6. Bố cục của khóa luận
2.7. Dịch vụ trao đổi thông tin
Dịch vụ này thƣờng đƣợc TVQGVN thực hiện dƣới các hình thức nhƣ: Hội nghị, hội thảo, trao đổi thông tin, trao đổi ý kiến giữa bạn đọc với Thƣ viện và trao
đổi thông tin tài liệu với các cơ quan TTTV và các tổ chức trong và ngoài nƣớc, thƣ điện tử. Hàng năm, Thƣ viện đều tổ chức các hội thảo, hội nghị nhằm thu thập các ý kiến, thông tin từ phía bạn đọc. Tại đây, bạn đọc và CBTV có thể trao đổi thông tin, giao lƣu với nhau về những vấn đề có liên quan đến hoạt động của Thƣ viện và nhu cầu của bạn đọc.
Hoạt động trao đổi tài liệu quốc tế đƣợc tiến hành ở quy mô lớn trong và ngoài nƣớc. Để phục vụ tốt nhất nhu cầu của bạn đọc, phòng bổ sung và trao đổi quốc tế của TVQGVN hàng năm tiến hành trao đổi tài liệu với các nƣớc thuộc các khối khác nhau nhằm bổ sung vốn tài liệu nƣớc ngoài và quảng bá những tài liệu của Việt Nam tới bạn bè quốc tế. Trao đổi quốc tế đƣợc thực hiện trên cơ sở hợp tác cùng có lợi về các mặt giữa TVQGVN với các thƣ viện trên thế giới. Việc trao đổi đã bổ sung cho Thƣ viện một khối lƣợng khá lớn tài liệu ngoại văn đáp ứng tốt hơn nhu cầu của NDT.
Nguyên tắc trao đổi của TVQGVN là tên sách, báo – tạp chí đổi lấy tên sách, báo – tạp chí. Tuy nhiên nguyên tắc này cũng đƣợc thực hiện mềm dẻo. Với một số nƣớc nhƣ Cu ba, Lào, Campuchia,v.v. thì hầu nhƣ Thƣ viện gửi tài liệu đi chứ nhận về không nhiều. Thƣ viện tiếp tục duy trì các mối quan hệ trao đổi với các đơn vị. Tuy nhiên số lƣợng tài liệu nhận đƣợc qua nguồn này không nhiều.
Việc ứng dụng công nghệ mạng vào Thƣ viện đã đem lại nhiều lợi ích cho dịch vụ trao đổi thông tin. Thƣ viện có thể trao đổi trực tiếp thông qua thƣ điện tử/ mạng, trang Web với các đơn vị mà không phải mất nhiều thời gian và kinh phí. Việc làm này có ý nghĩa quan trọng nhằm tạo ra mối quan hệ trao đổi lâu dài và chất lƣợng.
Dịch vụ này vẫn đƣợc tiếp tục duy trì với các đơn vị. Một số đơn vị trao đổi chính vẫn duy trì đều đặn là TVQG Trung Quốc, Thƣ viện Nhà nƣớc Nga, TVQG Pháp, TV Quốc hội Mỹ, TVQG Nhật Bản, TVQG Hàn Quốc.
Dịch vụ này đã mang lại những hiệu quả thiết thực cho việc phục vụ NCT của bạn đọc, đồng thời cũng tạo ra mối quan hệ tốt đẹp giữa Việt Nam và các nƣớc. Trong nhiều năm qua đã không ngừng phát triển và có những đóng góp không nhỏ vào việc tạo nguồn tài liệu ngoại văn cho Thƣ viện.
Tuy nhiên vài năm trở lại đây dịch vụ này đang gặp phải những khó khăn. Số lƣợng tài liệu nhận đƣợc qua nguồn này tăng chƣa nhiều do tình hình khó khăn về kinh phí, sự thay đổi trong chiến lƣợc bổ sung của các đối tác. Lƣợng tài liệu trao đổi giảm đáng kể. Một số đơn vị đã ngừng trao đổi hoặc thƣ viện gửi sách đi mà không thấy sách đƣợc gửi về hoặc số lƣợng bản và số tên tài liệu ghi trên phiếu trao đổi không đƣợc đáp ứng đúng.
Lƣợng bạn đọc sử dụng dịch vụ trao đổi thông tin qua các hội nghị chiếm tỷ lệ rất nhỏ, chủ yếu là trao đổi qua mạng.