I. Các hoạt động quản trị tiêu thụ xăng dầu
2. Công tác xây dựng chương trình, kế hoạch tiêu thụ
2.1. Kế hoạch hoá bán hàng
Qua bảng số liệu 05 trang 29 dưới đây cho thấy hiện tại Công ty xăng dầu Hà Giang chủ yếu đang khai thác theo nhu cầu phát sinh tự nhiên của thị trường, khối lượng hàng hoá tiêu thụ trên cơ sở các đơn đặt hàng, hợp đồng tiêu thụ ký kết chiếm tỷ lệ nhỏ từ 10 -> 15% so với sản lượng chung. Lượng xăng dầu tiêu thụ theo hợp đồng chủ yếu là của các đơn vị vũ trang, cơ quan hành chính sự nghiệp, các doanh nghiệp quốc doanh, một số doanh nghiệp ngoài quốc doanh, và các đại lý bán buôn bán lẻ. Hiệu quả thực hiện các đơn đặt hàng, hợp đồng tiêu thụ không cao, về số lượng hợp đồng được thực hiện chiếm từ 81 -> 93% so với hợp đồng được ký, về khối lượng chiếm từ 65 ->84% so với sản lượng đã đăng ký. Nhìn chung công ty đã căn cứ vào các đơn đặt hàng, hợp đồng tiêu thụ để nên được kế hoạch bán hàng một cách cụ thể, chi tiết. Chương trình bán hàng không chỉ đề ra các mục tiêu bán hàng cần đạt được mà còn xác định trình tự, tổ chức các điều kiện để thực hiện mục tiêu nhiệm vụ đặt ra. Trong những năm qua đối với việc đáp ứng các đơn đặt hàng, hợp đồng tiêu thụ công ty thường thực hiện tương đối tốt về mặt số lượng cũng như thời gian giao hàng. để thực hiện được điều này phòng kế hoạch của công ty đã nghiên cứu và cân đối các đơn đặt hàng để lên một kế hoạch tổng thể cho quá trình khai thác nhằm đảm bảo cho quá trình khai thác không bị chồng chéo, giao hàng cho khách đúng thời gian và số lượng, chất lượng và chủng loại, cơ cấu mặt hàng.
Tuy nhiên cũng có thời gian công ty chưa đáp ứng được 100% nhu cầu khách hàng do các nguyên nhân khách quan như mất điện, tạm đình chỉ để kiểm kê thực hiện chính sách giá mới hoặc tạm ngừng cung cấp đối với khách hàng có công nợ lớn; ngược lại trong thị trường cạnh tranh có một số khách hàng nhất
là các doanh nghiệp ngoài quốc doanh phá bỏ hợp đồng, đơn đặt hàng đã ký với công ty để tìm đến với nhà cung ứng khác có cơ chế ưu đãi hơn dẫn đến tỷ lệ thực hiện sản lượng theo hợp đồng, đơn đặt hàng trung bình qua 04 năm mới đạt 72,7%.
BIỂU 05: KẾT QUẢ THỰC HIỆN KẾ HOẠCH BÁN HÀNG
Chỉ tiêu
Năm 2000 Năm 2001 Năm 2002 Năm 2003
Số H Đồng K.lượng (M3) Số H Đồng K.lượng (M3) Số H Đồng K.lượng (M3) Số H Đồng K.lượng (M3) 1.Hợp đồng, đơn hàng 24 2. 000 29 2.500 43 2.300 54 2.500 2. Kết quả thực hiện 20 1.400 27 2.100 35 1.600 47 1.800 3.Sản lượng chung 11.945 13.857 16.169 17.334 4. Tỷ lệ thực hiện/Hợp đồng(% ) 83 70 93 84 81 65 87 72 5. Tỷ lệ thực hiện/ sản lượng chung(%) 11,7 15,1 9,8 10,4
2.2. Kế họach hoá Marketing
Marketing có vị trí rất quan trọng trong các hoạt động truyền thông, có thể hiểu marketing là quá trình kế hoạch hoá và thực hiện các ý tưởng liên quan đến việc hình thành, xác định giá cả, xúc tiến và phân phối hàng hoá và dịch vụ để tạo ra sự trao đổi nhằm thoả mãn các mục tiêu của mọi cá nhân và tổ chức. Thực tế Công ty Xăng dầu Hà Giang đã không quan tâm tổ chức các hoạt động marketing, không bố trí cán bộ chuyên môn để tiến hành các hoạt động này do đó các hoạt động tiêu thụ của công ty chưa có tính chiến lược, chưa có chính sách thoả đáng về kênh tiêu thụ, phân phối, quảng cáo, xúc tiến bán hàng và chính sách giá cả…
2.3. Kế hoạch hoá quảng cáo
Quảng cáo là một trong nhiều công cụ thuộc chính sách tiêu thụ, nó được xác định trong mối quan hệ với công cụ khác, đặc biệt là chính sách giá cả. Xuất phát từ vai trò quan trọng của quảng cáo nên trong những năm qua Công ty Xăng dầu Hà Giang đã có sự quan tâm áp dụng những biện pháp quảng cáo trên các tạp trí chuyên ngành, báo chí truyền hình địa phương, ngoài ra còn thông qua các hình thức bán hàng tại các cửa hàng hoặc trong các kỳ hội thao, lễ hội,…để tặng những sản phẩm như mũ, áo phông có in biểu tượng của hãng. Trên một số sản phẩm như dầu hộp, bếp, bình gas đều có tem in những thông tin quảng cáo cho công ty, cho hãng và sản phẩm của hãng. Tuy nhiên việc áp dụng các biện pháp quảng cáo của công ty chưa được xây dựng thành kế hoạch, quảng cáo còn tràn lan chưa xác định đúng mục tiêu cụ thể cho mỗi thời kỳ. Nội dung quảng cáo chỉ chủ yếu mới đề cập đến vị thế của công ty chưa đề cập nhiều đến chất lượng hàng hoá và chất lượng phục vụ, hình thức chưa được đa dạng, phong phú, qui mô không lớn và diễn ra trong một thời gian nhất định. Chi phí cho các hoạt động quảng cáo chưa xác định được tỷ lệ cụ thể trên tổng doanh thu. Đánh giá thực trạng công tác và biện pháp quảng cáo của Công ty trong thời gian qua chưa thực sự tác động mạnh mẽ đến các đối thủ cạnh tranh, đến sức mua và ý muốn tiêu dùng của khách hàng. Thực tế đó thể hiện ở biểu 06 dưới đây:
BIỂU06: KẾT QUẢ THỰC HIỆN CHI PHÍ QUẢNG CÁO
Đơn vị tính 1.000 đồng STT HÌNH THỨC QUẢNG CÁO NĂM 2000 NĂM 2001 NĂM 2002 NĂM 2003
1 Lô gô quảng cáo 0 0 0 0
2 Pa nô áp phích 10.000 5.000 5.000 7.500
3 Biển hiệu cửa hàng 6.000 9.000 12.000 12.000
4 Ti vi 1.000 1.000 1.200 1.500
5 Ra đi ô 0 0 0 0
6 Báo 15.000 15.000 15.000 25.000
7 Tạp trí chuyên ngành 3.000 3.000 5.000 5.000
Cộng tổng 35.000 33.000 38.200 51.500
Công ty Xăng dầu Hà Giang là đơn vị trực thuộc Tổng công ty Xăng dầu khu vực phía Bắc, thực hiện chế độ hạch toán toàn ngành. Kế hoạch chi phí kinh doanh hàng năm được Công ty quan tâm nghiên cứu và xây dựng từng định mức chi phí cụ thể. Tổng công ty căn cứ vào kế hoạch của đơn vị và tình hình hoạt động thực tế toàn ngành và từng khu vực để phê duyệt kế hoạch hàng năm. Công ty xăng dầu Hà Giang căn cứ vào kế hoạch đó tổ chức hạch toán chi phí kinh doanh theo đúng quy định nhằm mục tiêu tiết kiệm tối đa chi phí nhất là chi phí hao hụt và chi phí văn phòng, do đó kết quả chi phí hoạt động kinh doanh hàng năm đều đạt và vượt chỉ tiêu Tổng công ty giao. Kết qủa đó được thể hiện trong biểu số 07 dưới đây:
BIỂU 07: KẾT QUẢ THỰC HIỆN KẾ HOẠCH CHI PHÍ NGHIỆP VỤ KINH DOANH
CHỈ TIÊU 2000 2001 2002 2003 KH TH KH TH KH TH KH TH Tỷ lệ chi phí % / Doanh thu 8.22 7.36 10.6 9.88 11.54 11.02 12.21 10.65
Qua biểu số liệu trên cho thấy Công ty Xăng dầu đã thực hiện rất tốt kế hoạch chi phí nghiệp vụ kinh doanh do Tổng công ty giao với phương châm thực hành tiết kiệm, chống lãng phí. Đó là mục tiêu thi đua khen thưởng hàng năm của toàn ngành nhằm dem lại hiêu quả kinh tế trong kinh doanh. Một trong các nguyên nhân tỷ lệ phí giảm so với kế hoạch chủ yếu là giảm thiểu chi phí hao hụt giảm chi phí tiếp khách, giao dịch.