Các yêu cầu hệ thống được trình bày trong tài liệu các yêu cầu phần mềm cho biết những thứ cán bộ phát triển hệ thống cần biết. Tài liệu này bao gồm các định nghĩa về yêu cầu và các đặc tả về các yêu cầu. Trong một số trường hợp, chúng khơng được trình bày riêng biệt mà được tích hợp làm một. Đơi khi, định nghĩa yêu cầu được trình bày như là một giới thiệu tới đặc tả yêu cầu. Cách tiếp cận hiệu quả nhất là trình bày các đặc tả chi tiết như là phụ lục của yêu cầu.
Tài liệu yêu cầu phần mềm không phải tài liệu đặc tả. Nó cần phải mơ tả cái hệ thống cần phải làm chứ không phải làm thế nào. Tài liệu này cần dễ dàng được đặc tả và ánh xạ sang các phần tương ứng của thiết kế hệ thống. Nếu các dịch vụ, ràng buộc và các đặc tả thuộc tính trong tài liệu yêu cầu phần mềm được thỏa mãn bởi thiết kế thì thiết kế này được coi là giải pháp thích hợp với vấn đề.
Về nguyên tắc, các yêu cầu cần được hoàn chỉnh và chắc chắn. Mọi chức năng hệ thống cần được đặc tả và các yêu cầu khơng được mâu thuẫn. Tuy nhiên các thiếu sót là khơng thể tránh khỏi, do vậy tài liệu nên được cấu trúc dễ cho việc thay đổi. Nội dung nên được chia thành các chương. Sáu yêu cầu cần được thỏa mãn là:
? Nó cần mơ tả các hành vi hệ thống bên ngồi ? Nó cần mơ tả các ràng buộc về thực hiện ? Nó cần phải dễ thay đổi
? Nó phải là cơng cụ tham chiếu cho người bảo trì hệ thống ? Nó cần ghi được vịng đời của hệ thống
? Nó cần biểu thị được các đáp ứng chấp nhận được với các sự kiện không dự kiến
Cấu t rúc chung của tài liệu yêu c ầu phần mềm gồm c á c phần như s au:
+ Giới thiệu: mơ tả sự cần thiết của hệ thống. Nó cần sự mơ tả sơ lược các chức năng của mình và giải thích cách làm việc với các hệ thống khác. Nó cũng cần mơ tả làm thế nào hệ thống đáp ứng được toàn bộ các mục tiêu chiến lược và nghiệp vụ.
+ Thuật ngữ: nó cần định nghĩa các khái niệm kỹ thuật được sử dụng trong tài liệu này. Không được giả định người đọc đã có kinh nghiệm.
+ Mơ hình hệ thống: phần này lập một hoặc nhiều mơ hình hệ thống cho biết các quan hệ giữa các cấu thành hệ thống với hệ thống và mơi trường của nó. Nó cần bao gồm các mơ hình đối tượng, mơ hình luồng dữ liệu và ngữ nghĩa dữ liệu.
+ Định nghĩa yêu cầu chức năng: các dịch vụ cung cấp cho người dùng cần được mơ tả trong mục này. Mơ tả có thể dùng ngôn ngữ tự nhiên, sơ đồ hoặc các dạng ghi chép khác cho phép khách hàng có thể hiểu được.
Các dịch vụ cung cấp cho người dùng cần được mơ tả trong mục này. Mơ tả có thể dùng ngơn ngữ tự nhiên, sơ đồ hoặc các dạng ghi chép khác cho phép khách hàng có thể hiểu được.
+ Định nghĩa yêu cầu phi chức năng: các ràng buộc về phần mềm và các hạn chế đối với thiết kế cần phải được mơ tả trong phần này. Nó có thể bao gồm các chi tiết của biểu diễn dữ liệu, thời gian đáp ứng và yêu cầu bộ nhớ,...Các tiêu chuẩn về sản phẩm và quy trình cần tn thủ cũng được mơ tả.
+ Tiến triển hệ thống: phần này mô tả các giả thiết căn bản làm cơ sở cho hệ thống và dự đoán các thay đổi về phát triển phần cứng, yêu cầu người dùng
+ Đặc tả yêu cầu: mô tả các yêu cầu cơ bản chi tiết hơn. Nếu cần các chi tiết hơn có thể được thêm vào các yêu cầu phi chức năng, ví dụ giao diện với các hệ thống có thể được định nghĩa.
+ Ngồi ra, tài liệu yêu cầu phần mềm có thể bao gồm thêm các phần sau:
- Phần cứng: nếu hệ thống được phát triển trên một phần cứng đặc biệt, phần cứng này và giao diện cần được mô tả. Nếu phần cứng bán sẵn được sử dụng, các cấu hình cực tiểu và cực đại phải được mô tả.
- Yêu cầu dữ liệu: tổ chức logic của dữ liệu được sử dụng bởi hệ thống và các quan hệ giữa chúng được mơ tả, có thể dùng sơ đồ thực thể liên kết.
- Chỉ mục có thể được cung cấp. Ví dụ chỉ mục theo chữ cái, chỉ mục theo chương, theo chức năng....
Do hệ thống được vận hành trong thời gian dài, nên môi trường hệ thống và mục đích nghiệp vụ có thể thay đổi. Khi đó tài liệu yêu cầu cũng cần phải thay đổi. Với mục đích tiến triển, tài liệu yêu cầu thường được chia theo hai phân loại:
? Các yêu cầu ổn định: được suy dẫn từ các hoạt động cốt lõi của tổ chức tương đối liên quan trực tiếp tới miền hệ thống.
? Các yêu cầu bất thường: các yêu cầu có thể thay đổi khi phát triển hệ thống sau này như: các yêu cầu xuất hiện như là sự hiểu biết của khách hàng về sự phát triển của hệ thống trong quá trình xây dựng hệ thống, các yêu cầu được sinh ra do sự xuất hiện của việc tin học hóa làm thay đổi các quy trình nghiệp vụ,...