Bộ phận mua sắm của Walmart đã trải qua một mức độ phát triển công bằng kể từ khi tổ chức này được thành lập ban đầu. Bây giờ nó là một bộ phận lớn chuyên cắt giảm chi phí khi mua hàng cho tổ chức. Với một công ty có chiến lược ưu tiên giảm thiểu chi phí như Walmart, bộ phận thu mua là một trong những bộ phận cực kì quan trọng của công ty, nó nắm giữ hầu hết các hoạt động chính của doanh nghiệp và cũng là bộ phận cốt lõi của Walmart. Vì vậy, Walmart rất chú trọng trong khâu tuyển chọn và đào tạo nhân sự cho mình.
Bên cạnh đó, là một tập đoàn toàn cầu, Walmart cũng gặp nhiều khó khăn trong việc tuyển nhân sự có thể thích nghi và phù hợp làm việc trong môi trường đa văn hóa. Ngoài ra, chuỗi cung ứng của Walmart cũng bị ảnh hưởng bởi một số yếu tố bên trong, bao gồm lãnh đạo và văn hóa tổ chức. Walmart luôn cố gắng kiểm soát các yếu tố này để làm cho chuỗi cung ứng hoạt động ở mức tối đa có thể. Về vấn đề này, Walmart tổ chức các chương trình đào tạo để trau dồi kỹ năng của nhân viên và phát triển họ thành những nhà lãnh đạo tiềm năng. Ngoài ra, Walmart còn thúc đẩy tinh thần đồng đội tại nơi làm việc và đã đưa ra quy tắc đạo đức hướng dẫn nhân viên của mình làm việc phối hợp và hài hòa với nhau
CHƯƠNG 4: QUY TRÌNH THU MUA (PROCUREMENT PROCESS) 4.1. Thu mua và Quy trình thu mua là gì?
Thu mua (Procurement) đề cập đến các kỹ thuật, phương pháp có cấu trúc và phương tiện được sử dụng để hợp lý hóa quy trình thu mua của tổ chức và đạt được kết quả mong muốn, đồng thời tiết kiệm chi phí, giảm thời gian và xây dựng mối quan hệ nhà
cung cấp đôi bên cùng có lợi. Bản chất của thu mua có thể trực tiếp, gián tiếp, phản ứng hoặc chủ động. Đây là một loạt các quy trình cần thiết để đưa sản phẩm hoặc dịch vụ từ yêu cầu đến đơn đặt hàng và phê duyệt hóa đơn. Việc sử dụng từ ‘mua hàng' (purchasing) và ‘thu mua' (procurement) có thể thay thế cho nhau nhưng chúng vẫn có những điểm khác nhau.
Trong khi mua hàng là quá trình tổng thế thay mặt tổ chức có được hàng hóa và dịch vụ cần thiết thì thu mua lại mô tả các hoạt động liên quan đến việc đạt được chúng. Quá trình thu mua trong một tổ chức là một hoạt động đặc trưng đối với bối cảnh và hoạt động của nó.
Bất kể tính độc nhất và đặc trưng như thế nào, mọi quy trình quản lý mua sắm đều bao gồm 3 Ps’, đó là Quy trình (Process), Con người (People) và Thủ tục giấy tờ (Paperwork).
(1) Quy trình: Danh sách các quy tắc cần phải tuân theo trong khi xem xét, đặt hàng, nhận và thanh toán hàng hóa hoặc dịch vụ. Các điểm kiểm tra hoặc các giai đoạn (bước) tăng lên theo mức độ phức tạp của giao dịch mua.
(2) Con người: Đây là các bên liên quan và trách nhiệm cụ thể của họ trong quá trình mua sắm. Họ đảm nhận việc bắt đầu hoặc ủy quyền mọi giai đoạn của quy trình. Số lượng các bên liên quan có liên quan tỷ lệ thuận với rủi ro và giá trị của việc mua bán.
(3) Giấy tờ: đề cập đến các thủ tục giấy tờ và tài liệu liên quan đến mọi giai đoạn của quy trình thu mua, tất cả đều được thu thập và lưu trữ cho việc tham khảo và kiểm toán.
4.2. Các bước trong quy trình thu mua
Mọi quy trình quản lý thu mua đều liên quan đến một số yếu tố, bao gồm xác định nhu cầu, nghiên cứu nhà cung cấp, phân tích giá trị, đưa ra yêu cầu mua hàng, xem xét, chuyển đổi sang đơn đặt hàng, quản lý hợp đồng, giám sát và đánh giá đơn đặt hàng đã nhận, đối sánh ba chiều, thực hiện thanh toán và lưu trữ hồ sơ. Dưới đây là 7 bước liên quan đến quy trình thu mua:
4.2.1. Xác định nhu cầu
Giai đoạn ghi nhận nhu cầu của quá trình mua sắm cho phép các doanh nghiệp phác thảo một kế hoạch chính xác để mua sắm hàng hóa và dịch vụ một cách kịp thời và với chi phí hợp lý.
Các bên liên quan Nhân viên mua hàng, giám đốc bộ phận thu mua
Tài liệu Qua các chương trình tìm hiểu thực tế, bảng phân tích nhu cầu, nghiên cứu thẩm định,…
Các câu hỏi cần đặt ra
1. Sản phẩm, dịch vụ đó có thật sự cần thiết không?
2. Những hợp đồng hiện có hoặc các nguồn thu mu từ trước có thể đáp ứng nhu cầu này không?
3. Có yêu cầu đặc biệt nào cần được chấp thuận không?
Bảng 3. Xác định nhu cầu
4.2.2. Lập yêu cầu thu mua
Yêu cầu thu mua là văn bản hoặc tài liệu điện tử được đưa ra bởi bộ phận hoặc khách hàng nội bộ đang cần sự trợ giúp của bộ phận thu mua để đáp ứng nhu cầu hiện có. Văn bản yêu cầu các thông tin quan trọng và chi tiết để mua đúng hàng hóa, dịch vụ hoặc các công trình.
4.2.3. Xem xét lại yêu cầu thu mua
Quá trình mua sắm sẽ chính thức bắt đầu chỉ sau khi yêu cầu mua hàng được phê duyệt và kiểm tra chéo xem có sẵn ngân sách hay không. Trong giai đoạn xem xét, các nhà quản lý chức năng hoặc trưởng bộ phận xem xét gói trưng dụng và kiểm tra kỹ xem có nhu cầu thực sự đối với hàng hóa hoặc dịch vụ được yêu cầu hay không và cũng xác minh xem có sẵn nguồn tài trợ cần thiết hay không.
Các yêu cầu mua hàng được chấp thuận sẽ trở thành đơn mua hàng (PO), trong khi các yêu cầu bị từ chối sẽ được gửi lại cho người trưng cầu với lý do từ chối. Tất cả những điều này có thể được xử lý bằng một phần mềm đặt hàng đơn giản.
Các bên liên quan Nhân viên mua hàng, người tiêu dùng cuối cùng, trưởng các bộ phận
Tài liệu Yêu cầu mua hàng điện tử, đơn yêu cầu mua hàng, RFI, RFP theo dõi nhanh,…
Các câu hỏi cần đặt ra
1. Ngân sách có sẵn hoặc ngân sách đã được phê duyệt nào dành cho lần mua hàng này?
2. Mua hàng nên được giao vào lúc nào? 3. Các mặt hàng yêu cầu nên được giao ở đâu?
Bảng 4. Xem xét lại yêu cầu thu mua
4.2.4. Quy trình trưng cầu
Sau khi yêu cầu được phê duyệt và PO được tạo, nhóm mua hàng sẽ phát triển một kế hoạch mua sắm cá nhân và phác thảo một quy trình trưng cầu tương ứng. Phạm vi của kế hoạch trưng cầu cá nhân này cuối cùng phụ thuộc vào mức độ phức tạp của yêu cầu.
Các bên liên quan Quản lý mua hàng
Tài liệu
Thư mời nhà cung cấp, mẫu yêu cầu cung cấp thông tin, bảng thông tin chung về nhà cung cấp, biểu mẫu thành viên tham gia ủy ban đánh giá, bảng phân tích thị trường,…
Các câu hỏi cần đặt ra
1. Các tài liệu liên quan phải được kiểm tra chéo để đảm bảo tính nhất quán và đầy đủ.
2. Xử lý các truy vấn từ nhà cung cấp như thế nào (thư từ, văn bản và/ hoặc thông qua một cuộc hội thảo trước khi chào hàng)?
Bảng 5. Quy trình trưng cầu
Sau khi ngân sách được phê duyệt, nhóm mua hàng sẽ chuyển tiếp một số yêu cầu báo giá (RFQ) đến các nhà cung cấp với ý định nhận và so sánh giá thầu để đưa vào danh sách chọn nhà cung cấp phù hợp.
4.2.5. Đánh giá và ký kết hợp đồng
Khi quá trình trưng cầu chính thức kết thúc, bộ phận muua hàng kết hợp với ủy ban đánh giá sẽ xem xét và đánh giá các báo giá của nhà cung cấp để xác định nhà cung cấp nào sẽ phù hợp nhất để đáp ứng nhu cầu hiện có.
Các bên liên quan Bộ phận thu mua, ủy ban đánh giá
Tài liệu
Chương trình làm việc của ủy ban đánh giá, kịch bản đàm phán chi phí RFQ (ưu đãi tốt nhất và cuối cùng), các điều khoản và điều kiện của hợp đồng, yêu cầu làm rõ, biểu mẫu đánh giá kỹ thuật của nhà cung cấp, bảng tóm tắt xem xét trưng cầu,…
Các câu hỏi cần đặt ra
1. Có thể xảy ra xung đột với bất kỳ nhà cung cấp nào không?
2. Đã lọc ra danh sách các đề nghị có thể chấp nhận hoặc tuân thủ và các đề nghị không thể đáp ứng chưa?
Bảng 6. Đánh giá và ký kết hợp đồng
Sau khi nhà cung cấp được chọn, quá trình thương lượng và ký kết hợp đồng sẽ hoàn tất, sau đó đơn đặt hàng sẽ được chuyển tiếp đến nhà cung cấp. Hợp đồng ràng buộc pháp lý sẽ kích hoạt ngay sau khi nhà cung cấp chấp nhận và công nhận PO.
4.2.6. Quản lý đơn hàng
Nhà cung cấp giao hàng hóa hoặc dịch vụ đã kí kết trong thời gian quy định. Sau khi nhận được sản phẩm hoặc dịch vụ, bên mua sẽ kiểm tra đơn đặt hàng và thông báo cho nhà cung cấp nếu có bất kỳ vấn đề nào với hàng hóa đã nhận.
Các bên liên quan Quản lý kho hàng, người trưng cầu, nhà cung cấp và nhóm thu mua
Tài liệu Đơn đặt hàng, thông báo vận chuyển, phiếu nhận hàng, hóa đơn mua hàng , lô hàng trả lại, mẫu kiểm tra chất lượng sản
phẩm hoặc dịch vụ, báo cáo đánh giá nhà cung cấp,…
Các câu hỏi cần đặt ra
1. Có bất kỳ sự khác biệt nào trong việc kết hợp ba phía không?
2. Có sự chênh lệch đáng kể giữa hiệu suất dự kiến và trên thực tế của nhà cung cấp không?
Bảng 7. Quản lý đơn hàng
Tại bước này, các tài liệu về đơn đặt hàng, phiếu đóng gói (đi kèm với đơn đặt hàng) và hóa đơn của nhà cung cấp được sắp xếp và đối chiếu để xác định sự khác biệt và đảm bảo rằng giao dịch là chính xác. Các vấn đề có sự khác biệt cần được giải quyết ngay khi chúng được phát hiện.
4.2.7. Phê duyệt và tranh chấp hóa đơn
Sau khi đối sánh ba chiều hoàn tất, hóa đơn sẽ được phê duyệt và chuyển tiếp đến quá trình xử lý thanh toán tùy thuộc vào quy mô tổ chức.
Các bên liên quan Quản lý mua sắm, ủy ban đánh giá, trọng tài (nếu có) và nhà cung cấp
Tài liệu
Hợp đồng nhà cung cấp gốc, biểu mẫu phê duyệt hóa đơn, biểu mẫu giải quyết tranh chấp, đăng ký khiếu nại và biên bản họp, tài liệu trọng tài, biên lai giải quyết,…
Các câu hỏi cần đặt ra
1. Việc giải quyết có được xử lý trong thời gian quy định không?
2. Các điều khoản giải quyết tranh chấp có hữu ích trong việc giải quyết bất kỳ xung đột nào không?
4.2.8. Lưu giữ hồ sơ
Sau quá trình thanh toán, người mua lập hồ sơ để ghi sổ và kiểm toán. Tất cả các tài liệu thích hợp ngay từ yêu cầu mua hàng đến hóa đơn đã được phê duyệt đều được lưu trữ ở một vị trí tập trung.
Các bên liên quan Bộ phận thu mua và các bên yêu cầu
Tài liệu Báo cáo đánh giá quá trình đấu thầu, báo cáo kết thúc hợp đồng.
Các câu hỏi cần đặt ra
1. Yêu cầu có được đáp ứng đầy đủ không?
2. Các tiêu chí và phương pháp đánh giá có phù hợp không? 3. Những vấn đề đã gặp phải?
4. Khuyến nghị để tránh các trường hợp tương tự.
PHẦN KẾT LUẬN
Walmart là tổ chức cửa hàng bán lẻ lớn nhất trên thế giới và có nhiều khách hàng từ khắp nơi trên thế giới, được biết đến với hàng hóa “giá thấp” so với các đối thủ cạnh tranh; và để có thể giữ giá thấp, Walmart phải quản lý cực kỳ tốt chuỗi cung ứng rộng khắp toàn cầu của mình. Với phương châm “giá rẻ nhất trên thị trường” của mình, Walmart từ lâu đã chú trọng đến việc thu mua và xem bộ phận thu mua như một bộ phận cốt lõi của doanh nghiệp. Bên cạnh đó, công ty đã tận dụng tốt các công nghệ quản lý bộ phận, dự đoán nhu cầu và lưu chuyển thông tin trong nội bộ và bên ngoài doanh nghiệp.
Tuy nhiên, với chiến lược ấy, Walmart không dễ để đạt được mức giá thấp và công ty nổi tiếng là buộc các nhà cung cấp phải giảm chi phí và trả lương thấp cho công nhân của mình, đặc biệt là các nhà cung cấp bên ngoài Mỹ. Như bất kỳ tổ chức nào khác, công ty vẫn phải đối mặt với một số vấn đề liên quan đến việc quản lý chuỗi cung ứng của mình và phải đối phó với chúng để cải thiện hiệu suất và giảm chi phí hơn nữa. Một khi cải thiện nhược điểm ở một số lĩnh vực nhất định, Walmart sẽ có thể đạt được mức hiệu quả chi phí và mức độ hài lòng của khách hàng cao hơn, từ đó đạt được sứ mệnh, tầm nhìn và mục tiêu của mình.
Mặc dù Walmart là nhà bán lẻ lớn nhất trên thế giới, nhưng Walmart vẫn còn nhiều khả năng để cải thiện chuỗi cung ứng của mình:
(1) Công ty có thể mở rộng hơn thị trường cung ứng của mình và xây dựng mối quan hệ tốt hơn với các nhà cung cấp hiện tại bằng cách cung cấp cho đối tác một số phần thưởng hoặc lợi ích nhất định.
(2) Walmart nên cố gắng và cải thiện tính linh hoạt của chuỗi cung ứng của mình; điều này có thể đạt được thông qua việc triển khai các kỹ thuật quản lý hàng tồn kho và dự báo nhu cầu phù hợp với các lĩnh vực mà Walmart mở rộng.
(2) Walmart đã tận dụng tốt công nghệ trong chuỗi cung ứng của mình, nhưng công ty vẫn có thể cải thiện hơn nữa về mặt này. Nhiều nhà cung cấp của Walmart có cơ sở hạ tầng công nghệ cần thiết đủ để truyền đạt thông tin hiệu quả, nhưng một số nhà cung cấp,
đặc biệt ở các khu vực đang phát triển trên thế giới, không có các nền tảng này. Walmart có thể yêu cầu họ thiết lập cơ sở hạ tầng cần thiết và thậm chí nên hỗ trợ họ trong quá trình hội nhập này.
(3) Walmart đã có những hành động nhất định để cải thiện tính bền vững của chuỗi cung ứng, nhưng vẫn có thể nỗ lực nhiều hơn nữa. Các cơ sở sản xuất của Walmart ở các khu vực kém phát triển trên thế giới không được trang bị điều kiện làm việc tốt và Walmart cần có những hành động cụ thể và thiết thực cho vấn đề này.
Các chương trình cải tiến nói trên, nếu được thực hiện, có thể cho phép Walmart đạt được sứ mệnh, tầm nhìn và mục tiêu của mình. Một thị trường cung ứng rộng lớn hơn vẫn sẽ cho phép Walmart có nhiều lựa chọn nếu một nhà cung cấp từ chối tuân thủ các yêu cầu của công ty. Tương tự, việc cải thiện mối quan hệ với các nhà cung cấp sẽ cho phép Walmart tận dụng các kỹ thuật cắt giảm chi phí của mình. Từ đó, tổng chi phí phát sinh của Walmart sẽ giảm xuống, giúp Walmart cung cấp sản phẩm với chi phí thấp hơn cho khách hàng.
Ngoài ra, việc đưa cơ sở hạ tầng công nghệ tốt hơn vào các yếu tố của chuỗi cung ứng sẽ cho phép Walmart dự báo nhu cầu và quản lý hàng tồn kho hiệu quả hơn, giảm lãng phí tài nguyên cũng như thiếu hụt mặt hàng. Khi đó, chi phí phụ sẽ được giảm thiểu, khách hàng cũng có thể tìm thấy những gì họ yêu cầu trên kệ hàng, giúp tăng sự hài lòng của khách hàng ấy. Việc tăng tính linh hoạt của chuỗi cung ứng sẽ giúp Walmart hoàn thành mục tiêu này dễ dàng hơn, phù hợp với yêu cầu đa dạng của khách hàng trên toàn cầu.
Cuối cùng, Walmart phải có những hành động thực tế và có các chính sách phù hợp để cả thiện tính bền vững của chuỗi cung ứng. Điều này sẽ giúp cải thiện hình ảnh của công ty trong mắt chính phủ, các bên liên quan và khách hàng, góp phần xây dựng mục tiêu trở thành nhà bán lẻ lớn nhất thế giới.
TÀI LIỆU THAM KHẢO
[1] Viện Nghiên cứu và Phát triển Logistics Việt Nam. (2019). Mô hình Kraljic và chiến lược mua hàng. Truy cập ngày 01/09/2021. https://vli.edu.vn/mo-hinh-kraljic-va-chien-