Sau khi làm đăng kiểm hiện trường xong, công ty tiến hành làm thủ tục thông quan hải quan, các giấy tờ cần chuẩn bị:
+ Tờ khai hải quan bản gốc
+ Tờ khai nguồn gốc 3 liên bản gốc
+ Giấy chứng nhận an toàn kỹ thuật và bảo vệ môi trường 3 liên ( bản gốc do Cục đăng kiểm Việt Nam cấp)
3.3.5 Giao nhận, kiểm tra hàng hóa
Công ty tiến hành nhập khẩu theo phương thức DAF tại cửa khẩu Hữu Nghị Lạng Sơn. Tại đây, đại diện của công ty và bên bán sẽ kiểm tra và cung cấp - nhận hàng ngay tại cửa khẩu Hữu Nghị, Lạng Sơn, đồng thời bên bán phải một tập hợp các tài liệu trong bản chính cho công ty bao gồm:
+ Ký hoá đơn thương mại + Danh sách đóng gói chi tiết
+ Giấy chứng nhận chất lượng và số lượng do nhà sản xuất cấp( Trung Quốc FAW Group Import & Export Co, Ltd)
+ Giấy chứng nhận xuất xứ mẫu E do nước cộng hòa nhân dân Trung Quốc kiểm tra xuất nhập cảnh và kiểm dịch văn phòng
+ Tiếp nhận hàng hóa đã ký và đóng dấu của đại diện của người mua và người bán + Giấy chứng nhận xuất xứ do Hội đồng Trung Quốc để thúc đẩy thương mại quốc tế
Đối với mặt hàng xe tải hạng nặng, công ty được thông quan theo luồng đỏ hoặc vàng. Đối với luồng đỏ thì kiểm tra chứng từ giấy thuộc hồ sơ hải quan và kiểm tra thực tế hàng hóa trước khi thông quan hàng hóa. Đối với luồng vàng thì kiểm tra chứng từ giấy thuộc hồ sơ hải quan trước khi thông quan hàng hóa.
Trước khi xe đến cửa khẩu, bên bán sẽ thông báo trước cho công ty một khoảng thời gian nhất định để công ty lập kế hoạch nhận và vận chuyển xe. Sau khi hoàn thành các thủ tục hải quan, công ty nhận xe và tiến hành giao cho bên vận chuyển.
3.3.6 Làm thủ tục thanh toán
Công ty tiến hành thanh toán bằng phương thức T/T (Telegraphic transfer - điện chuyển tiền) thường thường là T/T sau, sau khi nhận hàng thì tiến hành thanh toán, có hợp đồng được trả chậm 6 tháng. Công ty thanh toán bằng đồng CNY hoặc USD vào tài khoản của bên bán. Công ty làm việc trực tiếp với Ngân hàng công thương Trung Quốc chi nhánh ở Trần Duy Hưng Hà Nội, sau khi nhận hàng cùng với bộ chứng từ hợp lệ, công ty thanh toán tiền hàng cho ngân hàng và nhận giấy báo có từ bên bán.
3.3.7 Khiếu nại và giải quyết khiếu nại
Trong quá trình thực hiện hợp đồng có xảy ra các trường hợp bất khả kháng hay chậm trễ trong giao hàng hoặc không giao hàng thì sẽ được giải quyết bằng thương lượng và hòa giải giữa các đại diện có thầm quyền của mỗi bên. Nếu giải quyết bằng trọng tài thì phù hợp với luật thương mại quốc tế Trung Quốc hoặc Ủy ban trọng tài kinh tế sau đó sẽ có hiệu lực của ba trọng tài viên theo quy định. Thủ tục tố tụng và quyết định bằng tiếng anh. Quyết định của trọng tài sẽ là cuối cùng và rang buộc các bên. Các bên theo đây sẽ nhận và thực thi các quyết định ở trong nước của mình. Trọng tài sẽ diễn ra tại Bắc Kinh Trung Quốc, ngôn ngữ trọng tài là tiếng anh. Trọng tài được quản lý và phù hợp với pháp luật của Cộng hòa Nhân dân Trung Quốc.
3.4 Kết luận về quy trình nhập khẩu mặt hàng xe tải hạng nặng của công ty TNHH quốc tế Faw Việt Nam