Công ty TNHH Thương Mại và Dịch Vụ Tổng Hợp Tân Hưng Hà là công ty thương mại kinh doanh ở các địa điểm khác nhau nên bộ máy kế toán được tổ chức theo mô hình tập trung. Phòng kế toán ở văn phòng chịu trách nhiệm hạch toán về tiêu thụ, xác định kết quả kinh doanh,...
Phòng kế toán ở văn phòng Công ty TNHH Thương Mại và Dịch VụTổng Hợp Tân Hưng Hà có 6 người được phân công chuyên trách hoặc kiêm nhiệm các phần bao gồm: kế toán công nợ, kế toán thuế, kế toán thanh toán, kế toán tài sản cố định, kế toán vật tư, kế toán tiền lương, kế toán tiêu thụ, thủ quỹ.
Sơ đồ 3.2: Sơ đồ bộ máy tổ chức phòng kế toán
(Nguồn: Phòng tổ chức kế toán)
Trong đó cụ thể chức năng nhiệm vụ phòng ban như sau:
* Kế toán trưởng Chịu trách nhiệm : Kế toán trưởng Kế toán tổng hợp - Kế toán tiền lương Kế toán công nợ Kế toán kho Kế toán TSCĐ Kế toán về thuế Kế toán tiêu thụ Thủ quỹ
Tổ chức điều hành, quản lý nhân sự Phòng kế toán để thực hiện công tác kế toán thống kê đúng qui định của Luật kế toán và Điều lệ Công ty.
Xây dựng và duy trì nguyên tắc kiểm tra liên hoàn (Khâu sau kiểm tra khâu trước) để công tác nghiệp vụ được hoàn thành một cách chính xác, kịp thời và hiệu quả.
Kế toán trưởng là người phụ trách chung toàn bộ công tác tài chính kế toán của Công ty, có nhiệm vụ theo dõi, giám sát công việc của các kế toán viên, tổ chức bộ máy kế toán phù hợp với hoạt động của công ty, đồng thời tham mưu cho Giám đốc về tình hình tài chính, kinh doanh của công ty.
- Lập đủ và gửi đúng hạn các báo cáo tài chính và quyết toán của đơn vị theo chế độ quy định trong niên độ báo cáo kế toán. Tổ chức kiểm tra, xét duyệt các báo cáo tài chính, thống kê, báo cáo quyết toán của đơn vị phụ thuộc gửi đến, trên cơ sởđó tổng hợp thành báo cáo chung của đơn vị.
* Kế toán tổng hợp - Kế toán tiền lương
Kế toán tổng hợp là người theo dõi tổng hợp tình hình sử dụng tài chính của công ty. Thu thập tất cả các số liệu kế toán, hạch toán vào sổ tông họp, tập hợp và lập các báo cáo cho cấp trên theo đúng quy định hiện hành.
Đồng thời, kế toán tổng hợp kiêm luôn kế toán tiền lương nên có trách nhiệm hạch toán, giải quyết các vấn đề về trợ cấp bảo hiểm xã hội cho công nhân viên, người lao động dựa trên bảng chấm công, bảng thanh toán lương cảu phòng hành chính nhân sự.
* Kế toán công nợ
Kế toán công nợ nắm rõ tình hình công nợ của công ty một cách chính xác nhất, theo dõi và phản ánh kịp thời các khoản thu chi của từng đối tượng phát sinh. Căn cứ vào các hợp đồng kinh tế, các chứng từ và các cam kết
thanh toán....để kế toán phản ánh kịp thời các khoản phải thu, phải trả trong kỳ.
Kiểm tra đối chiếu đối chiếu theo định kỳ hoặc cuối mỗi niên độ từng khoản phải thu phải trả phát sinh, đã thu, đã trả, số còn phải thu phải trả.Đặc biệt là các đối tượng có giao dịch thường xuyên, các đối tượng có công nợ lớn. Kế toán công nợ phải đối chiếu thường xuyên để tránh sự nhầm lẫn, để kịp thời phát hiện và sửa chữa sai sót.
*Kế toán thuế:
Thực hiện kê khai các nghĩa vụ thuếđối với cơ quan nhà nước.
Lập các báo cáo thực hiện với cơ quan thuế và các đơn vị chức năng như báo cáo tháng: Tờ khai thuế GTGT, Tờ khai thuế TNCN, Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn, Báo cáo tình hình sử dụng ấn chỉ...Báo cáo quyết toán thuế TNDN năm, Báo cáo tài chính...
Giao dịch với cơ quan thuế
* Kế toán tiêu thụ
Phản ánh tình hình thu mua, vận chuyển bảo quản và dự trữ hàng hoá, tình hình nhập xuất vật tư hàng hoá cuả công ty. Ghi nhận và phản ánh doanh thu phát sinh trong kỳ, xác định giá vốn hàng bán và xác định các chi phí liên quan đến hoạt động bán hàng.
* Kế toán kho
Phản ánh tình hình biến động kho hàng hóa của công ty.
Ghi chép phản ánh đầy đủ kịp thời số hiện có và tình hình luân chuyển của hàng hóa về giá cả và hiện vật. Tính toán đúng trị giá vốn thực tế của hàng hóa nhập kho, xuất kho nhằm cung cấp thông tin kịp thời chính xác phục vụ cho yêu cầu lập Báo cáo tài chính và quản lý công ty.
Quản lý các khoản thanh toán bằng tiền mặt và tiền gửi ngân hàng của doanh nghiệp.
Ghi chép, phản ánh chính xác, đầy đủ, kịp thời số hiện có và tình hình tăng giảm TSCĐ của công ty trên mặt số lượng, chất lượng, giá trị đồng thời kiểm soát chặt chẽ việc bảo quản, bảo dưỡng và sử dụng TSCĐở các bộ phận khác nhau nhằm nâng cao hiệu suất sử dụng TSCĐ.
* Thủ quỹ
Theo dõi, quản lý tình hình hiện có và biến động của quỹ tiền mặt theo doi các phiếu thu, phiếu chi một cách chính xác và trung thực để chuyển tới cho kế toán trưởng làm những phần hành của kế toán liên quan.
* Chính sách kế toán áp dụng tại Công ty:
a/ Chế độ kế toán áp dụng:
Chếđộ kế toán đang áp dụng : Thông tư số 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 của Bộ Tài Chính
- Nguyên tắc ghi nhận hàng tồn kho : Giá gốc
- Phương pháp kế toán hàng tồn kho : Kê khai thường xuyên
- Phương pháp khấu hao : Khấu hao theo phương pháp đường thẳng - Hình thức sổ kế toán áp dụng : Sổ nhật ký chung
b/ Hình thức kế toán:
Hình thức kế toán được áp dụng là hình thức kế toán trên máy vi tính và ghi sổ Nhật ký chung được thực hiện trên phần mềm kế toán FAST. Đây là hình thức sổ kế toán phù hợp với đặc điểm, quy mô của công ty, phù hợp với yêu cầu quản lý và thuận tiện cho việc thực hiện công tác kế toán bằng phần mềm, ứng dụng công nghệ tin học vào quản lý. Sau khi tập hợp các chứng từ kế toán, kế toán viên sẽ nhập dữ liệu vào máy tính để máy tính xử lý dữ liệu.Vì ưu điểm của máy vi tính là tính toán nhanh chóng và chính xác nên hiếm khi xảy ra sai sót.
Toàn bộ công tác kế toán tại Công ty TNHH Thương Mại và Dịch Vụ Tổng HợpTổng Hợp Tân Hưng Hà hiện nay được thực hiện trên máy vi tính theo một chương trình phần mềm đã được thiết kế sẵn theo nguyên tắc của hình thức kế toán Nhật ký chung - sử dụng phần mềm kế toán FAST. Hình thức kế toán “Nhật ký chung” đơn giản, dễ ghi chép, phù hợp pháp luật kế toán và thực trạng hoạt động của Công ty Tân Hưng Hà.
Sơ đồ 3.3 : Trình tự ghi sổ áp dụng phần mềm kế toán FAST.
Ghi chú:
Nhập số liệu hàng ngày
In sổ, báo cáo cuối tháng, cuối năm Đối chiếu, kiểm tra
Quy trình hạch toán:
Hàng ngày, kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi sổ, xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để nhập dữ liệu vào máy vi tính theo các bảng, biểu được thiết kế sẵn trên phần mềm kế toán. Theo quy trình của phần mềm kế toán, các thông tin được tựđộng nhập vào sổ kế toán tổng hợp (Sổ Cái hoặc Nhật ký- sổ Cái...) và các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan
Chứng từ kế toán Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại - Sổ kế toán - Sổ tổng hợp
- Báo cáo tài chính - Báo cáo kế toán
quản trị Phần mềm kế
Cuối tháng (hoặc bất kỳ vào thời điểm cần thiết nào), kế toán thực hiện các thao tác khoá sổ (cộng sổ) và lập báo cáo tài chính. Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp với số liệu chi tiết được thực hiện tựđộng và luôn đảm bảo chính xác, trung thực theo thông tin đã được nhập trong kỳ. Người làm kế toán có thể kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa sổ kế toán với báo cáo tài chính sau khi đã in ra giấy. Thực hiện các thao tác để in báo cáo tài chính theo quy định.
Cuối tháng, cuối năm sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết được in ra giấy, đóng thành quyển và thực hiện các thủ tục pháp lý theo quy định.
3.2 Thực trạng kế toán thuế thu nhập doanh nghiệp tại Công ty TNHH Thương Mại Và Dịch Vụ Tổng Hợp Tân Hưng Hà.
