- Tạo nhóm: các thành viên gởi DC Email trước, người tạo giao diện trên Google tạo các thành viên của nhóm.
2. Quản lý tệp trong Google Documents Tải các tệp lên mạng
Tải các tệp lên mạng
Nháy vào nút "Tải lên" tại phía trên trái của màn hình GD, hiện trang mới "Tải lên tệp". Nháy vào mục "Hiển thị giới hạn chuyển đổi và các loại tệp được hỗ trợ". GD hỗ trợ các tệp dạng: Word, HTML, TXT, ODT, RTF và mỗi văn bản tối đa 500 KB cộng với 2 MB ảnh đi kèm. Nháy mục "Chọn tệp để tải lên", xuất hiện hộp thoại "Open files". Trong hộp thoại này cần chọn Thư mục chứa tệp trên máy tính, chọn tệp cần tải lên, nháy nút "Open" và hộp thoại đóng. Nháy nút "Bắt đầu tải lên" để tải tệp lên mạng, tải xong tên tệp xuất hiện trên Khung Docs List. Xem và tổ chức các tài liệu
Việc tổ chức các tài liệu nằm ở Khung bên trái màn hình GD:
Mục "Tạo mới": dùng để tạo mới một văn bản, bảng tính, trình chiếu, một form hay một thư mục.
Mục "Tải lên" dùng để tải các tệp từ máy lên GD
"Tất cả các mục" : hiện mọi tài liệu mà bạn là chủ và được chia sẻ với bạn bè, không hiện lên các tài liệu bị ẩn và ở trong Thùng rác.
"Được sở hữu bởi tôi" : chỉ hiện các tài liệu mà bạn tự tạo.
"Được mở bởi tôi" : liệt kê các tài liệu mà bạn đã mở.
"Được chia sẻ với tôi" : hiện các tài liệu người khác chia sẻ với bạn
"Được đánh dấu sao" : hiện những tài liệu mà bạn đánh dấu sao ở trước tên tài liệu (tài liệu bạn thích)
"Bị ẩn" : hiện các tài liệu bị ẩn
"Thùng rác" : các tài liệu bị xóa chờ xóa hẳn
"Mục theo loại" : cho phép xem tài liệu tổ chức theo kiểu PDF, văn bản, bảng tính hay trình chiếu.
"Tìm kiếm khác" : bao gồm nhiều cách tìm tài liệu (các mục không có trong thư mục, tìm kiếm đã lưu ...)
"Thu mục của tôi" : liệt kê các thư mục bạn đã tạo.
Thực hiện các thay đổi với tài liệu
Trong khung Docs List ta có thể dùng menu Thanh công cụ để thay đổi một tài liệu hay nhiều tài liệu một lần:
Nút đầu tiên có dấu kiểm: chọn hay không chọn tất cả các mục trong Docs List.
Nút "Chia sẻ": chia sẻ tài liệu và thư mục. Khi chọn nút này xuất hiện menu dọc gồm 3 mục: Mời mọi người, Nhận liên kết để chia sẻ, Xem ai đã truy nhập.
Nút "Thư mục" : chọn một hay nhiều tài liệu và xếp chúng vào một thư mục mong muốn (đánh dấu kiểm vào ô vuông ở trước tên thư mục).
Nút "Xóa": xóa các tài liệu đã chọn. Khi xóa một tài liệu, nó sẽ được chuyển vào Thùng rác (Trash). Có thể làm rỗng Thùng rác bằng cách nháy vào mục Thùng rác ở Khung bên trái màn hình GD, các tài liệu ở Thùng rác hiện ở Khung bên phải, đánh dấu kiểm vào các tài liệu cần xóa hẳn, nháy vào nút "Dọn sạch thùng rác" trên Thanh công cụ.
Nút "Đổi tên" : đổi tên tài liệu đã chọn
Nút "Tác vụ khác" : khi chọn nút này xuất hiện menu dọc với nhiều mục (Bỏ dấu sao, Ẩn, Thay đổi chủ nhân, Đánh dấu là chưa xem, Xuất ...). Chọn một trong các mục trong menu để áp dụng với một hay nhiều tài liệu trong Docs List. Dùng lệnh Tác vụ khác / Xuất ta có thể nén các tệp đã chọn trong Docs List thành một tệp có đuối ZIP và tải về máy tính của bạn để lưu trữ.
Chia sẻ thư mục cho bạn bè
Chọn thư mục ở Khung bên trái màn hình GD. Nháy phải chuột vào tên thư mục vừa chọn, xuất hiện menu dọc, chọn mục "Chia sẻ", chọn tiếp mục "Mời mọi người", xuất hiện hộp thoại "Chia sẻ với người khác". Nhập vào địa chỉ email của người cần mời để gửi lời mời và địa chỉ Thư mục, cuối cùng nháy nút "Gửi".
Gửi tài liệu của Google Documents qua email dưới dạng tài liệu đính kèm
Từ cửa sổ chỉnh sửa tài liệu, nháy vào nút "Chia sẻ" ở góc trên bên phải màn hình, xuất hiện menu dọc, chọn mục "Gửi qua email dưới dạng tệp đính kèm", xuất hiện hộp thoại "gửi tài liệu qua email". Trong hộp thoại nhập địa chỉ email người nhận, loại tệp mong muốn cho tài liệu đính kèm, nhập chủ đề và nội dung thư trong phần thân email. Sau khi bạn nhấp Gửi, tài liệu của bạn sẽ được gửi tới người nhận dưới dạng đính kèm có thể tải xuống ở định dạng tệp bạn đã chọn.Mặc dù tài liệu đính kèm này có thể được chỉnh sửa ngoại tuyến bởi người nhận, nhưng những chỉnh sửa này sẽ không được thể hiện trong tài liệu Google Documents gốc.
Các chế độ tài liệu
Người dùng có thể biên tập hoặc chỉnh sửa tài liệu trên các công cụ Docs, Sheets, Slide ở mọi lúc nơi theo định dạng Microsoft Office thay vì phải sử dụng ứng dụng Office Compatibility Mode để chuyển định dạng file sang chuẩn của Google. Với những tính năng mở của Chrome, bạn có thể chỉnh sửa, chia sẻ tài liệu trực tiếp từ
Google Drive hoặc Gmail.
Google Docs cho phép người dùng chỉnh sửa tài liệu theo thời gian thực, thay vì phải gửi đi gửi lại nhiều phiên bản của tài liệu bằng email. Nhưng đôi khi bạn muốn kiểm soát những chỉnh sửa/thay đổi trong tài liệu đó thì bạn có thể sử dụng chức năng Suggest Edits, theo đó, nếu muốn chỉnh sửa bạn có thể đưa ra những gợi ý, phương án tối ưu và người nhận chỉ cần một click chuột để chấp nhận hoặc từ chối, tương tự như Track Changes có trong MS Word. Hiện Google đã cho triển khai tính năng này trên
web, dự kiến sẽ sớm có mặt trên di động.
Lịch sử sửa đổi
Đối với nhiều người yêu thích tính năng theo dõi những thay đổi trên Word, thì lịch sử sửa đổi trên Google Docs khá giống với chức năng đó.
Để sử dụng lịch sử sửa đổi, kích vào File> xem revision history hoặc sử dụng phím tắt Ctrl-Alt- Shift-G. Thanh revision history sẽ hiển thị các chỉnh sửa lớn, từ mỗi lần tài liệu mở ra. Để xem những thay đổi từ mỗi lần tự động lưu lại, kích vào Show more detailed revisions để xem chi tiết hơn về những lần sửa đổi.
Lịch sử xem lại Google Docs cho phép người dùng quay lại phiên bản tài liệu trước đó chỉ trong trường hợp bạn xóa một thứ gì đó và đóng trình duyệt lại.
Phần sửa đổi của mỗi người dùng sẽ được biểu thị bằng màu sắc khác nhau. Bạn cũng có thể xem các phiên bản trước đó của tài liệu bằng cách kích vào phiên bản đó trong thanh bên. Nếu bạn muốn quay trở lại phiên bản bạn đang xem, kích vào Restore this revision (khôi phục sửa đổi này).
Thay thế những từ được lặp lại nhiều lần trong văn bản
Cũng giống như trong MS Word, bạn có thể quản lý những từ ngữ thường xuyên được sử dụng bằng cách thay thế một cụm từ phức tạp (thường xuyên được sử dụng) bằng cụm từ viết tắt gọn hơn. Để kích hoạt chức năng này. Bạn mở Google Documents > Tools > Preferences. Trên cửa sổ mới xuất hiện, gõ cụm từ viết tắt bên ô Replace và cụm từ cần thay thế ở ô With. Nếu không muốn sử dụng chức năng này nữa, bạn có thể vô hiệu quá bằng cách bỏ check trong ô Automatic substitution.
Mở tài liệu Google Docs trong cùng một cửa sổ hoặc cùng một Tab
Với những tài liệu được lưu trữ trên Google Docs, khi mở từng tài liệu, Google Docs sẽ mặc định mở những tài liệu đó trên những cửa sổ khác nhau hoặc trên những thẻ (tab) khác nhau. Bạn cũng có thể thay đổi các thiết lập mặc định để thao tác thoải mái với các tài liệu hơn.
Trong mục Setting > Where items open, chọn In the current window (mở trong cửa sổ hiện tại) hoặc In a new window (mở trong cửa sổ mới) để thuận tiện cho mục đích của người sử dụng.
Khai thác phím tắt
Hầu hết các trang web không hỗ trợ phím tắt để gọi các tính năng khi sử dụng. Ví dụ, trong lúc đang soạn thảo văn bản trực tuyến, người dùng nhấn tổ hợp phím Ctrl + S thì lệnh lưu toàn bộ nội dung HTML của trang web sẽ được thực hiện, thay vì lưu văn bản như trên Microsoft Word hay Notepad… Google Docs thì khác, nó có những phím tắt độc lập so với trình duyệt, giúp người dùng thao tác nhanh chóng và dễ dàng hơn với công việc soạn thảo trên đó. Dưới đây là một vài phím tắt thường sử dụng bạn cần biết:
Ctrl + Alt + C: Sao chép phần văn bản đã được chọn (tương tự Ctrl + C trong Microsoft Word).
Ctrl + Alt + V: Dán phần văn bản bạn đã sao chép (tương tự Ctrl + V trong Microsoft Word).
Ctrl +: Xóa tất cả các định dạng của văn bản đang được chọn (loại bỏ in đậm, gạch chân, in nghiêng, màu sắc…).
Tab và Shift + Tab: Phím Tab giúp đẩy phần văn bản được chọn cách xa lề một khoảng 0.5 inch, còn tổ hợp phím Shift + Tab thì ngược lại.
Ctrl + Shift + C: Đếm số lượng từ của phần văn bản bạn đang chọn.
Tối đa không gian soạn thảo
Bỏ đi thanh công cụ bạn sẽ có một cửa sổ tối đa cho việc soạn thảo, để thực hiện được điều này, hãy chọn View sau đó Hide Controls. Để trở lại trạng thái bình thường trước đó, chỉ cần nhấn ESC.
Bạn có thể kết hợp thiết lập này với chế độ “full-screen” của trình duyệt để sử dụng toàn bộ màn hình cho việc soạn thảo. Để chuyển vào chế độ toàn màn hình trong hầu hết các trình duyệt, bạn nhấn F11 trên bàn phím. Kích con trỏ chuột lên phía trên của màn hình sẽ làm cho menu hiện hữu một lần nữa, kích nút Restore sẽ trả lại cửa sổ thông thường.