3.3.1. Các kết quả đạt được của hệ thống kiểm soát tài chính
Qua nghiên cứu thực tế hệ thống kiểm soát tài chính tại BHTGVN, tác giả thấy hệ thống kiểm soát tài chính đã đạt đƣợc một số kết quả sau:
Thứ nhất, môi trƣờngkiểm soát tại BHTGVN đƣợc thiết lập tƣơng đối tốt. Đây là tiền đề quan trọng để hoạt động tài chính đảm bảo thực hiện đúng theo quy định của pháp luật.
Về tính trung thực và các giá trị đạo đức: BHTGVN đã chú trong xây dựng văn hóa làm việc lành mạnh, đoàn kết, công bằng, tạo động lực cho cán bộ làm việc
79
và công hiến cho mục tiêu đề ra. BHTGVN đã xây dựng đƣợc hệ thống các quy định, quy chế rõ ràng và truyền đạt cho cán bộ trong toàn hệ thống, giúp nâng cao tinh thần trách nhiệm cho ngƣời lao động.
Về năng lực: BHTGVN đã xây dựng đƣợc đội ngũ cán bộ có trình độ chuyên môn và kỹ năng làm việc tốt. Phân công công việc đúng với chuyên môn đƣợc đào tạo giúp phát huy đƣợc năng lực của cán bộ. Mặt khác, BHTGVN đã thiết lập cơ cấu tổ chức phù hợp với quy mô và mục tiêu hoạt động.
Về sự tham gia của HĐQT và hệ thống kiểm soát: BHTGVN đã tách đƣợc các cấp kiểm soát ở các cấp độ khác nhau từ cơ quan quản lý nhà nƣớc, HĐQT và Ban điều hành. Việc tách bạch các cấp độ kiểm soát khác nhau giúp cho việc kiểm soát hiệu quả hơn.Trƣớc đây, BHTGVN tổ chức mô hình kiểm soát chỉ có hai cấp là Kiểm soát viên (đại diện cho việc kiểm soát của nhà nƣớc) và phòng KSNB (thực hiện chức năng kiểm soát cho Ban điều hành). Mô hình này có hạn chế là HĐQT không cập nhật đƣợc tình hình hoạt động của BHTGVN, không đánh giá đƣợc một cách khách quan hiệu quả của việc thực thi các chủ trƣơng do HĐQT phê duyệt. Năm 2014, BHTGVN thành lập Ban KTNB để thực hiện tốt vai trò trong việc giúp HĐQT đánh giá độc lập, khách quan về hoạt động kiểm soát tài chính của BHTGVN.Từ đó, chỉ ra những khuyết điểm để đề ra biện pháp khắc phục nhằm đạt mục tiêu đề ra.
Về cơ cấu tổ chức, phân chia quyền hạn và trách nhiệm: Cơ cấu tổ chức của BHTGVN hiện nay phù hợp với quy mô và mục tiêu hoạt động. Các phòng, ban, CN đƣợc quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn rõ ràng, cụ thể. Cơ cấu tổ chức cho phép phân công, phân nhiệm rõ ràng, đảm bảo nguyên tắc bất kiêm nhiệm và sự kiểm soát chéo giữa các khâu, bộ phận. Việc ủy quyền đảm bảo đúng nội dung đƣợc ủy quyền và quy định của pháp luật.
Về chính sách nhân sự: BHTGVN rất chú trọng trong việc đầu tƣ cho con ngƣời, lấy con ngƣời làm trung tâm trong định hƣớng phát triển lâu dài và bền vững. BHTGVN chú trọng trong việc đầu tƣ bồi dƣỡng, nâng cao nghiệp vụ và đồng thời có chính sách quy hoạch cán bộ để thúc đẩy cán bộ làm việc. BHTGVN
80
có chế độ phúc lợi tốt, chăm lo đời sống cho ngƣời lao động yêm tâm làm việc và công hiến. Các tiêu chuẩn đánh giá thành tích của cán bộ đƣợc cụ thể hóa rõ ràng; chế độ khen thƣởng công bằng tạo động lực cho ngƣời lao động phấn đấu công tác.
Thứ hai, về hoạt động kiểm soát tài chính BHTGVN tuân thủ quy định của pháp luật và các văn bản hƣớng dẫn nội bộ của BHTGVN. Cụ thể các kết quả đạt đƣợc trong hoạt động kiểm soát tài chính nhƣ sau:
- Lập và phân bổ kế hoạch tài chính:Các đơn vị lập và gửi kế hoạch tài chính theo đúng văn bản hƣớng dẫn nội bộ của BHTGVN, tuân thủ đúng các chỉ tiêu theo quy định của Bộ Tài chính và NHNN.
Việc phân bổ kế hoạch tài chính cho các đơn vị thực hiện ngay khi kế hoạch tài chính đƣợc phê duyệt. Định kỳ hàng tháng, các đơn vị gửi báo cáo thực hiện kế hoạch tài chính về phòng TC-KT để tổng hợp và báo cáo Lãnh đạo.
- Kiểm soát quy trình một số nghiệp vụ:BHTGVN đã xây dựng hệ thống các quy định, quy chế, chính sách tƣơng đối đầy đủ bảo đảm hành lang pháp lý để kiểm soát tài chính hữu hiệu và hiệu quả. Các công cụ kiểm soát đã đƣợc tích hợp trong các quy trình nghiệp vụ và phổ biến cho cán bộ nhân viên nhằm giảm thiểu rủi ro trong hoạt động BHTG.
Hàng năm, BHTGVN thực hiện rà soát các văn bản và có kế hoạch xây dựng văn bản quản trị điều hành nhằm cập nhật, chỉnh sửa, bổ sung và hoàn thiện hệ thống quy định, hƣớng dẫn phục vụ cho công tác chuyên môn và các hoạt động khác của tổ chức. Các văn bản quản trị điều hành đƣợc xây dựng dựa trên cơ sở tuân thủ quy định của pháp luật và phù hợp với đặc điểm hoạt động của BHTGVN.
Thứ ba, về thông tinBHTGVN đã nhận thức tầm quan trọng của việc truyền tải thông tin trong công tác quản lý, tuyên truyền chính sách. Do đó, BHTGVN đã xây dựng chiến lƣợc, kế hoạch về thông tin hiệu quả và tiết kiệm, cụ thể:
Để đảm bảo thực hiện các chức năng của mình, BHTGVN đã nhận thức đƣợc tầm quan trọng của việc truyền đạt thông tin trên toàn hệ thống cũng nhƣ trao đổi với các đối tƣợng bên ngoài. Do vậy, BHTGVN đã quan tâm đến việc xây dựng hệ thống thông tin truyền thông hiệu quả.
81
BHTGVN có phần mềm OMIDOC cập nhật văn bản nội bộ hàng ngày từ trụ sở chính đến CN, giúp cho việc nhận văn bản đi đến nhanh chóng và tiết kiệm công tác in, sao. Phần mềm ERP hỗ trợ việc quản lý công tác tài chính kế toán bao gồm: phân hệ AP quản lý thu/chi có theo dõi đối tƣợng khách hàng, AR quản lý thu/chi không theo dõi đối tƣợng khách hàng, IN theo dõi xuất nhập kho nguyên liệu, công cụ dụng cụ, FA theo dõi tài sản cố định, GL quản lý báo cáo tài chính, báo cáo quản trị; phần mềm HL hỗ trợ việc quản lý lao động và tiền lƣơng; phần mềm RL hỗ trợ quản lý và thu phí BHTG; phần mềm FM hỗ trợ quản lý đầu tƣ; phần mềm RM hỗ trợ giám sát; phần mềm IA hố trợ kiểm soát nội bộ.
Ngoài ra, công tác tuyên truyền đƣợc chỉ đạo và triển khai thực hiện chặt chẽ, bài bản từ trụ sở chính tới các chi nhánh, hình thức tuyên truyền đa dạng, phong phú.Website và tờ Thông tin là hai sản phẩm chính thống của BHTGVN truyền tải nhiều cơ chế, chính sách về BHTG và tài chính, ngân hàng tới công chúng.Thông qua hội nghị, hội thảo, tập huấn, tọa đàm và báo chí trong, ngoài nƣớc để tuyên truyền đến nhiều đối tƣợng.
Thứ tư, về hoạt động giám sáttài chính trong những năm qua BHTGVN đã thực hiện đạt đƣợc một số kết quả nhƣ sau:
Giám sát tại BHTGVN đƣợc thực hiện bởi Kiểm soát viên, Ban KTNB, phòng KSNB và phòng Tổng hợp tại các CN. Công tác giám sát đƣợc thực hiện thƣờng xuyên và định kỳ. Giám sát thƣờng thuyên đƣợc thực hiện ở tất cả các phòng, ban, CN giúp xác định các khiếm khuyết của hệ thống và báo cáo Ban lãnh đạo. Giám sát định kỳ đƣợc thực hiện bởi Ban KTNB và phòng KSNB thông qua các cuộc kiểm tra định kỳ quý, năm. Các báo cáo kiểm tra đƣợc gửi trực tiếp cho HĐQT và Ban điều hành làm cơ sở để xử lý các tồn tại.
3.3.2. Những hạn chế củahệ thống kiểm soát tài chính
BHTGVN đã đạt đƣợc các kết quả nêu trên, tuy nhiên hệ thống kiếm soát tài chính vẫn còn tồn tại những hạn chế.
Thứ nhất,cơ chế xử lý vi phạm về quy trình nghiệm vụ
82
bộ chƣa biết chính xác hình thức xử lý khi vi phạm các quy định về văn hóa công sở, trong Nội quy lao động có quy định về hình thức xử phạt nhƣng lại không quy định cụ thể đơn vị thực hiện việc kiểm tra tính tuân thủ các nội dung quy định trong đó. Việc xử lý khi vi phạm quy định về văn hóa công sở phụ thuộc vào hội đồng kỷ luật, do đó chỉ mang tính chất tƣợng trƣng chƣa cụ thể. Mặc dù việc thực hiện Nội quy lao động của cán bộ đều đƣợc đánh giá hàng tháng bởi chính cá nhân và lãnh đạo phòng/ban nhƣng việc đánh giá này chƣa phản ánh đƣợc chính xác ý thức tuân thủ Nội quy lao động do kết quả đánh giá lại ảnh hƣởng đến thành tích thi đua, khen thƣởng chung của phòng/ban đó.
- Hệ thống thang bảng lƣơng đang trong quá trình hoàn thiện nên chƣa khuyến khích đƣợc ngƣời lao động phát huy hết năng lực của các cán bộ trong công việc cũng nhƣ làm giảm sự nhiệt huyết và phấn đấu của cán bộ.
- Mặc dù BHTGVN đã thành lập hai phòng ban chuyên môn thực hiện việc kiểm toán, kiểm soát là Ban KTNB và phòng KSNB nhƣng năng lực của các cán bộ làm công tác kiểm soát còn chƣa chuyên nghiệp. Việc kiểm tra, kiểm soát còn thực hiện chủ yếu theo kinh nghiệm bản thân và chƣa có chứng chỉ hành nghề trong công tác kiểm toán.
Thứ hai, trình tự kiểm soát chưa được thiết kế một cách đầy đủ và chặt chẽ
Hoạt động kiểm soát chƣa đƣợc quan tâm ngay từ các phòng/ban mà mới chỉ đƣợc kiểm tra, kiểm soát tại các bộ phận chuyên trách (chủ yếu là phòng TC-KT và phòng KSNB). Vì vậy, khi xảy ra rủi ro, sai sót quy trình sửa chữa, bổ sung, điều chỉnh và khắc phục còn rất mất thời gian.
Quy trình tính và thu phí BHTG: Việc tính phí do tổ chức tham gia BHTG tự thực hiện, BHTGVN chỉ thực hiện việc kiểm soát nên chƣa thể hiện đƣợc tính khách quan và chủ động của đơn vị. Do chỉ thực hiện kiểm soát dựa trên số liệu của tổ chức tham gia BHTG cung cấp nên BHTGVN chƣa có những thủ tục kiểm soát mạnh trong quy trình này. Thực tế tại BHTGVN cho thấy, qua các đợt kiểm tra do phòng Kiểm tra thực hiện, vẫn còn nhiều tổ chức tham gia BHTG xác định không chính xác số phí BHTG phải nộp hàng quý. Nguyên nhân có thể là do tổ chức tham
83
gia BHTG chƣa xác định chính xác số dƣ tiền gửi thuộc đối tƣợng bảo hiểm theo quy định tại Luật BHTG hoặc xác định không chính xác đối tƣợng không đƣợc bảo hiểm để tính phí dẫn đến sai sót. Điều này chỉ đƣợc phát hiện sau các cuộc kiểm tra, do đó có nhiều trƣờng hợp dẫn đến thu thiếu về phí BHTG.
Quy trình kiểm tra việc tính và thu phí BHTG của tổ chức tham gia BHTG:
BHTGVN đã xây dựng chƣơng trình kiểm tra cụ thể. Tuy nhiên, việc kiểm tra chủ yếu vẫn phụ thuộc vào kinh nghiệm của những ngƣời đi trƣớc. Do vậy, sẽ khó khăn đối với những cán bộ có ít kinh nghiệm. Hồ sơ kiểm tra chủ yếu chỉ là biên bản, báo cáo, kết luận kiểm tra và tài liệu đối tƣợng kiểm tra cung cấp.Vì vậy, sẽ không thể kiểm soát đƣợc nội dung và chất lƣợng công việc đã thực hiện.
Quy trình mua sắm tài sản, hàng hóa và dịch vụ: BHTGVN đã ban hành Quy chế về mua sắm tài sản, hàng hóa, dịch vụ, tuy nhiên còn nhiều hạn chế trong quá trình thực hiện nhƣ thực hiện còn chậm tiến độ, việc bảo trì bảo dƣỡng tài sản gặp nhiều khó khăn.
Thứ ba, quản lý công tác tài chính, kế toán
Mặc dù quy chế Chi tiêu nội bộ của BHTGVN đã quy định tƣơng đối đầy đủ các nghiệp vụ thanh toán và danh mục chứng từ thanh toán cần có, tuy nhiên khi thanh toán vẫn còn chậm, thƣờng dồn về những tháng cuối năm.
Đối với sổ sách kế toán và báo cáo tài chính:Sổ cái tài khoản chƣa thể hiện tài khoản đối ứng nên gặp không ít khó khăn trong công tác kiểm tra.
Thứ tư, hoạt động giám sát.
Hiện nay, BHTGVN đã có chƣơng trình phần mềm của kiểm soát, kiểm toán. Trên phần mềm này kiểm soát, kiểm toán có thể xem đƣợc báo cáo tài chính, thu phí, kiểm tra của các đơn vị. Tuy nhiên, kiểm soát, kiểm toán chƣa thực sự tận dụng hệ thống này để phát hiện sai sót kịp thời dẫn đến chƣa đƣa ra đƣợc các biện pháp nhằm ngăn chặn các rủi ro có thể phát sinh và nâng cao hiệu quả hoạt động.
84
CHƢƠNG 4. MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN HOẠT ĐỘNG KIỂM SOÁT TÀI CHÍNH TẠI BẢO HIỂM TIỀN GỬI VIỆT NAM
4.1. Đề xuất hoàn thiện hoạt động kiểm soát tài chính tại BHTGVN
4.1.1. Tiếp cận từng bước với những quy định của COSO 2013
Hoạt động kiểm soát tài chính tại Việt Nam hiện nay còn khá mới mẻ. Do vậy, chƣa có nhiều tài liệu, văn bản hƣớng dẫn đối với lĩnh vực này. Tuy nhiên, COSO 2013 đã trở thành kim chỉ nam để kiểm tra, đánh giá tính hiệu quả và hữu hiệu của hệ thống kiếm soát tài chính đƣợc thừa nhận rộng rãi trên toàn thế giới. Nhóm mục tiêu cơ bản theo báo cáo của COSO 2013 là mục tiêu về hoạt động, báo cáo và tuân thủ.
Để hoạt động kiểm soát tài chính hoạt động hữu hiệu và hiệu quả có thể giúp cho BHTGVN đạt đƣợc mục tiêu đề ra, BHTGVN cần tiếp tục xây dựng và hoàn thiện quy định, chính sách, các thủ tục kiểm soát hiệu quả các quy trình hoạt động. Đồng thời cần giám sát, đánh giá hoạt động kiểm soát tài chính kịp thời để có những điều chỉnh phù hợp với các mục tiêu đề ra.
Mục tiêu báo cáo, BHTGVN cần tổ chức công tác kế toán hợp lý, việc ghi nhận các nghiệp vụ phát sinh cần kịp thời và tuân thủ theo quy định hiện hành, tổ chức lƣu trữ chứng từ đầy đủ, khoa học. Ngoài việc lập và trình bày báo cáo tài chính theo quy định, cần phải xây dựng thêm hệ thống báo cáo phù hợp để phục vụ nhiều nhóm đối tƣợng khác nhau. Hệ thống báo cáo phải đảm bảo tính trung thực và đáng tin cậy.
Đối với mục tiêu tuân thủ, BHTGVN phải xây dựng và hoàn thiện các quy định giúp đánh giá việc thực hiện các quy trình nghiệp vụ, chính sách, các quy định của Nhà nƣớc và của BHTGVN để đảm bảo tất cả các cán bộ nhân viên đều thực hiện đúng.
4.1.2. Phù hợp với đặc điểm hoạt động BHTGVN
Trong giai đoạn hiện nay, khi yêu cầu về tái cơ cấu hệ thống các Tổ chức tín dụng theo Quyết định số 1058/QÐ-TTg ngày 19/7/2017 phê duyệt Ðề án "Cơ cấu
85
lại hệ thống các Tổ chức tín dụng gắn với xử lý nợ xấu giai đoạn 2016 - 2020" trở nên bức thiết thì vấn đề nâng cao vai trò của BHTGVN cũng đƣợc quan tâm. Do đó, BHTGVN cần phải tăng cƣờng năng lực và nâng cao hiệu quả hoạt động, trở thành tổ chức BHTG hiệu quả và phù hợp với thông lệ quốc tế. BHTGVN đã xác định mục tiêu của mình, đó là:
“- Thực hiện tốt các chức năng nhiệm vụ cơ bản của tổ chức BHTG đã đƣợc quy định trong Luật BHTG và các văn bản quy phạm pháp luật dƣới luật nhƣ thu phí, chi trả, kiểm tra, giám sát; tích lũy kinh nghiệm, chứng minh vai trò, năng lực của BHTGVNtừ đó có thể đƣợc giao thẩm quyền mở rộng hơn.”
“- Trong thời gian trƣớc mắt, hƣớng các hoạt động nghiệp vụ BHTG hiện đại (giám sát rủi ro, tái cấu trúc hoạt động) vào các tổ chức tham gia BHTG quy mô nhỏ nhƣ các quỹ tín dụng nhân dân, tổ chức tài chính vi mô. Trên cơ sở đó, tích lũy kinh nghiệm để đƣợc giao nhiệm vụ đối với các tổ chức tham gia BHTG quy mô lớn hơn vào thời điểm thích hợp.”
“- Đối với các nội dung còn quy định mở trong văn bản pháp lý hiện hành (nhƣ hệ thống phí phân biệt, hạn mức trả tiền bảo hiểm) nhƣ: nghiên cứu đề xuất theo hƣớng bảo vệ tốt hơn ngƣời gửi tiền và góp phần tích cực hơn trong việc đảm bảo sự phát triển an toàn, lành mạnh của hoạt động ngân hàng. Tuy nhiên, cần lƣu ý các nội dung của chính sách BHTG có mối quan hệ chặt chẽ với nhau và cần đƣợc thực hiện đồng bộ. Việc triển khai hệ thống phí phân biệt cần gắn với năng lực và quyền hạn trong việc giám sát, đánh giá rủi ro, phân loại các tổ chức tham gia BHTG.”
“- Trong giai đoạn nền kinh tế và hệ thống ngân hàng phát triển ổn định, tập