II. Phân tích thực trạng công tác tổ chức và thực hiện hợp đồng
2. Mở th tín dụng (L/C)
Hầu hết các hợp đồng nhập khẩu nói chung và hợp đồng nhập khẩu bộ linh kiện xe máy nói riêng của công ty trong thời gian qua đều quy định thanh toán tiền hàng bằng L/C. Để có đợc th tín dụng, công ty căn cứ vào các điều của hợp đồng nhập khẩu để đến ngân hàng làm đơn xin mở L/C (Theo mẫu in sẵn của từng ngân hàng). Các ngân hàng mà công ty thờng mở L/C đó là: VIETINBANK, Thanhxuan Branch; Ngân hàng công thơng Đống Đa... Nội dung của L/C mở luôn thống nhất với điều khoản của hợp đồng nh: Số lợng, giá cả, quy cách, chất lợng, thời hạn giao hàng, thời hạn thanh toán... Do đó, công ty thờng lấy hợp đồng làm căn cứ đa ra quyết định đối với từng điều kiện trong L/C. Quá trình tiến hành nghiệp vụ của công ty.
Sau khi nhận đợc hợp đồng đã ký, cán bộ phòng xe máy căn cứ vào các điều
kiện quy định trong hợp đồng tiến hành soạn thảo đơn xin mở L/C theo mẫu của ngân hàng. Trởng phòng xe máy tiến hành kiểm tra, xem xét.
Nếu đơn xin mở L/C đạt, phòng xe máy chuyển bộ hồ sơ gồm: Hợp đồng đã
đợc phê duyệt, phơng án kinh doanh, đơn xin mở L/C cho phòng kế toán (TC- KT). Đồng thời phòng xe máy chuyển 01 bản copy hợp đồng cho phòng vật t kỹ thuật để phòng này lên kế hoạch mua đồ nội hoá.
Khi nhận đợc bộ hồ sơ từ phòng xe máy chuyển tới, trởng phòng TC-KT tiến
hành xem xét. Nếu đạt thì phòng TC-KT trình Giám Đốc duyệt đơn xin mở L/C.
Sau khi nhận đợc bộ hồ sơ xin mở L/C đã phê duyệt, cán bộ phòng TC-KT
tiến hành làm thủ tục L/C tại ngân hàng và nhận từ ngân hàng bản L/C gốc sau đó sao và chuyển cho phòng xe máy 01 bản L/C.
Trờng hợp trong quá trình thực hiện hợp đồng, nhà cung ứng có yêu cầu sửa đổi các điều khoản của L/C. Trởng phòng xe máy tiến hành xem xét, nếu
chấp nhận việc sửa đổi thì cán bộ phòng xe máy soạn đơn xin mở L/C theo mẫu của ngân hàng, rồi trình trởng phòng xe máy xem xét nếu đạt thì chuyển cho phòng TC-KT xét duyệt. Sau đó cán bộ phòng TC-KT tiến hành làm thủ tục xin mở L/C tại ngân hàng.
Trờng hợp sau khi xem xét yêu cầu sửa L/C của nhà cung ứng, nếu không chấp nhận. Phòng xe máy thông báo cho nhà cung ứng biết và yêu cầu nhà cung ứng thực hiện đúng theo hợp đồng và L/C quy định.
Ngoài đơn xin mở L/C cùng với các chứng từ khác nh bản sao hợp đồng nhập khẩu, giấy cam kết thanh toán của công ty chuyển đến ngân hàng mở L/C cùng với hai uỷ nhiệm chi: Một uỷ nhiệm chi để ký quỹ theo quy định về việc mở L/C cà một uỷ nhiệm chi để trả thủ tục phí cho ngân hàng về việc mở L/C. Thông thờng phí để trả cho ngân hàng về việc mở L/C là 0.35% giá trị của hợp đồng, còn phần ký quỹ khoảng 20%-30% giá trị của hợp đồng trong trờng hợp công ty là bạn hàng tin cậy của ngân hàng. Ngoài ra, trong trờng hợp công ty và ngân hàng lần đầu tiên giao dịch với nhau hoặc hai bên cha có đủ độ tin cậy nhất định thì công ty phải ký quỹ 100% giá trị của hợp đồng.
Hầu hết các hợp đồng nhập khẩu bộ linh kiện xe máy của công ty CIRI đều mở L/C at sight (trả ngay) và không huỷ ngang. Tuy nhiên việc mở L/C nh thế nào là hoàn toàn phụ thuộc vào sự thoả thuận giữa công ty và bên đối tác nớc ngoài khi đàm phán ký kết hợp đồng.
Sau khi L/C đợc bên đối tác nớc ngoài chấp nhận và tiến hành giao hàng, đồng thời công ty sẽ nhận đợc bộ chứng từ hàng hoá từ ngời bán (Ngời xuất khẩu) hoặc ngân hàng mở L/C. Có thể có các trờng hợp sau xảy ra: Hoặc bộ chứng từ về trớc hàng về sau; Hoặc bộ chứng từ và hàng cùng về, Hoặc bộ chứng từ về sau hàng về trớc. Và bộ chứng từ hàng hoá này chính là cơ sở để công ty tiến hành các bớc tiếp theo nh làm thủ tục hải quan, nhận hàng...
Đôi khi trong qúa trình mở L/C đối tác nớc ngoài muốn công ty mở ở ngân hàng mà công ty không có tài khoản hoặc tài khoản ở ngân hàng đó không đủ cho hợp đồng. Điều này đã gây cản trở phần nào trong quá trình thực hiện hợp đồng .