Việc tính toán các khoản phải trả cho người lao động tại Công ty được thực hiện bởi phòng hành chính.. Khi Công ty ký kết các hợp đồng lao động với nhân viên có thỏa thuận rõ mức lương cụ thể, phòng hành chính căn cứ vào đó cuối tháng tính lương cho từng nhân viên trong công ty. Hiện nay, công ty đang sử dụng hình thức trả theo thời gian
Trả lương theo thời gian: tiền lương phải trả cho người lao động được tính dựa trên số ngày làm việc thực tế (căn cứ vào bảng chấm công), mức lương ngày, hệ số lương. Công thức tính như sau:
Tiền lương trả theo thời gian= Mức lương ngày X Số ngày công làm việc thực tế
Cuối tháng căn cứ vào bảng chấm công, phòng hành chính lập bảng thanh toán tiền lương để trả cho công nhân viên trong công ty.
4.1 Chứng từ sử dụng:
- Quyết định tuyển dụng, sa thải, đề bạt, điều chuyển, bãi miễn.
- Bảng chấm công (doanh nghiệp tính lương trên cơ sở giờ công lao động)
- Bảng thanh toán lương
- Bảng phân bổ tiền lương và bảo hiểm xã hội. - Bảng thanh toán tạm ứng
4.2 Hạch toán chi tiết:
- TK 334: phải trả công nhân viên được mở chi tiết cho 3 nhà máy, phòng điều hành và văn phòng hà nội. Ví dụ: TK 3341-NM1: phải trả công nhân viên nhà máy1.
Căn cứ vào bảng thanh toán lương của bộ phận mình kế toán ghi vào bên có tk 334 trên sổ chi tiết. Trong đó chi tiết lương phụ lương chính, phụ cấp, tiền ăn ca.
Căn cứ vào các chứng từ liên quan đến khấu trừ thu nhập như biên bản kỷ luật,...kế toán ghi vào phát sinh nợ TK 334 trên sổ chi tiết.
- TK 338: phải trả khác. Căn cứ vào bảng thanh toán tiền lương, bảng phân bổ tiền lương và bảo hiểm xã hội của bộ phận mình, kế toán xác định các khoản trích theo lương, ghi vào phát sinh có TK 338 chi tiết bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn. Căn cứ vào phiếu chi, giấy báo nợ của ngân hàng và một số chứng từ chi khác kế toán ghi nợ tk 338 trên sổ chi tiết.
4.3 Hạch toán tổng hợp phần hành lao động, tiền lương:
Từ các chứng từ gốc ban đầu (chứng từ phản ánh thời gian lao động ) kế toán viên sử dụng phần mềm excell để lập bảng thanh toán lương. Bảng này có 3 cấp độ : tổ ( tổ cắt, tổ thổi, tổ máy…tại các nhà máy), bộ phận (3 nhà máy, nhà điều hành, văn phòng hà nội), toàn công ty. Từ bảng này kế toán lập bảng thanh toán tiền lương và bảo hiểm xã hội.
Dựa vào các chứng từ gốc ban đầu và bảng phân bổ tiền lương bảo hiểm xã hội kế toán nhập dữ liệu vào phân hệ hệ thống, từ đây máy tính sẽ tự động chuyển sổ, kết chuyển và cho ra báo cáo.