II. Thực trạng công tác quản trị vật tư của công ty cơ khí Z179 1 Công tác xây dựng kế hoạch cung ứng vật tư
3. Công tác tổ chức tiếp nhận vật tư
Công tác tổ chức tiếp nhận vật tư ở công ty cơ khí Z179 là bước chuyển giao trách nhiệm giữa bộ phận mua, vận chuyển và bộ phận quản lý vật tư. Theo chế độ hiện hành quy định, tất cả các loại vật tư về đến công ty đều phải tiến hành làm thủ tục nhập kho, việc thu mua cung cấp vật tư cho sản xuất của công ty đều do phòng Kế hoạch – Vật tư đảm nhiệm. Phòng kế hoạch vật tư có nhiệm vụ xem xét tất cả các sổ sách, hợp đồng trong kì sản xuất để từ đó xác định chính xác số lượng từng loại vật tư cần mua và từ đó xác định rõ thời gian đi mua, thời gian giao hàng và thời gian sử dụng loại vật tư đó.
Khi vật tư được nhà cung ứng vận chuyển đến kho của công ty, đại diện phòng kế hoạch sau khi nhận được hoá đơn hay phiếu xuất kho của người bán gửi đến thì tiến hành kiểm tra đối chiếu với các bản hợp đồng để quyết định chấp nhận hay không chấp nhận lô hàng đó. Nếu không có sai sót gì thì đại diện phòng kế hoạch vật tư làm thủ tục tiến hành nhập kho.
Trước tiên, vật tư mua về phải được kiểm nghiệm về chất lượng, số lượng, chủng loại, quy cách xem có hợp tiêu chuẩn không. Ban kiểm nghiệm gồm có một đại diện phòng Kế hoạch – Vật tư (thường là phó phòng, người chuyên điều hành các vấn đề liên quan đến vật tư), một đại diện phòng KCS (thường là trưởng phòng), và một thủ kho. Đại diện của phòng KCS tiến hành kiểm tra số lượng, chất lượng của từng loại vật tư rồi trước sự chứng kiến của ban kiểm nghiệm, lập hai biên bản kiểm nghiệm một giao cho phòng Kế hoạch – vật tư, một giao cho phòng kế toán. Trường hợp vật tư không đúng số lượng, qui cách, phẩm chất so với chứng từ hoá đơn, thì lập thêm một liên, kèm theo chứng từ liên quan gửi cho đơn vị bán vật tư để giải quyết. Đại diện phòng Kế hoạch – Vật tư phải chịu trách nhiệm về việc này, phải trình lên ban giám đốc và chờ ý kiến giải quyết của lãnh đạo. Còn nếu chất lượng cũng như số lượng của vật tư không có sai sót gì thì thủ kho tiến hành nhập kho đúng theo thủ tục. (Mẫu biên bản kiểm nghiệm và mẫu phiếu nhập kho)
Trên cơ sở hoá đơn, giấy báo nhận hàng và các biên bản kiểm nghiêm, phòng Kế hoạch – Vật tư lập “Phiếu nhập kho” thành ba liên, có thể lập chung cho nhiều loại vật tư cùng loại, cùng kho hoặc có thể riêng cho từng loại. Trong đó, một liên giao cho người nhập, một liên giao cho phòng Kế hoạch – Vật tư, một liên giao cho thủ kho làm căn cứ biên nhận vật tư. Hoá đơn của người bán được chuyển lên phòng Kế toán để làm thủ tục thanh toán.
Vật tư sau khi làm đầy đủ mọi thủ tục tiếp nhận được chuyển nhanh vào kho của công ty, bộ phận quản lý vật tư có trách nhiệm bảo quản vật tư không để xảy ra tình trạng hư hỏng, mất mát.