* Ứng dụng phần mềm Trello trong quản lý kế hoạch công tác tại Công ty Bƣớc 1: Mở giao diện chính của Trello
Bên trong đó bao gồm các Tast (Công việc) hay các Board (Bảng). Các bảng dùng để dán các công việc bạn cần làm. Tạo 1 bảng về công việc của bạn – bảng này ƣu tiên để chế độ “riêng tƣ” nếu làm việc nhóm với nhau.
Nếu để chế độ “công khai” thì tất cả những ai khi có đƣờng link của nó đều sẽ nhìn thấy.
Hình 3.7. Giao diện chính của Trello
Bƣớc 2: Chọn tạo bảng mới
Thêm tiêu đề bảng mà bạn muốn thêm vào để bắt đầu công việc rồi nhấn “Tạo bảng”, có thể chọn chế độ bảng công việc nhóm công khai hay riêng tƣ.
Hình 3.8. Tạo bảng cho công việc trên Trello
Bƣớc 3: Lập ra các Tab công việc quản lý kế hoạch công tác
Khi tạo bảng xong các Tab sẽ xuất hiện ở bên trong, đồng nghĩa với việc tất cả các công việc của công ty hay cá nhân cũng đều sử dụng bảng này. Bạn có thể thay đổi màu nền cho thích hợp và thêm công việc cần làm vào các Tab (có thể thay đổi tên tab khi cần ).
Hình 3.9. Hoạt động quản lý kế hoạch công tác
Bƣớc 4: Khi đã thêm công việc xong bạn hãy mở từng Tab để bổ sung thông tin
Trello rất thích hợp để làm việc nhóm khi nó cho phép phân chia công việc và xem tiến trình làm việc của nhau.
Hình 3.10. Danh sách công việc cần làm
Bƣớc 5: Khi đã bổ sung công việc. Nhấn vào một công việc bất kì để thêm các
thông tin cụ thể.
Phía bên phải bao gồm các mục nhỏ giúp bạn có thể thêm thành viên bằng cách thêm mail một thành viên mà bạn muốn hoạt động cùng
Có thể thay nhãn hoặc tiêu đề để nhận biết công việc tốt hơn
Ngày hết hạn nhắc nhở thời gian đang diễn ra hay sắp kết thúc công việc đó. Có thể đính kèm thêm hay thay ảnh bìa cho công việc này. Ngoài ra bạn còn có thể di chuyển hoặc sao chép công việc khi đã đƣợc hoàn thành.
Hình 3.11. Thông tin cụ thể từng công việc
Bƣớc 6: Tất cả sẽ đƣợc hiển thị trên Tab một cách cụ thể khi đã đƣợc lƣu lại.
Những công việc tiếp theo cũng thực hiện nhƣ công việc đầu tiên.
Hình 3.12. Hoàn thành nội dung kế hoạch công việc
Bƣớc 7: Khi thông tin từng công việc đã đƣợc hoàn thiện bạn có thể di chuyển
công việc đó sang một danh sách khác trong lúc đang diễn ra hay đã hoàn thành. Lƣu trữ lại khi không dùng đến công việc đó nữa.
Cách thức hoạt động của Trello giống nhƣ 1 chiếc bảng, nơi bạn có thể viết mọi công việc mà mình sắp thực hiện lên đó. Bạn có thể sử dụng Trello 1 mình hoặc mời bạn bè, đồng nghiệp cùng tham gia.
Mỗi công việc đƣợc gọi là 1 thẻ (card) trên tấm bảng Trello. Mỗi tấm thẻ có thể đƣợc chèn thêm:
- Danh sách (checklist) để theo dõi những việc phải làm. - Bình luận cho những công việc của đồng nghiệp. - Đính kèm hình ảnh và video.
- Xem thông tin ai đang làm việc trên thẻ (card) đó.