CÔNG VIỆC
4.1. Kiến thức:
- Nắm được mục đích của việc lập kế hoạch làm việc. Kế hoạch làm việc được lập ra với nhiều lý do khác nhau. Xác định trước mục đích của việc lập kế hoạch giúp bạn lập kế hoạch tốt hơn.
- Viết phần giới thiệu và thông tin chung về kế hoạch. Với một kế hoạch làm việc chuyên nghiệp, bạn cần có phần giới thiệu và thông tin chung.
- Xác định mục đích và mục tiêu. Mục đích và mục tiêu có liên quan đến nhau vì chúng đều chỉ điều mà bạn mong muốn đạt được trong kế hoạch làm việc. Chúng cũng có sự khác nhau; mục đích thì khái quát hơn, còn mục tiêu thì rõ ràng hơn.
- Xây dựng kế hoạch làm việc bằng những mục tiêu "SMART". SMART là một cụm từ viết tắt trong tiếng anh chỉ các tiêu chí của một kế hoạch làm việc có kết quả rõ ràng và có thể thực hiện.
Cụ thể (Specific). Những điều chúng ta sắp làm chính xác phục vụ ai? Có thể đo đạc (Measurable). Nó có thể định lượng và chúng ta có thể đo lường được nó? Bạn có thể đếm được kết quả?
Có thể đạt được (Achievable). Chúng ta có thể hoàn thành trong thời gian được giao với những nguồn lực mà chúng ta có? Chúng ta cần đưa ra mục tiêu mang tính thực tế với những rành buộc.
Trong một số trường hợp, bạn có thể cần sự tư vấn của chuyên gia hoặc nhà chức trách để biết liệu mục tiêu của bạn có thể đạt được không.
Liên quan đến mục đích (Relevant). Bạn cần chắc chắn rằng mục tiêu và phương pháp thực hiện của bạn có mối liên hệ rõ ràng và trực quan.
Giới hạn về thời gian (Time bound). Khi nào bạn hoàn thành mục tiêu và/hoặc khi nào chúng ta có thể biết chúng ta đã hoàn thành? Tuy việc này hơi khó một chút nhưng bạn cần nêu ra ngày kết thúc của dự án.
- Liệt kê các nguồn lực của bạn. Liệt kê bất cứ thứ gì cần thiết để bạn đạt được mục đích và mục tiêu. Các nguồn lực sẽ khác nhau, tùy thuộc vào mục đích của kế hoạch làm việc.
- Chỉ ra những ràng buộc. Ràng buộc là trở ngại có thể xuất hiện trên con đường làm việc để đạt mục đích và mục tiêu của bạn. Thời gian biểu dày đặc sẽ là một ràng buộc và bạn cần cắt bỏ một vài việc trong kỳ học để hoàn thành kế hoạch một cách hiệu quả.
- Ai chịu trách nhiệm? Phân công công việc là một nội dung rất quan trọng của một bản kế hoạch tốt. Có thể là một nhóm cùng nhau hoàn thành một công việcnhưng mỗi thành viên cần đáp ứng được yêu cầu để công việc hoàn thành đúng thời hạn.
- Viết ra chiến lược của bạn. Xem xét kế hoạch làm việc, quyết định cách sử dụng nguồn lực và cách vượt qua những ràng buộc để đạt mục đích và mục tiêu.
Liệt kê những bước hành động cụ thể. Xác định những việc cần làm hàng ngày hoặc hàng tuần để cuối cùng có thể hoàn thành mục tiêu. Cũng cần liệt kê những bước mà các thành viên khác trong nhóm cần làm. Bạn có thể cân nhắc sử dụng phần mềm quản lý dự án hoặc lịch cá nhân để sắp xếp những công việc này.
Lên thời gian biểu. Bạn có thể lên một thời gian biểu thử, xem xét những sự việc bất ngờ có thể xảy ra, bạn cũng cần dành khoảng trống trong thời gian biểu để tránh bị chậm kế hoạch.
4.2. Kỹ năng:
- Kỹ năng lên kế hoạch cụ thể cho tất cả công việc và từng công việc
Mỗi ngày, hãy dành ra một ít thời gian để lên kế hoạch công việc cho ngày mai và tuần tới. Việc này sẽ giúp bạn kiểm soát được số lượng công việc mà đảm bảo được mức độ hoàn thành tốt nhất.
Để thực hiện được cách sắp xếp công việc tốt nhất, bạn nên phân loại công việc. Công việc nào quan trọng sẽ được đặt lên đầu, tiếp tục mức độ quan trọng sẽ giảm dần xuống dưới.
- Kỹ năng phân chia công việc cho người khác và khi làm việc nhóm
Vấn đề làm việc nhóm và phân việc như thế nào là công bằng luôn là nỗi lo lớn nhất khi bắt đầu làm việc nhóm. Để việc phân công dễ dàng hơn, bạn cần ghi cụ thể những công việc cần thiết ra bảng phân công và phân việc phù hợp với năng lực từng người. Tránh đừng ôm quá nhiều việc vào người. Điều này vừa khiến bạn mệt mỏi vừa không đảm bảo được tính công bằng.
Mặt khác, bạn cũng nên lắng nghe đồng đội của mình trong khi làm việc nhóm. Bởi rất có thể ý tưởng từ họ sẽ mang đến cho bạn thêm kinh nghiệm và kiến thức mới.
Một bảng phân công việc nhóm không hẳn phải nhận được tất cả sự đồng thuận của cả nhóm. Nhưng ít ra, nó phải đảm bảo là bảng phân công được nhiều người chấp nhận nhất.
- Kỹ năng nhắc nhở công việc hiệu quả
Việc nhắc nhở quá thường xuyên đồng đội việc thực hiện công việc, đôi khi sẽ khiến họ cảm thấy bạn không tin tưởng họ và có thể gây sứt mẻ tình đoàn kết.
Vì thế, việc nhắc nhở cũng cần được lên kế hoạch cụ thể và cho thành viên được biết trước. Nếu bạn là người quản lý công việc của một doanh nghiệp thì việc nhắc nhở nên được phân tầng cụ thể. Nhớ đánh giá công việc theo đơn vị thời gian nhất định
Việc tổng kết công việc theo một đơn vị thời gian nhất định rất quan trọng. Nó góp phần giúp củng cố chất lượng công việc và giúp bạn đưa ra những đánh giá chính xác nhất.
- Hãy nghỉ ngơi và thư giãn phù hợp
Quản lý công việc tốt không hẳn là bạn chỉ cho phép bản thân được đắm mình vào công việc, mà bạn cũng nên sắp xếp cho mình một vài khoảng thời gian nghỉ ngơi và thư giãn thích hợp. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Hãy lập kế hoạch nghỉ ngơi dựa trên thời gian công việc và tình trạng sức khỏe. Nên chọn những hoạt động giải trí lành mạnh và từ chối những lời mời không hữu ích.
4.3. Thái độ:
- Thái độ chính là trạng thái luôn sẵn sàng về mặt tinh thần. Và thần kinh được tổ chức thông qua các kinh nghiệm. Nó có khả năng điều chỉnh hoặc ảnh hưởng năng động đối với phản ứng của cá nhân hướng đến các khách thể và tình huống mà nó có quan hệ”.
- Thái độ làm việc cũng là phần mở rộng được suy ra từ những nhận định về thái độ. Chỉ có điều thái độ bao quát hơn thái độ làm việc. Thái độ làm việc trực tiếp ảnh hưởng đến hành vi và nhận thức của chủ thể đó. Và nó luôn mang hai chiều hướng khác nhau: tích cực và tiêu cực.
Thứ nhất, luôn nở nụ cười.
Nếu như bạn thật sự gặp những tình huống khó xử trong công việc thì cách xử lý thông minh để mọi người có thể đánh giá thái độ làm việc của bạn đó chính là luôn nở một nụ cười trước đó. Một nụ cười chỉ phải mất vài giây nhưng nó thể hiện cách xử lý chuyên nghiệp của bạn. Một phần nó cũng có thể làm giảm đi cảm giác căng thẳng của chính chủ thể mà bạn đang cần ứng phó.
Thứ hai, suy nghĩ hướng giải quyết
Hãy luôn suy nghĩ và đưa ra hướng giải quyết
Nếu bạn đã làm được bước đầu tiên để có thể làm dịu đi những căng thẳng ban đầu. Thì việc tiếp theo bạn cần thực hiện đó chính là suy nghĩ đến hướng giải quyết phù hợp. Bởi trước khi bạn thực sự muốn đầu hàng hoặc muốn tìm người chịu trách nhiệm thay mình thì hãy thử một lần tập trung để đưa ra hướng giải quyết hiệu quả nhất. Nó sẽ giúp cho bạn có được những ý tưởng mới, sáng tạo và chính bạn cũng sẽ bất ngờ về khả năng xử lý của mình.
Thứ ba, hãy thể hiện hai yếu tố trên một cách thật chuyên nghiệp
Cho dù công việc của bạn có thực sự rắc rối, những vấn đề mà bạn gặp phải có làm cho bạn cảm thấy chán nản. Thì ngay lúc đó bạn phải vực lại tinh thần và kìm nén lại những cảm xúc của cá nhân. Nó không phải là giả tạo mà đó là thái độ chuyên nghiệp của bạn trong công việc. Mình có vui hay buồn vào hôm có sự rắc rối đó thì cũng không ai quan tâm đến cảm xúc của bạn. Chỉ có bạn mới là người quyết định mình nên giải quyết như thế nào. Vậy nên, hãy thật chuyên nghiệp, sáng tạo kết hợp hai hướng giải quyết ở bên trên để có thể gỡ nút thắt đó.
Thứ tư, học hỏi thái độ làm việc của người Nhật
Nói đến thái độ của người Nhật thì chắc hẳn không còn xa lạ với những dẫn chứng, bài học cho người Việt Nam. Nhật Bản họ luôn tạo dựng một xã hội có sự gắn kết mạnh, không thể thấy họ nói “Tôi” mà họ sẽ nói là “Chúng tôi”. Và mọi quyết định quan trọng nếu muốn thông qua thì cần sự nhất trí của mọi người.