4. Phương pháp nghiên cứu:
3.1. Căn cứ đề xuất giải pháp
3.1.1. Chiến lược của tập đoàn K-Group
Với định hướng chiến lược của tập đoàn trong 2 năm tới là hình thành sản phẩm cho 16 ý tưởng mới được chắc lọc và thu thập từ các thành viên trong công ty và phát triển chuyên sâu cho 6 sản phẩm : Thế Giới Thợ, Thế Giới Bác Sĩ, AZ Go, GT Link, K- Wiki, K-Will. Cải thiện cho quy trình phát triển sản phẩm mới của K-Group là một vấn đề cấp thiết hiện nay để có thể đáp ứng được nhu cầu thị trường và tạo ra lợi thếcạnh tranh to lớn cho tập đoàn.
Ngoài ra, một tình trạng thực tếcủa tập đoàn trên dựán ThếGiới Thợ là dự án đã chậm tiến độ 1 năm so với dựkiến, sự chậm trễ đó một phần là do quy trình phát triển sản phẩm mới của công ty.
3.1.2. Kết quả phỏng vấn sâu các bên liên quan
Một vài kết quả của đợt tiến hành phỏng vấn ở các bên liên quan để đưa ra những giải pháp tối ưu cho quy trình phát triển sản phẩm mới của K-Group:
Bộphận R&D:
Chúng tôi đã hoạt động một cách tối ưu nhất trong phạm vi năng lực, nhưng dưới góc những của những người nghiên cứu và phát triển chúng tôi vẫn chưa nghiên cứu và phát triển sao cho phù hợp nhất với thị hiếu của người tiêu dùng. Chúng tôi có thểtạo ra hàng trăm sản phẩm và hàng trăm chức năng cho một sản phẩm nhưng vẫn chưa biết thực tế khách hàng đang cần cái nào và cái nào có thể có nguy cơ đánh mất khách hàng. Từ đó chúng tôi muốn được xây dựng thêm một đội chuyên khảo sát thị trường của riêng bộ phận R&D để có thể phát triển sản phẩm một cách tốt nhất và cắt giảm những chi phí không cần thiết cho những sản phẩm hay chức năng chưa phù hợp.
IMC+ (Marketing):
Với quy mô của một công ty Agency trong một tập đoàn, chúng tôi đãđứng được dưới góc nhìn 2 chiều là một agency và một client. Chúng tôi biết được khách hàng đang cần gì và doanh nghiệp của mìnhđáp ứng đượcđiều gì. IMC+ đã xây dựng nên bộ phận Product Marketing với mục đích cải thiện những sản phẩm của tập đoàn và của khách hàng chúng tôi một cách tốt nhất dưới góc nhìn người dùng. Tuy nhiên, như vậy vẫn chưa đủ, với lượng sản phẩm quá lớn của tập đoàn, một bộphận Product Marketing của IMC + vẫn chưa đủ sức đểcó thểquản lý hết mọi thứ. Từ đó, chúng tôi muốn đềnghị thành lậpở các dự án những team nhỏ chuyên về trải nghiệm sản phẩm dưới góc nhìn khách hàng, nhờ vào bộphận đó phối hợp với chúng tôi để có những cái nhìn sâu hơn vềsản phẩm và tránh bỏ xót nhưng điều chi tiết ở sản phẩm mà khi chúng tôi quản lý qua bao quát không thểnhìn thấy được.
Bộphận CS:
Với quy trình phát triển sản phẩm mới hoạt động theo xu hướng lần lượt từng giai đoạn đã làm khó cho chúng tôi trong vấn đề đo lường và tuyển nhân sự cho dự án. Đặc biệt ở giai đoạn hình thành chiến lược marketing, vì phải để sản phẩm khá hoàn thiện ở mức cơ bản mới vạch ra kếhoạch marketing nhưng kế hoạch tuyển dụng của CS phải phụ thuộc vào KPI của bộ phận marketing và sale đặt ra cho nên chúng tôi không thể ước lượng đúng số lượng nhân sự cần thiết và cũng không thể đáp ứng đủ nhân sự đúng thời điểm ra mắt sản phẩm của công ty, điển hình là dự án Thế Giới Thợ. Chúng tôi đề nghị một quy trình phát triển sản phẩm mới mà các bộphận nên hoạt động một cách song song và tránh chờ đợi từng bước một chuyển giao sản phẩm ở các bộphận. Từ đó, nói riêng là bộ phận Customer Service cũng có thể chủ động hơn trong các kế hoạch của mình và nói chung là tất cảcác phòng ban, công ty trực thuộc K-Group.
Bộphận kinh doanh:
Với quy trình phát triển sản phẩm mới hoạt động theo xu hướng thực hiện theo trình tựtừng giai đoạn rất khó đểbộphận sale tìm kiếm các merchant cho dự án và nguồn khách hàng vì không đủ thời lượng. Chúng tôi cũng không thể thực hiện hoạt động tìm kiếm nguồn merchant và nguồn khách hàng cho sản phẩm trước vì có khả năng sản phẩm sẽ không đáp ứng đủnhững thỏa thuận giữa bộphận và các bên liên quan. Theo đó chúng
tôi đềnghịcó một quy trình phát triển sản phẩm bảo đảm được tốc độphát triển sản phẩm mới tốt hơn và đảm bảo độchuẩn xác và chất lượng cho sản phẩm.
Điển hìnhởdự án ThếGiới Thợ, chúng tôi đã chủ động tìm kiếm merchant khi sản phẩm chưa hoàn thiện nhưng khi đến thời hạn thực hiện công việc với merchant thì sản phẩm lại chưa đáp ứng được với những thỏa thuận với merchant, dẫn đến merchant hủy các thỏa thuận giữa 2 bên với chúng tôi. Nhưng đến khi sản phẩm hoàn thiện thì chúng tôi lại không thể tìm kiếm merchant kịp cho ra mắt sản phẩm vì thời gian hoàn thiện sản phẩm và thời gian ra mắt quá gần với nhau, như bạn cũng là một trong những người trong team leader bạn cũng thấy vấn đề là ngày hoàn thiện sản phẩm và ngày launching chỉ cách nhau khoảng ngày, đó là một vấn đề khó khăn đối với bộphận sale của chúng tôi.
Bộphận tài chính:
Hiện tại với quy trình phát triền sản phẩm mới thực hiện một cách theo trình tự như của công ty, chúng tôi vẫn chưa thểvạch ra kếhoạch chi tiết cho mỗi dự án được. Và từng giai đoạn chúng tôi lại phải lập một kếhoạch tài chính cho từng giai đoạn, bộ phận tài chính không thểhoạch định một kếhoạch tổng thể chi tiêu ngân sách như thếnào cho từng dự án. Hiện tại mỗi dự án đều phát sinh hơn 30% ngân sách chúng tôi định ra ban đầu, điển hình như dự án trọng điểm của K-Group là Thế Giới Thợ đã phát sinh hơn khoảng 46% ngân sách ban đầu định ra.
3.2. Giảipháp hoàn thiện quy trình phát triển sản phẩm mới tại tập đoàn K-Group3.2.1. Giải pháp tổng thể để hoàn thiện quy trình phát triển sản phẩm mới tại tập đoàn 3.2.1. Giải pháp tổng thể để hoàn thiện quy trình phát triển sản phẩm mới tại tập đoàn K-Group
Với quy trình phát triển sản phẩm mới của K-Group là một quy trình phát triển mới đã tạm thời đáp ứng đủ 8 bước phát triển sản phẩm mới cơ bản theo tiêu chuẩn lý thuyết. Tuy nhiên, quy trìnhđó vẫn chưa đủ để đáp ứng một cách hoàn hảo vềtốc độ, tính chính xác và độchi tiết cho một dự án sản phẩm mới và ngoài ra nó cũng có thể bỏ xót một sốnhu cầu của khách hàng và làm lãng phí chi phí vào một vài chức năng không cần thiết của sản phẩm. Vì vậy việc đưa ra một quy trình phát triển sản phẩm mới tại tập đoàn K-Group ở thời điểm hiện tại là một vấn đề cấp thiết. Dưới đây là một số giải pháp mới cho quy trình phát triển sản phẩm mới tại tập đoàn K-Group:
STT Vấn đề Giải pháp 1 Quy trình phát triển sản phẩm
mới từng bước của K-Group có thể giúp ban giám đốc kiểm soát các dự án phức tạp và nhiều rũi ro. Nhưng nó cũng có thể chậm chạp một cách đầy nguy hiểm. Trong những thị trường cạnh tranh gay gắt và thay đổi nhanh chóng mặt điển hình như thị trường công nghệ của K-Group đang tập trung phát triển thì quy trình phát triển sản phẩm mới chậm mà chắc như vậy có thể dẫn đến thất bại thua lỗ có thể gay tổn hại đến vị thế của công ty trên thị trường.
Thay thếquy trình phát triển sản phẩm mới thực hiện từng bước bằng quy trình phát triển sản phẩm mới dựa trên nỗlực tập thể. Thành lập một team Product Marketing riêng biệt cho từng dự án để phối hợp với Product Marketing của ICM +
Thành lập ở R&D thêm một team chuyên khảo sát thị trường về góc nhìn và nhu cầu của người tiêu dùng
Bảng 4: Bảng tóm tắt các vấn đềvà giai pháp chung cho quy trình phát triển sản phẩm mới tại K-Group
Các giải pháp cho vấn đề chung của quy trình phát triển sản phẩm mới của K- Group:
Giải pháp đầu tiên,Thay thếquy trình phát triển sản phẩm mới thực hiện từng bước bằng quy trình phát triển sản phẩm mới dựa trên nỗlực tập thể. Theo đó, các phòng ban trong công ty hợp tác chặt chẽvới nhau trong những nhóm liên bộphận, chạy gối đầu các bước trong quy trình phát triển sản phẩm mới để tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu quả. Thay vì chuyển sang phẩm mới từ bộ phận này sang bộphận khác, công ty thành lập một nhóm bao gồm các thành viên đến từ các bộ phận khác nhau để làm việc từ lúc bắt đầu cho đến lúc kết thúc. Những nhóm như vậy thường có đại diện của các phòng ban như marketing, tài chính, thiết kế, sản xuất và pháp lý, thậm chí cả người cung cấp và công ty khách hàng. Trong quy trình tuần tự, từ một khúc mắc trong giai đoạn này có thể ảnh hưởng nghiêm trọng đến tiến độcủa toàn dự án. Trong phương án dựa trên nỗlực tập thể, nếu một mảng gặp trở ngại thì họ cứ tìm kiếm cách giải quyết nó trong khi cả nhóm vẫn
làm việc bình thường. Ngoài ra với phương pháp này cũng sẽ giúp IMC+ ( Marketing ) có thể điều chỉnh kếhoạch Marketing của mình theo thời gian đểphù hợp với sự biến đổi của thị trường và phù hợp với những gì sản phẩm hiện tại có thể đáp ứng, tránh những tình trạng như marketing những đặc tính sản phẩm mà sản phẩm không đáp ứng được hay marketing thiếu những đặc tính mà sản phẩm đang có.Mặc dù vậy, phương pháp dựa trên nỗ lực tập thể cũng có một số mặt hạn chế. Đôi khi nó khiến cả K-Group căng thẳng và hỗn loạn hơn so với phương pháp tuần tự cũ. Tuy nhiên, trong những ngành có tốc độ thay đổi nhanhchóng như công nghệ và vòngđời sản phẩm ngày càng ngắn đi, những cái được của việc phát triển sản phẩm nhanh chóng và linh hoạt lớn hơn nhiều so với những rũi ro tiềm ẩn của nó. Nếu K-Group biết phối hợp phương pháp xoay quanh người dùng và phương pháp phát triển sản phẩm mới dựa trên nỗ lực tập thể sẽ giành được lợi thế cạnh tranh to lớn bằng cách đưa những sản phẩm phù hợp ra thị trường với tốc độnhanh hơn.
Đi kèm với đó, đi sâu vào quy trình nói chung hay đi sâu vào những dự án nói riêng, công ty nên thành lập một team Product Marketing riêng biệt cho từng dự án để phối hợp với Product Marketing của ICM + nhằm tìm kiếm và cải thiện các sản phẩm một cách tốt nhất có thể phù hợp với nhu cầu của người tiêu dùng hơn và cũng tránh lãng phí nguồn lực và chi phí cho các sản phẩm hoặc chức năng không cần thiết.
Và cuối cùng, ở bộ phận R&D, K-Group nên có một team chuyên khảo sát thị trường về góc nhìn và nhu cầu của người tiêu dùng để có thể chắc lọc những ý tưởng tốt nhất và cũng hình thành những sản phẩm đápứng đầy đủ nhu cầu của người tiêu dùng và tránh lãng phí, bỏ sót những ý tưởng có thể mang lại nhiều lợi ích cho cả người dùng và công ty.
3.2.2. Giải pháp chi tiết ở từng bước trong quy trìnhđể hoàn thiện quy trình phát triển
sản phẩm mới tại tập đoàn K-Group
Nhìn chung, quy trình phát triển sản phẩm mới của K-Group đều đáp ứng đủ yêu cầu của một quy trình sản phẩm mới theo mặt lý thuyết. Tuy nhiên, ở một số bước trong quy trình vẫn còn một sốthiếu sót dẫn đến có những kết quả không tốt ở từng giai đoạn. Dưới đây là một số đề xuất giải pháp cho các vấn đề của công ty đang gặp phải tại từng giai đoạn của quy trìnhđể có thểhoàn thiện hơn.
STT Bước Vấn đề Giải pháp
1 Sàn lọc ý tưởng.
Ở giai đoạn sàn lọc ý tưởng, bộ phận R&D và các leader của các dự án vẫn chưa thực hiện nhiều cuộc khảo sát thực tế đểbiết được nhu cầu thực tế của khách hàng đối với từng sản phẩm. Nên tổ chức các cuộc khảo sát thị trường về nhu cầu khách hàng đối với sản phẩm. 2 Giai đoạn phát triển khái niệm sản phẩm.
Trong giai đoạn phát triển khái niệm sản phẩm bộ phận R&D và các Leader của các dự án còn thiếu những góc nhìn đầy đủ và khách quan của khách hàng để hình thành lên những khái niệm sản phẩm phù hợp nhất với thị trường và nhu cầu thực tế của khách hàng. Cho phép một số khách hàng tham gia vào việc phát triển khái niệm sản phẩm ở các cuộc khảo sát ý kiến khách hàng để các khái niệm đó có thể sát với thực tếnhu cầu người tiêu dùng nhất.
3 Giai đoạn lập kế hoạch marketing.
Trong giai đoạn lập kế hoạch marketing, kế hoạch marketing đặt ra vẫn đang thiếu những góc nhìn chuẩn xác và thực tế về thị trường .
Giai đoạn lập kế hoạch marketing nên có sự tham gia của bộ phận phát triển thị trường để có thêm những góc nhìn liệu các thị trường mà IMC+ chọn làm thị trường trọng tâm để đánh chiếm giai đoạn đầu có khả thi hay không và sẽ vấp phải những vấn đề gì trên thị trường. Ở dưới những góc nhìn đó, bộ phận marketing sẽ có một bản kế hoạch thực tế và khả thi hơn. 4 Giai đoạn phát triển sản phẩm.
Ở K-Group trong giai đoạn phát triển các chức năng cơ bản chỉ có sự tham gia của R&D và công ty phát triển phần mềm K-Soft.
Thay vì sau khi phát triển xong các chức năng cơ bản rồi thì bộ phận Product Marketing mới tham gia vào thì công ty nên
Product Marketing của IMC+ chỉ tham gia ở giai đoạn hình thành xong các chức năng cơ bản, điều này làm cho sản phẩm hình thành đôi lúc lịch đi so với thị hiếu của khách hàng.
cho phép Product Marketing tham gia và cố vấn trực tiếp trong giai đoạn phát triển những chức năng cơ bản và giá trị cốt lõi của sản phẩm để sản phẩm được phù hợp với nhu cầu và thị hiếu của khách hàng ngày từ đầu tránh dẫn tới việc phải điều chỉnh lại tiêu tốn kinh phí và thời gian của công ty.
5 Giai đoạn thử nghiệm trong phạm vi giới hạn Ở K-Group các cuộc test sản phẩm được phụ trách bởi các bộ phận nhưng các bộ phận không có các đội chuyên test riêng của họ để đảm bảo tính chuyên môn và cho ra những kết quả chính xác cho dự án. Các bộ phận thường xin trợ giúp từ các bộ phận khác không có chuyên môn vềviệc đang test đểtiến hành test sản phẩm, điều này đã cho ra những kết quả không tốt như mong muốn.
Các bộ phận đảm nhiệm mỗi đợt test chạy thử nghiệm nên có một đội test riêng. Ngoài ra một số bộ phận nếu cần những góc nhìn từ các bộphận khác có thể trao với người đại diện trong team bao gồm các đại diện của các bộphận trong một dự án.
6 Giai đoạn thương mại hóa
Ở giai đoạn thương mại hóa, phần lớn các dự án hiện nay của K-Group thì thời gian và địa điểm ra mắt điều phụ thuộc vào những quyết định chủ quan của ban quản trị và các leader của mỗi dự án. Điều này có thể dẫn đến những sai sót đáng tiếc khi sản phẩm ra mắt không địa thời điểm và địa điểm.
Công ty nên có một bước thu thập và nghiên cứu về những biến động trên thị trường như xu hướng tiêu dùng, những số liệu vềthị trường hiện tại, chính sách của nhà nước để có thể chọn thời điểm và địa diểm ra mắt hợp lý, mang lại một dự án