2. Phần hành kế toán chi phí, giá thành
2.2 Trình tự hạch toán chi phí, giá thành
a) Tổ chức chứng từ
* Đối với chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
Chứng từ ban đầu để hạch toán nguyên vật liệu trực tiếp xuất dùng là các phiếu xuất vật t, các hoá đơn bán hàng, các giấy tờ tạm ứng, thanh toán, tiền cớc phí vận chuyển, phiếu xuất nhận vật t luân chuyển nội bộ... cùng các giấy tờ liên quan khác.
Trên chứng từ xuất, mọi vật t hàng hoá xuất phục vụ sản xuất ghi cụ thể từng nội dung hạng mục công trình, từng sự việc và có đầy đủ chữ ký theo quy định. Thủ kho ghi rõ thực tế xuất lên phiếu xuất và ký vào giao cho nhân viên vận chuyển phòng cung ứng hoặc của đội xây dựng. Sau khi vật liệu đợc chuyển tới đội sản xuất xây lắp, ngời nhận kiểm tra số lợng xong ký lên phiếu và giữ phiếu làm chứng từ thanh toán. Quản đốc phân xởng tập hợp phiếu xuất vật t này thành một quyển riêng, cuối kỳ lập bảng kê nhận vật t từ kho của công ty.
Ngoài vật t lĩnh tại kho, các đội còn nhận vật t khi công ty mua về giao thẳng cho công trình. Chứng từ là "biên bản giao nhận vật t" giữa ngời cung ứng vật t với phụ trách đội sản xuất thi công. Biên bản này lập thành 2 liên mỗi bên giữ một liên làm chứng từ thanh toán. Phụ trách đội cũng tập hợp các chứng từ này thành một tập riêng và cuối tháng lên bảng kê vật t giao thẳng tới công trình.
Đối với vật t do đội tự mua, thì ngời có trách nhiệm đi mua vật viết giấy xin tạm ứng, có ký duyệt của kế toán trởng, sau đó lĩnh tạm ứng đi mua vật t. Khi mua vật t về đợc đội trởng kiểm nghiệm mới đợc xuất cho thi công công trình. Chứng từ dùng để hạch toán ở đây là hoá đơn mua hàng. Cuối kỳ đội tr- ởng lên bảng kê do đội tự mua.
Chứng từ phản ánh vật t di chuyển từ phân xởng này sang phân xởng khác là các phiếu luân chuyển nội bộ.
* Đối với chi phí nhân công trực tiếp
Chứng từ ban đầu để hạch toán tiền lơng là các bảng chấm công của các tổ sản xuất trong đơn vị. Hàng tháng, đơn vị nghiệm thu khối lợng với các tổ đội căn cứ vào đơn giá nhân công theo quyết toán để tính lơng sản phẩm thực hiện. Các tổ đội chuyển thủ tục thanh toán cho phòng kế hoạch kỹ thuật xác nhận cụ thể quyết toán công trình hoặc báo cáo sản lợng trong tháng, các báo cáo nghiệm thu nội bộ, biên bản nghiệm thu theo mẫu của công ty.
* Đối với chi phí máy thi công
Phơng tiện thiết bị máy móc (gọi chung là xe máy) là một phần tài sản của công ty. Dù đợc trang bị dới bất kỳ hình thức nào đều nằm dới sự quản lý của công ty. Để tạo nguồn chủ động cho xí nghiệp, xởng phục vụ sản xuất, công ty giao tài sản xe máy cho các xí nghiệp, xởng tuỳ thuộc vào chức năng sản xuất và khả năng quản lý. Việc điều hành xe máy và theo dõi sự hoạt động sản xuất đợc đặt dới sự điều khiển trực tiếp của xí nghiệp, xởng và có sự giám sát mệnh lệnh chung của công ty.
Toàn bộ công tác hoạt động của xe máyđợc quản lý qua chứng từ ban đầu là phiếu theo dõi hoạt động của xe máy thi công. Đến cuối tháng, phiếu này cùng với chứng từ liên quan nh hoá đơn kiêm phiếu xuất kho, vật t sử dụng cho máy chạy, bảng chấm công công nhân điều khiển máy, chi phí liên quan sửa chữa cho biết số km xe máy, số giời máy hoạt động, lợng nhiên liệu tiêu hao, những phụ tùng đã thay thế sửa chữa... đợc chuyển về phòng kế toán làm căn cứ ghi sổ và phân bổ cho từng đối tợng liên quan. Chi phí sử dụng máy liên quan đến công trình nào thì phân bổ cho công trình đó.
* Đối với chi phí sản xuất chung
Chi phí chung ở công ty bao gồm các khoản khấu hao cơ bản, khấu hao sửa chữa lớn. Vật liệu, công cụ dụng cụ sử dụng chung, các khoản chi phí khác bằng tiền...
Các chứng từ gốc để hạch toán chi phí sản xuất chung bao gồm: Phiếu xuất vật t, bảng phân bổ khấu hao TSCĐ...
b) Hạch toán chi tiết
* Đối với chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
Khi công trình hoàn thành, trên các chứng từ gốc đợc tập hợp và đa lên, kế toán nguyên vật liệu ghi sổ làm tài liệu tính tổng nguyên vật liệu trực tiếp sử dụng cho các công trình. Khi kế toán nguyên vật liệu tập hợp đầy đủ chứng từ thì phân loại, đánh số, ghi sổ, định khoản vào bảng kê chứng từ mỗi loại riêng đối với từng công trình riêng biệt. Sau đó, từ những bảng kê tập hợp đợc, kế toán chi phí- giá thành ghi sổ chi tiết chi phí sản xuất kinh doanh TK 621 theo từng công trình, hạng mục công trình và lập bảng tổng hợp chi phí nguyên vật liệu trực tiếp vào cuối tháng.
* Đối với chi phí nhân công trực tiếp
ở phòng tài vụ kế toán sau khi đã có đầy đủ chứng từ: Bảng thanh toán khối lợng hoàn thành, bảng chấm công, kế toán bắt đầu tiến hành tính lơng cho từng cá nhân và tổng số lơng của từng đội.
Về các khoản trích theo lơng: Công ty đã tính các khoản này là 19% trên nền lơng cơ bản tính vào chi phí kinh doanh còn 6% tính vào tiền lơng của công nhân viên sản xuất. Từ đây kế toán tiền lơng lập bảng phân bổ tiền lơng cho các xí nghiệp, xởng sản xuất. Có thể nhiều xí nghiệp, xởng cùng tham gia sản xuất thi công cùng một công trình. Tổng hợp và phân bổ tiền lơng và bảo hiểm xã hội, kinh phí công đoàn... trên bảng phân bổ tiền lơng và các khoản tính theo l- ơng.
Dựa trên bảng phân bổ tiền lơng cho các đội theo bảng trên kế toán lơng của công ty lập bảng phân bổ tiền lơng và các khoản tính theo lơng cho các đội.
Dựa trên bảng chấm công và bảng phân bổ tiền lơng và các khoản trích theo lơng của từng đội kế toán tiền lơng sẽ tính lơng của từng cá nhân và toàn đội.
Dựa trên bảng chấm công và bảng phân bổ tiền lơng và các khoản trích theo lơng của từng đội kế toán tiền lơng sẽ tính lơng của từng cá nhân và toàn đội. Bên cạnh việc tính lơng công nhân trực tiếp đa vào khoản mục nhân công thì kế toán tiền lơng cần phải hệ thống các chi phí lơng trực tiếp và gián tiếp khác: Bao gồm chi phí lợng ngời điều khiển máy đa vào các khoản mục chi phí máy thi công, lơng công nhân trực tiếp, gián tiếp của các xởng sửa chữa và lơng khối văn phòng.
Cuối kỳ kế toán tập hợp các chứng từ gốc liên quan đến chi phí nhân công theo công trình cụ thể vào sổ chi tiết chi phí nhân công trực tiếp và lập bảng tổng hợp chi phí nhân công trực tiếp.
* Đối với chi phí máy thi công
Cuối kỳ dựa vào bảng quyết toán khối lợng hoàn thành do đội và phòng thi công lập nên kế toán vào sổ tập hợp chi phí máy thi công.
* Đối với chi phí sản xuất chung
Trên cơ sở các chứng từ có liên quan, kế toán vào sổ chi tiết chi phí sản xuất chung. Trên cơ sở đó lập bảng tổng hợp chi phí sản xuất chung vào cuối tháng.
c) Hạch toán tổng hợp
Sau khi nhận đợc các chứng từ, kế toán vào sổ Nhật ký chung và sổ Cái TK 621, TK 622, TK623, TK627.
Ví dụ: quy trình hạch toán nghiệp vụ xuất kho nguyên vật liệu cho sản xuất Nợ TK 621
quy trình hạch toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp Chứng từ xuất Sổ chi tiết Sổ NKC cpnvltt Bảng tổng Sổ cái hợp cpnvltt TK 621 Bảng cân đối PS Báo cáo Ghi chú: Ghi hàng ngày Đối chiếu Ghi cuối tháng