Sau khi tập hợp hết chi phí tại 154, giá thành của công trình chỉ đợc tính ra khi đợc kết chuyển sang tài khoản 632, tơng ứng với việc công ty ghi nhận doanh thu và nợ phải thu hoặc đã thu đợc tiền từ khách hàng.
Theo chuẩn mực kế toán, doanh thu đợc ghi nhận khi thoả mãn 4 điều kiện, đó là
- Doanh thu đợc xác định tơng đối chắc chắn;
- Xác định đợc phần công việc đã hoàn thành voà ngày lập Bảng Cân đối kế toán;
- Xác định đợc chi phí phát sinh cho giao dịch và chi phí để hoàn thành giao dịch cung cấp dịch vụ đó.
Nh vậy, nói chung đối với công ty, doanh thu có thể đã đợc ghi nhận khi bên B đồng ý quyết toán, chấp nhận công trình. Tuy nhiên, Công ty t vấn Thiết kế đờng bộ, do làm việc trong lĩnh vực xây dựng cơ bản, với những biến động hầu nh không thể dự đoán nên, để chủ động trong chính sách tài chính của mình, đã sử dụng tiêu thức thanh toán để ghi nhận doanh thu.
Có nghĩa là, khi bên B duyệt quyết toán và chấp nhận thanh toán, công ty vẫn cha ghi nhận doanh thu và vẫn để chi phí tập hợp đợc trên tài khoản 154. Chỉ khi thu đợc tiền, nghĩa là chắc chắn thu đợc lợi ích kinh tế từ công trình, công ty mới thực hiện bút toán xác định doanh thu.
Một nhiệm vụ nữa của kế toán phần hành này là tập hợp chi phí bán hàng (TK 641) và chi phí quản lý doanh nghiệp (TK 642). Tuy nhiên, công ty có ít chi phí liên quan tới việc bán hàng nên kế toán chỉ mở tài khảon 642 mà thôi.
Nói chung, việc tập hợp chi phí vào 642 cũng không quá phức tạp: Nợ TK 642
Có TK 111, 112 Chi phí bằng tiền
Có TK 152 Chi phí nguyên vật liệu (văn phòng phẩm) Có TK 153 Chi phí công cụ, dụng cụ (máy tính, thiết bị VP)
Có TK 214 Chi phí khấu hao nhà cửa, máy điều hòa .…
Có TK 334 Tiền lơng nhân viên khối quản lý
Tuy hạch toán đơn giản nhng tài khoản 642 tập hợp một khối lợng chi phí lớn, bản chất đa dạng và phức tạp nên đòi hỏi sự quản lý chặt chẽ, tránh tình trạng lãng phí, sai sót. Ví dụ năm 2004, doanh thu của công ty hơn 21 tỷ, tăng 19% so với năm 2003 nhng chi phí quản lý doanh nghiệp lại tăng hơn 100% (từ 2 tỷ lên 4 tỷ). Nguyên nhân là do doanh thu tăng lớn, yêu cầu mức độ quản lý
cao và do công ty thay đổi một số cách phân bổ.
Một cách đơn giản, công việc của phần hành kế toán này chỉ là: Nh vậy, ở phần hành này, kế toán mở các sổ
Sổ chi tiết tài khoản 642 dùng chung cho các doanh nghiệp, chi tiết theo từng khoản mục:
o Chi phí nhân viên quản lý: theo dõi lơng nhân viên khối quản lý
o Chi phí vật liệu quản lý
o Chi phí đồ dùng văn phòng
o Chi phí khấu hao TSCĐ
o Thuế, phí và lệ phí
o Chi phí dự phòng
o Chi phí dịch vụ mua ngoài
o Chi phí bằng tiền khác
Sổ chi tiết tài khoản 511, mở tại thời điểm có khách hàng thực hiện quyết toán, nghiệm thu công trình, theo dõi chung cho toàn doanh nghiệp.
Sổ chi tiết tài khoản 911, mở cuối năm.
Ngoài ra, nếu trong năm phát sinh nghiệp vụ, kế toán có thể mở thêm các sổ 711 và 811.