ làm việc của từng nhân viên trong từng dự án theo tuần, tháng. 6 My leave days/onsite: Xin nghỉ cá nhân/ đi onsite
- Nhân viên Tạo/gửi yêu cầu nghỉ phép
lý ngày nghỉ nhân viên
yêu cầu nghỉ của nhân viên 8 User leave by project: Nhân viên nghỉ theo dự án - Quản lý dự án - Bộ phận nhân sự
Xem số ngày nghỉ, giờ nghỉ, số người nghỉ của nhân viên trong dự án 9 Setting of days:
Thiết lập ngày nghỉ
- Bộ phận nhân sự Thiết lập ngày nghỉ của công ty trên phần mềm 10 Report:báo cáo - Bộ phận nhân sự Xem/kết xuất báo cáo
số giờ làm việc thông thường và làm thêm của nhân viên
2. Hướng phát triển
Phương hướng tiếp theo, sau khi triển khai và kiểm thử hệ thống mới thì có thể phát triển thêm để hệ thống có thể tích hợp với phần mềm HRM – phần mềm quản lý về nhân sự tiền lương ( sẽ xây dựng bổ sung sau này). Có thể tự động tính lương của nhân viên dựa vào dữ liệu chấm công từ bên Timesheets, có thể dùng chung 1 server.
-Phát triển hệ thống cho phép truy cập mọi lúc mọi nơi, không cần kết nối internet
-Cải thiện giao diện web để trực quan sinh động hơn -Tối ưu hóa hiệu suất của các chức năng
- Ngoài việc nhân viên sử dụng phân hệ timesheet để thực hiện chấm công thì nên có thêm chức năng nhận diện khuôn mặt để nâng cao tính chính xác của việc chấm công. Hiện nay giải pháp AI nhận diện khuôn mặt được sử dụng và tích hợp trong hầu các lĩnh vực để hỗ trợ con người. Chức năng nhận diện khuôn mặt được tích hợp công nghệ AI hiện đại nhất để có thể xử lý nhanh và có độ chính xác rất cao giúp bộ phận nhân sự dễ dàng thực hiện công việc rà soát kết quả chấm công của nhân viên với kết quả chấm công bởi nhận diện khuôn mặt.