2.1. Khái quát về công ty TNHH TM Hải Phương.
2.1.1. Giới thiệu khái quát về công ty.
- Công ty TNHH Thương Mại Hải Phương được thành lập theo GPKD số 071256 do sở Kế hoạch và Đầu tư TP Hà Nội cấp lần đầu ngày 20/04/1999, đăng ký thay đổi lần thứ 5 ngày 26/12/2007.
Tên công ty tiếng việt : Công ty TNHH Thương Mại Hải Phương
Tên công ty tiếng anh : HAI PHUONG TRADING COMPANY LIMITED Tên công ty viết tắt : HAI PHUONG CO.,LTD
Trụ sở chính: Số 40 Hoàng Ngọc Phách, Phường Láng Hạ, Quận Đống Đa, Hà Nội Giám Đốc: Bùi Doãn Triệu
Điện thoại: (04) 37764812 Fax: (04) 37764813
Email: hpgroup.kd@gmail.com
- Công ty TNHH TM Hải Phương hoạt động phân phối, bán lẻ hàng tiêu dùng thiết yếu mỹ phẩm và dược mỹ phẩm hơn 10 năm trên thị trường. Doanh thu đạt hàng chục tỷ đồng/năm.
2.1.2. Chức năng và nhiệm vụ của công ty.
- Chức năng của công ty:
+ Tổ chức kinh doanh chủ yếu là phân phối, bán lẻ hàng tiêu dùng thiết yếu mỹ phẩm và dược mỹ phẩm.
+ Thực hiện theo đúng quy định của Bộ, Ngành về việc ký kết các hợp đồng lao động. + Chịu sự quản lý hành chính, an ninh của ủy ban nhân dân các cấp nơi đặt trụ sở của công ty.
- Nhiệm vụ của công ty:
+ Xây dựng và thực hiện tốt kế hoạch kinh doanh của công ty. + Làm tốt nghĩa vụ với nhà nước, nộp thuế thu nhập doanh nghiệp. + Mở rộng quan hệ thị trường đồng thời tìm kiếm thị trường mới.
+ Thực hiện tốt chính sách cán bộ, tiền lương, làm tốt công tác quản lý lao động, đảm bảo công bằng trong thu nhập, bồi dưỡng để không ngừng nâng cao nghiệp vụ, tay nghề cho cán bộ nhân viên của công ty.
Sơ đồ 2.1. Cơ cấu tổ chức của công ty TNHH Hải Phương
- Giám đốc là ông Bùi Doãn Triệu có nhiệm vụ tổ chức điều hành và quản lý mọi hoạt động của công ty, dưới giám đốc là các phòng ban, chức năng của các phòng ban như sau:
• Phòng phân phối: tổ chức quản lý sản lượng hàng hóa, tồn kho, chịu trách nhiệm về nguồn nhân viên trong quá trình phân phối, vận chuyển.
• Phòng kinh doanh: tham mưu cho Giám đốc về phương án phát triển kinh doanh, phân phối sản phẩm và tổ chức bán hàng, đảm bảo thực hiện mục tiêu, chiến lược kinh doanh công ty.
• Phòng tài chính kế toán: tổ chức công tác hạch toán, quản lý tài sản, tiền vốn, xây dựng và quản lý thực hiện kế hoạch của công ty.
• Phòng hành chính nhân sự: tham mưu giúp việc cho Giám đốc công ty trong việc tổ chức thực hiện công tác tuyển dụng, tổ chức cán bộ, đào tạo, lao động tiền lương. Thực hiện tuyển nhân viên và đào tạo nhân viên mới.
2.1.4. Lĩnh vực và ngành nghề kinh doanh của công ty.
- Công ty TNHH TM Hải Phương là doanh nghiệp chuyên phân phối, bán lẻ hàng tiêu dùng thiết yếu mỹ phẩm và dược mỹ phẩm,chủ yếu là mỹ phẩm cuả Hàn Quốc và của Pháp và hàng tiêu dùng như : bàn là, lò vi sóng , bàn chải đánh răng…
2.1.5. Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty qua 3 năm (2012-2014).
Bảng 2.1: Kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty TNHH TM Hải Phương giai đoạn 2012 – 2014
Đơn vị: triệu đồng
Chỉ tiêu Năm 2012 Năm 2013 Năm 2014
So sánh năm 2013/2012 So sánh năm 2014/2013 Số lượng Tỉ lệ (%) Số lượng Tỉ lệ (%) 1. DTBH và CCDV 14.328 15.608 17.715 1280 8,96 2107 13,46 2. DTTBH và CCDV 14.328 15.608 17.715 1280 8,96 2107 13,46 3. Giá vốn hàng bán 2.812,904 3.651,255 4.922 838,351 29,8 1.270,74 34,8 4.LN gộp BH và CCDV 11.515,096 11.956,75 12.793 441,658 3,83 836,246 6,99 5. CPTC 1.839,050 2.194,940 2.825 355,890 19,3 630,060 28,7 6. CPQL DN 1.083 1.171,422 1.486 88,422 8,16 314,578 26,85 7. CPBH 4.872 5.044 5.220 172 3,53 176 3,48 8.LN thuần 3.721,046 3.546,392 3.262 174,654 4,69 284,392 8,02 9.ThuếTNDN 818,630 780,206 717,64 384,238 4,69 625,662 8,02 10. LNST 2.902,415 2.766,185 2.544,36 136,230 4,69 221,825 8,02
(Nguồn: Phòng tài chính – kế toán)
Qua bảng số liệu ở trên, ta thấy doanh thu từ hoạt động bán hàng và cung cấp dịch vụ thương mại năm 2013 tăng 8,93% so với năm 2012, năm 2014 tăng 13.45% so với năm 2013. Tuy nhiên giá vốn hàng bán giảm dần qua các năm, năm 2013 giảm 25,81% so với năm 2012, năm 2014 giảm 22,96% so với năm 2013. Chính vì vậy mà lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh của công ty có xu hướng giảm dần, năm 2013 giảm 4,69% so với năm 2012, năm 2014 giảm 8,02% so với năm 2013. Mặc dù doanh số tăng dần qua các năm nhưng lợi nhuận thuần thu được từ hoạt động kinh doanh lại giảm. Nguyên nhân là do năm 2013 nền kinh tế Việt Nam rơi vào tình trạng khủng hoảng nghiêm trọng, nền kinh tế bị trì trệ, lạm phát tăng cao, dẫn đến các chi phí liên
lợi nhuận mà doanh nghiệp thu được lại giảm. Đặc biệt là giảm mạnh vào năm 2014. Tuy công ty có sự phát triển, nhưng công ty chưa chú ý đến chi phí hoạt động bán hàng cũng tăng nhanh. Điều này là do công ty chưa quan tâm đến các vấn đề liên quan đến hoạt động bán hàng như: mạng lưới bán hàng, tổ chức lực lượng bán hàng cho phù hợp với quy mô và kết cấu của công ty.
2.2. Phân tích và đáng giá thực trạng công tác tổ chức lực lượng bán hàng ở công ty TNHH TM Hải Phương.
2.2.1. Thực trạng về LLBH của công ty.
2.2.1.1. Các loại LLBH của công ty.
- Các nhân viên thuộc biên chế của công ty được phân chia vào hai phòng chính là phòng hành chính và phòng kinh doanh với năm vị trí công việc là kế toán, thủ quỹ, nhân viên bán hàng, nhân viên bốc dỡ hàng hóa, lái xe. Các nhân viên đều làm việc cố định tại công ty, hưởng lương và chế độ bảo hiểm theo quy định của công ty. Nhiệm vụ của họ là chào hàng, tiếp đón khách hàng, xúc tiến bán hàng, chuẩn bị hàng và giao hàng cho khách hàng.
- Công ty không có hình thức nhân viên bán hàng tại địa bàn do phạm vi hoạt động của doanh nghiệp chỉ trong phạm vi một huyện nên các nhân viên đều làm việc tại các cửa hàng của doanh nghiệp.
- Ngoài ra doanh nghiệp còn có lực lượng nhân viên ngoài biên chế. Họ là những người làm công nhật được công ty thuê để bốc dỡ hàng hóa khi cần thiết và khi xếp hàng từ kho vào giá hàng. Lực lượng nhân viên này có số lượng dao động từ hai đến bốn người phụ thuộc vào nhu cầu và lượng hàng mà công ty muốn bốc dỡ. Chu kỳ thuê lực lượng ngoài biên chế khoảng 3-4 ngày một lần. Họ có thể làm cả ngày hoặc nửa ngày căn cứ vào lượng công việc và sắp xếp của quản lý cửa hàng.
- Nhận xét: Lực lượng bán hàng tại công ty có sự phân cấp cụ thể các phòng ban, các chức vụ công việc. Công ty còn tiết kiệm được chi phí khi tiến hành thuê công nhật các nhân viên làm ngoài biên chế khi lượng công việc cao. Việc đó vừa đảm bảo chi phí thấp vừa giúp lực lượng bán hàng trong biên chế vẫn thực hiện tốt công việc không bị áp lực công việc quá nhiều.
2.2.1.2. Số lượng và cơ cấu LLBH
Bảng 2.2:Cơ cấu LLBH của công ty Hải Phương trong 3 năm 2012 –2014
(Đơn vị: Người) Chỉ tiêu Năm 2012 Năm 2013 Năm 2014 So sánh 2013/2012 So sánh 2014/201
3
Tổng số nhân viên 7 9 16 2 7
Cơ cấu theo giới tính
Nữ 4 5 12 1 7
Nam 3 4 4 1 0
Cơ cấu theo bộ phận
Bán hàng 3 5 9 2 4
Giao hàng 2 2 4 0 2
Marketing 2 2 3 0 1
Cơ cấu theo độ tuổi
<30 2 2 3 0 1
>30 5 7 13 2 6
(Nguồn: Phòng nhân sự)
- Từ bảng số liệu trên, ta thấy trong các năm qua tỷ lệ nhân viên bán hàng đều tăng do ảnh hưởng của yếu tố thị trường trong các năm qua. Năm 2013 tăng 2 nhân viên tương ứng tăng 28,57% so với năm 2012, năm 2014 công ty đã tuyển thêm 7 nhân viên tương ứng tăng 77.78% so với năm 2013. Do quy mô LLBH chưa có sự thay đổi đáng kể làm cho khối lượng công việc một nhân viên bán hàng phải đảm nhân ngày càng nhiều, áp lực càng nhiều. Do đó công ty cần có các chính sách tuyển dụng và luân chuyển nhân viên phù hợp với mục tiêu phát triển của công ty, nâng cao hiệu quả kinh doanh của công ty hơn nữa.
Về giới tính, ta thấy tỷ lệ nữ nhân viên nhiều hơn tỷ lệ nữ. Điều đó là do đặc trưng ngành nghề kinh doanh thuộc bên kinh doanh hóa mỹ phẩm là mặt hàng làm đẹp. Còn nam nhân viên chủ yếu đảm nhận việc giao hàng, vì công việc này đòi hỏi phải có lái xe chuyên môn để thực hiện công việc tác nghiệp cho khách hàng. Năm 2013 số nhân viên nam, nữ đều tăng 1, đến năm 2014 số nhân viên nữ tăng được 7 người trong khi nam không có sự thay đổi.
Về độ tuổi: Độ tuổi trung bình của LLBH còn khá trẻ (<30 tuổi) và chiếm tỷ lệ cao hơn. Độ tuổi cao hơn chủ yếu là các nhà quản lý bán hàng và số ít nhân viên bán hàng. Như vậy, công ty có đội ngũ LLBH vừa năng động lại có các nhân viên có đủ kinh nghiệm trong hoạt động bán hàng.
Về bộ phận: công ty chú trọng về khâu bán hàng hơn nên số lượng nhân viên bán hàng cao hơn cả so với hai bộ phận marketing và giao hàng. Bộ phận bán hàng của
2.2.1.3. Chất lượng của lực lượng bán hàng
Bảng 2.3:Trình độ LLBH của công ty Hải Phương trong 3 năm 2012 –2014
(Đơn vị: Người) Chỉ tiêu Năm 2012 Năm 2013 Năm 2014 So sánh 2013/2012 So sánh 2014/2013 Tổng số nhân viên 7 9 16 2 7
Cơ cấu theo trình độ
Đại học, Cao Đẳng 1 2 5 1 3
Trung cấp 2 5 4 3 (1)
Phổ thông 4 2 7 (2) 5
(Nguồn: Phòng nhân sự)
- Từ bảng số liệu trên, ta thấy trình độ LLBH của công ty là khá thấp với tỷ lệ nhân viên có trình độ phổ thông năm 2014 chiếm đến 43,75%. Nhân viên bán hàng có trình độ trung cấp đang có xu hướng giảm, nhân viên bán hàng có trình độ đại học năm 2014 chiếm 31.25% có xu hướng tăng dần qua các năm, nhưng tăng rất ít. Do công việc tại công ty chủ yếu là chuẩn bị hàng, tư vấn và giải đáp thắc mắc cho khách hàng về sản phẩm và giao hàng cho khách nên thuê phần lớn nhân viên nam thực hiện công việc vận chuyển hàng để tiết kiệm chi phí bán.
2.2.1.4. Các chức danh bán hàng của công ty.
- Công ty Hải Phương là công ty có quy mô nhỏ do vậy từng chức danh đảm nhận nhiều công việc
• Giám đốc bán hàng: có chức trách là quản trị đội ngũ chào hàng, đại diện của công ty đối với khách hàng và thị trường, tài chính, trực tiếp đưa ra doanh số hànng tháng. Nhiệm vụ của giám đốc bán hàng của công ty Hải Phương là: thiết lập các tiêu chuẩn về kết quả hoạt động, duy trì mối quan hệ với khách hàng ruột (khách hàng lớn),…
• Giám sát bán hàng: có chức trách là giám sát kinh doanh, phát triển thị trường. Nhiệm vụ của giám sát bán hàng là: Kiểm tra và đánh giá nhân viên dưới quyền, nắm được tình hình, tốc độ bán hàng, tình hình tồn kho theo từng sản phẩm của khách hàng, chịu trách nhiệm thực hiện theo chỉ tiêu doanh thu, báo cáo về hoạt động kinh doanh của khu vực cho trưởng phòng kinh doanh theo tháng, quý, năm.
• Nhân viên bán hàng: Thực hiện triển khai bán hàng để đạt doanh thu do giám đốc bán hàng đưa ra. Xuất nhập hàng và điều phối hàng hóa cho các cửa hàng đại lý. Thu thập thông tin về các loại hóa mỹ phẩm mới và ý kiến của khách hàng sau khi sử dụng sản phẩm.
• Nhân viên giao hàng: Nhiệm vụ là nhận hàng hóa từ kho, kiểm tra số lượng chủng loại theo phiếu xuất kho. Giao hàng hóa tới khách hàng. Bảo quản hàng hóa về chất lượng và số lượng không bị thất thoát, hư hỏng trên đường giao hàng. Chủ động điều phối đơn hàng hợp lý, đúng lộ trình. Hỗ trợ bộ phận kho sắp xếp, bốc vác hàng hóa khi có yêu cầu.
2.2.2. Thực trạng về công tác xác định quy mô và định mức cho LLBH của công ty.
2.2.2.1 Thực trạng về xác định quy mô lực lượng bán hàng tại công ty
- Công ty TNHH Hải Phương là doanh nghiệp thương mại bán buôn và bán lẻ mặt hàng hóa mỹ phẩm nên quy mô lực lượng bán hàng không lớn và ít có sự thay đổi. Các vị trí nhân viên thường lượng công việc không nhiều nhưng phải làm kèm nhiều việc nhỏ khác ngoài chuyên môn.
Bảng 2.4:Quy mô LLBH của công ty Hải Phương theo các chức danh năm 2014
(Đơn vị: Người)
STT Chức danh Số lượng
1 Giám đốc bán hàng 1
2 Giám sát bán hàng 2
3 Nhân viên bán hàng 9
4 Nhân viên giao hàng 4
Tổng số 16
(Nguồn: Phòng nhân sự)
- Từ bảng 2.4 trên cho thấy quy mô lực lượng bán hàng mà công ty sửdụng bao gồm 16 nhân viên. Mỗi thành phần có một chức năng nhiệm vụkhác nhau.
- Các căn cứ để xác định quy mô của lực lượng bán hàng của công ty Hải Phương.
Biểu đồ 2.1: Các căn cứ xác định quy mô lực lượng bán hàng
(Nguồn: Tổng hợp phiếu điều tra)
- Hiện nay việc xác định quy mô lực lượng bán hàng của công ty chủ yếu căn cứ vào mục tiêu doanh số bán hàng là 70% là chủ yếu, đảm bảo cho lực lượng bán hàng thực hiện tốt mục tiêu đề ra, làm kết quả bán hàng được thực hiện tốt vì công ty luôn quản lý hoạt động bán hàng của lực lượng bán hàng về mục tiêu doanh số bán hàng trong mỗi năm. Mục tiêu phát triển thị trường chiếm 30% và 10% là năng suất lao động bình quân.
trưởng như vậy là do công ty mở rộng kinh doanh cần thêm nhân viên để đáp ứng nhu cầu, nhưng số lượng LLBH trong công ty vẫn còn hạn chế, hiện nay công ty mới có 16 nhân viên thuộc LLBH và họ phải làm việc với khách hàng ở tất cả các khu vực trên địa bàn Hà Nội và chưa thể khai thác tối đa tiềm năng thị trường. LLBH phải làm việc với cường độ cao, khối lượng công việc lớn điều này có thể gây áp lực tâm lý, làm việc gò bó không đạt hiệu quả cao khó có thể hoàn thành định mức đề ra.
2.2.2.2. Thực trạng về xác định định mức lực lượng bán hàng tại công ty Hải Phương - Công ty Hải Phương có xác định định mức bán hàng xuống cho nhân viên. Công ty giao định mức bán hàng xuống LLBH dựa trên các căn cứ khối lượng hàng bán, số lượng khách hàng mới và trên căn cứ lợi nhuận.
Bảng 2.5: Tình hình thực hiện định mức theo khối lượng hàng bán từ năm 2012 đến 2014 của LLBH tại công ty
Đơn vị: triệu đồng Chỉ tiêu 2012 2013 2014 Kế hoạch Thực hiện % thực hiện Kế hoạch Thực hiện % thực hiện Kế hoạch Thực hiện % thực hiện Định mức BH 30100 27725 92,11 35480 33735 95,08 44150 42500 96,26 ( Nguồn: Phòng Kế toán )
Tình hình thực hiện định mức theo khối lượng hàng bán của công ty tăng cao nhất vào năm 2014 thực hiện đạt 96,26%, năm 2012 thực hiện đạt 92,11%, năm 2013 thực hiện đạt 95,08%. Việc xác định định mức bán hàng của công ty ngày càng tăng qua các năm đã thúc đẩy, khích lệ nhân viên bán hàng nỗ lực hoàn thành định mức đề ra.
- Chính sách định mức bán hàng của công ty được giao cho phòng kinh doanh theo từng thời kỳ kinh doanh. Phòng kinh doanh tùy vào tình hình nhân sự của mình mà phân công lại định mức cho phù hợp. Trong 1 tháng công ty quy định mỗi nhân