Thông tin có vai trò rất quan trọng trong quản lý kinh tế. Nó giúp cho các nhà quản lý có những quyết định tối ưu để điều hành hoạt động kinh doanh của Công ty. Trong công tác nghiên cứu mở rộng thị trường th ì thông tin có vai trò vô cùng quan trọng, khả năng thu thập và chiếm giữ thông tin tạo nên một chỗ đứng vững chắc của Công ty trên thị trường trong và ngoài nước. Đây là một thứ tài sản vô hình mà không phải bất cứ một công ty nào cũng có được. Do đó. Công ty cần phải có những thông tin chính xác về các tình hình sau:
- Thị trường có triển vọng nhất đối với xuất khẩu gạo cùng với các điều kiện về số lượng, chất lượng, giá cả...(cắt bớt những thị trường kém hấp dẫn để tìm thị trường mục tiêu).
- Tình hình cạnh tranh giữa các đối tác hiện tại và tương lai
- Tình hình sản xuất, kinh doanh, đầu tư áp dụng công nghệ mới cũng như trình độ quản lý các phương thức, điều kiện mua bán, chiến lược kinh doanh của bạn hàng.
- Biến động chính trị, kinh tế xã hội của các nước có ảnh hưởng không nhỏ tới sự vận động của thị trường (cung cầu và giá cả mà Công ty quan tâm)
- Chính sách thuế, hải quan, chế độ quản lý ngoại thương của thị trường...
Những thông tin này giúp cho Công ty có thể xác lập được chiến lược kinh doanh, lựa chọn đối tác và thị trường thích hợp cho việc xuất khẩu gạo của mình.
Để có được thông tin thị trường Công ty nên đào tạo một đội ngũ cán bộ nghiệp vụ có khả năng chọn lọc thông tin qua: các báo cáo kết quả kinh doanh của Công ty hàng tháng, quý, năm, báo cáo của các cơ quan quản lý cấp trên, các tài liệu chuyên nghành, tạp chí (tạp chí ngoại thương, thị trường giá cả...), các thông tin qua các phương tiện truyền thanh, truyền hình, trên Internet hoặc các thông tin từ các hội thảo chuyên ngành trong và ngoài nước. Ngoài ra Công ty có thể cử cán bộ đi nước ngoài để thực tế khảo sát, thu thập thông tin. Tuy nhiên chi phí của công tác này khá lớn nên Công ty cần xem xét, cân nhắc để đạt được hiệu quả cao nhất.
lợi thế rất lớn của Công ty vì Công ty giành được quyền thuê tàu và mua bảo hiểm. Bên cạnh đó, là trách nhiệm của Công ty cũng nặng nề hơn. Vì vậy, Công ty cần chú trọng quan tâm đến nghiệp vụ “uỷ thác thuê tàu” và “mua bảo hiểm”.
Việc ký kết hợp đồng xuất khẩu của Công ty chủ yếu là qua fax. Hình thức này có ưu điểm là nhanh chóng, tiết kiệm được thời gian và tiền bạc. Nhược điểm của hình thức này là hai bên không hiểu hết được nhau. Trong thời gian tới Công ty cần tăng cường ký kết các hợp đồng theo hình thức đàm phán trực tiếp nhằm tránh rủi ro trong khâu kí kết hợp đồng. Mặt khác trong điều kiện vốn chưa nhiều, lãi suất ngân hàng còn nhiều biến động, nguồn hàng xuất khẩu lại hạn chế, Công ty cũng nên đẩy mạnh phương thức xuất khẩu uỷ thác. Hình thức xuất khẩu này lợi nhuận thường không lớn nhưng tính an toàn cao và tránh được những rủi ro không đáng có.
Hơn nữa, trong nghiệp vụ thanh toán của Công ty mới chỉ có một phương thức thanh toán tín dụng chứng từ (L/C). Phương thức này đảm bảo chắc chắn cho việc thu tiền hàng xuất khẩu của Công ty nhờ L/C. Tuy nhiên trong trường hợp hai bên có quan hệ lâu dài, tin cậy lẫn nhau thì áp dụng phương thức này lại là cứng nhắc, mất nhiều thời gian và tốn thêm một khoản chi phí khi mở L/C. Vì vậy với những khách hàng truyền thống và đã có sự tin cậy lớn thì Công ty nên có một số phương thức thanh toán khác hợp lý hơn, chẳng hạn như phương thức thanh toán nhờ thu kèm chứng từ D/P (Documetary Against Payment) hay D/A (Documetary Against Acceptance).