3.3.2.1. Đổi mới quy trình tuyển dụng của công ty
Để công tác tuyển dụng nhân lực đạt hiệu quả cao, công ty đã xây dựng quy trình tuyển dụng nhân lực gồm 07 bước và thực hiện tuyển dụng theo đúng 07 bước đã đề ra. Tuy nhiên, bên cạnh bước thực hiện tốt vẫn còn một số bước tồn tại những nhược điểm. Hơn nữa, quy trình tuyển dụng của công ty vẫn chưa hoàn thiện nên kết quả tuyển dụng vẫn chưa đạt yêu cầu so với kế hoạch. Để góp phần xây dựng quy trình tuyển dụng hoàn chỉnh hơn, phù hợp với tình hình mới và đặc điểm công ty, tôi xin đề xuất quy trình tuyển dụng nhân lực mới của công ty như sau:
Sơ đồ 3.3: Quy trình tuyển dụng nhân lực.
Quy trình tuyển dụng nhân lực mới gồm 7 bước, so với quy trình tuyển dụng của công ty th. có sự khác biệt đó là thêm bước khám sức khỏe, bỏ bước hòa nhập nhân viên mới. Đồng thời, trong mỗi bước của quy trình tuyển dụng lại có những thay đổi nhằm hoàn thiện hơn nữa công tác tuyển dụng tại công ty.
Bước 1: Xác định nhu cầu tuyển dụng
Căn cứ để xác định nhu cầu tuyển dụng:
Dựa theo nhu cầu tuyển dụng của các phòng ban, đơn vị Đáp ứng yêu cầu mở rộng sản xuất
Dựa theo đề xuất phòng Tổ chức-Hành chính
Dựa vào tình hình biến động nhân sự hàng năm của công ty và xu hướng phát triển của ngành thông tin trong tương lai để dự đoán những biến động nguồn nhân lực trong và ngoài công ty, đồng thời xác định được nhu cầu nhân sự của công ty trong những năm sắp tới.
Trong thời gian tới, phòng Tổ chức-Hành chính nên yêu cầu các đơn vị phòng ban có bản kế hoạch cụ thể về số lượng và chất lượng lao động cần tuyển, thời gian cần nhân sự…Không chỉ vậy, các phòng ban cần lập 03 bản: bản mô tả công viêc, bản tiêu chuẩn công việc và yêu cầu nhân sự cho vị trí cần tuyển, sau đó chuyển về phòng Tổ chức-Hành chính để tổng hợp. Với cách này, sẽ giúp cho việc tuyển dụng được chính xác và phù hợp với yêu cầu công việc hơn.
Thành lập Hội đồng tuyển dụng: Nhiệm vụ và quyền hạn của thành viên trong Hội đồng tuyển dụng sẽ do người đứng đầu Hội đồng phân công. Làm tốt được điều này sẽ giúp quá trình tuyển dụng diễn ra khách quan, công bằng hơn.
Bước 2: Lập kế hoạch tuyển dụng nhân lực
Để chủ động trong công tác tuyển dụng, Công ty cần lập kế hoạch tuyển dụng cụ thể, chi tiết từng giai đoạn. Nội dung kế hoạch này gồm nội dụng sau:
Xác định thời gian cụ thể của từng bước trong quá trình tuyển dụng. Xác định địa điểm tuyển dụng.
Xác định nguồn tuyển và phương pháp tuyển dụng. Xác định số lượng và tiêu chuẩn tuyển dụng.
Không chỉ vậy, công ty cần tính toán đưa ra tỷ lệ sàng lọc cho từng bước tuyển dụng để thu nhận số lượng hồ sơ hợp lý qua các bước tuyển dụng.
Bước 3: Thông báo tuyển dụng
Thông báo tuyển dụng của công ty vẫn chưa đủ rộng để có thể thu hút nhiều ứng cử viên. Để thông tin có thể cung cấp một cách nhanh chóng đến nhiều đối tượng thì công ty nên chọn hình thức thông báo tuyển dụng như:
Đăng tin tuyển dụng trên wedsite công ty.
Niêm yết thông báo tuyển dụng tại bảng tin cơ quan và bảng tin rao vặt miễn phí nơi công cộng.
Nhờ các cơ sở đào tạo thông báo về nhu cầu tuyển dụng nhân sự cho các học viên.
Thông báo qua các trang web tìm việc làm như rongbay.com; 24h.com.vn; vietnamworks.com; timviecnhanh.com…
Thông báo đến các phòng ban trong nội bộ công ty. Tiếp nhận sinh viên thực tập
Bên cạnh đó, để tránh lãng phí, tốn kém không cần thiết cho chi phí quảng cáo, công ty nên dựa theo yêu cầu và tính chất của công việc mà quyết định sử dụng thông báo thích hợp. Chẳng hạn, khi tuyển dụng ứng viên vào vị trí quản lý, nhân viên văn phòng th. công ty có thể đăng trên báo, gửi thông báo tuyển dụng đến một số cơ sở đào tạo, trang wed việc làm... Còn nếu cần tuyển nhân viên vào các vị trí đơn giản như công nhân sản xuất, bảo vệ, nhân viên vệ sinh thì công ty chỉ cần thông báo qua các nhân viên trong công ty nhờ giới thiệu hoặc dán niêm yết tại bảng tin công cộng.
Nội dung thông báo tuyển dụng: bao gồm các thông tin như tên vị trí tuyển dụng, số lượng tuyển dụng, mô tả công việc, điều kiện làm việc, yêu cầu hồ sơ...
Bước 3: Tiếp nhận và xử lý hồ sơ
Ở bước này, để tránh hiện tượng đánh giá hồ sơ theo chủ quan và cảm tính, cán bộ tuyển dụng cần xây dựng tiêu chuẩn đánh giá trong việc sàng lọc hồ sơ xin việc. Đồng thời, cán bộ tuyển dụng cần xem xét kĩ, những hồ sơ không đạt yêu cầu cần phải loại ngay để tiết kiệm chi phí tuyển dụng, nhưng cũng cần tránh tình trạng sơ suất để lọt những hồ sơ có chất lượng. Không được đánh giá hồ sơ dựa vào cảm tính cũng như các mối quan hệ thân quen trông công ty nhằm tránh tuyển dụng những người không có năng lực thực sự cho vị trí cần tuyển dụng.
Bước 4: Phỏng vấn, thi tuyển
Ở bước này, công ty thực hiện tương đối tốtì Công ty đã phân loại ứng viên, áp dụng quy trình tuyển dụng khác nhau đối với lao động trực tiếp và lao động gián tiếp. Cách làm này giúp công ty vừa giảm bớt chi phí tuyển dụng vừa tiết kiệm thời gian mà hiệu quả tuyển dụng vẫn cao. Công ty nên tiếp tục áp dụng hình thức tuyển dụng này cho những lần tuyển dụng sau.
Bước 6: Khám sức khỏe
Đây là bước rất quan trọng nhưng công ty lại bỏ qua bước này. Công ty chỉ căn cứ vào phiếu khám sức khám khỏe trong hồ sơ xin việc của ứng viên, thực tế,
thông tin trong phiếu này có thể không phản ánh đúng tình trạng sức khỏe ứng viên hiện tại. Chính v. vậy, để công tác tuyển dụng hoàn thiện hơn, công ty nên tổ chức khám sức khỏe cho ứng viên trước khi cho họ thử việc, đảm bảo lao động được tuyển có sức khỏe tốt đáp ứng yêu cầu công việc.
Bước 7: Thử việc và ra quyết định tuyển dụng
Trong thời gian qua, quá trình thử việc của công ty diễn ra tương đối tốt. Tuy nhiên để nâng cao hơn nữa hiệu quả công tác này em xin đề xuất một số ý kiến sau:
Hướng dẫn cụ thể bằng văn bản mô tả công việc cho nhân viên thử việc: Khi nhân viên mới vào cần có văn bản mô tả cụ thể công việc mà họ cần làm giúp cho họ biết được mình sẽ phải làm những công việc g. và làm như thế nào. Điều này sẽ giúp họ không cảm thấy lung túng và bỡ ngỡ với công việc mới. Bản mô tả công việc này cần được lập một cách kĩ lưỡng và cụ thể từng công việc cũng như yêu cầu về công việc mà họ sẽ phải làm, kèm theo đó phải có cán bộ hướng dẫn và giải thích giúp họ có thể làm quen được với công việc được tiếp nhận đó.
Quản lý, theo dõi tiến trình thử việc của nhân viên mới: Công ty cần theo d.i sát sao và cần xem xét, bố trí nhân viên có kinh nghiệm để bao ban, kèm cặp nhân viên mới. Những người được phân công hướng dẫn cần thực sự nhiệt tình giúp đỡ nhân viên mới trong việc làm quen với công việc, giúp họ tự tin hơn vào khả năng của mình. Có như vậy nhân viên mới mới không bị bỡ ngỡ và chán nản trong môi trường làm việc mới và hiệu quả công việc được đảm bảo.
Xác định rõ tiêu chí đánh giá hiệu quả quá trình thử việc: Trước khi nhân mới bắt đầu giai đoạn thử việc, điều đầu tiên Trưởng bộ phận trực tiếp quản lý nên xây dựng các tiêu chí đánh giá quá trình thử việc của nhân viên mới như về tác phong làm việc, sự hòa nhập với môi trường, khả năng đáp ứng nhu cầu công việc... Các tiêu chí này phải rõ ràng và lượng hóa được.
Kết thúc quá trình thử việc, Trưởng bộ phận đánh giá quá trình thử việc nhân viên mới. Đồng thời, người lao động cũng tự đánh giá quá trình thử việc của mình. Nếu ứng viên đạt yêu cầu sẽ được công ty tuyển dụng chính thức và ký hợp đồng lao động.
Ngoài ra, khi kết thúc quá trình tuyển dụng, công ty nên đánh giá lại hiệu quả công tác tuyển dụng về ưu và nhược điểm để rút kinh nghiệm lần sau, từ đó công tác tuyển dụng công ty sẽ dần hoàn thiện hơn.
3.3.2.2. Các cán bộ, nhân viên nhân lực nên tích cực tự học tập nâng cao trình độ chuyên môn.
Nhân viên trong công ty nên có. thức tự học tập chứ không nên chỉ trông chờ vào các chương trình đào tạo của doanh nghiệp. Người lao động không nhất thiết phải tham gia học tập tại các trường chuyên nghiệp mà có thể tự học qua sách vở hay qua bạn bè cùng lĩnh vực hoặc học kinh nghiệm của những nhân viên lâu năm trong công ty. Việc nhân viên có. thức tự học sẽ giúp ích rất nhiều cho công việc của doanh nghiệp cũng như khả năng thăng tiến trong nghề nghiệp của chính nhân viên đó.
3.3.2.3. Nhân viên thực hiện công tác tuyển dụng phải không ngừng hoàn thiện bản thân, tích lũy thêm nhiều kỹ năng mềm
Nhân viên tuyển dụng trong công ty phải có khả năng thấu hiểu bản thân và thấu hiểu người khác. Họ phải làm chủ được bản thân, làm chủ được các công cụ tuyển dụng, không nên lệ thuộc, ỷ lại vào các công cụ này. Không chỉ vậy, nhân viên tuyển dụng cần biết loại bỏ cảm tính của bản thân trong việc đánh giá ứng viên, tránh hiện tượng chủ quan, đánh giá nhầm làm mất đi ứng viên có năng lực. Ngoài ra, giao tiếp tốt cũng là một lợi thế giúp nhà tuyển dụng thành công trong công việc. Giao tiếp tốt giúp nhà tuyển dụng xây dựng một hình ảnh đẹp trong lýng ứng viên. Đồng thời, nó còn tạo sự thân thiện, hòa đồng giữa nhà tuyển dụng với ứng viên, từ đó tạo cơ hội cho ứng viên bộc lộ hết năng lực bản thân. Trên cơ sở đó, nhà tuyển dụng sẽ tuyển được đúng người, đúng việc. Kỹ năng mềm là một trong những hành trang quan trọng giúp nhà tuyển dụng thành công trong công việc và cuộc sống. Nhân viên tuyển dụng có thể tích lũy những kỹ năng mềm này qua kinh nghiệm bản thân, đọc sách báo hoặc đăng k. lớp học ngắn hạn…
3.3.2.4. Cán bộ tuyển dụng phải đánh giá công bằng, khách quan với mọi ứng viên và có thái độ làm việc tích cực
Quan điểm, thái độ của nhà tuyển dụng ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả công tác tuyển dụng. Thực tế, khi đánh giá các ứng viên, cán bộ tuyển dụng trong công ty vẫn ưu tiên, châm trước cho người quen. Điều này là không công bằng với các ứng viên khác. Đồng thời, công ty cũng mất đi cơ hội tuyển được ứng viên có năng lực thật sự. Ngoài ra, cán bộ tuyển dụng không nên đánh giá chủ quan ứng viên qua vẻ bề ngoài hoặc kỳ thị dân tộc, tôn giáo…Để công tác tuyển dụng đạt hiệu quả cao, tôi hi vọng cán bộ tuyển dụng trong công ty sẽ đánh giá ứng viên công bằng, khách quan hơn.