Ỹ Ỳ Ỳ
PHể GIÁM ĐểC PHể GIÁM ĐểC PHể GIÁM ĐểC PHể GIÁM ĐểC
THƯỜNG TRỰC TÀI CHÍNH KỸ THUẬT KINH DOANH
PHềNG TỎ PHềNG KẾ
CHỨC TOÁN è Ỷ
Tễ PHềNG PHềNG
NGUYấN XUẤT NHẬP KINH
LIỆU KHẨU DOANH
BỘ PHẬN TỎ XÂY DỰNG PHềNG KT & PHềNG SẢN
CƠ ĐIỆN -NƯỚC KIỀM NGHIỆM XUẤT
(Nguụn: Phũng tổ chức)
Hỡnh 2: SƠ ĐỎ CƠ CẤU TỎ CHỨC CỦA SOUTH VINA
3.3.2 Chức năng của cỏc bộ phận trong cơ cấu tụ chức
3.3.2.1. Giỏm đốc
Chức năng và nhiệm vụ của Giỏm đốc:
- Quyết định phương hướng, kế hoạch sản xuất kinh doanh và cỏc chủ trương đầu tư lớn của Cụng ty.
- Quyết định bổ nhiệm, bói miễn cỏc chức danh quản lý trong Cụng ty như cỏc vị trớ Trưởng (Phú) Phũng nghiệp vụ và cỏc vị trớ quản lý khỏc.
- Phờ duyệt kế hoạch đào tạo cỏn bộ, cỏc chuyến cụng tỏc nước ngoài... - Quyết định cỏc biện phỏp bảo vệ mụi trường, bảo vệ an ninh trật tự trong Cụng ty.
- Tổ chức kiểm tra và xử lý cỏc vi phạm điều lệ Cụng ty. - Ký Hợp đồng lao động với người lao động trong Cụ
- Tuỳ tỡnh hỡnh hoạt động thực tế của Cụng ty, Giỏm đốc cú thể uỷ quyền cho phú Giỏm đốc hoặc trưởng phũng (ban) nghiệp vụ thực hiện một số cụng
việc nhất định.
3.3.2.2. Phú Giỏm đốc
- Cỏc Phú Giỏm đốc Cụng ty là người giỳp việc cho Giỏm đốc, được Giỏm đốc ủy quyền hoặc chịu trỏch nhiệm trong một số lĩnh vực quản lý chuyờn mụn, chịu trỏch nhiệm trực tiếp với Giỏm đốc về phần việc được phõn cụng.
- Được Giỏm đốc phõn cụng phụ trỏch về cụng tỏc tài chớnh, sản xuất khinh doanh toàn Cụng ty, điều hoà kế hoạch tài chớnh, hướng dẫn và kiểm tra
cỏc hợp đồng kinh tế đó ký kết với khỏch hàng trong và ngoải nước.
- Tham mưu cho Giỏm đốc về tỡnh hỡnh sử dụng vốn cú hiệu quả, tổng hợp và bỏo cỏo tỡnh hỡnh sản xuất kinh doanh của Cụng ty theo định kỳ cho Giỏm đốc.
- Kiểm tra và hướng dẫn cụng tỏc số sỏch kế toỏn và cỏc chứng từ kế toỏn,
chịu trỏch nhiệm chớnh trước Giỏm đốc về cỏc vẫn đề liờn quan đến sử dụng vốn
của Cụng ty.
- Thay mặt Giỏm đốc giải quyết cỏc vấn đề được Giỏm đốc uỷ quyờn.
3.3.2.3. Phũng kế toỏn
- Tổ chức hạch toỏn kinh tế về hoạt động sản xuất kinh doanh của Cụng ty theo qui định của Nhà nước.
- Tổng hợp kết quả kinh doanh, lập bỏo cỏo kế toỏn, phõn tớch kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh để phục vụ cho Ban Giảm đốc kiểm tra việc thực hiện kế hoạch của Cụng ty.
- Ghi chộp, phản ỏnh chớnh xỏc kịp thời và cú hệ thống, khoa học về cỏc
số liệu sử dụng nguồn vốn, làm cơ sở cho việc hoạch định chiến lược sử dụng
vốn của Ban Giỏm đốc.
- Theo đối cỏc khoản cụng nợ của Cụng ty, phản ỏnh và đề xuất kế hoạch
thu chỉ tiền mặt hoặc hỡnh thức thanh toỏn khỏc, thực hiện cụng tỏc đối nội, đối
ngoại và thanh toỏn quốc tế.
- Thực hiện chế độ quyết toỏn theo định kỳ qui định đỳng tiến độ, tham
gia cựng cỏc Phũng nghiệp vụ khỏc để hạch toỏn chỉ phớ cho từng cụng đoạn sản
xuất trong cỏc kỳ theo qui định, làm cơ sở để Ban Giỏm đốc năm chắc nguồn
vốn.
- Theo dừi hàng húa xuất nhập, tài sản, cụng cụ dụng cụ của Cụng ty, định kỳ kiểm kờ tài sản đó giao cho cỏc bộ phận kể cả cỏc dụng cụ rẻ tiền mau hỏng.
- Quản lý cỏc hợp đồng kinh tế về mua sắm vật tư hàng húa, hợp đồng xuất nhập khẩu.
- Tham mưu cho Ban Giỏm đốc thực hiện cỏc chế độ quản lý tài chớnh, thường xuyờn tụ chức hướng dẫn nghiệp vụ cho cỏc phũng nghiệp vụ cú quan hệ thanh toỏn nội bộ và thanh toỏn với cỏc đối tỏc bờn ngoài theo qui trỡnh, qui định. - Phối hợp với cỏc phũng nghiệp vụ của Cụng ty cú liờn quan để xõy dựng
kế hoạch giỏ thành theo thời điểm, kế hoạch tài chớnh,...
- Tựy vào cụng việc và lĩnh vực cụ thể, Kế toỏn trưởng lập qui trỡnh
hướng dẫn cụ thể để cỏc phũng nghiệp vụ phối hợp thực hiện đỳng qui định. 3.3.2.4. Phũng Kinh doanh
- Lập kế hoạch sản xuất kinh doanh ngắn hạn và dài hạn trỡnh Ban Giảm
đốc phờ duyệt, bỏo cỏo tổng hợp tỡnh hỡnh hoạt động sản xuất kinh doanh của Cụng ty theo định kỳ do Ban Giỏm đốc qui định.
- Phối hợp với cỏc phũng nghiệp vụ của Cụng ty cú liờn quan để xõy dựng kế hoạch giỏ thành theo thời điểm, tài chớnh, kho hàng, vận chuyển, kế hoạch sản xuất, tiếp thị... lập kế hoạch về nguyờn liệu, bao bỡ... cần cho sản xuất.
- Khai thỏc thị trường tiờu thụ trong và ngoài nước, tỡm khỏch hàng thương lượng đàm phỏn để lẫy đơn hàng cho Cụng ty, tham mưu cho Ban Giỏm đốc ban hành lệnh sản xuất theo đơn hàng đó ký, trực tiếp trả lời những thắc mặc của khỏch hàng. Thực hiện và lưu trữ cỏc thủ tục xuất nhập hàng húa.
- Kiểm tra và theo dừi tiến độ, mức độ hoàn thành cỏc lệnh sản xuất đó
phỏt hành, tổng hợp và bỏo cỏo kịp thời đến Ban Giỏm đốc tỡnh hỡnh thực hiện cỏc lệnh sản xuất, nhằm giỳp cho Ban Giỏm đốc phỏt hiện và khắc phục kịp thời
những phỏt sinh nếu cú.
- Quản lý cỏc hợp đồng kinh tế về mua sắm vật tư hàng húa, hợp đồng
xuất nhập khẩu. Hỗ trợ Phũng tài chớnh về tiến độ thanh toỏn tiền bỏn hàng của
khỏch hàng nước ngoài...
- Tham gia vào lĩnh vực kỹ thuật chế biến sản phẩm nhằm mục đớch thỏa món yờu cầu của khỏch hàng.
- Cụng việc cụ thể của từng nhõn viờn phũng Kinh doanh sẽ do trưởng phũng Kinh doanh và Phú Giỏm Đốc phụ trỏch phõn cụng. Tựy vào cụng việc phụ trỏch Phũng Kinh doanh cần những thụng tin và sự hỗ trợ từ cỏc phũng nghiệp vụ khỏc sẽ thực hiện theo qui chế phối hợp do trưởng phũng Kinh doanh soạn thảo và trỡnh Giỏm đốc phờ duyệt.
3.3.2.5. Phũng tổ chức hành chỏnh
- Tham mưu cho Ban Giỏm đốc Cụng ty về tổ chức bộ mỏy sản xuất kinh
doanh và bố trớ nhõn sự phự hợp với nhu cầu phỏt triển của Cụng ty.
- Quản lý hồ sơ lý lịch nhõn viờn toàn cụng ty, giải quyết cỏc chế độ tuyển dụng và thụi việc, bỗ nhiệm, bói nhiệm, kỹ luật khen thưởng... là thành viờn thường trực của Hội đồng thi đua khen thưởng và Hội đồng kỹ luật của Cụng ty.
- Qui hoạch cỏn bộ, tham mưu cho Ban Giỏm đốc quyết định bố nhiệm cỏn
bộ lónh đạo và cỏc chức danh quản lý.
- Xõy dựng kế hoạch, chương trỡnh đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ... cho cỏn bộ trong toàn Cụng ty.
- Quản lý lao động, tiền lương cỏn bộ cụng nhõn trong Cụng ty.
- Nghiờn cứu và tụ chức lao động cú khoa học, xõy dựng cỏc định mức lao động, giỏ nhõn cụng lao động trờn đơn vị sản phẩm...
- Quản lý cụng văn giấy tờ, số sỏch hành chỏnh và con dấu, lưu trữ cỏc loại tài liệu của Cụng ty.
- Xõy dựng cụng tỏc bảo vệ an ninh trật tự nội bộ, bảo vệ mụi trường vệ
sinh khu vực và cụng tỏc phũng chỏy chữa chỏy.
- Theo dừi phỏp chế về hoạt động sản xuất kinh doanh của Cụng ty... - Tham mưu chớnh về cỏc vấn đề sử dụng lao động cú liờn quan đến phỏp luật, chế độ chớnh sỏch cho người lao động.
3.3.2.6. Phũng kỹ thuật
- Tham mưu cho Ban Giỏm đốc ban hành cỏc qui định tiờu chuẩn kỹ thuật trong cỏc cụng đoạn sản xuõt.
- Quản lý, hướng dẫn, kiểm tra trong việc thực hiện cỏc sản phẩm theo đỳng mẫu mó, qui trỡnh kỹ thuật theo đỳng cam kết với khỏch hàng và cỏc qui chuẩn của luật phỏp.
- Thường xuyờn cập nhật những thụng tin về cỏc tiờu chuẩn chất lượng của cỏc cơ quan chức năng cú liờn quan để tham mưu đến Ban Giỏm đốc ban hành chớnh sỏch quản lý chất lượng phự hợp.
3.3.2.7. Ban quản đốc
- Tổ chức triển khai thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh của Cụng ty đỳng tiến độ và cỏc yờu cầu kỹ thuật.
- Quản lý cỏc định mức kỹ thuật, tiờu hao nguyờn vật liệu...trong mỗi cụng
đoạn chế biến. Bỏo cỏo tổng hợp, phõn tớch chất lượng nguyờn vật liệu đưa vào sản xuất làm cơ sở cho Ban Giỏm đốc định hướng xõy dựng vựng nguyờn liệu.
- Quản lý chất lượng, số lượng vật tư hàng húa khi nhập kho cung ứng cho sản xuất.
- Phối hợp cựng phũng Kỹ thuật & Kiểm nghiệm cải tiến qui trỡnh sản xuất,
cải tiến và đa dạng húa sản phẩm, tăng sức cạnh tranh và hạ giỏ thành sản phẩm. 3.3.2.8. Phần xưởng điện mỏy
- Quản lý, vận hành và đảm bảo tỡnh trạng hoạt động của cỏc thiết bị mẫy múc phục vụ sản xuất và phục vụ hoạt động hàng ngày của toàn Cụng ty theo yờu cầu.
- Quản lý cỏc định mức kinh tế kỹ thuật về điện, nước, nhiờn liệu...trong
quỏ trỡnh sản xuất kinh doanh và hoạt động của toàn Cụng ty.
- Nghiờn cứu cải tiễn thiết bị, mỏy múc nhằm nõng cao năng suất, giảm điện tiờu thụ...
- Tổ chức cỏc chương trỡnh bảo trỡ, bảo dưởng thiết bị theo định kỳ.
3.3.2.9. Tổ cung ứng nguyờn liệu Thực hiện cỏc chức trỏch sau:
- Xõy dựng hệ thống thụng tin, nắm sỏt thực tế tỡnh hỡnh nguyờn liệu về mựa vụ, sản lượng, giả...
- Tổ chức đào tạo, huấn luyện cỏn bộ thu mua nguyờn liệu đỏp ứng yờu cầu
của Cụng ty.
- Quản lý về mặt chuyờn mụn kỹ thuật cụng tỏc thu mua ở cỏc trạm thu mua nguyờn liệu của Cụng ty.
- Thực hiện bỏo cỏo định kỳ cụng tỏc của ban và cỏc nghiệp vụ phỏt sinh theo quy định của Cụng ty.
3.3.2.10. Tổ xõy dựng
Chịu trỏch nhiệm bảo dưỡng cơ sở vật chất cho Cụng ty về mặt cấu trỳc xõy dựng. Bờn cạnh đú, bảo đảm khắc phục một cỏch kịp thời những sự cố của cõu trỳc xõy dựng, đồng thời tiến hành xõy đựng những khoản mục cần thiết theo yờu cầu của ban giỏm đốc cụng ty.
Bộ mỏy lónh đạo là bộ phận quan trọng nhất trong doanh nghiệp, là những TĐƯỜời trực tiếp chỉ đạo mọi hoạt động điều hành của doanh nghiệp, tụ chức sắp
xếp lại bộ mỏy quản lý sản xuất, điều hành quỏ trỡnh sản xuất kinh doanh cú hiệu
quả theo đỳng quy định của doanh nghiệp và chớnh sỏch phỏp luật của nhà nước,
đồng thời quyết định phương hướng chiến lược của doanh nghiệp. Đối với South
Vina hàng tuần Cụng ty đều cú cỏc cuộc họp giao ban giữa ban giỏm đốc và cỏc bộ phận trực thuộc để giải quyết những vấn đề tồn tại và phỏt sinh trong hoạt động sản xuất kinh doanh. Thụng qua đỏnh giỏ những hoạt động của doanh
nghiệp đó thừa nhận trỡnh độ quản lý của cỏn bộ đó đỏp ứng yờu cầu phỏt triển
của Cụng ty.
3.4. CƠ CÂU LAO ĐỘNG
Bờn cạnh cỏc yếu tố về tài lực, vật lực, thụng tin... thỡ yếu tố nhõn lực là một yếu tụ khụng thể thiếu đối với hoạt động kinh doanh của cụng ty. Yếu tố con
người quyết định sự thành cụng của doanh nghiệp và đặc biệt trong nền kinh tế
thị trường hiện nay đũi hỏi nguồn nhõn lực phải cú trỡnh độ chuyờn mụn kỹ thuật. Đõy chớnh là yếu tố quan trọng giỳp đoanh nghiệp đạt thắng lợi trong cạnh tranh và phỏt triển trong tương lai.
Hiện nay, South Vina cú 1.530 cụng nhõn viờn được phõn bỗ vào cỏc bộ phận và cú trỡnh độ chuyờn mụn như sau:
Bảng 3.1: BẰNG CƠ CẤU LAO ĐỘNG CỦA SOUTH VINA Đơn vị tớnh: Người Danh mục Tổng số Tỷ trong(%%) Tổng số lao động 1.530 100 1. Phõn theo tớnh chất Giỏn tiếp 168 10,98 Trực tiếp 1.362 89,02 2. Phần theo giới tớnh Nam 785 51,31 Nữ 745 48,69 3. Phần theo trỡnh độ Đại học 95 6,21 Cao đăng 38 2,48 Trung cấp 35 2,29 Lao động phố thụng 1.362 89,02 (Nguồn: Phũng tổ chức, năm 2009)
Trong đú độ tuổi: Cao nhất: 53 tuổi Trung bỡnh: 36 tuụi Thấp nhất: 20 tuổi
Trỡnh độ chuyờn mụn của cỏn bộ cụng nhõn viờn trong một cụng ty là một trong những yếu tố quyết định sự thành cụng hay thất bại của cụng ty vỡ nú liờn quan chặt chẽ đến việc tạo ra dũng sản phẩm và hướng dũng sản phẩm đú đến tay người tiờu dựng một cỏch nhanh nhõt. Cú thờ núi cỏn bộ cụng nhõn viờn của
Cụng ty cú trỡnh độ chuyờn mụn khỏ cao, 133 Đại học và Cao đăng, 35 Trung
học chuyờn nghiệp, đồng thời họ là những cỏn bộ cũn rất trẻ nờn rất năng động, sỏng tạo, tinh thần trỏch nhiệm rất cao. Đõy chớnh là điềm mạnh của Cụng ty.
Qua Bảng 3.1 ta thấy số lao động phổ thụng của cụng ty cũn chiếm rất nhiều, chiếm 89,02% so với tụng số lao động của toàn cụng ty. Với số lao động cú trỡnh độ phụ thụng thỡ đa số là bộ phận lao động trực tiếp của cụng ty. Vỡ vậy,
đờ sử dụng cú hiệu quả đụi với cỏc loại mỏy múc thiệt bị, khoa học cụng nghệ
hiện đại như ngày nay thỡ cụng ty cần phải đào tạo cụng nh