Ban quản lý đã sử dụng rất tốt phương pháp phỏng vấn. Tuy vậy, để có thể giảm bớt được chi phí huấn luyện, giảm bớt được những rủi ro khi đưa ra rất nhiều tình huống khác nhau mà một cuộc phỏng vấn sẽ không thể nêu hết được ra thì Ban quản lý nên áp dụng phương pháp trắc nghiệm trong quá trình tuyển dụng.
Phương pháp trắc nghiệm cũng có thể giảm được chi phí tuyển dụng đặc biệt đối với việc tuyển dụng những nhân viên bảo vệ, nhân viên kho cho công ty. Có thể dùng các phương pháp trắc nghiệm như: bút vấn trắc nghiệm (trả lời câu hỏi trong bài thi); khẩu vấn trắc nghiệm (là một hình thức phỏng vấn); hoặc trắc nghiệm bằng máy móc, máy vi tính, hình vẽ và dụng cụ liên hệ để trắc nghiệm tâm lý.
Có các hình thức trắc nghiệm:
+Trắc nghiệm về kiến thức tổng quát: nhằm đánh giá được trình độ hiểu biết tổng quát của một cá nhân hay một ứng viên có thể đạt đến trình độ nào. Kiểu trắc nghiệm này chỉ áp dụng khi cần tuyển chọn những nhân viên thuộc cấp trưởng, phó phòng. Đa số các phương pháp trắc nghiệm về kiến thức tổng quát đều căn cứ trên bài viết để giản dị hoá một phần nào thủ tục cho công ty.
+Trắc nghiệm tâm lý: đóng vai trò quan trọng trong việc tuyển chọn, sắp xếp cũng như thuyên chuyển nhân viên. Nó giúp cho Hội đồng tuyển dụng hiểu được động thái và thái độ ứng xử của ứng viên. Thường cho ứng viên vào một kỳ thi trắc nghiệm cá nhân, sau đó là trắc nghiệm nhóm. Một bài thi trắc nghiệm tâm lý được coi là đáng tin cậy nếu số điểm của ứng viên trong kỳ thi trắc nghiệm nhóm được xem như cố định hoặc không bị sai lệch nhiều so với kết quả nhận được từ bài thi trắc nghiệm cá nhân.
+Trắc nghiệm trí thông minh: mục đích của trắc nghiệm này nhằm tìm hiễu xem trí thông minh và óc sáng tạo.
+Trắc nghiệm cá tính: có tầm mức quan trọng rộng lớn hơn là trắc nghiệm năng khiếu rất nhiều vì hầu hết những nhân viên chấp hành và điều hành bị thất bại trong thực thi nghiệp vụ quản trị không phải vì họ thiếu kỹ năng mà vì cá tính của họ quá phức tạp và sai lệch.
+Trắc nghiệm về năng khiếu và khả năng chuyên môn: có thể trắc nghiệm bằng cách đưa ra tình huống cụ thể để xem phản ứng, thời gian phản ứng nhanh hay chậm; trắc nghiệm về sự chú ý bị phân tán …
+Ngoài ra còn có các hình thức trắc nghiệm khác như trắc nghiệm khả năng vận dụng đầu óc vào cơ bắp; hay trắc nghiệm khả năng nhận thức; hay trắc nghiệm về sở thích nghề nghiệp … Càng nhiều trắc nghiệm được thực hiện đối với người xin việc thì Hội đồng tuyển dụng càng có thể đánh giá chính xác hơn về trình độ thành thạo, khả năng thực hiện công việc và nhân cách của ứng viên.
* Hoàn thiện quy trình tuyển chọn nhân sự tại Công ty
Quy trình tuyển chọn của Ban quản lý khá đầy đủ tuy nhiên chưa hoàn chỉnh, để nâng cao hiệu quả của quá trình này em đã có sửa đổi quy trình tuyển chọn nhân sự tại Ban quản lý như sau:
Sơ đồ 2.1. Quy trình tuyển chọn nhân sự mới tại Ban quản Lý Thành lập HĐ
tuyển chọn
Phỏng vấn sơ bộ
Phỏng vấn sâu
Trắc nghiệm
Thi viết và thi thực hành Kiểm tra sức khỏe Hợp đồng thử việc Đạt Không đạt
Ban quản lý không nên quá qui tắc quá bài bản trong việc thực hiện qui trình tuyển dụng nhât là trong trường hợp tuyển dụng những nhân viên vào một số công việc không mấy quan trọng như bảo vệ, vụ kho. Đối với việc tuyển dụng, Ban quản lý không cần phải tốn chi phí nhiều cho việc tổ chức, thông báo tuyển dụng mà nên nhờ những nhân viên trong công ty giới thiệu người quen và chỉ nên thi tuyển bằng hình thức thi trắc nghiệm hoặc chỉ tổ chức phỏng vấn một lần một cách tổng quát nhất.
*Khám sức khoẻ.
Đây là một công việc hết sức quan trọng và cần thiết của quá trình tuyển dụng mà dường như Ban quản lý chưa thực sự chú trọng. Một ứng viên hội đủ những điều kiện về trình độ ki Ban quản lý ến thức kinh nghiệm nhưng không đủ về sức khoẻ thì sẽ không có tác dụng gì cả. Nếu việc khám sức khoẻ được thực hiện không tốt mà nhân viên mới đó đã được tuyển dụng chính thức, trong thời gian làm việc mới phát sinh bệnh tật, hay nghỉ, mất hết tinh thần làm việc do vậy sẽ ảnh hưởng đến công việc chung, công tác tuyển dụng sẽ không có hiệu qủa, lúc đó Ban quản lý lại phải tiến hành tuyển dụng lại thì sẽ tốn rất nhiều chi phí.
Do vậy để đảm bảo cho công tác tuyển dụng tốt Ban quản lý nên có một số bác sỹ( có phòng y tế riêng trong Ban quản lý) để tiến hành kiểm tra, khám sức khỏe cho các ứng viên đã được tuyển chọn để cho kết quả sát thực nhất và có thể kiểm tra sức khoẻ định kỳ cho các nhân viên của Ban quản lý, thể hiện sự quan tâm của Ban quản lý đến sức khoẻ cũng như công việc của các nhân viên để có những sự giúp đỡ khi cần thiết. Hoặc Ban quản lý nên ký kết hợp đồng với một phòng khám ( hoặc bệnh viện) để tiến hành khám sức khoẻ cho ứng viên.
* Thử việc.
Quá trình thử việc, hội nhập nhân viên mới vào môi trường làm việc của Ban quản lý thời gian qua là tương đối tốt nhưng do một số điều kiện khách quan như những nhân viên có kinh nghiệm chưa nhiệt tình giúp đỡ những nhân viên mới( do họ còn nhiều công việc phải làm) do vậy dẫn đến tình trạng nhân viên mới hay làm hỏng việc dẫn đến chán nản, bỏ việc. Do vậy trong thời gian tới bên cạnh việc bố trí một nhân viên có kinh nghiệm giúp đỡ nhân viên mới, trưởng bộ phận tiếp nhận nên vận động mọi thành viên khác trong bộ phận giúp đỡ nhân viên mới trong quá trình làm việc, cùng nhau làm gương giúp đỡ lẫn nhau trong công việc với không khí thoải mái để cho nhân viên mới có cảm giác thân thuộc, ấm cúng như trong gia đình mà họ là một thành viên. Và khi họ đã trở thành một thành viên trong gia đình thì họ sẽ có trách nhiệm với gia đình đó để thực sự trở thành thành viên chính thức, thành viên quan trọng để xây dựng gia đình đó
Ban quản lý cũng nên tạo điều kiện cho nhân viên mới tham gia vào các hoạt động ngoại khoá của Ban quản lý như văn hoá văn nghệ, thể thao … để họ có thể hoà nhập nhanh nhất vào môi trường văn hoá của Ban quản lý, xây dựng được các mối quan hệ để nhanh chóng trở thành viên chính thức của Ban quản lý.
* Các biện pháp khác.
Để có thể hỗ trợ tốt hơn nữa cho quá trình tuyển dụng, Ban quản lý cũng nên qua tâm hơn đến một số vấn đề sau:
+ Lập kế hoạch nguồn nhân lực
Đây là một hoạt động quản trị nhân lực hết sức cần thiết mà bất cứ một tổ chức, doanh nghiệp nào cũng phải tiến hành. Kế hoạch hoá nguồn nhân lực là cơ sở cho tuyển dụng nhân sự giúp cho Ban quản lý đạt được mục tiêu trong công việc và mục tiêu về nhân lực. Do quy mô sản xuất của Ban quản lý liên tục mở rộng do vậy việc lập kế hoạch nguồn nhân lực nên tiến hành 6 tháng một lần đảm bảo cung cấp đủ số lượng cũng như chất lượng lao động cho hoạt động sản xuất kinh doanh.
Khi lập kế hoạch về nhân lực Ban quản lý sẽ dự tính được số lượng nhân viên được đề bạt, thuyên chuyển, thăng tiến hay thôi việc từ đó biết được số lượng lao động giảm hay những vị trí công việc còn thiếu, tính toán cần bao lao động trong thời gian tới.
Việc lập kế hoạch nguồn nhân lực dựa vào nhu cầu về nhân lực từ các bộ phận, phòng ban gửi lên, phòng nhân sự tổng hợp lại và tiến hành xây dựng kế hoạch tuyển mộ.
+Phân tích công việc (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Đây là khâu đầu tiên cũng là khâu quan trọng trong hoạt động quản lý nhân sự do vậy trong những năm qua, Ban quản lý rất lưu tâm và làm khá tốt công tác này. Đối với mỗi công việc Ban quản lý luôn có bản mô tả chi tiết công việc để thấy được công việc đó cần nhân viên có những tiêu chuẩn nào và làm những công việc đó như thế nào.
Nhưng để tiến hành công tác này tốt hơn, công ty nên áp dụng một số phương pháp như:
nhận thức của nhân viên về công việc đó, thực hiện công việc đó, ý kiến và có thể là những điều chỉnh hợp lý từ nhân viên .
Hoặc yêu cầu các nhân viên hàng ngày phải ghi lại, mô tả công việc hàng ngày phải làm để thực hiện theo bảng mô tả công việc đó.
Ban quản lý cũng có thể tiến hành chấm điểm cho từng bộ phận, từng chức danh về nhiều mặt, như vậy sẽ đánh giá được chính xác kết quả lao động của từng nhân viên.
+ Hoạch định nhân sự: thời gian qua Ban quản lý thực hiện tương đối tốt cho nên trong ba năm hoạt động, nhu cầu nhân sự của Ban quản lý luôn được đáp ứng khá đầy đủ và làm cho hoạt động kinh doanh của Ban quản lý diễn ra khá trôi chảy. Tuy nhiên Ban quản lý nên chú trọng hơn nữa tới công tác này tại bộ phận kinh doanh và bộ phận nghiên cứu, phân tích và mở rộng thị trường đặc biệt là bộ phận nghiên cứu phân tích và bảo vệ thị trường. Bộ phận này luôn rất nhạy cảm, thị trường Bắc trung bộ là một thị trường rất rộng lớn, trải dài ra nhiều tỉnh thành mà nhân viên của Ban quản lý tại bộ phận này là tương đối ít, một số nhân viên liên tục phải đi công tác xa sẽ ảnh hưởng rất nhiều đến sức khoẻ, đời sống sinh hoạt của những nhân viên đó. Do vậy việc hoạch định luôn phải được chú tâm nghiên cứu nhu cầu tại bộ phận này để cos được những kế hoạch cụ thể bổ sung nhân sự cho bộ phận đó, tránh các nhân viên phải làm việc quá tải.
+ Ban quản lý nên chú trọng hơn đến công tác đào tạo và phát triển nhân sự. Trong thời gian vừa qua, công tác này chưa mang lại hiệu quả cao vì khối lượng công việc quá lớn mà các nhân viên được đào tạo nhiều nên kiến thức đào tạo chưa được nắm vững. Do vậy, công ty nên sắp xếp lại thời gian đào tạo cho thật hợp lý, trấnh việc nhân viên vừa phải học lại vừa phải “bù đầu“ giải quyết các công việc của mình. Khối lượng kiến thức phải vừa phải nhưng sâu sắc, đi đúng trọng tâm vấn đề để nhân viên được đào tạo có thể tiếp thu nhanh nhất.
Ban quản lý nên thường xuyên cho nhân viên đi dự các cuộc hội thảo để có thể tự hỏi để đúc rút kinh nghiệm cho bản thân lại có thể tiết kiệm được chi phí đào tạo cho Ban quản lý. Ban quản lý phải đầu tư hơn nữa cho công tác đào tạo, tăng quỹ đào tạo vì đào tạo tốt sẽ cho ta một đội ngũ nhân viên giỏi nghề, giỏi việc với tác phong làm việc chuyên nghiệp nhất đặc biệt là các nhân viên cấp cao như trưởng phòng, phó phòng; không ngần ngại tổ chức các khóa học nâng cao nghiệp vụ quản trị cho các thành viên cấp cao để họ nâng cao kiến thức áp dụng vào thực tế. Ban quản lý cũng nên tổ chức các cuộc hội thảo giữa các nhân viên với nhau, khuyến khích họ đào tạo lẫn nhau, tổ chức các cuộc nói chuyện để những nhân viên có nhiều kinh nghiệm san sẻ những kinh nghiệm,
những khó khăn cũng như những thành công họ đạt được với các bạn đồng nghiệp.
+Tạo mối quan hệ và hỗ trợ các cơ sở đào tạo
Ban quản lý có thể liên kết với các trường bằng cách hỗ trợ cho trường một số trang thiết bị dạy và học sau đó nhờ trường giới thiệu học viên cho Công ty. Đây là giải pháp mang tính lâu dài và có lợi, một mặt Ban quản lý sẽ tuyển được những người đúng ngành đào tạo, mặt khác sinh viên ra trường có thể tìm ngay được việc làm mà không mất khoảng thời gian đi tìm việc.
Ban quản lý có thể đăng kí với nhà trường nhận sinh viên về thực tập và Ban quản lý sẽ tạo điều kiện cho sinh viên đó làm việc như một nhân viên thực sự và sau đó nếu họ làm việc tốt có thể nhận vào làm việc chính thức cho Công ty điều này có thể tiết kiệm được chi phí và thời gian học việc
Ban quản lý cũng nên cho nhân viên đi học tại các lớp đào tạo ở bên ngoài mang tính chuyên nghiệp cao. Tuy Ban quản lý phải mất khoản chi phí không nhỏ cho công việc này nhưng bù lại nhân viên của mình sẽ có một trình độ chuyên môn rất cao và có thể về truyền đạt lại cho mọi người.
+ Về công tác đánh giá và đãi ngộ nhân sự.
Ban quản lý nên đánh giá nhân viên một cách chính xác hơn, khách quan hơn bằng cách tiến hành chấm điểm cho mỗi nhân viên hàng ngày để có thể theo dõi tiến trình làm việc của mỗi nhân viên và nhắc nhở họ kịp thời. Đồng thời tiến hành xếp hạng cho các nhân viên giúp cho họ thấy hiệu quả làm việc của mình là như thế nào để kịp thời điều chỉnh.
Về đãi ngộ vật chất, Ban quản lý vẫn nên duy trì việc trả lương theo hai phần, phần cứng và phần mềm. Hàng tháng nhân viên vẫn dược lương cơ bản còn phần lương mềm được trả theo một số phần trăm nhất định theo khả năng làm việc hiệu qủa của nhân viên. Như vậy, nhân viên nào làm việc tích cực, hiệu quả công việc cao thì sẽ nhận được mức lương cao hơn kích thích nhân viên thi đua nhau làm việc.
Ngoài ra, công ty nên có mức thưởng hàng quý, hàng năm nhằm kích thích các nhân viên phấn đấu như treo giải thưởng.
Về đãi ngộ phi vật chất thì hàng tháng, hàng quý, hàng năm công ty nên tổ chức các buổi gặp mặt nhỏ để khen thưởng các nhân viên đạt thành tích tốt trước tập thể cán bộ công nhân viên. Ban quản lý nên tổ chức thường xuyên hơn các cuộc picnic, các cuộc nói chuyện; động viên khuyến khích các nhân viên hăng hái tham gia vào các hội diễn văn nghệ kỷ niệm các ngày lễ lớn, tham gia thể thao…
+Lựa chọn và đào tạo cán bộ làm công tác tuyển dụng
Việc tuyển dụng nhân sự có thể tuyển được những ứng viên giỏi có trình độ hay không phụ thuộc vào những người làm công tác tuyển dụng. Vì vậy, cần phải lựa chọn những người làm công tác tuyển dụng phải là người am hiểu chuyên môn, có khả năng giao tiếp, khả năng phán đoán và có những kiến thức về tâm lý xã hội học lao động, xã hội học, tuyển được những người có phẩm chất đạo đức tốt, nhiệt tình và cởi mở với các ứng cử viên. Do đó, đòi hỏi cán bộ tuyển dụng phải không ngừng học tập, bồi dưỡng kiến thức nhằm thực hiện tốt hơn nhiệm vụ, trách nhiệm được giao thông qua việc tham gia vào các lớp học bồi dưỡng nghiệp vụ do các trường đại học tổ chức. Sau khi lựa chọn xong cần đào tạo cho họ về mục đích và quy trình tuyển mộ và tuyển chọn nhân sự.
Đây có thể là những công việc rất nhỏ nhưng lại có hiệu quả tương đối lớn và có như vậy các thành viên mới hiểu rõ nhau hơn, xây dựng được các mối quan hệ gần gũi nhau hơn, vừa rèn luyện sức khoẻ lại vừa rèn luyện tinh thần đoàn kết trong nội bộ Ban quản lý. Khi chuẩn bị sẵn về tinh thần như vậy thì công viẹc hàng ngày sẽ được giải quyết dễ dàng hơn, tạo được bầu không khí thoải mái hơn, mọi người cùng bảo ban nhau làm việc và hoạt động kinh doanh của Ban quản lý sẽ đạt được kết quả tốt hơn.
Kiến Nghị.
Nhà nước Việt nam là một Nhà nước “của dân, do dân và vì dân”, một