b, Quản lý việc sử dụng vốn của doanh nghiệp nhà nước
2.2.2.2. Quản lý quá trình sử dụng vốn
a, Từ phía Nhà máy len Hà Đông:
Nhà máy len Hà Đông theo đó đã và đang thực hiện các biện pháp quản lý sau:
Một là, Nhà máy đã mở sổ và ghi sổ kế toán (theo hình thức Nhật ký chứng từ) theo dõi chính xác toàn bộ tài sản và vốn hiện có theo đúng chế độ hạch toán kế toán, thống kê hiện hành: cụ thể là theo Quyết định số 1141/TC/QĐ/CĐKT ngày
1/11/1995 về chế độ kế toán doanh nghiệp; Thông tư số 10 TC/CĐKT ngày
20/3/1997 và Thông tư số 120/1999/TT-BTC ngày 7/10/1999 hướng dẫn sửa đổi, bổ sung chế độ kế toán doanh nghiệp về niên độ kế toán (bắt đầu từ 1/1 kết thúc 31/12); đơn vị tiền tệ sử dụng trong ghi chép (đồng); phương pháp kế toán TSCĐ (phương pháp khấu hao tuyến tính và đánh giá theo mặt bằng giá tại thời điểm); phương pháp kế toán hàng tồn kho (phương pháp kê khai thường xuyên)...; phản ánh trung thực, kịp thời tình hình sử dụng, biến động của tài sản và vốn trong qúa trình kinh doanh của Nhà máy; với báo cáo tài chính doanh nghiệp, Nhà máy thực hiện đúng các quy định trong Chế độ báo cáo tài chính doanh nghiệp ban hành theo Quyết định số 167/2000/QĐ-BTC ngày 25/10/2000. Theo đó, Nhà máy đã lập 3 biểu mẫu báo cáo bắt buộc là Bảng cân đối kế toán, Kết quả hoạt động kinh doanh và Thuyết minh báo cáo tài chính. Thực hiện công khai tài chính với cán bộ thuế và với cấp trên (Công ty len Việt Nam).
Hai là, đối với ngân quỹ, Nhà máy đã mở sổ theo dõi chi tiết các khoản: Tiền mặt tại quỹ (gồm cả ngân phiếu), Tiền gửi ngân hàng và Tiền đang chuyển; thực hiện Quy chế tài chính của Công ty len Việt Nam, Nhà máy đã mở tài khoản Việt Nam đồng ở Ngân hàng Công thương Hà Tây (số dư cuối năm 2002 là 826.720.150 đồng), thực hiện chuyên thu, chuyên chi đối với tài khoản này theo quy định của Công ty len Việt Nam (quy định trong Quy chế tài chính Công ty len Việt Nam). Cụ thể, tài khoản này đã được thông báo tới ngân hàng về được quy định chuyên thu chuyên chi như sau:
- Về thu: + Thu về các khoản tiền do Công ty len Việt Nam và các nhà máy thành viên trong Công ty chuyển tới;
+ Thu về các khoản do cơ quan nhà nước cấp; + Thu về các khoản do Nhà máy nộp vào tài khoản; + Thu về tiền hoàn thuế GTGT;
- Về chi: + Rút tiền về để trả lương và các khoản chi phí khác tại Nhà máy;
+ Chi trả bằng chuyển khoản cho các đơn vị trong nước về việc mua nguyên vật liệu ;
+ Chuyển tiền về Công ty và các đơn vị thành viên trong Công ty; + Trả tiền điện, điện thoại, nước, nộp thuế.
Tuy vậy, quy định về hạn mức số dư tiền mặt (50.000.000 đồng) và số dư tài khoản (100.000.000 đồng) của Công ty len Việt Nam không được Nhà máy thực hiện.
Ba là, đối với TSCĐ, từ năm 2000 đến nay, Nhà máy quản lí, sử dụng và trích khấu hao đúng theo Chế độ quản lí, sử dụng và trích khấu hao tài sản cố định ban hành kèm theo Quyết định số 166/1999/QĐ-BTC ngày 30/12/1999 của Bộ trưởng Bộ tài chính (trước đó, Nhà máy đã thực hiện theo Chế độ quản lý, sử dụng và trích khấu hao tài sản cố định ban hành kèm theo Quyết định số 1062 TC/QĐ/CSTC ngày 14/11/1996 của Bộ trưởng Bộ Tài chính). Cụ thể:
- Các TSCĐ trong Nhà máy đều có bộ hồ sơ riêng (bộ hồ sơ gồm có biên bản giao nhận tài sản cố định, hợp đồng, hoá đơn mua tài sản cố định và các chứng từ khác có liên quan), được theo dõi, quản lý, sử dụng và trích khấu hao theo đúng các quy định trong Chế độ hiện hành. Nhà máy áp dụng phương pháp khấu hao tuyến tính theo điều 18 của Chế độ này, theo đó:
Mức trích khấu hao Nguyên giá của tài sản cố định
trung bình hàng năm =
của tài sản cố định Thời gian sử dụng.
Thời gian sử dụng của TSCĐ được Nhà máy định theo quy định tại điều 15 của Chế độ hiện hành. Đồng thời, Nhà máy xác định nguyên giá của tài sản cố định như sau:
+ Đối với TSCĐ loại mua sắm (như Máy biến áp 380/ 220 V-nguyên giá 63.570.440 đ, Máy bứt đầu tư thêm-nguyên giá 84.028.704 đ mới mua năm
2001...): Nguyên giá = giá thực tế phải trả + chi phí vận chuyển, bốc dỡ + chi
phí lắp đặt, chạy thử, thuế và lệ phí tr|ớc bạ;
+ Đối với TSCĐ loại đầu tư xây dựng (như Nhà kèo tiệp Len 2 mới-nguyên giá 664.007.464 đ xây xong trong năm 2001, Nhà vệ sinh khu điều hành-nguyên giá 39.174.000 đ xây xong đầu năm 2002...):
Nguyên giá = giá quyết toán công trình xây dựng + các chi phí khác liên quan;
+ Đối với TSCĐ loại được Công ty len cấp, được điều chuyển đến từ các đơn vị nội bộ của Công ty len (như Máy ghép chuyển từ len NĐ lên- nguyên giá 865.422.356 đ, Máy sợi thô chuyển từ len NĐ lên-nguyên giá 449.515.209
đ...): Nguyên giá TSCĐ là nguyên giá phản ánh ở đơn vị bị điều chuyển phù
hợp với bộ hồ sơ của TSCĐ đó. Nhà máy căn cứ vào nguyên giá, số khấu hao luỹ kế,. giá trị còn lại trên sổ kế toán và bộ hồ sơ của TSCĐ đó để xác định các chỉ tiêu nguyên giá, số khấu hao luỹ kế, giá trị còn lại trên sổ kế toán của tài sản cố định và phản ánh vào sổ kế toán. Các chi phí có liên quan tới việc điều chuyển tài sản cố định được Nhà máy hạch toán vào chi phí kinh doanh trong kỳ.
- Nhà máy sử dụng quỹ khấu hao cơ bản của Nhà máy để tái đầu tư, thay thế đổi mới tài sản cố định. Trong năm 2002, Nhà máy đề nghị Công ty len Việt Nam xin trích từ quỹ này hơn 1 tỷ đồng để mua sắm máy móc thiết bị và xây dựng nhà xưởng mới cho dự án đầu tư bổ sung thiết bị tăng năng lực sản xuất dây chuyền
kéo sợi len từ 150 tấn/nămà 300 tấn/năm.
- Các chi phí để nâng cấp TSCĐ được Nhà máy phản ánh tăng thêm nguyên giá TSCĐ đó. Các chi phí sửa chữa TSCĐ được Nhà máy hạch toán trực tiếp (hoặc phân bổ dần nếu chi phí là lớn) vào chi phí kinh doanh trong thời kỳ.
- TSCĐ được Nhà máy phân loại, thống kê, đánh số và có thẻ riêng, được theo dõi chi tiết theo từng đối tượng ghi tài sản cố định và được phản ánh trong sổ theo dõi TSCĐ. Hiện TSCĐ trong Nhà máy được phân thành:
+ TSCĐ dùng cho mục đích kinh doanh, gồm Loại 1: Nhà cửa, vật kiến trúc
(như trụ sở làm việc, nhà kho, hàng rào, sân bãi...), Loại 2: Máy móc, thiết bị
công tác (như máy bứt tách tow, máy ghép, máy sợi, máy đậu Savio, máy xe... ); Loại 3: Phương tiện vận tải (hiện chỉ có Ô tô); Loại 4: Thiết bị, dụng cụ quản lý (như Máy phô tô SF 2025 h/c, Máy in LQ 2180 t/v, Máy FAX 1270, Máy vi tính máy in ổ đĩa CD (KD,KT,GĐ,T/c), Máy điều hoà nhiệt độ (GĐ),
Bộ loa đài phòng họp, Điên thoại...); Loại 5: Thiết bị động lực (như Máy biến
thế 380/ 220 V, Máy biến áp 380/ 220 V, Hệ thống điện, Hệ thống nước, Nồi
hơi đốt than...); Loại 6: Đất.
+ TSCĐ dùng cho phúc lợi, gồm có 28 căn nhà trong khu tập thể Len Nhuộm và Mương thoát nước tập thể;
Nhà máy đã thực hiện việc quản lý, sử dụng đối với những TSCĐ đã khấu hao hết nhưng vẫn tham gia vào hoạt động kinh doanh như: Máy nhuộm len, Máy đánh ống, Máy sấy len, Máy chải, Máy xé săn, Máy nén khí, Máy xé trộn, Máy sợi con, Máy vắt ly tâm, Máy bào, Máy nhuộm mẫu... Định kỳ vào cuối mỗi năm tài chính, Nhà máy vẫn tiến hành kiểm kê TSCĐ và kết quả kiểm kê cho kết quả đủ; - Riêng đối với quyền sử dụng đất (mà theo sổ sách của Nhà máy là Đất), diện
tích đất 39.938m2 Nhà nước giao đã được Nhà máy quản lí và sử dụng như sau:
+ Phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh của Nhà máy (xây dựng nhà cửa công trình kiến trúc cho hoạt động sản xuất, cho công tác quản lí điều hành và hoạt động bán hàng);
+ Một số mảnh đất do chưa có nhu cầu sử dụng cho các hoạt động nêu trên được nhà máy đầu tư xây dựng thành các cửa hàng, nhà xưởng để cho thuê.
+ Nhà máy điều chuyển Nhà kho vật tư phụ tùng (gồm cả đất) cho Công ty len Việt Nam trong năm 2002 theo yêu cầu của Công ty len;
+ Bên cạnh đó vẫn còn một số mảnh đất để trống do chưa có nhu cầu sử dụng
hoặc không thể khai thác sử dụng (phía sau giáp với đồng Vạn Phúc có 10000m2
(rộng 200m * 50m) do ảnh hưởng của đường điện cao thế nên hiện tại Nhà máy không đưa vào khai thác sử dụng được);
- Nhà máy cho thuê hoạt động các TSCĐ thuộc quyền quản lý và sử dụng của mình (những TSCĐ tạm thời chưa dùng đến) để nâng cao hiệu suất sử dụng, tăng thu nhập, đồng thời vẫn đảm bảo theo dõi và quản lý được TSCĐ. Nhà máy đã lập phương án trình Tổng giám đốc Công ty len Việt Nam duyệt trước khi thực hiện. Nhà máy và bên thuê TSCĐ đã lập hợp đồng thuê TSCĐ trong đó nói rõ loại TSCĐ, thời gian thuê, tiền thuê phải trả và trách nhiệm hai bên. Cụ thể: Nhà máy
ký hợp đồng cho công ty TNHH dệt Quốc Tấn thuê nhà xưởng (1507 m2 ,
10.549.000 đ/tháng) + sân bãi (556,55 m2, 1.947.925 đ/tháng) thời hạn 10 năm
(1/7/2000à1/7/2010); cho công ty TNHH Hoàng Dương thuê 1 cửa hàng
(1.200.000 đ/tháng) thời hạn 5 năm (15/5/2001à15/5/2005), cho thuê nhà nồi hơi
KZL (309 m2, 2.781.000 đ/tháng) + sân bãi (550 m2, 1.925.000 đ/tháng) thời hạn
10 năm (1/7/2000à1/7/2010). Hiện mỗi năm Nhà máy thu hơn 200 triệu đồng
tiền thuê. Trong thời gian cho thuê, Nhà máy vẫn tính và trích khấu hao đối với những TSCĐ này vào chi phí kinh doanh trong kỳ.
- Nhà máy đã nhượng bán các TSCĐ không cần dùng, lạc hậu về kỹ thuật để thu hồi vốn sử dụng cho mục đích kinh doanh có hiệu qủa hơn (năm 2001, Nhà máy nhượng bán 1 ô tô tải con và 1 máy sợi con thu 147 triệu đồng, năm 2002 nhượng bán 1 số TSCĐ gắn với Nhà in hoa thu 11 triệu đồng); Nhà máy cũng đã thanh lý những tài sản lạc hậu hư hỏng không có khả năng phục hồi, tài sản lạc hậu kỹ thuật không có nhu cầu sử dụng, tài sản sử dụng không có hiệu qủa và không thể nhượng bán nguyên trạng. Hiện Nhà máy cũng đang xin Công ty len Việt Nam cho thanh lý một số tài sản khác (đã khấu hao hết). Những tài sản chờ thanh lý bao gồm:
1 Máy xé săn 1 Máy chải số 1
1 Hệ thống hút bụi máy chải 1 hệ Máy nén làm lạnh 107,3kw 1 hệ Tháp làm mát 116m3/h 1 hệ Máy điều hoà không khí 2 Nồi hơi đốt dầu Pháp 1 Máy xé Lông cừu ET 60
1 Máy In GL h/c
2 Máy Vi tính 300 A t/v 1 Máy in LQ 2180 t/v 1 Nồi hơi đốt than
1 Máy đánh ống chuyển từ NĐ lên 3 Máy nhuộm len
Để nhượng bán, thanh lý tài sản, một Hội đồng đánh giá thực trạng về mặt kỹ thuật, thẩm định giá trị tài sản đã được thiết lập (gồm có sự tham gia của Giám đốc, cán bộ phòng kỹ thuật, phòng kế toán và phòng kinh doanh). Tài sản đem nhượng bán được tổ chức đấu giá, thông báo công khai trên báo Nhân Dân. Chênh lệch giữa số tiền thu được do thanh lý, nhượng bán tài sản với giá trị còn lại trên sổ kế toán và chi phí nhượng bán, thanh lý đã được hạch toán vào kết qủa kinh doanh của Nhà máy (phần Lợi nhuận bất thường).
Bốn là, đối với công nợ, Nhà máy đã mở sổ theo dõi chi tiết tất cả các khoản công nợ phải thu theo từng đối tượng nợ, thời gian nợ và số tiền thiếu nợ. Định kỳ (tháng, qúy), Nhà máy tiến hành đối chiếu, tổng hợp, phân tích tình hình công nợ phải thu; đặc biệt là các khoản nợ đến hạn, qúa hạn và các khoản nợ khó đòi (là các khoản phải thu dự kiến không thu được trong kỳ kinh doanh tới do khách nợ không có khả năng thanh toán). Với các khoản nợ không thu hồi được, Nhà máy xác định rõ mức độ, nguyên nhân, trách nhiệm và biện pháp xử lý rồi trình Tổng giám đốc Công ty len Việt Nam xem xét phê duyệt. Ngày 10/9/2002, một Hội đồng xử lý công nợ đã được thành lập, họp xem xét Nợ tồn đọng khó đòi phát sinh từ năm 1996 đến nay vẫn chưa thu hồi được. Hội đồng gồm Giám đốc, Trưởng phòng tài chính-kế toán và một nhân viên phòng tài chính- kế toán chuyên kế toán công nợ của Nhà máy. Căn cứ vào Nghị định số 69/2002/NĐ-CP về quản lí và xử lí nợ tồn đọng đối với DNNN và Quyết định số 628/QĐ-TCHC của Giám đốc Nhà máy len Hà Đông về thành lập Hội đồng xử lý công nợ, sau khi xem xét kỹ khả năng thu hồi các khoản nợ tồn đọng, đã thống nhất trích lập dự phòng các khoản nợ tồn đọng khó đòi sau:
Bảng 3: Các khoản nợ tồn đọng khó đòi phát sinh từ năm 1996 đến nay STT Tên người nợ Số nợ (đ) Năm p/s nợ Lý do lập dự phòng
1 HTX Hoà Phát-Hoa Vang-QNĐN 11.539.300 1998 Khách hàng đã ngừng hoạt động và không tìm được địa chỉ 2 Nguyễn Văn Mạnh- Cục thuế Hà Tây 2.000.000 1996
Là cá nhân đã già yếu không có khả năng thanh toán
3 Nhà máy giầy Yên
Viên 965.579 1996
Chi phí đòi nợ > Giá trị khoản nợ phải thu
4 Nhà máy dệt vải
công nghiệp HN 867.500 1998
Chi phí đòi nợ > Giá trị khoản nợ phải thu
Tổng cộng 15.372.379
(Nguồn: Biên bản xử lý công nợ khó đòi năm 2002 của Nhà máy)
Toàn thể Hội đồng xử lý công nợ đã nhất trí thông qua biên bản. Mức trích dự phòng như vậy là phù hợp với Thông tư số 107/2001/TT-BTC ngày 31/12/2001 hướng dẫn chế độ trích lập và bổ sung các khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho, giảm giá chứng khoán đầu tư, dự phòng nợ khó đòi tại doanh nghiệp; theo đó, tổng mức lập dự phòng các khoản nợ phải thu khó đòi tối đa bằng 20% tổng dư nợ phải thu của doanh nghiệp tại thời điểm lập Báo cáo tài chính năm (tức là không quá 20% * 6.422.771.513 = 1.284.554.302,6 đ >15.372.379 đ). Khoản dự phòng
các khoản nợ khó đòi sau tạm được Nhà máy hạch toán vào chi phí kinh doanh của Nhà máy. Mức trích này đã được Tổng giám đốc Công ty len Việt Nam duyệt.
Năm là, đối với dự trữ, Nhà máy đã mở sổ theo dõi chi tiết tất cả các khoản mục (gồm: Hàng mua đang đi đường; Nguyên liệu, vật liệu tồn kho; Công cụ, dụng cụ trong kho; Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang; Thành phẩm tồn kho; hàng hoá tồn kho và Hàng gửi đi bán). Định kỳ (tháng, qúy), Nhà máy tiến hành đối chiếu, tổng hợp, phân tích tình hình hàng tồn kho. Riêng đối với công cụ lao động nhỏ, Nhà máy đã theo dõi, quản lý, sử dụng chúng như đồi với TSCĐ và đã tính toán, phân bổ dần giá trị của chúng vào chi phí kinh doanh theo thời gian sử dụng cho phù hợp. Đối với công cụ đã phân bổ hết mà vẫn sử dụng được, Nhà máy đã theo dõi, quản lý, sử dụng chúng như những công cụ lao động nhỏ bình thường nhưng không phân bổ giá trị của nó vào chi phí kinh doanh. Đặc biệt, ngày 6/12/1999, Nhà máy len Hà Đông đã thành lập Hội đồng kiểm kê gồm: Giám đốc, Trưởng phòng tài chính-kế toán, Trưởng phòng kinh doanh, Trưởng phòng kỹ thuật sản xuất đầu tư và hai phó phòng kỹ thuật sản xuất đẩu tư cùng nhau kiểm tra xem xét đánh giá chất lượng các loại vật tư hàng hoá thành phẩm kém mất phẩm chất của Nhà máy tại thời điểm 0 giờ ngày 1/1/2000 như sau:
+ Thảm len phục vụ xuất khẩu: Là loại thảm dệt ra với hy vọng trả nợ cho CH
Liên bang Nga. Nhưng do chỉ tiêu trả nợ từ năm 1996 đến nay không có, cho nên