3.2.1 Đẩy mạnh công tác xây dựng và ban hành thêm một số TCH mới và soát xét có định kỳ các TCH về các khâu công tác khác nhau.
Để làm được việc này một cách nhanh chóng, Ban kỹ thuật tiêu chuẩn TCVN/TC 46 kết hợp với các thư viện và cơ quan thông tin đầu ngành cần tham khảo thêm một số tiêu chuẩn của nước ngoài hoặc tiêu chuẩn quốc tế hiện hành về công tác xử lý tài liệu. Trên thực tế, có thể lựa chọn các tiêu chuẩn quốc tế và tiêu chuẩn phù hợp của nước ngoài để dịch sang tiếng Việt.
Cần phải chú trọng đến việc soát xét lại các tiêu chuẩn đã được ban hành từ quá lâu, đặc biệt là TCVN 5698. Thực tiễn công tác mô tả thư mục tài liệu đã có nhiều biến đổi. Kể từ năm 1989 đến nay, gần 20 năm trôi qua và việc xem xét lại là cần thiết. Trên cơ sở soát xét các tiêu chuẩn này, cần bổ sung và cập nhật đến tiêu chuẩn thực sự có ý nghĩa là tiêu chuẩn cho các thư viện hiện nay áp dụng.
Để giải quyết được những vấn đề trên, Ban kỹ thuật tiêu chuẩn TCVN/TC 46 cần phối hợp với các cơ quan chủ chốt như: Thư viện Quốc gia Việt Nam,
Cục Thông tin Khoa học và Công nghệ Quốc gia, Viện Thông tin Khoa học Xã hội để xây dựng được một chương trình tổng thể cho công tác tiêu chuẩn hoá trong lĩnh vực thư viện - thông tin, đặt ra các kế hoạch cụ thể cho việc biên soạn và triển khai các TCVN trong lĩnh vực hoạt động này.
3.2.2 Áp dụng các tiêu chuẩn quốc tế về
Nhằm rút ngắn thời gian trong việc xây dựng các tiêu chuẩn về xử lý tài liệu, các thư viện Việt Nam có thể mạnh dạn áp dụng các tiêu chuẩn quốc tế. Để làm được điều đó có thể áp dụng một số biện pháp cụ thể sau: Thực hiện nghiên cứu và lựa chọn các tiêu chuẩn quốc tế liên quan đến hoạt động thư viện - thông tin phù hợp với Việt Nam; Xây dựng các TCVN trên cơ sở dịch nguyên văn hoặc dịch và hiệu chỉnh các tiêu chuẩn này cho thích hợp với điều kiện, hoàn cảnh của Việt Nam; Phổ biến các tiêu chuẩn này trong các thư viện và cơ quan thông tin ở Việt Nam.
3.2.3. Tăng cường công tác phổ biến, giới thiệu và hướng dẫn sử dụng các tiêu chuẩn đã được ban hành
Để các tiêu chuẩn thực sự được triển khai trong thực tế, các cơ quan chức năng cần đẩy mạnh hoạt động phổ biến tuyên truyền tiêu chuẩn này. Cần chú trọng việc nâng cao nhận thức cho các thư viện và cá nhân người cán bộ thư viện về vai trò của việc chuẩn hoá nói chung và việc áp dụng các tiêu chuẩn cụ thể nói riêng. Các cơ quan quản lý ngành cần thiết lập các quy định và văn bản hướng dẫn để việc triển khai áp dụng các TCVN trong công tác thư viện nói chung và công tác xử lý tài liệu nói riêng được tiến hành đồng bộ và thống nhất. Ngoài hình thức tập huấn đối với từng tiêu chuẩn cụ thể, nên đưa nội dung công tác hoạt động tiêu chuẩn vào một số cuộc hội nghị hội thảo hoặc qua các bài viết trên các báo, tạp chí của ngành.
3.2.4. Xây dựng và phát triển được một đội ngũ cán bộ nghiệp vụ có trình độ và tay nghề cao
Với mục đích triển khai một cách kịp thời và có hiệu quả các tiêu chuẩn đã được ban hành, cần có những người có khả năng làm việc một cách chuyên nghiệp. Bên cạnh đó, cũng cần đặt ra các chính sách khuyến khích, động viên và lôi cuốn các cán bộ thực thi áp dụng các chuẩn nghiệp vụ trong xử lý tài liệu.
Kết luận: Tiêu chuẩn là công cụ quan trọng của chuẩn hóa. Đã đến lúc phải xem xét tiêu chuẩn hóa như là một yếu tố quan trọng giúp cho các thư viện có thể hội nhập, chia sẻ và phát triển nguồn lực phục vụ cho việc khai thác và sử dụng thông tin đạt hiệu quả cao hơn. Để thực hiện được việc chuẩn hóa trong xử lý tài liệu, trước hết cần phải bắt tay vào việc xây dựng, hoàn thiện hệ thống các TCVN về công tác xử lý tài liệu, xử lý thông tin.
3.2.5. Phương hướng hoạt động tiêu chuẩn hóa công tác Văn thư – Lưu trữ trong thời gian tới
Tiêu chuẩn hóa trong công tác Văn thư - Lưu trữ trong thời gian qua đã đạt được kết quả nhất định và có phạm vi áp dụng rộng rãi trong công tác văn thư, lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức. Trong thời gian tới, để nâng cao hoạt động tiêu chuẩn hóa về văn thư, lưu trữ cần thực hiện một số giải pháp:
– Xây dựng định hướng chiến lược về hoạt động tiêu chuẩn hóa Văn thư - Lưu trữ và có lộ trình thực hiện, nhân lực, kinh phí phù hợp. Trong đó, thực hiện tiêu chuẩn hóa đối với các loại hình tài liệu lưu trữ khoa học kỹ thuật, phim, ảnh, ghi âm, tài liệu điện tử; tiêu chuẩn về thuật ngữ trong công tác văn thư, lưu trữ.
– Đầu tư kinh phí, xây dựng cơ sở vật chất, phòng thí nghiệm cho công tác nghiên cứu, xây dựng tiêu chuẩn, cần dành một khoản kinh phí thường xuyên cho việc tiêu chuẩn hóa và đưa việc tiêu chuẩn hóa là nhiệm vụ thường xuyên trong hoạt động của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước.
– Định kỳ tổ chức soát xét, chỉnh sửa các tiêu chuẩn đã ban hành cho phù hợp với thực tiễn và điều kiện phát triển khoa học công nghệ mới.
– Tổ chức các lớp tập huấn nhằm triển khai, giới thiệu, hướng dẫn sử dụng các tiêu chuẩn đã ban hành đối với các Trung tâm Lưu trữ quốc gia, Lưu trữ các bộ, ngành, cơ quan Trung ương và Lưu trữ các địa phương.
Tóm lại: việc áp dụng tiêu chuẩn hóa trong công tác Văn thư – Lưu trữ là
một tất yếu nhất là trong giai đoạn cải cách nền hành chính nhà nước hiện nay. Để việc áp dụng tiêu chuẩn này thành công trong công tác Văn thư - Lưu trữ đòi hỏi phải có một tư duy mới, một sự quyết tâm và nỗ lực của toàn thể cán bộ, công chức, viên chức có liên quan mà trước hết là sự quan tâm và cam kết của lãnh đạo và sự nỗ lực cố gắng của mọi cán bộ, công chức, viên chức.
KẾT LUẬN:
Chúng ta được chứng kiến sự chuyển mình vĩ đại của cuộc cách mạng khoa học công nghệ trong mọi lĩnh vực của đời sống xã hội. Công nghệ thông tin cùng với công nghệ sinh học, công nghệ năng lượng, công nghệ vũ trụ và công nghệ đại dương được coi là con tàu vĩ đại chở nền văn minh công nghiệp sang thế kỷ 21, trong đó công nghệ thông tin được coi là người điều khiển. sự phát triển của xa lộ thông tin đã thu hẹp khoảng cách giữa các quốc gia, giữa các
vùng và đơn vị tổ chức với nhau để có được lợi ích tốt nhất cho mình. Thành công hay thất bại của nột đơn vị ngày càng tùy thuộc rất lớn vào khả năng chiếm lĩnh được lợi thế thông tin, và khả năng sử dụng những thông tin đó cho hoạt động của mình. Vì vậy các đơn vị, tổ chức đã và đang ngày càng nâng cao công tác Văn thư - Lưu trữ trợ giúp đắc lực cho việc tìm kiếm,bảo quản và sừ dụng nguồn lực thông tin cho toàn bộ hoạt động của mình.
Qua đó để chúng ta thấy rằng, Văn thư - Lưu trữ là một bộ phận không thể thiếu trong hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức và đó là công việc của cả tập thể chứ không riêng một cá nhân nào. Để đưa công tác này đi vào nề nếp và đạt được những bước tiến dài trước hết cần ý thức rằng việc áp dụng tiêu chuẩn hóa vào công tác Văn thư - Lưu trữ là một sự nỗ lực của cơ quan nhà nước trong cải cách nền hành chính nhà nước. Nó đòi hỏi một tư duy mới, một sự quyết tâm và nỗ lực của toàn thể đơn vị, trước hết là sự quan tâm và cam kết của lãnh đạo, bởi lẽ cam kết của lãnh đạo đối với việc thực hiện chính sách chất lượng và việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng là điều kiện tiên quyết đối với sự thành công trong việc áp dụng và duy trì tiêu chuẩn hóa trong công tác Văn thư - Lưu trữ. Đồng thời, yếu tố con người cũng vô cùng quan trọng, trình độ hiểu biết của mọi thành viên trong cơ quan nhà nước về tiêu chuẩn hóa và sự tham gia tích cực của họ vào việc áp dụng tiêu chuẩn hóa giữ vai trò quyết định.
Áp dụng tiêu chuẩn hóa vào công tác Văn thư - Lưu trữ sẽ góp phần giúp cho cơ quan nhà nước đạt được những mục tiêu chất lượng, phát huy những thuận lợi và giảm thiểu những hạn chế, rủi ro trong quá trình hoạt động. Việc xây dựng và áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn hóa gắn với
việc xây dựng, thực hiện các quy trình làm việc khoa học, hiệu quả, xác định rõ trách nhiệm của từng cá nhân, đơn vị trong quá trình thực thi công việc nhằm đảm bảo chất lượng và hiệu quả của công tác Văn thư - Lưu trữ, góp phần vào việc nâng cao hiệu lực và hiệu quả công tác quản lý nhà nước của cơ quan, tổ chức nhà nước là một hoạt động có ý nghĩa thiết thực trong cải cách nền hành chính nhà nước hiện nay.