II. Tình hình đấu thầu ở công ty thời gian qua
1. Quy trình đấu thầu của công ty
Công ty xây dựng công trình giao thông 873 là một đơn vị hạch toán độc lập , do vậy mà công ty tự tiến hành các biện pháp thăm dò thi trường và tìm kiếm kí kết những hợp đồng làm ăn hiệu quả để “ nuôi sống” và phát triển công ty. Tham gia vào công việc có tính chất sống còn này , hoạt động đấu thầu là một phương thức tìm kiếm đối tác làm ăn có hiệu quả và nhanh chóng nhất . Thường thì từ lúc tiếp nhận hồ sơ mời thầu cho đến khi hoàn tất hồ sơ dự thầu mất khoảng trên dưới một tháng. Các cán bộ công nhân viên của công ty nói chung, đặc biệt là phòng Kế hoạch – kĩ thuật nói riêng luôn luôn cố gắng hết sức mình để có thể hoàn thiện hồ sơ dự thầu một cách nhanh chóng và hiệu quả nhất. Do vậy một quy trình đấu thầu khép kín sẽ được bắt đầu như sau:
Khảo sát thị trường→Nộp đơn dự thầu→Mua hồ sơ mời thầu→Lập hồ sơ dự thầu→Tham gia đấu thầu→Hoàn thiện và kí hợp đồng
1.1. Khảo sát thị trường
Đây là bước đi đầu tiên trong toàn bộ quy trình hoạt động của đấu thầu . Khảo sát thị trường tức là tìm kiếm thông tin , tranh thủ cơ hội , chớp đúng thời cơ và theo sát mục tiêu để có thể tiếp cận một cách nhanh nhất với thông tin mà mình quan tâm.Trong đấu thầu xây dựng , nhà thầu không chỉ chú ý tới các phương tiện thông tin đại chúng ( vì ngày nay số lượng các đợt đáu thầu được đăng tải trên đó khá nhiều ) mà mỗi nhân viên trong doanh nghiệp còn có vai trò như là một “thiết bị” thăm dò tin tức , hỗ trợ đắc lực cho mục tiêu và hướng đi chung của toàn thể công ty.Bởi lẽ vậy mà dù đã bước chân vào nền kinh tế thị trường công ty không chỉ đứng vững mà còn vươn lên không ngừng do biết nắm bắt thông tin nhanh và giành được những hợp đồng có giá trị.
Tuy nhiên việc tìm kiếm thông tin lại đòi hỏi chúng ta phải có khả năng để sàng lọc thông tin , sao cho thông tin tìm được trở nên thực sự có ích đối
với hoạt động và mục tiêu của công ty.Điều này rất cần thiết một đội ngũ cán bộ có kiến thức sâu sát về ưu nhược điểm của công ty và kiến thức về đấu thầu. Có như thế chúng ta mới có thể tìm kiếm được đối tác làm ăn có hiệu quả.
1.2. Đơn dự thầu
Thường là với những gói thầu đấu thầu theo phương thức hạn chế thì nhà thầu phải tìm hiểu nguồn tin bằng cách khác chứ không phải thông qua các phương tiện thông tin đại chúng , khi đó mà nhà thầu có thể nộp đơn dự thầu để qua vong sơ tuyển . Đối với loại hình đấu thầu này doanh nghiệp thường sẽ có lợi thế hơn do ít phải cạnh tranh với nhiều đối thủ.Tuy nhiên như vậy không có nghĩa là công ty sẽ nắm chắc phần thắng bởi vì điều này cũng đồng nghĩa với việc sẽ có các đối thủ thực sự lợi hại , ngang sức ngang tài cạnh tranh với nhau.
1.3.Hồ sơ mời thầu
Thực chất đây là một bộ hồ sơ tài liệu do bên mời thầu lập nhằm đưa ra những hướng dẫn cụ thể hoặc các yêu cầu cho nhà thầu về gói thầu mà họ định tham gia. Nó là cơ sở để nhà thầu có thể làm hồ sơ dự thầu và cũng là cơ sở để đánh giá hồ sơ dự thầu.
Công ty XDCTGT873 hàng năm tiếp nhận khoảng trên dưới choc bộ hồ sơ mời thầu và đó thường là các cơ hội làm ăn tôt cho công ty.Nghiên cứu kĩ hồ sơ mời thầu là bbước đi đầu tiên của việc lập nên hồ sơ dự thầu. Muốn thăng được các nhà thầu khác trong cuộc cạnh tranh khốc liệt này trước hết cần phải làm đúng và làm đủ các yêu cầu mà bên mời thầu đặt ra, có như vậy công ty mới có thể tiếp tục bước đi trên “sàn đấu”.
Công việc này thực ra là nộp hồ sơ dự thầu , tham dự buổi mở thầu và nghe thông báo kết quả. Nừu công ty thắng thầu thì có thể chuyển sang bước sau cùng , đó là:
1.5. Hoàn thiện và kí hợp đồng
Đây là công việc cuói cùng của quy trình đấu thầu, trong đó có một phần quan trọng đó chính là thương thảo. Tuy nhiên hầu hết mọi cuộc thương thảo chỉ mang tính hình thức , bởi vì cả bên mời thầu và ngay cả nhà thầu đều hiểu rằng trong số rât sđông những người bán hàng đó , họ chính là người khả dĩ phù hợp nhất với yêu cầu của bên mời thầu và bên mời thầu cũng biết rằng nhà thầu chấp nhận đuựơc những điều đó nghĩa là họ đã có tính toán kĩ lưỡng , do vậy nên thương thảo thường không kéo dài và nhanh chóng đi đến kí kết hợp đồng.
2. Thực trạng đấu thầu diễn ra ở công ty XDCTGT 873 thời gian qua
Với hơn 25 năm hoạt động trong ngành xây dựng , công ty đã có không ít kinh nghiệm tham dự vào các cuộc đấu thầu do Nhà nước lẫn các cơ quan quản lí dự án khác tổ chức , và thực tế đã cho thấy một bề dày thành tích và cũng là những kinh nghiệm mà công ty đã đạt dược trong thời gian qua. Bảng 1: Tổng kết kinh nghiệm nhận thầu của công ty
STT Tính chất công việc Số năm kinh nghiệm
Thành tựu đã đạt được
1 Thi công nhà dân dụng 16 Đã thi công được nhiều công trình đựoc chủ đầu tư đánh giá đạt chất lượng cao như : Nhà làm việc sở giao thông Hà Bắc, Trạm nghiệm vụ
công an Quảng Ninh, Trạm nghiệm vụ công an Đà Nẵng …
2 Xây dựng chuyên ngành Khảo sát thiết kế giao
thông
Thi công cọc cát , xử lí nền bằng đất yếu
Thi công xây dựng cầu đường bộ
29
7
16
Đã tham gia khảo sát thiết kế trong và ngoài nước như nước bạn Lào , đẫ được đánh giá đật chất lượng cao Được đánh giá cao
như công trình xử lí nền đất yếu QL 1A Km 25- Km42 Được đánh giá cao
như đưòng cao tốc Bắc Thăng Long – Nội Bài , nâng cấp QL 1A (R 100), Nâng cấp QL1A đoạn Hà Nọi – Cầu Gĩe…
Để có được bề dày thành tích như vậy , công ty xây dựng công trình giao thông 873 mà trực tiếop là các cán bộ công nhân viên đã phải nỗ lực rất nhiều trong suốt cả một chặng đường dài. Không chỉ không ngừng học hỏi vươn lên mà cán bộ công nhân viên của công ty còn rất có ý thức trách nhiệm và đoàn kết đồng lòng trên mọi khía cạnh của lĩnh vực công tác. Các kết quả đath được những năm gần đây trong lĩnh vực đấu thầu là minh chứng cho sự đồng tâm , đồng lòng đó:
Bảng 2: Kết quả đấu thầu các năm 2002-2004 của công ty XDCTGT 873
Diễn giải Năm 2003 Năm 2004
Công trình chuyển tiếp Công trình thắng thầu +Do tổng công ty giao
+Do công ty đấu thầu Công trình chỉ định thầu 14 11 2 9 3 9 9 2 7 0 Công trình năm kế hoạch Do tổng công ty giao Do công ty đấu thầu Chỉ định thầu 5 1 3 1 9 2 7 0
Có thể thấy năm 2003 là một năm gặt hái được khá nhiều thành công của công ty trên phương diện tham gia dự thầu vá thắng lợi trong đấu thầu . Sở dĩ có được điều này là do công ty đã làm rất tôt các quy trình của quá trình đấu thầu và mọi nguồn lực được phân bổ moat cách hài hoà , hợp lí để có thể hoàn thiện một cách tôt nhất các công trình trúng thầu. Chính vì lẽ đó mà lợi nhuận trong năm 2003 thu về cho công ty đã gia tăng đáng kể , thu
nhập bình quân của người lao động cũng vì thế mà đạt được con số khá cao , trung bình xấp xỉ 1,4 triệu đồng/ người/ tháng.
Sang đến năm 2004 , bất đầu có những điều luật thắt chặt hơn trong đấu thầu , với mong muốn tạo ra sân chơi công băng cho các nhà thầu , đấu thầu han chế thu hẹp dần và do đó công ty cang phải ra sức cạnh tranh hơn nữa với các công ty khác. Bên cạnh đó số công trình chuyển tiếp với giá trị lớn là một trở ngại đáng kể cho việc tập hợp nguồn lực tham gia đấu thaàu và tiếp nhận những công trình mới. Do vậy mà số công trình thâứng thầu của công ty có dấu hiệu chừng lại. Đồng thời những biến động về kinh tế cũng mang lại không ít khó khăn cho toàn nền kinh tế nói chung và công ty nói riêng. Những biến động về giá cả nguyên nhiên vật liệu hay những chi phí phát sinh trong công việc mà do không tính toán kĩ lương cũng lam công ty phai chịu những thua lỗ không đáng có. Tuy thế , công ty vẫn xứng đáng là cánh chim đầu đàn trong tổng công ty và là một đối thủ đang gờm cho bất kì nhà thầu nào không cùng chiến tuyến.
Những tháng đầu năm bao giờ cũng là thời điểm bận rộn của toàn thể cán bộ công nhân viên trong công ty. Để có thể chắc chắn có một kết quả mỹ mãn khi tham gia dự thầu , đòi hỏi mọi người phải nỗ lực và cố gắng hết mình trong công việc cũng như chuyên môn. Hạch toán độc lập giúp công ty có nhiều khả năng sáng tạo và tự quyết hơn , đồng thời cũng đặt công ty đứng trước tình trạng phải tự thân vận động đương đầu với nhiều khó khăn thử thách mà chính bản thân công ty phải tự giải quyết một mình. đấu thầu là hoạt động kết hợp nhiều loại kiến thức trên nhiều lĩnh vực khác nhau, không đơn giản là mua một bộ hồ sơ mời thầu và cứ thế ở tại chỗ soạn thoả mọi điều như hướng dẫn và đem đi dự thầu, nó là cả một công cuộc thăm dò , khảo sát và tìm kiếm thực sự. Có như vậy mới có thể bán hàng vui vẻ mà không sợ thua lỗ. Đương nhiên mọi cuộc chơi đều có những kẻ thắng , người bại , và trên lĩnh vực đấu thầu xây dựng không nhà thầu nào có thể khoe khoang mình là kẻ bất khả chiến bại , có trận thắng và lẽ dĩ nhiên
cũng phải chấp nhận cả những lần thua. Công ty XDCTGT 873 cũng vậy , cũng đã có không ít những lần chấp nhận thua sát nút trước các nhà thầu khác, tuy nhiên mỗi cuộc thua là một lần vỡ vạc nhiều điều , là bài học kinh nghiệm quý báu đối với các nhà làm kinh tế. Và đương nhiên vào lần đấu thầu sau công ty có thể tự tin hơn khi giải quyết những vướng mắc mà mình đã từng gặp phải.
Hơn 25 năm lăn lộn trên thương trường , bản thân công ty XDCTGT 873 đã tạo được vị thế và niềm tin vững chắc về bản thân công ty với các nhà đầu tư cũng như là một đối thủ nặng kí trưóưc các công ty , doanh nghiệp khác. Kinh nghiệm tham dự đấu thầu và làm thầu với công ty cũng không phải quá mới mẻ nữa song chưa bao giờ và chưa khi nào tâpj thể ban lãnh đạo công ty hài lòng với những gì đã đạt được , với mong muốn vươn lên và vươn lên không ngừng , công ty XDCTGT 873 luôn ở trong tư thế sẵn sàng để tiếp nhận và tạo dựng những thời cơ , thách thức mới .
3. Các nhân tố ảnh hưởng đến hoạt động đấu thầu của công ty xây dựng công trình giao thông 873
3.1. Vốn và bố trí cơ cấu vốn
Những năm trong cơ chế quản lý bao cấp , nguồn vốn kinh doanh của công ty chủ yếu phụ thuộc vào vốn ngân sách Nhà nước cấp . Những năm
chuyển sang cơo chế thị trưòng nhất là 5 năm gần đây , nguồn vốn công ty thưòng xuyên được bổ sung bằng nhiều hình thức trong đó chủ yếu là vốn vay góp phần vào việc mở rộng và phát triển sản xuất . Đồng thời với số vốn đựoc giao công ty đã sử dụng có hiệu quả đến nay không những đựoc bảo toàn mà còn đem lại sự tăng trưỏng đáng kể cho công ty. Tính đến tháng 1/2004 thì :
Tổng số vốn đựoc Nhà nứoc giao là 49521,16 tr đồng Trong đó :
Vốn cố định : 11557,22 + Vốn ngân sách : 60,53
+Vốn vay : 11496,69
Vốn lưu động : 1534,44 Các loại vốn khác :
Bảng sau đây sẽ cho thấy cụ thể hơn về tình hình nguồn vốn tại công ty thời gian qua:
Bảng 3 : Báo cáo năng lực vốn của công ty XDCTGT 873 Đơn vị: tr đồng STT Nội dung 2000 2001 2002 2003 1 Tổng nguồn vốn 56129 46463 55059 54820 2 Vốn chủ sở hữu 14028 14015 13988 14028 3 Vốn lưu động 3261 4504 6630 3261 4 Nguồn vốn kinh doanh 12921 12921 13092 12921
Bên cạnh việc khéo léo huy động vốn đáp ứng nhu cầu về vốn của các công trình , việc bố trí cơ cấu vốn một cách hợp lí cũng là một trong những mối quan tâm hàng đầu của công ty, vì nhờ đó mà công ty có thể điều chỉnh và sử dụng một cách hợp lí hơn các nguồn vốn có đựoc:
Bảng 4 : Chỉ tiêu bố trí cơ cấu vốn của công ty
Đơn vị : % Chỉ tiêu 2000 2001 2002 1. Bố trí cơ cấu vốn TSCĐ/Tổng TS TSLĐ/ Tổng TS 21 79 33 66 28 72 2 . Bố trí cơ cấu NV Nợ phải trả/Tổng 75 70 74
NV
Vốn CSH/ Tổng NV
25 30 25
Rõ ràng là với khả năng tài chính rõ ràng và minh bạch như thế này , công ty XDCTGT 873 không những đã khẳng định được khả năng phát triển bên vuẽng của công ty mình mà còn có sức thuyết phục các nhà đầu tư khac trong quá trình tham gia dự thầu.
3.2. Máy móc thiết bị và công nghệ
Đây cũng là yếu tố không kém phần quan trọng ảnh hưởng tới hoạt động đấu thầu mà công ty tiến hành. Bởi đó là những điều kiện không thể thiếu cho các công ty xây dựng. Với máy móc thiết bị hoàn chỉnh , đồng bộ và công nghệ phù hợp hiện là ưu tiên số một trong mọi cuộc cạnh tranh . Và điều đó phải được đảm bảo là chất lượng thi công tôt nhất có thể và giá thành hay chi phí bỏ ra là hợp lí nhất.nắm bắt được điều này, công ty đã chú trọng tới việc thường xuyên đầu tư đổi mới thiết bị đặc biệt là đầu tư chiều sâu , nâng cao năng lực thi công thực tế đối với một số thiết bị đồng bộ cho dây chuyền thi công thảm theo công nghệ tiên tiến . Đến nay toàn bộ máy móc thiết bị của công ty đã đầu tư mua sắm có giá trị lên tới hàng chục tỉ đồng . Những thiết bị mà công ty đã đầu tư mua sắm trong thời gian qua đã được phát huy tối đa về công suất và đáp ứng được yêu cầu kĩ thuật , công nghệ . Đồng thời công ty có thể mở rộng và phát triển sản xuất hơn nữa trong các năm tới.
Bên cạnh đó các loại vật liệu thi công đều phải thoả mãn đầy đủ các quy định về tiêu chuẩn kĩ thuật hiện hành nói chung và của hồ sơ mời thầu nói riêng , luôn có đầy đủ các chứng chỉ thí nghiệm về chất lượng và được sự đồng ý cho phép của kỹ sư tư vấn và chủ đầu tư.
Máy móc thiết bị và công nghệ là “công cụ” để hoàn thiện công trình , vì thế công cụ phải luôn dược đảm bảo trong tình trạng tốt nhất thì nhà thầu
mới có thể phát triển và mở rông hoạt động đấu thầu nơi công ty mình. Doanh nghiệp xây dựng là những doanh nghiệp nặng về tổ chức thi công các công trình , vì thế máy móc thiết bị được xem như “cái cần câu cơm” của nhà thầu , vậy nên đó là phương tiện giúp nhà thầu có thể đẩy nhanh tiến độ thi công công trình , rút ngắn thời gian hoàn thiện công trình – là