Các thủ tục nghiệp vụ giao nhận ngoài cảng sẽ gồm các bước sau đây: Khi đã lên tờ khai hải quan và được thông báo kết quả phân luồng, nhân viên giao nhận sẽ làm quy trình nhận hàng giống dưới đây. Lô hàng này đã được thông báo kết quả phân luồng đỏ nên bắt buộc phải kiểm tra hồ sơ và kiểm tra thực tế hàng hóa.
Trước hết để có thể đăng ký tờ khai cho hải quan, nhân viên giao nhận của Gia Phát sẽ phải thanh toán tiền thuế cho nhà nước như trên phần mềm khai thuê hải quan yêu cầu.
Sau khi đã chuẩn bị hồ sơ đầy đủ, nhân viên giao Gia Phát của Công ty mang hồ sơ đến cửa 17 thông quan điện tử hàng nhập khẩu để nộp cho Hải quan tiếp nhận. Công chức Hải quan sẽ tiến hành kiểm tra sơ bộ hồ sơ Hải quan
Hải quan tiếp nhận hồ sơ
Kiểm tra chứng từ ( các chứng từ trên)
Kiểm tra hàng hóa ( kiểm hóa)
Lô hàng này được kiểm tra thủ công (mở container kiểm tra trực tiếp hàng hóa) mức độ kiểm tra là 5%
Đến phòng Thương vụ cảng Cát lái làm thủ tục Đăng ký chuyển bãi kiểm hóa: nộp một bản photo D/O trên đó có ghi tên, số điện thoại của nhân viên giao nhận Gia Phát Đến phòng điều độ Bãi cont hàng nhập làm thủ tục Cắt seal kiểm hóa : nộp D/O photo còn hạn lấy cont có ghi thông tin người yêu cầu, yêu cắt seal và giấy giới thiệu. Nhận lại Phiếu yêu cầu cắt seal. Khi đã chắc chắn là cont hàng đã ở bãi kiểm hóa thì mời công chức Hải quan kiểm hóa xuống kiểm hóa ( phải điều công nhân cảng cắt seal đến cùng lúc). Nhận lại tờ khai đã thông quan tại bộ phận trả tờ khai. Thanh lí hải quan và làm thủ tục nhận phiếu EIR
Chuẩn bị 2 tờ Danh sách cont, mã vạch in trên web Tổng cục hải quan. Từ ngày 09/09/2014, Tổng cục Hải quan đã ban hành Quyết định số 2629/QĐ-TCHQ phê duyệt đề án áp dụng mã vạch trong quy trình giám sát hải quan đối với hàng hóa vận chuyển container tại khu vực cảng biển. Khi tờ khai đã được thông quan, Nhân viên giao nhận của công ty Gia Phát in danh sách container thông qua trang web của Tổng cục Hải quan tại địa chỉ : https://www.customs.gov.vn
Hình 2.11 Trang Hải Quan Việt Nam. (Nguồn: https://www.customs.gov.vn/default.aspx)
Nhập thông tin như sau: Mã doanh nghiệp:0313396889, Số tờ khai: 1028877299030, Mã hải quan: 02CI, Ngày tờ khai: 24/09/2019.
Nhấn vào ô “Lấy thông tin” thì hệ thống hiển thị “Danh sách container đủ điều kiện qua khu vực giám sát hải quan” có các thông tin chủ yếu sau: Số tờ khai hải quan:1028877299030, Trạng thái tờ khai: Thông quan, Số hiệu container/ Số seal container : APHU7234861/01460929
Nhân viên giao nhận tiến hành in giấy và đưa cán bộ hải quan bắt đầu quy trình kiểm tra để được đóng dấu vào ô “Xác nhận của bộ phận giám sát hải quan”. Công chức văn phòng giám sát sử dụng máy đọc mã vạch kiểm tra lần lượt từng mã vạch in trên danh sách container, đối chiếu thông tin trên phần mềm đọc mã vạch. Nội dung kiểm tra:
+ Kiểm tra số tờ khai hải quan, trạng thái tờ khai hải quan (thông quan - được phép xuất hoặc chưa thông quan - không được phép xuất).
+ Kiểm tra số hiệu container, số lượng container.
Kết quả kiểm tra phù hợp: Ký tên, đóng dấu công chức, xác nhận hàng đã qua khu vực giám sát hải quan trên tờ khai hải quan.
Đến Văn phòng đội giám sát cổng nôp 2 bản danh sách cont mã vạch và nhận về 1 bản mã vạch có đóng dấu của công chức Hải quan. Nên kiểm tra lại trên e-port để biết cont hàng nhập đã được thanh lý chưa ( https://eport.saigonnewport.com.vn) Chuẩn bị lênh giao hàng để nộp cho quầy thương vụ in phiếu EIR gồm có: D/O: (01) bản chính.
Sau khi chuẩn bị đầy đủ giấy tờ, đến quầy bốc số và đợi số để làm dịch vụ hàng nhập tại quầy thương vụ,
Nhân viên giao nhận của Công ty Gia Phát xuống phòng Thương vụ cảng xuất trình D/O có đóng dấu “Giao thẳng” để đổi lấy phiếu EIR.
Hải quan thương vụ cảng sẽ thu tiền nâng hạ Container và ra hóa đơn đồng thời đưa cho nhân viên giao nhận 1 phiếu EIR nâng hạ cont. (Phiếu vàng) nhân viên giao nhận kiểm tra số container xem đã đúng chưa và thời hạn hết hiệu lực của phiếu EIR để cho bên vận tải có thể vào lấy container đúng thời gian quy định. Nếu chậm trễ, không đúng thời gian trên phiếu EIR yêu cầu, nhân viên giao nhận phải gia hạn lại lệnh và cầm bộ lệnh đã được gia hạn đó đến quầy thương vụ để sửa thời gian nâng hạ cont trên phiếu EIR.
3.1.6 Nhận hàng và giao hàng cho khách hàng. Thanh lý hải quan cổng
Chuẩn bị bộ chứng từ để thanh lý Phiếu EIR: 1 bản/container
D/O: 1 bản gốc do Hãng Tàu HMM phát hành, 1 bản gốc do công ty An Pha Trần phát hành
Mã vạch: 2 bản copy
Đem bộ chứng từ đến Hải Quan giám sát cổng để thanh lý và trình báo việc lấy hàng, công chức hải quan sẽ đóng dấu hàng đã qua khu vực giám sát vào mã vạch,phiếu EIR và nhập dữ liệu hàng đã qua khu vực giám sát lên hệ thống.
Vì lô hàng được giao nguyên container về kho nên công ty giao cho tài xế phiếu EIR và giấy mượn container có ghi nơi hạ rỗng để kéo container về kho.
Đưa hàng về kho cho khách hàng
Sau khi thanh lí cổng, Nhân viên giao nhận lập “Biên bản bàn giao” và giao cho
xe kéo container các chứng từ: 01 phiếu EIR, giấy yêu cầu hạ rỗng và biên bản bàn giao. Xe kéo container căn cứ trên những chứng từ này, tổ chức việc kéo container ra khỏi cảng và chở hàng về kho riêng của công ty MYRA CO LTD; Khi cont đã được hạ xuống và rút hàng xong tại kho của công ty khách hàng, tài xế yêu cầu khách hàng kí vào “Biên bản bàn giao”
Trước đó, nhân viên giao nhận phải kiểm tra hiện trạng và seal container của lô hàng: nóc, tai kẹp chì, khung, cửa... Để đánh giá sơ bộ tình trạng hàng hóa có còn nguyên hay không. Việc này rất cần thiết vì tình trạng container sẽ được ghi chép lại để đối chiếu với lúc công ty trả container về bãi cho hãng tàu, phát hiện sự sai khác sẽ tiến hành thẩm định và đưa ra mức phạt. Còn nếu container đã có hư hỏng trước khi nhân viên giao nhận nhận hàng thì cần chụp hình làm minh chứng chứng minh cho hãng tàu để tránh tranh chấp về sau. Kiểm tra thấy seal còn nguyên và không phát hiện hay nghi ngờ hư hỏng, tổn thất, Nhân viên giao nhận tiến hành giao nguyên container.
Trả container rỗng và lấy cược container:
Sau khi tài xế giao hàng nguyên Container cho công ty xong sẽ chạy đến nơi quy định của hãng tàu để hạ container rỗng. Tại đây nhân viên bộ phận kiểm tra container rỗng sẽ kiểm tra tình trạng container, xác nhận lên phiếu hạ rỗng.
Khi đến hãng tàu để lấy lại tiền cược container thì hãng tàu sẽ căn cứ vào xác nhận trên phiếu hạ rỗng để thu tiền sửa chữa (nếu có hư hỏng). Khi đi lấy lại tiền cược container thì phải mang theo phiếu cược container bản gốc và phiếu hạ rỗng.
Bước 7. Quyết toán và bàn giao chứng từ cho khách hàng và thanh toán phí dịch vụ. Sau khi nhận được hàng và giao hàng xong cho công ty khách hàng, nhân viên giao nhận nộp cho bộ phận kế toán “Bản quyết toán”, bộ chứng từ của lô hàng, các hóa đơn và biên lai. Kế tiếp phòng kế toán sẽ kiểm tra bảng quyết toán có đúng với các hóa đơn và chứng từ không. Bộ phận kế toán viết giấy đề nghị thanh toán và chuyển cho giám đốc duyệt để thanh toán với khách hàng.
Tiếp theo, nhân viên giao nhận nhận lại bộ chứng từ để trả lại cho khách hàng và copy 01 bộ để lưu lại, bao gồm: Tờ khai Hải quan, Lệnh giao hàng, B/L, Hóa đơn thương mại, Phiếu đóng gói, Các hóa đơn, Biên bản bàn giao.