- Kênh truyền thông không trực tiếp: ấn phẩ m QC;
2)Kỹ thuật thuyết trình:
a) Những vấn đề cần lưu ý:
- Hình thức: Tránh các sai lầm sau đây
Trang phục không phù hợp (quá lòe loẹt, “ồn ào” kêu loẹt xoẹt). Nước hoa nặng mùi, trang sức quá nổi.
Sử dụng thiết bị hỗ trợ không thành thạo (gây cảm giác thiếu chuyên nghiệp). Lúng túng khi sự cố bất ngờ xảy ra.
- Cách nói:
Cách phát âm. Tốc độ phát âm.
b) Hạn chế những cử chỉ vô thức:
- Vuốt tóc, gãi tai, gãi mũi... - Hoa chân múa tay liên tục.
- Các tư thế xấu: đứng chống nạnh, đứng hai hàng...
c) Sử dụng ngôn ngữ hình thể đúng cách:
- Giao tiếp bằng ánh mắt, nét mặt, nụ cười... - Giao tiếp bằng tay, vai..
- Chủ động di chuyển trong khi đang thuyết trình.
Ngôn ngữ hình thể sẽ giúp tăng cường sự giao cảm giữa người nói và người nghe, nhưng tuyệt đối không lạm dụng ngôn ngữ hình thể vì có thể gây phản cảm.
d) Chuẩn bị nội dung bài thuyết trình:
- Tìm kiếm và tổ chức ý tưởng:
Nghiên cứu kỹ đề tài, bám sát chủ đề.
Ghi ngay những ý tưởng xuất hiện trong đầu, chọn ra ít nhất 3 ý chính, tìm kiếm ít nhất 3 ý phụ (sử dụng các câu hỏi WH questions để tìm ý).
- Chuẩn bị bài thuyết trình:
Loại bỏ những ý không liên quan, không phù hợp. Sắp xếp lại các ý theo trình tự rõ ràng, hợp logic. Chọn lọc những tài liệu chứng minh mới nhất.
Từ các ý chính, lập ra sườn bài (có viết rõ các phần cần thuyết trình). Soạn thảo bài thuyết trình (có đầy đủ phần chính, phụ).
Chọn thiết bị hỗ trợ khi thuyết trình, chuẩn bị chu đáo cho các thiết bị này.
e) Sử dụng các thiết bị hỗ trợ:
Các thiết bị hỗ trợ không đơn giản chỉ là thiết bị hỗ trợ. Bản thân chúng cũng đóng một vai trò khiến cho bài thuyết trình của bạn trở nên chuyên nghiệp hơn và hiệu quả hơn.
- Phiếu nhắc bài (cue card): ghi tóm tắt dàn ý để người thuyết trình có thể nhanh chóng “nhớ” lại mình cần phải nói gì tiếp theo.
Phiếu nhắc bài dùng cho các bài thuyết trình ngắn (khoảng 5 phút).
Cũng có thể dùng khi không có các thiết bị hỗ trợ khác (như trình chiếu PowerPoint). Nguyên tắc chuẩn bị phiếu nhắc bài: ngắn gọn, súc tích; chữ đậm và rõ nét.
Cẩn thận! Đừng quá hồi hộp mà vò nát phiếu nhắc bài! - Bảng giấy trắng (white board), biểu đồ lật (flip chart). - Máy đèn chiếu (overhead), máy phóng (projector). - Máy tính cá nhân (PC).
Ghi nhớ: Sức nhớ, sức tiếp thu của khán giả là có giới hạn. Do đó khi sử dụng máy phóng kết hợp với PC, không bao giờ được trình bày nhiều ý muốn nói cùng lúc (hãy để các ý lần lượt xuất hiện).
g) Khắc phục các sự cố:
Sự cố là “một phần tất yếu” của bất kỳ buổi thuyết trình nào. Sự cố có thể đến do những nguyên nhân chính sau đây:
Sự cố do lỗi chủ quan của những người tổ chức buổi thuyết trình, của diễn giả. Sự cố do tình huống bất ngờ, hoặc hành động vô tình của những người tham dự. Sự cố do cố tình phá hoại của đối thủ, của những người có thái độ thù địch. Sự cố do khách quan: thiết bị hỏng hóc, mất điện... (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Người thuyết trình phải linh hoạt và nhạy bén trong xử lý sự cố. Các hành xử khôn khéo nhiều khi sẽ “gỡ được một bàn thua trông thấy” hoặc “lật ngược tình thế, chuyển bại thành thắng”... Điều này đòi hỏi bản lĩnh sống và cả kinh nghiệm ứng phó nữa. Nguyên tắc chung khi gặp sự cố là:
Hãy bình tĩnh!
Hãy nói “xin lỗi” ngay.
Xử lý sự cố với thái độ chuẩn mực, nhưng kiên quyết loại bỏ những yếu tố gây “nhiễu”. Nguyên tắc lớn nhất để khắc phục sự cố là: luôn dự trù mọi tình huống xấu nhất có thể xảy ra.