c. Việc hạch toán phải chân thự Do vậy việc tính giá thực tế vật liệu xuất dùng là một công việc không thể thiếu được của kế toán vật liệu Công ty chỉ
2.3.3.3. Tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu ở công ty:
Hình thức kế toán vật liệu mà hiện nay công ty đang áp dụng là: Chứng từ ghi sổ. Tập hợp các chứng từ ghi ở sổ, được xây dựng trên nguyên tắc kết hợp chặt chẽ kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết. Bảo đảm các mặt được tiến hành song song và việc sử dụng, kiểm tra số liệu được thường xuyên. Nhờ vậy tạo điều kiện cung cấp kịp thời những thông tin cần thiết cho việc quản lý đảm bảo số liệu chính xác, hơn nữa từ đó tạo ra một lối làm việc mới có tính chất ràng
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Nguyễn Đức Toàn
Trường ĐH Kinh tế Quốc dân 39
buộc lẫn nhau. Đảm bảo tiến độ công việc dồn đều ở tất cả các khâu và trong các phần hành chính kế toán. Cụ thể là khi vật liệu mua về đến kho của xí nghiệp trình tự của kế toán tiến hành như sau:
a.Thủ tục nhập kho:
Theo chế độ quy định, tất cả các loại vật liệu công ty mua về đều phải làm thủ tục nhập kho. Việc thu mua cung cấp vật liệu cho sản xuất của công ty do phòng kế toán đảm nhận. Khi vật tư về đến công ty, người đi mua vật tư mang
hoá đơn kiêm phiếu xuất kho của người bán. Trong đó đã ghi các chỉ tiêu như:
tên và quy cách vật tư, số lượng xuất bán, hình thức thanh toán... .đến phòng kế toán của công ty.
Phòng kế toán xem xét hoá đơn nếu nội dung ghi trong hoá đơn phù hợp với hợp đồng đã ký thì đồng ý cho nhập kho.
Cụ thể: Trong tháng 3-2006 Công ty mua đường của nhà máy Văn Điển; Hoá đơn thuế giá trị gia tăng của người bán như sau
HOÁ ĐƠN GTGT Mẫu số 01GKT-3ll Ngày 05 tháng 3 năm 2006
Liên 2 ( giao khách hàng ) Số : 014830 Đơn vị bán : Công ty đường Văn Điển
Địa chỉ: Thường tín - Hà Tây
Tài khoản số: 421.101.000.200 tại Ngân hàng nông nghiệp Hà Tây Mã số thuế: 54002010000
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Nguyễn Đức Toàn
Trường ĐH Kinh tế Quốc dân 40
Địa chỉ: Công ty cổ phần bia Hoà Bình- Tổ 3- Phường Thái bình- TXHB Tài khoản số: 421.101.000.200 tại ngân hàng nông nghiệp Hoà Bình Hình thức thanh toán: Tiền mặt. Mã số thuế: 540010102020
TT Tên quy cách sản phẩm hàng
Đơn vị tính
Số lượng Đơn giá Thành tiền
A B
1 Đường Kg 400 5.900 2.360.000
Cộng 2.360.000
Số tiền bằng chữ: (Hai triệu, ba trăm sáu mươi nghìn đồng chẵn).
Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị * Sau khi đã kiểm tra tính hợp lý của chứng từ, kế toán căn cứ vào Hoá đơn GTGT để viết phiếu nhập kho.
PHIẾU NHẬP KHO: Số 12/1
Ngày 05 tháng 03 năm 2006
Tên người nhập : Nguyễn Anh Dũng Nhập kho: Hoá đơn số 014830
Nhập kho: Đường.
ST T
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Nguyễn Đức Toàn
Trường ĐH Kinh tế Quốc dân 41
1 B Xin nhập Thực nhập
01 Đường Kg 400 400 5.900 2.360.000
400 400 5.900 2.360.000
Cộng thành tiền (viết bằng chữ): ( Hai triệu, ba trăm sáu mươi nghìn đồng chẵn)
Người mua Thủ kho Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị
Để nhập kho thì thủ kho phải xem xét cụ thể: nếu số vật tư mua về đúng
chủng loại, số lượng... đã ghi trong phiếu nhập kho và đã kiểm nghiệm thì thủ kho tiến hành cho nhập kho và ký xác nhận số lượng thực nhập vào phiếu nhập kho và ghi số liệu vào sổ theo dõi nhập, xuất nguyên vật liệu.
Trước khi nhập kho số nguyên vật liệu mua về phải được kiểm nghiệm. Ban kiểm tra gồm: một đại diện kế toán, một đại diện ghi tài khoản và thủ kho sẽ tiến hành kiểm tra về số lượng và chất lượng của từng loại nguyên vật liệu và lập biên bản kiểm nghiệm đối với nguyên vật liệu không đạt tiêu chuẩn. Số vật liệu này không cho nhập kho và chờ ý kiến cấp trên giải quyết.
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Nguyễn Đức Toàn
Trường ĐH Kinh tế Quốc dân 42
+ Một liên lưu
+ Một liên giao cho kế toán theo dõi công nợ để làm cơ sở thanh toán cho người bán.
+ Một liên kế toán kho hàng ( nguyên vật liệu ) giữ.
b.Thủ tục xuất kho:
Toàn bộ nguyên vật liệu xí nghiệp giao cho tổ sản xuất quản lý. Hàng ngày tuỳ thuộc vào nhu cầu sản xuất mà thủ kho tiến hành xuất kho vật liệu theo từng ca, từng lô hàng. Việc xuất kho này có ghi chép trong sổ giao ca. Đến cuối ngày thủ kho tổng hợp lại số xuất và ghi vào sổ theo dõi nguyên vật liệu. Đến cuối tháng thủ kho kết hợp với tổ trưởng sản xuất tiến hành kiểm kê lại số vật liệu còn lại, đối chiếu với sổ theo dõi nhập, xuất nguyên vật liệu để thống nhất về số liệu. Tiếp đó, căn cứ vào số tồn kho đầu tháng, số nhập kho trong tháng (tổng hợp từ các phiếu nhập kho) số tồn kho cuối tháng và số sử dụng trong tháng, thủ kho sẽ lập báo cáo xuất nhập, tồn vật tư chuyển tới cho kế toán vật liệu để tiến hành hạch toán.
* Kế toán chi tiết nguyên vật liệu:
Tại công ty kế toán chi tiết nguyên vật liệu được tiến hành như sau: - Tại kho:
Thủ kho không sử dụng thẻ kho để ghi chép mà dùng sổ “sổ theo dõi nhập xuất nguyên vật liệu” để phản ánh tình hình nhập - xuất - Tồn kho của từng thứ nguyên vật liệu theo chỉ tiêu số lượng.
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Nguyễn Đức Toàn
Trường ĐH Kinh tế Quốc dân 43
Việc ghi chép căn cứ vào các phiếu nhập kho và sổ giao ca (số tổng cộng số lượng vật liệu xuất dùng theo từng thứ, cuối ngày tính ra số tồn kho). Sau khi ghi chép xong được chuyển cho kế toán vật liệu.
- Tại phòng kế toán:
Kế toán vật liệu sử dụng “sổ chi tiết nguyên vật liệu” trong đó ghi chi tiết cho từng thứ vật liệu. Việc ghi sổ được tiến hành khi kế toán vật liệu nhận được “báo cáo xuất, nhập, tồn kho vật tư” và “phiếu nhập kho” của thủ kho gửi lên.
- Kết cấu sổ chi tiết nguyên vật liệu: Cách ghi chép:
+ Cột tồn kho đầu kỳ: lấy ở cột tồn kho cuối kỳ trên sổ chi tiết “nguyên vật liệu” tháng trước chuyển sang.
+ Cột trong kỳ: Số lượng nhập tổng hợp từ các phiếu nhập kho mà kế toán nhận đưược từ thủ kho sau đó đối chiếu với các cột nhập “tổng số” trong báo cáo “Nhập, xuất, tồn số liệu khớp đúng được ghi vào”
+ Cột xuất trong kỳ:
Số lượng lấy ở phần “xuất trong kỳ” “tổng số” trong báo cáo “nhập, xuất, tồn nguyên liệu” chuyển sang.
Cột giá trị: được tính theo phương pháp nhập trước - xuất trước. + Cột cuối kỳ: được xác định trên cơ sở
Số lượng tồn cuối kỳ = Số lượng tồn đầu kỳ + Số lượng nhập trong kỳ - Số lượng xuất trong
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Nguyễn Đức Toàn
Trường ĐH Kinh tế Quốc dân 44
kỳ Giá trị vật liệu tồn cuối kỳ = Giá trị tồn đầu kỳ + Giá trị nhập trong kỳ - Giá trị trong kỳ
Mẫu sổ chi tiết nguyên vật liệu
Sơ đồ kế toán chi tiết nguyên vật liệu Công ty cổ phần bia Hoà Bình
Ghi chú: ----> Ghi hàng ngày ===> Ghi cuối tháng <==> Đối chiếu
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Nguyễn Đức Toàn
Trường ĐH Kinh tế Quốc dân 45