PHIÊN BẢN MICROSOFT OFFICE TỪ 3.0 ĐẾN 2013
III. 2. 1. Nguyên lý phân nhỏ
M icrosoft Office đã chia nhỏ thành các modul mỗi modul tách rời nhau và thực hiện chuyên nghiệp một tác vụ văn phòng nào đó như office Word xử lý văn bản, office Excel tính toán số liệu, office Powerpoint trình chiếu và báo cáo văn bản, office Access lưu t rữ và truy xuất dữ liệu, office outlook duyệt mail . . .
III. 2. 2. Nguyên lý phẩm chất cục bộ
M icrosft office gồm nhiều phần nhỏ: Word, Excel, Powerpoint,…và mỗi thành phần này có một chức năng riêng nhằm phát huy thế mạnh của mình. Word chuyên văn bản, Powerpoint chuyên báo cáo, trình chiếu,..
HVTH: LÊ XUÂN MAI Trang 27
III. 2. 3. Nguyên lý kết hợp
M icrosoft office cũng vận dụng nguyên lý kết hợp trong việc lưu tập tin. Vừa lưu lại với dạng word (.doc, .docx) vừa có thể lưu lại với dạng tập tin ảnh ( .pdf)
III. 2. 4. Nguyên lý vạn năng
Bên cạnh chức năng chuyên dụng, M icrosoft cũng tích hợp một số chức năng
+ Chức năng xử lý ảnh như cắt ảnh (Drop..), làm mờ ảnh, thay đổi độ sáng của ảnh, khung cho ảnh,loại bỏ nền của hình ảnh với bộ (office 2010)… .
+ Chức năng làm phim: bạn có thể dễ dàng chỉnh sửa và biên tập nội dung hình ảnh cũng như video ngay trong trong M icrosoft PowerPoint. Bạn thậm chí có thể loại bỏ nền của hình ảnh với bộ Office mới
+ Chức năng xây dựng website. + Chức năng bảo mật……
Như vậy vừa có chức năng riêng còn có thêm chức năng khác.
III. 2. 5. Nguyên lý dự phòng
Vận dụng nguyên lý dự phòng:
+ M S có chức năng lưu tự động theo khoảng thời gian do mình cài đặt. (Tool/ Option/ Save…)
+ Trong trường hợp máy đang làm việc tự nhiên treo thì khi khởi động lại, bên trái cửa sổ hiện lên các tập tin được cập nhật đến thời gian treo máy. Tính năng này rất có ít cho người dùng.
+ Bạn luôn lo lắng nội dung tài liệu của mình sẽ bị thay đổi và truy cập trái phép? Điều này sẽ được hạn chế tối đa ở trong Office 2010. Phiên bản Office mới cung cấp những tính năng cho phép hạn chế việc thay đổi mà không có sự cho p hép của tác giả, ngoài ra còn cung cấp thêm vào một “chế độ bảo vệ” ( protection mode) để tránh việc bạn vô tình sửa nội dung của file ngoài ý muốn. Office 2010 cho phép bạn chọn lựa ai trong số những ngườ i nhận được tài liệu của bạn được phép chỉnh sửa, hoặc chỉ được xem mà không có quyền chình sửa.
+ Office 2013 sẽ lưu tập tin văn phòng vào một thư mục SkyDrive trên máy tính của bạn, ngay cả khi bạn không cài đặt app SkyDrive trên máy tính. Ngay khi lưu xong, tập tin đó sẽ ngay lập tức được đồng bộ lên dịch vụ lưu trữ này. Và kết quả tất yếu là bạn có thể truy cập, chỉnh sửa tập tin này ở bất cứ thiết bị nào. Không chỉ như thế, các ứng dụng Office 2013 còn cho phép thêm nhiều tài khoản SkyDrive khác nhau chứ không phải chỉ giới hạn ở một ID duy nhất, đồng thời hỗ trợ thêm dịch vụ SharePoint nữa.
III. 2. 6. Nguyên lý chuyển sang chiều khác
M icrosoft tích hợp tính năng Touch Mode cho Office 2013. Khi chọn chế độ này ở biểu tượng hình mũi tên nằm ở góc trên bên trái của cửa sổ, khoảng cách giữa các nút cũng xa hơn
HVTH: LÊ XUÂN MAI Trang 28 khiến việc sử dụng với các ngón tay được dễ dàng hơn. Biểu tượng mũi tên giờ chuyển thành hình tròn nhỏ với vài dấu chấm xung quanh.Những menu trở nên phẳng hơn một tí nên bạn có thể xem nhiều công cụ và nút hơn.Điều này không có nghĩa là các nút tự nhiên trở nên to hơn, hơi khó chịu và trái với kì vọng của mình, nhưn g dù sao thì nó vẫn là một biện pháp tốt để dùng trên màn hình cảm ứng.
Trước đây menu được trình bày dạng nằm ngang, các phiên bản mới hiện nay chuyển thành chiều dọc điển hiền như M S office 2007 là p hiên bản đầu tiên vận dụng nguyên lý chuyển sang chiều khác
III. 2. 7. Nguyên lý tác động theo chu kỳ
Các phiên bản M S đều có tính năng tự động update nếu có sự thay đổi mới.
Chức năng tự động lưu sau khoảng thời gian mà mình cài đặt. Với khoảng thời thời gian này thì máy sẽ tự động lưu file. Trường hợp này rất có ích trong trường hợp mất điện đột xuất.
III. 2. 8. Nguyên lý quan hệ phản hồi
Khi lưu tập tin mới nếu có sự trùng tên thì M S có phản hồi lại bằng việc xuất thông báo. Nếu chúng ta chấp nhận thì MS có chức năng là lưu chồng tập tin cũ, nếu không chấp nhận thì chúng ta phải chọn địa điểm lưu, hoặc tên khác thì MS mới cho lưu.
III. 2. 9. Nguyên lý sao chép
Phiên bản ra đời sau này tuy có sự bổ sung và sửa lỗi từ những phiên bản cũ nhưng các chức năng chính và các yêu cầu không thể thiếu thì bản chất sẽ được sao chép lại phiên bản cũ. Ví dụ lưu tập tin, định dạng chữ, định dạng đoạn văn bản, định dạng trang,….
HVTH: LÊ XUÂN MAI Trang 29 + Sao chép một phần văn bản, toàn văn bản,..
+ Sao chép hình
+ Chụp hình bằng phím Print của bàn phím và dán vào văn bản.
III. 2. 10. Nguyên lý rẻ thay đắt
Office 2010 đã miễn phí phiển bản starter dành cho người dùng phổ thông.
III. 2. 11. Nguyên lý thay đổi màu sắc
Giao diện ngày càng đẹp và mượt hơn qua nhiều lần phiên bản
Office 2007 đã tạo ra sự khác biệt hoàn toàn so với Office 2003 cũng như các phiên bản Office cũ về mặt giao diện, đặc biệt là menu của chươn g trình thì giờ đây, Office 2010 lại là tạo nên 1 cấp độ mới và là một sự thay đổi về menu công cụ của chương trình. Khi lựa chọn trên menu công cụ, thay vì sổ xuống 1 menu như trước đây, toàn bộ cửa sổ Office 2007 sẽ thay đổi màu sắc và sẽ cung cấp cho bạn các tùy chọn như Save, Op en, Close, Preview…
Không lạ gì khi M icrosoft quyết định đem M etro, ngôn ngữ thiết kế chủ đạo trên hệ điều hành mới của hãng (Windows 8, Windows Phone) lên M icrosoft Office 2013. Thanh ribbon từ thời Office 2007 vẫn còn xuất hiện ở đây, chỉ khác là nó không còn bóng bẩy như bản 2007 hay 2010 nữa. Gần như nó chỉ mang một tông màu trắng duy nhất cho tất cả các ribbon, các biểu tượng được thiết kế phẳng hơn, không có sự chuyển màu từ đậm sang nhạt, những phần focus
mang màu sắc đặc trưng của từng phần mềm. Tương tự, khi rê chuột lên phía trên chúng thì cũng chỉ thấy những phần màu cùng tông với ứng dụng (ví dụ: Word là xanh dươn g, Excel là xanh lá cây, PowerpPoint là màu cam,...). M icrosoft cho phép chúng ta thay đổi nền của ứng dụng với các hình ảnh mờ có sẵn (vào Op tions > General > Office Background) và bạn sẽ dễ dàng nhận thấy nếu nhìn vào góc trên bên phải của cửa sổ Office 2013.
Có thể nói sự đơn giản hóa thể hiện cực kì rõ nét trên giao diện của Office 2013. M ặc dù vậy, nó không xấu, mà ngược lại tạo cảm giác thanh thoát khi sử dụng. Bạn sẽ hướng toàn bộ sự tập trung của mình vào nội dung của tài liệu và công việc, không bị phân tâm bởi các thành phần đồ họa. Đây là một trải nghiệm rất mới lạ và thú vị.Hiệu ứng chuyển cảnh giữa các menu, việc cuộn văn bản, hộp thoại và ngay cả các chữ xuất hiện khi gõ bàn phím cũng mượt mà nhưng không gây cảm giác mất thời gian, tốt hơn nhiều so với các phiên bản Office trước.