M CL C: ỤỤ
3.2.2.Thuê phương tin vn chuy n trong ậể ước v kho công ty: ề
H PĐ NG N P KU ÀNG ÓA TI CÔNG TY TN TUN TÙNG ẠẤ
3.2.2.Thuê phương tin vn chuy n trong ậể ước v kho công ty: ề
Công ty không có s n phẵ ương ti n v n chuy n hàng v kho nên sẽ ti nệ ậ ể ề ế hành thuê ngoài phương ti n v n chuy n là các xe t i tr ng t i l n t các côngệ ậ ể ả ọ ả ớ ừ ty v n t i có m i quan h h p tác lâu năm nh : Giao Nh n V n Chuy n MMI-ậ ả ố ệ ợ ư ậ ậ ể Logistics, Công Ty TNHH V n T i Thậ ả ương M i Hoàng Minh,…ạ
3.2.3. Làm th t c h i quan:ủ ụ ả
Công ty ti n hành nh p kh u theo đi u ki n CIF ( Incoterm 2010). Côngế ậ ẩ ề ệ ty cung c p ch ng t c n thi t đ kê khai h i quan. Thông thấ ứ ừ ầ ế ể ả ường sau khi hàng x p lên tàu t i c ng nế ạ ả ước ngoài, người bán hàng g i cho công ty m t bử ộ ộ ch ng t g c. S lứ ừ ố ố ượng & lo i gi y t sẽ quy đ nh rõ trong h p đ ng mua bán,ạ ấ ờ ị ợ ồ và thường g m các ch ng t sau:ồ ứ ừ
B v n t i đ n ( Bill of Lading): 3 b n chínhộ ậ ả ơ ả
Hóa đ n thơ ương m i (Commercial Invoice)- 3 b n chínhạ ả B n kê chi ti t hàng hoá (Packing List): 3 b n chínhả ế ả
Gi y ch ng nh n xu t x (CO - Certificate of Origin): có th theo m uấ ứ ậ ấ ứ ể ẫ D, E, AK… đ để ược hưởng u đãi v thu nh p kh u.ư ề ế ậ ẩ
Ngoài ra còn m t s gi y t khác nh : ch ng nh n ch t lộ ố ấ ờ ư ứ ậ ấ ượng (CQ), ch ng nh n phân tích (CA), đ n b o hi m,...ứ ậ ơ ả ể
Vi c kê khai này đệ ược th c hi n qua ph n m m h i quan đi n t . Sau khiự ệ ầ ề ả ệ ử truy n t khai b ng ph n m m, in t khai cùng b ch ng t gi y đ t i chiề ờ ằ ầ ề ờ ộ ứ ừ ấ ể ớ c c h i quan. ụ ả N p thu và th c hi n các quy t đ nh c a h i quan: Sau khiộ ế ự ệ ế ị ủ ả hàng hóa được phân lu ngồ xanh, công ty th c hi n n p thu và th c hi nự ệ ộ ế ự ệ thông quan hàng hóa, giao cho phương ti n v n t i.ệ ậ ả
3.2.4. Ki m tra và nh n hàng nh p kh uể ậ ậ ẩ :
Nhân viên giao nh n c a công ty cùng v i b h s ch ng t sẽ ph i h pậ ủ ớ ộ ồ ơ ứ ừ ố ợ v i bên v n t i, cán b h i quan đ ti n hành ki m tra hàng hóa, ki m traớ ậ ả ộ ả ể ế ể ể niêm phong, k p chì và ti n hành d hàng ra kh i phẹ ế ỡ ỏ ương ti n v n t i. Sau khiệ ậ ả làm th t c h i quan nh p kh u xong, công ty b trí phủ ụ ả ậ ẩ ố ương ti n v n t i đệ ậ ả ể đ a hàng hóa v kho c a mình. Nhà xe sẽ vào c ng ho c kho CFS làm n t thư ề ủ ả ặ ố ủ t c h i quan t i kho bãi, r i l y hàng ch v kho c a công ty.ụ ả ạ ồ ấ ở ề ủ
3.2.5. Thanh toán:
Công ty l a ch n phự ọ ương th c thanh toán L/C tr ch m v i m c kí quỹứ ả ậ ớ ứ 10-20% giá tr h p đ ng.ị ợ ồ
3.2.6. Khi u n i và gi i quy t khi u n i (n u có):ế ạ ả ế ế ạ ế
N u trong quá trình th c hi n h p đ ng có b t c v n đ hay tranhế ự ệ ợ ồ ấ ứ ấ ề ch p nào x y ra t phía ngấ ả ừ ười mua ho c ngặ ười bán thì 2 bên gi i quy t d aả ế ự vào đi u kho n quy đ nh trong h p đ ng dề ả ị ợ ồ ướ ựi s xem xét c a Trung tâm tr ngủ ọ tài qu c t Vi t Nam.ố ế ệ
3.3. Th c tr ng qu n tr quy trình th c hi n h p đ ng nh pự ạ ả ị ự ệ ợ ồ ậ kh u hàng hóa c a công ty:ẩ ủ
3.3.1. Ho ch đ nh, l p k ho ch th c hi n:ạ ị ậ ế ạ ự ệ
Qua quan sát thông qua quá trình th c t p t i công ty TNHH Tu n Tùng,ự ậ ạ ấ tôi nh n th y công tác chu n b , l p k ho ch th c hi n h p đ ng NK c aậ ấ ẩ ị ậ ế ạ ự ệ ợ ồ ủ công ty được th c hi n khá t t và đ t đự ệ ố ạ ược hi u qu cao h n. Trong quá trìnhệ ả ơ l p k ho ch th c hi n h p đ ng nh p kh u, Công ty xác đ nh rõ m t s n iậ ế ạ ự ệ ợ ồ ậ ẩ ị ộ ố ộ dung sau:
- M c đích:ụ Xây d ng m t k ho ch c th v t ng bự ộ ế ạ ụ ể ề ừ ước trong quy trình th c hi n h p đ ng, sao cho kh thi nh t, đ t hi u qu nh t và h n ch nh tự ệ ợ ồ ả ấ ạ ệ ả ấ ạ ế ấ nh ng r i ro và chi phí phát sinh không c n thi t.ữ ủ ầ ế
- N i dung ho ch đ nh, l p k ho ch:ộ ạ ị ậ ế ạ
M i nhân viên kinh doanh XNK sẽ ph trách m t s đ i tác có quan hỗ ụ ộ ố ố ệ làm ăn lâu dài v i doanh nghi p. Do đó, n u công ty kí k t h p đ ng v i đ iớ ệ ế ế ợ ồ ớ ố tác này thì chính nhân viên kinh doanh đó sẽ là ngườ ậi l p k ho ch th c hi n.ế ạ ự ệ Và đ i v i nh ng đ i tác làm ăn m i, Ban Giám đ c sẽ ch th , phân công xu ngố ớ ữ ố ớ ố ỉ ị ố t ng phòng và trừ ưởng phòng ch u trách nhi m th c hi n.ị ệ ự ệ
1. Chu n b l p k ho ch:ẩ ị ậ ế ạ
Thu th p thông tin, phân tích các y u t môi trậ ế ố ường vĩ mô nh hả ưởng tr c ti p đ n quá trình th c hi n h p đ ng nh : quy đ nh H i quan, quy đ nhự ế ế ự ệ ợ ồ ư ị ả ị c a ngân hàng, chính sách nhà nủ ước v xu t nh p kh u, các quy đ nh, chínhề ấ ậ ẩ ị sách pháp lu t, ki m d ch,…ậ ể ị
Xác đ nh t ng chi phí đ hoàn thành h p đ ng: chi phí h i quan, chi phíị ổ ể ợ ồ ả v n chuy n, local charge, thu … Tùy theo hàng hóa nh p kh u sẽ có m c chiậ ể ế ậ ẩ ứ phí khác nhau.
Xác đ nh ngu n l c c n thi t c a công ty đ th c hi n h p đ ng.ị ồ ự ầ ế ủ ể ự ệ ợ ồ 2. Ti n hành l p k ho ch:ế ậ ế ạ
Xác đ nh m c tiêu: Hoàn thành vi c th c hi n h p đ ng m t cách t tị ụ ệ ự ệ ợ ồ ộ ố nh t, h n ch r i ro.ấ ạ ế ủ
Nghiên c u phân tích các n i dung c a h p đ ng nh p kh u:ứ ộ ủ ợ ồ ậ ẩ xin gi yấ phép nh p kh u, m L/C, thuê phậ ẩ ở ương ti n v n t i, thanh toán…ệ ậ ả
Xác đ nh cách th c ti n hành h p đ ng:ị ứ ế ợ ồ người ti n hành và các bế ước th c hi n, th i gian th c hi n, hoàn thành,…ự ệ ờ ự ệ
Đ ra nh ng gi i pháp phòng trề ữ ả ường h p x y ra sai sót, r i ro trongợ ả ủ quá trình th c hi n h p đ ng.ự ệ ợ ồ
3. Trình duy t k ho ch: K ho ch đệ ế ạ ế ạ ược trình và b o v trả ệ ước ban lãnh đ o và các phòng ban liên quan đ đạ ể ược góp ý, s a đ i, b sung và phê duy t,ử ổ ổ ệ th c hi n.ự ệ
3.3.2. T ch c th c hi n h p đ ng nh p kh u:ổ ứ ự ệ ợ ồ ậ ẩ
Công ty đã làm khá t t công tác t ch c th c hi n h p đ ng. Công ty xácố ổ ứ ự ệ ợ ồ đ nh:ị (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- M c đích:ụ Th c hi n đ y đ các bự ệ ầ ủ ước đ hoàn thành h p đ ng nh pể ợ ồ ậ kh u hàng hóa m t cách có hi u qu nh t, h n ch r i ro trong quá trình th cẩ ộ ệ ả ấ ạ ế ủ ự hi n.ệ
- N i dung th c hi n:ộ ự ệ
Sau khi l p k ho ch, công ty sẽ ti n hành t ch c th c hi n thông quaậ ế ạ ế ổ ứ ự ệ vi c phân chia công vi c cho các b ph n. M i cá nhân nh n vi c và ch u tráchệ ệ ộ ậ ỗ ậ ệ ị nhi m v i công vi c c a mình, khi có sai sót sẽ liên h v i các b ph n liênệ ớ ệ ủ ệ ớ ộ ậ quan đ x lý k p th i.ể ử ị ờ
3.3.2.1. Qu n tr m L/C:ả ị ở
B i vì Công ty đã đi vào ho t đ ng và làm vi c v i ngân hàng lâu năm,ở ạ ộ ệ ớ nhân viên cũng đ u có kinh nghi m và thành th o nên quá trình m L/C c aề ệ ạ ở ủ công ty thường không g p nhi u khó khăn. Tuy nhiên th c t v n không tránhặ ề ự ế ẫ kh i nh ng sai sót, thi u chính xác hay nh m l n nh : Đi n nh m tên, đ a ch ,ỏ ữ ế ầ ẫ ư ề ầ ị ỉ sai l i chính t , thi u gi y t c n thi t,…mà nguyên nhân ch y u là do phòngỗ ả ế ấ ờ ầ ế ủ ế
K toán làm vi c tr c ti p v i ngân hàng nh ng h không ph i ngế ệ ự ế ớ ư ọ ả ười tham gia đàm phán v i đ i tác chính c a công ty. M c dù đây đớ ố ủ ặ ược xem là nh ng l iữ ỗ nh , không gây thi t h i quá l n nh ng nh ng l i này làm cho ti n đ th cỏ ệ ạ ớ ư ữ ỗ ế ộ ự hi n h p đ ng b ch m l i, t n th i gian và chi phí cho ch nh s a, gây m t uyệ ợ ồ ị ậ ạ ố ờ ỉ ử ấ tín cho công ty.
Nh m i quan h và uy tín c a mình, công ty khi m L/C ch ph i kí quỹờ ố ệ ủ ở ỉ ả 10-20% giá tr h p đ ng. Đây là đi u ki n t t đ công ty có th t n d ng sị ợ ồ ề ệ ố ể ể ậ ụ ố ti n còn l i cho các m c đích kinh doanh khác c p thi t h n.ề ạ ụ ấ ế ơ
3.3.2.2. Qu n tr làm th t c H i quan:ả ị ủ ụ ả
Nhân viên Nh p kh u chu n b và n p b ch ng t đ y đ cùng v i cácậ ẩ ẩ ị ộ ộ ứ ừ ầ ủ ớ gi y t liên quan theo quy đ nh cho c quan H i quan ti n hành làm th t cấ ờ ị ơ ả ế ủ ụ h i quan thông quan m t hàng thép t các th trả ặ ừ ị ường Trung Qu c, Đài Loan,..ố c a công ty. Sau khi c quan H i quan ti p nh n t khai H i quan, h th ng xủ ơ ả ế ậ ờ ả ệ ố ử lý t đ ng phân lu ng hàng hóa: lu ng xanh, lu ng vàng, ho c lu ng đ . Cự ộ ồ ồ ồ ặ ồ ỏ ơ quan h i quan ti n hành ki m tra l i thu mà công ty đã khai đã chính xác v iả ế ể ạ ế ớ lô hàng hay ch a. Sau khi hoàn t t các th t c trên, công ty ti n hành n p thuư ấ ủ ụ ế ộ ế nh p kh u và lô hàng đậ ẩ ược thông quan ( Lu ng xanh). N u b phân lu ngồ ế ị ồ vàng, nhân viên nh p kh u ph i h p v i H i quan đ ki m tra chi ti t h sậ ẩ ố ợ ớ ả ể ể ế ồ ơ (Ch ng t gi y), nh ng mi n ki m tra chi ti t hàng hóa. Sau khi vi c ki m traứ ừ ấ ư ễ ể ế ệ ể được ti n hành, n u không phát hi n thêm b t kỳ vi ph m nào, quá trìnhế ế ệ ấ ạ thông quan sẽ tương t nh Lu ng xanh. Và n u b phân lu ng đ , nhân viênư ư ồ ế ị ồ ỏ kinh doanh ph i h p v i c quan h i quan ti n hành ki m tra chi ti t h số ợ ớ ơ ả ế ể ế ồ ơ đ ng th i ki m tra chi ti t hàng hóa. Khi phát hi n v n đ phát sinh, báo l iồ ờ ể ế ệ ấ ề ạ cho công ty đ có bi n pháp x lý.ể ệ ử
B ng 3.3. S t khai phân lu ng m t hàng thép c a công ty năm 2016-2018ả ố ờ ồ ặ ủ
Năm Phân lu ngồ T khai ( t )ờ ờ 2016 2017 2018 Lu ng xanhồ 14 16 20 Lu ng vàngồ 5 5 4 Lu ng đồ ỏ 3 2 2
T ng c ngổ ộ 22 23 26
Ngu n. Phòng Kinh doanh XNK – Công ty TNHH Tu n Tùngồ ấ
B ng s li u trên t ng h p s lả ố ệ ổ ợ ố ượng t khai đờ ược phân vào các lu ng khiồ thông quan hàng hóa c a công ty. Ta có th th y s t khai tăng d n theo cácủ ể ấ ố ờ ầ năm m c dù không quá l n. S t khai h u h t đặ ớ ố ờ ầ ế ược phân vào lu ng xanh,ồ được thông quan ngay v i s lớ ố ượng c th là 14 t (2016), 16 (2017) và 20 tụ ể ờ ờ (2018). Tuy nhiên v n còn m t s lô hàng b phân vào lu ng vàng, c th là 5ẫ ộ ố ị ồ ụ ể (2016), 5 (2017), 4 t (2018) và b phân vào lu ng đ v i s lờ ị ồ ỏ ớ ố ượng ít và gi mả d n qua các năm, c th là 3 (2016), 2 (2017) và 2 t (2018). V i nh ng lôầ ụ ể ờ ớ ữ hàng b phân vào lu ng vàng và đ tuy s lị ồ ỏ ố ượng ít nh ng gây m t th i gian,ư ấ ờ phát sinh chi phí cho doanh nghi p vì ph i ti n hành ki m tra, ki m hóa th cệ ả ế ể ể ự t h s và hàng hóa. Nguyên nhân ch y u c a vi c này là do s thi u chínhế ồ ơ ủ ế ủ ệ ự ế xác trong vi c tính toán m c thu , khai sai mã hàng hóa, thi u các gi y t c nệ ứ ế ế ấ ờ ầ thi t,…ế
B ng 3.4. S l ng t khai truy n tr l i khi khai báo h i quan đi n t 2016-ả ố ượ ờ ề ả ạ ả ệ ử 2018
Năm 2016 2017 2018
S lố ượng 20 15 13
Ngu n. Phòng Kinh doanh XNK – Công ty TNHH Tu n Tùngồ ấ
Do v n còn thi u sót và nh m l n trong quá trình truy n t khai, sẫ ế ầ ẫ ề ờ ố lượng t khai b H i quan truy n tr l i khá nhi u. Nhìn vào b ng s li u, cóờ ị ả ề ả ạ ề ả ố ệ th th y s lể ấ ố ượng t khai b truy n tr l i t năm 2016-2018 gi m d n. Đ cờ ị ề ả ạ ừ ả ầ ặ bi t s chênh l ch gi a năm 2016 và năm 2018 cho th y s chuyên nghi pệ ự ệ ữ ấ ự ệ h n, n m ch c nghi p v h n c a nhân viên công ty. Năm 2016, công ty có sơ ắ ắ ệ ụ ơ ủ ự thay đ i v nhân s trong b ph n khai báo H i quan, s b sung c a nhânổ ề ự ộ ậ ả ự ổ ủ viên tr và ít kinh nghi m d n đ n nh ng l i sai khá nhi u trong công tác khaiẻ ệ ẫ ế ữ ỗ ề báo h i quan, c th là 20 t , nh ng qua 3 năm, s lả ụ ể ờ ư ố ượng t khai truy n trờ ề ả l i ít đi v i ch 10 t khai, cho th y nh ng nhân viên này đã nâng cao nghi pạ ớ ỉ ờ ấ ữ ệ v và d n chuyên nghi p h n.ụ ầ ệ ơ
3.3.2.3. Qu n tr nh n hàng và ki m tra hàng hóa:ả ị ậ ể
Bi u đ 3.2 T l các l i thể ồ ỷ ệ ỗ ường m c ph i trong nh n và ki m tra hàngắ ả ậ ể hóa
30.00%
24.00% 28.00%
18.00%
Tỷ lệ ( %) lỗi trong nhận và kiểm tra hàng hóa
Ch ng t sai b tr l iứ ừ ị ả ạ Hàng hóa không đ t tiêu ạ chu nẩ
Thi u gi y tế ấ ờ
Làm vi c mu n v i các ệ ộ ớ c quan t i c ngơ ạ ả
Ngu n. Công ty TNHH Tu n Tùng ( T t ng h p)ồ ấ ự ổ ợ
D a vào bi u đ , có th th y t l l i sai sót trong quá trình nh n hàngự ể ồ ể ấ ỷ ệ ỗ ậ và ki m tra hàng hóa không có s chênh l ch l n. C th , L i ch ng t b trể ự ệ ớ ụ ể ỗ ứ ừ ị ả l i chi m t l cao nh t v i 30%, l n lạ ế ỷ ệ ấ ớ ầ ượt gi m d n là l i thi u gi y t v iả ầ ỗ ế ấ ờ ớ 28%, l i hàng hóa không đ t tiêu chu n v i 24% và chi m t l nh nh t làỗ ạ ẩ ớ ế ỷ ệ ỏ ấ l i Làm vi c ch m tr v i các c quan ch c năng t i c ng nh n hàng v i 18%.ỗ ệ ậ ễ ớ ơ ứ ạ ả ậ ớ M c dù v y, t n su t x y ra l i là không nhi u.ặ ậ ầ ấ ả ỗ ề (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Ti n hành nh n hàng: ế ậ Sau khi hoàn thành đ y đ các th t c, công tyầ ủ ủ ụ ti n hành nh n hàng. Xác đ nh đúng th i gian, s lế ậ ị ờ ố ượng, ch t lấ ượng, bao bì, mã hi u hàng hóa so v i yêu c u c a h p đ ng đã th a thu n. Quá trình nh nệ ớ ầ ủ ợ ồ ỏ ậ ậ hàng thường g p ph i các l i nh : ch ng t sai, thi u ch ng t c n thi t, làmặ ả ỗ ư ứ ừ ế ứ ừ ầ ế vi c ch m tr v i các c quan ch c năng t iệ ậ ễ ớ ơ ứ ạ c ng,… mà nguyên nhân ch y uả ủ ế là do s quá t i v công vi c c a các nhân viên NK c a công ty, s lự ả ề ệ ủ ủ ố ượng h pợ đ ng, ch ng t nhi u d n đ n s nh m l n đ i v i các lô hàng khác nhau.ồ ứ ừ ề ẫ ế ự ầ ẫ ố ớ
- Ki m tra hàng hóa: ể Vì s n ph m mà công ty nh p kh u là m t hàngả ẩ ậ ẩ ặ thép, s lố ượng c a m i lô hàng thủ ỗ ường r t l n. Do đó, vi c ki m tra chi ti tấ ớ ệ ể ế t ng lô hàng, t ng s lừ ừ ố ượng hay thông s kỹ thu t là r t khó khăn. Vì v y, quáố ậ ấ ậ trình ki m tra hàng hóa c a công ty ch a th c s t t nh ng v n đang c g ngể ủ ư ự ự ố ư ẫ ố ắ hoàn thi n và h n ch th p nh t sai sót v hàng hóa.ệ ạ ế ấ ấ ề
3.3.2.4. Qu n tr thuê phả ị ương ti n v n t i chuy n hàng v kho:ệ ậ ả ể ề
Công ty không có s n phẵ ương ti n v n chuy n nên ch y u là thuê ngoàiệ ậ ể ủ ế t các hãng v n chuy n trong nừ ậ ể ước đ đ a hàng hóa v kho. Quá trình v nể ư ề ậ chuy n có đ t hi u qu t t hay không, ph n l n ph thu c vào lái xe chuyênể ạ ệ ả ố ầ ớ ụ ộ
ch v n t i mà công ty thuê ngoài. Vi c lái xe vi ph m lu t giao thông nh láiở ậ ả ệ ạ ậ ư xe quá t c đ , vố ộ ượt quá tr ng t i,… d n đ n b c quan ch c năng x ph t,ọ ả ẫ ế ị ơ ứ ử ạ gây ra s ch m tr , kéo dài th i gian giao nh n hàng c a công ty. Do đó, côngự ậ ễ ờ ậ ủ ty luôn c g ng gi liên l c, theo dõi, giám sát quá trình di chuy n c a các xeố ắ ữ ạ ể ủ ch hàng; ch t chẽ và minh b ch trong h p đ ng v n t i đ xác đ nh rõ tráchở ặ ạ ợ ồ ậ ả ể ị nhi m gi a các bên khi có t n th t x y ra.ệ ữ ổ ấ ả