Thủ Quỹ Kế Toán Hàng Tồn Kho Kế Toán Công Nợ Kế Toán Kế Toán XDCB
nghiệp vụ cho các kế toán viên thực hiện theo chế độ, thể lệ theo quy định của Nhà nước về lĩnh vực kế toán cũng như lĩnh vực tài chính.
Các kế toán viên được phân công thực hiện các phần hành kế toán cụ thể như sau:
- Kế toán tổng hợp quản lý tất cả chứng từ, nghiệp vụ liên quan đến tiền mặt, tiển gửi, công nợ, tiền lương, tập hợp chi phí, phân bổ chi phí và tính giá thành. Đồng thời, lập báo cáo và báo cáo với cơ quan thuế.
- Kế toán công nợ quản lý tất cả các hợp đồng mua bán hàng hóa, đặc biệt là kiểm soát hợp đồng nhập khẩu. Kế toán công nợ chịu trách nhiệm kiểm soát công nợ phải thu, phải trả, hàng tháng lập bảng tổng hợp công nợ phải thu, phải trả theo từng đối tượng khách hàng và đánh giá chênh lệch tỷ giá ngoại tệ.
- Thủ quỹ có nhiệm vụ trả và phải thu tiền mặt, quản lý quá trình nhập - xuất - tồn tài sản cố định, tính khấu hao và giao dịch với công ty bảo hiểm, mua bảo hiểm cho người lao động.
- Kế toán hàng tồn kho quản lý tất cả công cụ dụng cụ trong kho, quá trình nhập - xuất - tồn thành phẩm, hoàn tất thủ tục và bàn giao dự án, đồng thời phân bổ chi phí ngay khi có kết quả kinh doanh của dự án.
- Kế toán xây dựng cơ bản có nhiệm vụ theo dõi việc xây lắp các công trình xây dựng cơ bản, theo dõi tiến độ thi công và kiểm tra hồ sơ quyết toán công trình.
Chính sách, chế độ kế toán tại Công ty
Các chính sách kế toán chủ yếu được Công ty áp dụng:
- Ước tính kế toán: Việc lập báo cáo tài chính tuân thủ các chuẩn mực kinh tế Việt Nam, hệ thống kế toán Việt Nam và các quy định hiện hành có liên quan tại Việt Nam, yêu cầu ban Tổng Giám đốc phải có những ước tính và giả định ảnh hưởng đến số liệu báo cáo về công nợ, tài sản và việc trình bày các khoản công nợ và tài sản tiềm tàng tại ngày thành lập báo cáo tài chính.
-Công cụ tài chính:
. Hàng tồn kho: được xác định trên cơ sở đánh giá thấp hơn giữa giá gốc và giá trị thuần có thể thực hiện được. Giá gốc của hàng tồn kho được tính theo phương pháp bình quân gia quyền. Giá trị thuần có thể thực hiện được, được xác
định bằng giá bán ước tính trừ đi chi phí ước tính để hoàn thành sản phẩm cùng chi phí tiếp thị, bán hàng và phân phối phát sinh.
. Tài sản cố định được trình bày theo nguyên giá trừ đi giá thành bao mòn lũy kế.
.Tài sản cố định vô hình và khấu hao gồm có : Quyền sử dụng đất, phần mềm máy tính, chi phí xây dựng cơ bản dở dang.
- Công ty đang áp dụng chế độ kế toán theo quyết định số 15 ra ngày 20 tháng 3 năm 2006 của Bộ Tài chính:
.Niên độ kế toán bắt đầu từ ngày 01 tháng 01 và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm.
. Phương pháp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ.
. Phương pháp hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên.
.Phương pháp tính giá hàng tồn kho: Hàng hóa tồn kho và xuất kho được tính theo giá bình quân gia quyền.
. Phương pháp khấu hao tài sản cố định : theo phương pháp đường thẳng.
.Hình thức kế toán áp dụng : hình thức Nhật ký chung kết hợp với phần mềm kế toán máy ERP.
-Hệ thống chứng từ kế toán:
Công ty vận dụng chế độ chứng từ kế toán theo quyết định 15 ra ngày 20 tháng 03 năm 2006 của Bộ tài chính, và công ty căn cứ vào yêu cầu quản lý, quy mô và tình hình biến động của tài sản, nguồn vốn để lựa chọn và sử dụng chứng từ phù hợp. Hệ thống chứng từ kế toán được sử dụng theo mẫu của Bộ Tài chính ban hành. Bên cạnh đó để phù hợp với đặc điểm hạch toán của Công ty, Công ty đã sử dụng một số mẫu bảng tổng hợp để phục vụ cho việc quản lý nội bộ. Với mỗi phần hành kế toán thì có quy trình luân chuyển chứng từ khác nhau.
- Hệ thống tài khoản kế toán: công ty sử dụng hệ thống tài khoản theo quyết định 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006
- Đặc điểm vận dụng hệ thống sổ kế toán của Công ty:
Công ty sử dụng hình thức kế toán Nhật ký chung kết hợp với phần mềm kế toán máy ERP ( Enterprise Resource Planning, tạm dịch là “ Hoạch định tài nguyên doanh nghiệp) .
Các phiếu thu, phiếu chi và các chứng từ kế toán được lập và có ký duyệt của kế toán trưởng sau đó khi các chứng từ gốc về các bộ phận kế toán đơn vị kiểm tra
và xác minh là đúng, đồng thời tiến hành phân loại thì kế toán từng phần hành nhập các dữ liệu từ các chừng từ vào kế toán máy. Các chứng từ này sẽ được đính kèm với đầy đủ chứng từ gốc để lưu trữ.
Công ty TNHH VKX áp dụng hệ thống sổ kế toán theo quy định của Bộ Tài chính, đó là hình thức Nhật ký chung. Kết hợp với đó, Công ty sử dụng phần mềm kế toán ERP để quá trình hạch toán nhanh chóng, thuận tiện và phục vụ tốt cho nhu cầu quản trị nội bộ của Công ty. Phần mềm tích hợp những chức năng chung của một tổ chức vào trong một hệ thống duy nhất, chia ra các phân hệ chính là : Phân hệ Tài chính ( Tài chính-Kế toán, Ngân sách, Nghiệp vụ ngân hàng, Báo cáo tài chính), phân hệ Bán hàng ( Quy trình bán hàng, Quy trình mua hàng), Phân hệ Quản lý quan hệ khách hàng ( Quản lý bán hàng, Dịch vụ hỗ trợ và chăm sóc khách hàng, Quản lý thông tin đối tác) và Phân hệ Quản lý nhân sự ( Quản lý tuyển dụng, Quản trị nhân sự, Chấm công/phép và Quản lý lương).
- Báo cáo kế toán:
Công ty TNHH VKX lập các báo cáo theo quy định của Bộ Tài chính, bao gồm: Bảng Cân đối kế toán.
Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh. Báo cáo lưu chuyển tiền tệ.
Thuyết minh báo cáo tài chính.
Bên cạnh đó công ty còn lập một số báo cáo phục vụ cho yêu cầu quản trị nội bộ Công ty.
2.1.4.3. Công tác Kiểm soát nội bộ tại Công ty TNHH VKX
Phòng Kiểm soát nội bộ tại Công ty TNHH VKX
- Vai trò:
Kiểm soát các quy trình nội bộ (Ban Kiểm soát) : Kiểm tra sự tuân thủ và phù hợp về các quy tắc, chính sách và quy trình.
Kiểm toán Báo cáo tài chính: Đánh giá tính chính xác và tính chân thực của các dữ liệu tài chính.
Kiểm toán hoạt động: Đánh giá tính hiệu quả của các hoạt động trong các quy trình nội bộ.
- Công việc:
Kiểm tra sự chấp hành các quy tắc, chính sách và các quy trình đã đặt ra. Thiết lập và bổ sung Kế hoạch Kiểm soát nội bộ.
Giám sát quản lý rủi ro và đánh giá tính hiệu quả của các quy trình hoạt động. Đưa ra những kiến nghị thay đổi những tồn tại của các quy tắc, chính sách và các quy trình. Báo cáo những kết quả kiểm soát nội bộ đã thực hiện.
Trợ lý cho Ban Giám Đốc.
- Cơ cấu thành viên và chức năng nhiệm vụ của từng người:
Do tính cấp thiết và nhu cầu của công việc, phòng Kiểm soát nội bộ của Công ty TNHH VKX vừa được thành lập năm 2012 gồm ba thành viên :
. Trưởng phòng có nhiệm vụ :
Quản lý Ban Kiểm soát nội bộ, đảm bảo phòng hoạt động hiệu quả theo đúng các chức năng, nhiệm vụ được phân công
Tổ chức đánh giá nội bộ định kỳ/đột xuất việc thực hiện các quy trình, quy định, quản lý rủi ro của công ty. Kiểm tra các hoạt động khắc phục, phòng ngừa.Kiến nghị thay đổi quy trình, thủ tục nếu có điểm cần cải tiến.
Tham gia các buổi họp xem xét lãnh đạo, đánh giá kết quả áp dụng hệ thống quản lý chất lượng, các quy định nội bộ nhằm cải tiến hiệu quả của hệ thống.
Có trách nhiệm báo cáo định kỳ và đột xuất cho cấp quản lý về các vấn đề liên quan đến lĩnh vực công tác trong phạm vi nhiệm vụ được giao.
Giám sát: Các nhân viên ban Kiểm soát nội bộ.
Các kiểm soát viên còn lại có nhiệm vụ chuyên môn theo quy định và theo chỉ thị của Trưởng phòng.
Bảng 2.1 : Quy trình kiểm soát nội bộ chung tại Công ty TNHH VKX
STT Quy trình Trách nhiệm
1 Yêu cầu kiểm tra Trưởng phòng KSNB
Trưởng Ban kiểm soát
2 Xem xét yêu cầu kiểm tra Ban Tổng giám đốc
3 thống nhất kế hoạch v àLập kế hoạch kiểm tra, thông báo cho các bên liên
quan
Trưởng bộ phận KSNB hoặc Trưởng Ban kiểm soát
4 Thực hiện kiểm tra Phòng KSNB
5 Lập biên bản kiểm tra Trưởng phòng KSNB
6 Lập báo cáo tổng hợpvề kết quả kiểm tra Trưởng phòng KSNB
Các thành phần của hệ thống Kiểm soát nội bộ tại Công ty TNHH VKX
Hệ thống Kiểm soát nội bộ tại Công ty TNHH VKX hướng theo tiêu chuẩn COSO (The Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission, tạm dịch là Hội đồng các tổ chức tài trợ của Ủy ban về gian lận báo cáo tài chính) là một quy
trình chịu ảnh hưởng bởi HĐQT, các nhà quản lý ( Tổng Giám đốc và phó Tổng Giám đốc, gọi chung là Ban Tổng giám đốc ) và phòng Kiểm soát nội bộ, bao gồm 5 nhân tố : Môi trường kiểm soát, đánh giá rủi ro, hoạt động kiểm soát, hoạt động giám sát và thông tin & truyền thông :
- Môi trường kiểm soát ( Control Environment ) bao gồm các nhân tố như triết lý quản lý và phong cách điều hành, chính sách nguồn nhân lực, sự trung thực và giá trị đạo đức, cơ cấu tổ chức, công tác kế hoạch, sự quan tâm của HĐQT… Môi trường kiểm soát là nền tảng của các yếu tố khác.
- Đánh giá rủi ro ( Risk Assessment ) là xem xét tầm quan trọng và khả năng xảy ra rủi ro, từ đó cân nhắc việc đối phó với rủi ro. Một hệ thống Kiểm soát nội bộ hữu hiệu cần có khả năng đánh giá được rủi ro. Những khó khăn chính mà Công ty gặp phải như vấn đề tiếp cận tài chính, tiếp cận thị trường, môi trường thương mại - đầu tư và hiệu quả - năng suất lao động.
- Các hoạt động kiểm soát ( Control Activities ) : Năm 2012 trở về trước, về công tác kiểm tra kiểm soát hầu hết Công ty chưa có quy trình hướng dẫn cụ thể các hoạt động tại Công ty, hoặc tổ chức hệ thống kiểm soát nội bộ hay ban kiểm soát có tính độc lập và khách quan trong hoạt động. Nên việc kiểm soát lẫn nhau hay kiểm tra độc lập là không có. Việc này đã được Ban Tổng giám đốc của công ty thật sự quan tâm khi phê chuẩn để thành lập ra phòng Kiểm soát nội bộ trong năm 2012.
- Thông tin & truyền thông ( Information & Communication ) bao gồm việc thu thập, xử lý và cung cấp thông tin trong nội bộ tổ chức và với bên ngoài. Công ty đang sử dụng hệ thống phần mềm ERP trong công tác kế toán và quản lý, đồng thời kiểm soát các quá trình đang vận hành trong công ty. Hệ thống này được đưa vào để dùng thử từ năm 2011 và chính thức đi vào hoạt động từ năm 2012 và đang dần được nâng cấp lên là một sản phẩm sản xuất.
- Giám sát ( Monitoring ) là việc thường xuyên và định kỳ kiểm tra và đánh giá hệ thống Kiểm soát nội bộ để điều chỉnh một cách thích hợp. Từ năm 2012 trở về trước, do chưa có sự kiểm soát một cách độc lập, cũng như Công ty chưa sử dụng chức năng kiểm soát nội bộ, nên việc giám sát được thực hiện theo cách tự phát và không hệ thống.
Trong năm 2012, theo chỉ thị của HĐQT và Ban Tổng giám đốc, hệ thống KSNB được thiết lập để cung cấp một sự đảm bảo hợp lý nhằm thực hiện các mục tiêu theo phàm trù sau :
. Tính hiệu lực và hiệu quả của các hoạt động.
. Báo cáo tài chính đáng tin cậy.
. Sự tuân thủ pháp luật và các quy định hiện hành.
Cùng với đó, hệ thống Kiểm soát nội bộ đã giúp công ty đảm bảo thực hiện tốt các nhiệm vụ kế hoạch được đặt ra trong năm 2013 sắp tới :
- Thiết lập và duy trì Hệ thống quản lý chất lượng của Công ty TNHH VKX theo đúng yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 9001 và mục tiêu sản xuất kinh doanh của Công ty.
- Xây dựng các phương pháp hạch toán kế toán thiết lập các BCTC phù hợp với chuẩn mực và có độ tin cậy cao, gồm các báo cáo quản trị nội bộ phục vụ cho việc ra quyết định của HĐQT, Ban Tổng Giám đốc, và các số liệu công bố trước công luận phục vụ cho bên thứ ba: nhà cung cấp, cơ quan thuế, ngân hàng …
- Tuân thủ các quy định, luật lệ được áp dụng tại Công ty.
- Một số thủ tục kiểm soát căn bản được áp dụng như : Phê duyệt, định dạng trước, báo cáo bất thường, bảo vệ tài sản, bất kiêm nhiệm, sử dụng chi tiêu, đối chiếu và kiểm tra & theo dõi.
Tất cả những điều đó cho thấy khả năng, tinh thần và phẩm chất của nhà quản lý nói riêng và của Công ty TNHH VKX nói chung.
Qua quá trình vận hành và thực hiện các thủ tục kiểm soát, Kiểm toán nội bộ có trách nhiệm đánh giá hiệu quả hoạt động của hệ thống kiểm soát nội bộ và đưa ra các giải pháp để cải tiến những điểm yếu kém và lạc hậu đang còn tồn tại trong hệ thống.
2.2. Thực trạng về hệ thống Kiểm soát nội bộ tại Công ty TNHH VKX
Qua thời gian thực tập trực tiếp làm việc tại Văn phòng Kiểm soát nội bộ của Công ty TNHH VKX, em đã có cơ hội tìm hiểu và nghiên cứu về công tác kiểm soát nội bộ cũng như đi sâu vào phân tích các vấn đề liên quan để phục vụ cho Luận văn của mình. Sau đây là trình bày của em về thực trạng trong công tác kiểm soát nội bộ tại Công ty, hệ thống kiểm soát nội bộ tại Công ty TNHH VKX theo tiêu chuẩn COSO gồm năm bộ phận cấu thành như sau:
2.2.1. Môi trường kiểm soát tại Công ty TNHH VKX
Thông thường khi công ty phát triển càng lớn thì người chủ doanh nghiệp ( ở đây chính là HĐQT và Ban Tổng Giám đốc ) sẽ gặp nhiều khó khăn hơn trong việc quản lý, giám sát và kiểm soát các rủi ro và gian lận. Vì vậy thái độ và ý thức kiểm soát của người quản lý ảnh hưởng rất nhiều vào sự kiểm soát của đơn vị. Nếu nhà quản lý cấp cao nhận thức kiểm soát là vấn đề quan trọng , thì các nhân viên khác cũng hết sức tôn trọng các quy trình kiểm soát. Ngược lại, nếu nhà quản lý không thực sự chú tâm vào vấn đề kiểm soát trong đơn vị thì chắc chắn hệ thống kiểm soát sẽ không mang lại hiệu quả như mong đợi.
Môi trường kiểm soát bao gồm nhận thức, thái độ và hành động của HĐQT và Tổng Giám đốc ( nhà quản lý cấp cao ) đối với kiểm soát và tầm quan trọng của kiểm soát, cũng như tính đồng bộ trong các hoạt động kiểm soát của các phòng ban. Xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ cho công ty thì gồm có các nhân tố thuộc môi trường kiểm soát sau :
2.2.1.1. Triết lý và phong cách điều hành của nhà quản lý
Ban Tổng giám đốc của Công ty VKX gồm Tổng Giám đốc là ông Lê Ngọc Hưng và Phó Tổng giám đốc là ông Park Jong Girl, đại diện cho hai bên đối tác liên doanh. Ban Tổng Giám đốc có quyền hạn cao nhất trong mọi vấn đề liên quan tới việc quản lý các hoạt động sản xuất, kinh doanh của Công ty VKX. Bắt đầu từ năm 2011, Công